谈提高档案管理软件检索效率的方法

    罗群

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-116-01

    摘 要 从建立档案数据库、选择档案检索项目及关键词、提高档案信息录入人员素质等几个方面提出提高档案管理软件检索效率的方法。

    关键词 档案管理 管理软件 检索效率

    信息时代将加快信息资源的更新，并每天生成大量的信息资源。文件管理也有了新的变化，档案数也急剧增加。档案在组织中起着重要的作用，是个人信息的重要载体，发挥着不可或缺的作用。文件管理成为了工作效率高的一个重要指标。文件管理信息的实现不仅提高了归档资源的使用效率.实现文件管理部门现代化的重要表现。因此，文件管理部门非常注重信息化建设。针对目前信息化建设中存在的问题，采取有效措施，不断提高信息化水平，使公共机关文件管理在现代信息化的方向发展。

    一、制约档案管理软件检索效率的因素分析

    缺乏专业的信息化人才。作为文件管理的主体，机构的文件管理者在确保整体的管理品质方面起到了重要的作用。但是，由于目前的记录管理人的工作能力和专业素质，许多员工不是毕业于专门学校的专门人才，缺乏一定的专业化能力.工作团队缺乏技能，整个工作团队缺乏专业水平，缺乏知识结构，无法适应现代文件管理要求。许多员工还不足以理解他们的工作。反映工作在中就是工作不科学，工作不活跃，工作不完美。文件管理作业很有可能是流于形式的。相关员工不能履行职务，无法快速发现工作中的不足之处，严重影响文件管理工作质量和机构工作秩序。

    存档数据库构建得过于细致，很容易造成文件信息输入和检索的麻烦。在输入和检索存档信息时，有必要考虑数据应属于哪个数据库，是否不清楚它属于哪个数据库，如果选择了错误的信息和错误的文件选择数据库后，将不会检索相应的文件信息，这将影响文件输入或检索的效率。

    文件檢索条件和单词数量不应太多。众所周知，归档信息的检索通常由一个或多个连接的关键字搜索。一次输入太多的关键字或条件，这将大大降低文件检索的效率。有效的方法是减少关键字中的单词数量，适当增加搜索条件，通过组合条件达到提高文件搜索的召回率和精度的目的。

    二、档案管理软件检索效率的改进建议

    建立起完善的档案检索体系，是为了能够进一步提高档案检索的效率。检索体系的出现有效地改良了查询利用的方式，传递档案资料的速度也变得更加的快速，从而促进相关服务的发展。为了能够更好的提高检索效率，必须要建立起完善的检索体系。科学性主要体现在三点：检索语言的过程中，要能够满足迅速、全面灵活的要求，检索语言体系能够更加科学，方便使用。著录与标引能够做到规范化和标准化，方便档案管理体系能够建立起统一的管理方法，从而实现档案的快速检索。检索工具也要进行合理组织，做到明确分工，彼此还能够优势互补，从而实现多种渠道检索。

    准确选择文件信息检索项目。文件管理软件有很多检索项目，如文件日期，标题，负责人，文件号，备案时间，附件编号，附件标题等。搜索者应该能够准确地参考审阅者提供的信息。判断并选择一个或多个关键词组合进行搜索，从而达到检索的目的。

    跨数据库搜索以提高命中率的文件查询。跨数据库搜索过程相对繁琐，检索时间长，并且在文件检索中很少用到。但是，由于审阅者经常不知道该文件的详细信息，他手边的信息相当模糊。例如，凭自已的印象只知道大概发生时间或近似内容或近似负责人。如果只查看存档数据库中读者提供的信息，很多时候将错过真正的文件数据库并且找不到该文件。当没有检索到文件时，尝试搜索整个数据库。

    输入搜索关键词要精准。文件检索中最重要的因素是提取关键词。输入相对准确的关键词将大大提升文件检索的召回率和准确率。如果负责审核的是“岳阳市人民政府”的文件，由于文件信息输入人员有不同的理解，标准化的短名称输入文件信息时负责人不准确。根据实际情况，需要反复输入各种可能的短名称，如“市政府”，“岳阳人民政府”和“市人民政府”达到完全检索的目的。

    对文件信息输入人员进行必要的岗前培训。文件信息输入人员不仅是计算机输入，而且文件信息输入的准确性直接影响未来文件检索的效率。

    建立档案信息数据录入的统一标准。根据工作经验，如果输入文件信息，如负责人的标准化短名称，文件编号的格式和内部的特殊字符等，必须在入口前统一。避免因入口不一致而导致检索不完整的现象。建议将相关信息制作成“数据字典”。文件管理软件系统事先为录入者提供拉相应的菜单选择，避免输入数据信息不统一的情况。

    三、结语

    档案检索的效率与上述方面密切相关。增加文件信息录入的数量，规范和规范文件信息录入，不断提高文件信息搜索者的知识和检索技能，掌握文件信息检索，可以大大提高文件信息的精确性，从而使文件信息服务的工作能力得到显着提高。

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