| 标题 | 新形势下办公室工作岗位职能研究 |
| 范文 | 孙辉 关键词：办公室工作岗位 ?职能一、引言 在新形势下，办公室的管理工作也应相应调整，紧跟时代的步伐，采取各种措施解决出现的问题，努力使管理工作与时俱进。对此，分析和研究新形势下办公室工作岗位职能具有极其重要的现实意义。二、传统办公室工作内容和特点 （一）传统办公室管理工作的内容 对于办公室，管理的主要内容是：管理日常工作程序、计划和安排活动、实施活动、管理和控制活动、检查和上岗活动、奖惩监督活动以及会议管理、文档和文件管理、档案管理、行政資金管理、总务物流管理等。简而言之即是行政事务和服务。 （二）传统办公室管理工作的特点 从传统办公室岗位工作特点来看，办公室工作代表着“繁重”，“苦涩”、“杂项”和“困难”。它是间接的、直接的、全面的、可维护的和机密的，具有突击性、程序性和及时性等特点。办公室是组织的重要有机组成部分，但它不是组织的核心业务组织，办公室工作不会直接产生经济效益。三、新形势下办公室管理工作面临的问题 （一）传统思维模式制约 办公室工作人员在工作中缺乏积极思考，对其他行业，甚至办公室职工本身都对办公室功能有误解。没有完全意识到办公室工作的重要性，认为办公室工作是要处理一些简单的任务，办公室职员每天仍沉浸在各种琐碎的事情中，科学管理程度低。 就目前的情况而言，关于办公室管理的理论研究相对较少，并且落后于其他管理研究领域。由于理论研究的落后，导致在办公室的实际工作中对职工自己的工作缺乏新的科学认识，缺乏客户意识和服务意识。 （二）人力资源配置不合理 办公室任务的执行程度最终由办公室人员确定。因此，办公室工作的成功取决于职工的素质。大多数上班族通常在日常事务上花费大量精力，但由于时间紧迫或其他原因而缺乏系统地学习管理理论知识。一些办公室工作人员对该职位的业务了解较浅，操作程度很高，并依赖于工作经验。办公室人员的理论和专业素质对办公室工作效率有很大影响。 （三）运行机制不顺畅 办公室工作岗位与特定的办公室工作结合使用时，许多高级管理方法和机制显得落后。 尽管5S精细化管理在中国已经有了十多年的发展历程，但在办公应用中还没有得到充分运用。尽管大多数组织的办公室也制定了管理计划和绩效评估方法，但是由于办公室人员相对较少，分工不详细，并且每个职工都有多种角色，因此每个兼职工作都必须取得优异成绩。四、新形势下办公室工作基本职能拓展 （一）政务办理集成模块化 集成模块最初是微电子术语。管理中集成模块化的概念是指使用某种过程设计将相关的工作内容，工作对象和工作时间整合在一起，以形成快速响应的日常工作。在多年的实践中，以地方政府设立的政府事务中心为典型的集成模块化办公室，突出了其集成，低消耗和高效的优势。 集成模块化管理的优点是减少内部消耗，提高效率并改善组织形象。在日常工作中，办公室工作人员应积极考虑优化业务流程和方法，整合简单高效的业务流程，并增强自己的能力，同时加深对工作的理解，改善办公室工作的外部形象和感知。 （二）管理工作法制化规范化 使管理工作合法化，依法规范和规范管理工作的所有活动和环节，并使管理工作的技术方法、协调方法、行为方法、步骤和程序合法化。 在办公室管理合法化，规范化的过程中，应注意以下几点：第一，必须加强流程审批管理。通过促进简化的行政管理和权力下放，权力和职责清单清晰明了，工作流程的批准和管理得到加强和标准化;第二，必须加强计划管理，转变观念，设计科学合理的程序;第三，应充分参与专家论证，风险评估，合法性审查和集体讨论重大决定的法定程序，以确保重大决策程序合法、公开、明确。五、结束语 新形势下，为了改善办公管理方式，提高办公管理水平，必须更加重视办公工作。只有不断优化办公室的硬件设施和工作环境，积极推动办公室的机制体制建立，倡导团队合作，才能使办公室的功能得到更好地发挥。 参考文献 [1]何宝橡秘书学书学导论[M].华东科技大学出版社，2013. [2]赵锁龙.管理秘书实务[M].中国人民大学出版社，2011. [3]王胜会.行政部规范化管理工作箱PV印人民邮电出版社，2013. |
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