浅谈档案对志书编纂的影响

    贾奎文

    盛世修志是中华民族的优良文化传统，近些年来，地方志书编纂成为各地的一项不可或缺的工作。笔者参阅多地编写的志书，内容详略不一，同一内容有的志书记述详细，而有的记述简略一带而过，笔者认为，档案对志书编纂的内容详略与否起着绝对作用，档案资源丰富与否直接制约志书的质量。以下是笔者一些粗浅的看法，同大家商榷。

    一、档案与志书的关系

    志书以丰富、详实、全面、准确的资料记载，系统地记述一个地区或部门的历史和现状，贯通古今、纵不断线，门类齐全、横不缺项。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案资料与志书编纂相辅相成，档案资料是志书编纂的基础和依据，志书编纂是对档案资料的全面、综合利用，又是档案工作的资料库。志书的内容丰富，汇集了大量的档案资料，所以它也是各级档案部门保存的主要资料。

    二、档案资源对志书编纂的影响

    1.档案资料缺失的影响

    有的地方某些单位由于领导对档案工作不重视，档案管理人员更换频繁，工作不积极认真、不熟悉业务工作，收集档案材料不及时，反映主要职能的档案材料分散在职能科室人员手中，仅收集综合部门的一点材料，档案行政管理部门多次提出整改仍不改正，机构变革和科室人员变动，文件材料散失不知去向，造成本单位的档案资料缺失。档案资料的缺失严重影响到多年后志书的编纂，无依据可查，无资料可编，甚至出现断线。志书编纂内容的记述简略一带而过，多数由于此。

    2.大事记不完整的影响

    大事记是按照时间顺序简要记述一定历史时期一定范围内发生的重大事件、重要活动和重要事实的一种档案参考资料，系统扼要地记录已发生的历史事件，揭示重要事件的发生、发展过程以及事件之间的关系。大事记是随事件的发生随时记录，有些单位日常工作中没有大事记录的习惯，年终需要汇编整理年度大事记时，翻找本单位的简报、信息或凭记忆编写大事记，致使大事记录不全面、不完整。大事记不仅是志书内容的一部分，还对档案起到补充的作用，有些情况档案反映不出来，如上级领导来本单位考察，档案只有领导讲话、本单位的安排、汇报等，至于上级领导在本单位的工作情况则不能完全反映出来，可以通过大事记来补充记述，在档案资料缺失的情况下，如有完整的大事记，可为地方编史、修志提供可靠材料依据，可保证历史事件的连续性和准确性。

    3.档案数据不统一的影响

    一个单位同一年度内，有工作总结、统计年报、领导班子及成员的述职报告等。同一年内的所有数据应该是统一的，但有的单位却是总结、报表、述职数据各式各样。多年后给志书编纂人员造成困惑，不知哪个数据是真实的，以哪个为准。

    三、档案工作应采取的措施

    鉴于档案对志书编纂的影响，笔者认为应采取以下措施：

    1.加强档案资料的收集力度

    档案行政管理部门应借势部门归属党委领导，加大监督指导力度，提高各部门领导对档案工作的重视程度，加强档案资料的收集力度，做到应归尽归，保证反映本单位主要职能工作的文件材料齐全完整。

    2.加强大事记录

    编写大事记是一项严肃细致、又持续性长的工作。各单位应当建立大事記录制度，确定业务科室专人记录，定期向本单位综合档案部门汇总，逐月（或季）整理出上一个月份（或季度）的大事，年终系统整理成本年度大事记，并归档保存。

    3.编写年鉴

    年鉴是全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况，系统汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料，按年度连续出版的资料性工具书。有了年鉴，志书在编纂时可以将多年的年鉴按照体例格式很容易编纂在一起。各地已经意识到这点，开始年鉴的编纂工作。

    作者单位：衡水市桃城区档案馆