研究型用户档案需求与提供之间的“矛盾”分析

    蒋冠 潘子聪

    摘要：研究型用户是国家综合档案馆所面对的较为特殊的一类档案利用者。本文具体分析研究型用户档案利用需求与行为的特点，以及其档案需求与档案馆档案提供之间存在的“矛盾”，并从研究型用户、档案行政管理部门与国家综合档案馆三个方面入手，提出解决途径。

    关键词：研究型用户 档案利用 国家综合档案馆

    提供档案利用服务是国家综合档案馆业务工作的重要内容，也是实现档案存在价值的关键一环。通过档案实体查阅、电子查阅、出具证明与开发编研资料等各种方式，为各类用户提供所需的档案资源，帮助其解决各类问题，是国家综合档案馆工作人员的职责。研究型用户是国家综合档案馆一类重要的档案利用者，其查阅利用的档案类型及利用方式都具有独特性。为了更好地为研究型用户提供档案利用服务，应对这类群体的特点与其在档案利用中存在的问题进行具体分析，进而提出解决对策，以实现国家综合档案馆与研究型用户之间的良性互动。一、研究型用户档案利用需求与行为的特点

    为了更好地为档案利用者服务，国家综合档案馆工作人员应对档案利用者进行合理分类，根据不同类型档案用户的特点制定服务策略，提供有针对性的服务。根据利用档案的目的加以区分，可以将档案利用者分为如下几类：（1）公务型用户。公务型用户是为办理所在单位的相关工作，需要档案作为佐证或者参考，而来查阅相关档案的用户。公务型用户是国家综合档案馆接触最多的利用者类型。（2）民生型用户。民生型用户是公民在日常经济社会生活中需要获取与自己息息相关的信息而查阅各类民生档案，争取或维护工作以外的自身利益的用户。[1]这是现阶段国家综合档案馆需要特别重视的用户类型。（3）研究型用户。研究型用户是指基于学术研究、编修史志与宣传教育等目的而来到国家综合档案馆查阅所需档案、获取资料的档案利用者。

    区别于公务型用户与民生型用户，研究型用户档案利用需求与行为具有如下两个重要的特点：

    

    1.研究型用户所需档案的数量多，内容范围广，专指性不强。档案具有原始记录性，相对而言，档案是真实度最高的史料，也是各种研究中重要的资料来源。以有关中英鸦片战争史研究的某课题为例，晚清民国时期的档案有数量多、种类全、分布广的特点。进行鸦片战争史的研究需要查阅清代内阁、军机处、兵部、刑部的档案及广东、福建、浙江、天津等地有关鸦片战争的地方性档案文献，乃至需要查阅英方所形成或收藏的档案文献。华东师范大学历史系茅海建教授是研究鸦片战争史的专家，在其重要学术专著《天朝的崩溃：鸦片战争再研究》写作的两年时间里，他查阅了大量档案，这些档案的主要分类如表1所示。

    由上述档案史料引用情况可知，中国近现代史学者进行研究时往往需要在多地查阅各种官方及私人档案，由于中国近现代对外战争及交流更为频繁，故而有时还需要查阅国外的档案资料。因此，一般而言，不同于公务型用户与民生型用户，研究型用户对档案资料的利用需求量大且繁杂，所需要查找的也并不是某一份档案，范围比较模糊，十分广泛。

    2.研究型用户档案查找与利用时间较长。一方面，因为研究型用户所需档案资料数量多，范围广，而且极其分散，为了尽可能多地获取资料线索，研究型用户需要反复多次地进行检索和查找，调阅各种相关的档案材料。这一冗长繁复的过程，既对研究型用户的搜寻与检索技巧有一定的要求，同时对档案馆接待利用的工作人员也是一种考验。另一方面，对查找到的档案资料，研究型用户必须认真通读，细心鉴别，判断是否真正有价值，从中找出自己所需要的信息。因为公布权的限制，档案馆一般不提供复制服务，也不允许拍照。对于符合需求的档案资料，研究型用户还需要对其进行抄录。通常，在各个国家综合档案馆的阅档室里，有許多“钉子户”，这些往往都是高校的学者与研究生，为了获取所需的研究资料，他们需要在档案馆进行长时间的档案查阅与利用。上文提到的茅海建教授，在《天朝的崩溃：鸦片战争再研究》两年的写作过程中，将大半的时间用在了档案资料的搜集上。二、研究型用户档案需求与档案馆档案提供之间的“矛盾”及其原因

    基于学术研究的要求，研究型用户一般希望尽可能多地获得与自己研究课题相关的档案资料，同时希望档案的获取方式符合自身研究习惯，这是研究型用户查阅与获取档案的基本诉求。研究型用户需要获取相关档案文献作为其研究资料，而国家综合档案馆在提供档案利用方面也有一些规定及对现实情况的顾虑。这就造成双方在需求与提供利用上产生了一定的“矛盾”冲突。研究型用户与国家综合档案馆在档案利用方面的矛盾同时也是档案利用工作的基本矛盾，即档案的提供利用（供）和档案的利用要求或需求（求）之间的矛盾。[3]

    （一）档案馆未开放档案不宜提供利用

    对于档案的开放，《中华人民共和国档案法》有明文规定：馆藏档案原则上应该自形成之日起满30年对外开放，但是涉及到20类不宜公开问题的可以延期开放或控制使用范围。[4]而这其中不乏存在研究中国近现代史和中共党史可能会涉及的资料，研究型用户如果想要利用未开放档案将会受到极大的限制。这是由国家政策法律及现实环境所决定的，国家综合档案馆必须严格遵照执行。

    （二）可能涉及侵权问题的档案会谨慎提供利用

    在全面依法治国的今天，国家综合档案馆必须处处注意维护法律的权威，尽量防范各种法律风险。在档案提供利用方面，国家综合档案馆必须要考虑法律上是否可行。例如，在向研究型用户提供捐赠或寄存的知名人士个人档案资料如日记、书信、著作手稿时，即使捐赠者或寄存者未明确提出档案利用的权限和范围，也应出于对捐赠者或寄存者负责并对档案加以保护的态度事先征询其意见，并详细阐述利用的范围、方式。此外，对于馆藏的绝大多数档案而言，国家综合档案馆可能对其进行了数字化处理，或将其编纂为档案资料汇编，拥有对档案的复制权、汇编权和整理权，却未必拥有对该档案其他类型著作成果的著作权。[5]而研究型用户往往关注档案内容而非档案的表现形式。如果稍有疏漏容易导致侵权事件的发生，这也是国家综合档案馆在为研究型用户提供档案资料利用时的顾虑所在。

    （三）档案查阅利用需要履行一定的手续

    国家综合档案馆针对不同查阅利用档案的情况，制定了不同的流程及手续。档案利用者查阅本单位档案手续较为简单，跨单位查阅档案手续相对复杂，且档案馆对外开放利用档案有严格的界定和“难言的苦衷”。对于研究型用户而言，为完成一个课题或一篇论文往往需要查阅众多单位大量档案文献。所以研究型用户在国家综合档案馆查阅利用文献资料时，势必会遇到“碰壁”现象。如果查档手续较为烦琐，需要提供的证明过多，研究型用户要耗费大量的时间和精力来办理这些手续，必然会阻碍研究进度，甚至使用户对档案馆产生误会与反感，认为档案馆服务效率低下，甚至是在故意为难学者，阻碍其开展正常的研究。三、研究型用户档案需求与档案馆档案提供之间“矛盾”的解决途径

    针对研究型用户档案需求与档案馆档案提供之间的“矛盾”，国家综合档案馆与研究型用户之间应共同努力：一方面加深彼此的了解与合作，达成业务上的默契；另一方面国家综合档案馆应改进自身服务方式，在为研究型用户提供多样化档案利用服务的同时，不断提高档案馆工作人员的职业素养。

    （一）科研机构与档案馆之间加强交流与合作

    国家综合档案馆可以通过与研究型用户或其所在单位联合做科研项目的方式，深化双方之间的合作，做到“研学用”三者结合。这样做，一方面可以提高研究型用户档案查阅的效率，使其科研项目顺利完成；另一方面也可以促进国家综合档案馆的档案文献编研、档案保护修复、档案鉴辨等方面工作的开展。以上文所述鸦片战争史的课题为例，当研究型用户查阅了某一国家综合档案馆所收藏的关于鸦片战争的档案后，档案馆工作人员完全可以借此契机将这批档案编纂为历史档案汇编，甚至在请教这位用户之后加以研究，形成本馆的编研成果。这样一来，就可以使研究型用户的用档需求与国家综合档案馆的工作紧密结合，可以达到双方的互利互惠。

    （二）档案行政管理部门充分发挥协调作用

    国家综合档案馆在面对研究型用户申请查阅未开放档案和有争议的档案时往往需要请示其主管机关，即档案行政管理部门。档案行政管理部门应主动担当，为国家综合档案馆提供政策上的支持并从中进行协调。例如，当国家综合档案馆在档案利用方式是否会侵犯档案原作者知识产权等问题上拿捏不准时，档案行政管理部門应积极进位，协助联系当地司法行政机关为其提供相关的法律咨询服务。档案行政管理部门也可为科研机构和本地区综合档案馆牵线搭桥，主动与当地高校、科研院所协商，三方一起商议高校、科研院所及其内部工作人员需要查阅档案时最简单的流程、手续及档案的利用范围，并签订包括明确双方法律责任、保密责任在内的档案利用服务科研协议，以此缓和研究型用户档案需求与国家综合档案馆档案提供之间的矛盾。

    （三）国家综合档案馆提升接待利用工作人员的业务素养

    连志英在开展对近现代史学者的调查中发现，“本调研发现史学研究者在查找档案或对档案真实性产生怀疑时很少寻求档案工作者的帮助，也就是说档案工作者在档案信息服务中的作用未能很好地得以发挥”[6]。面对研究型用户这一较为特殊的档案利用群体，国家综合档案馆负责接待利用的工作人员需要有更高的业务素养。研究型用户所查阅的档案大多具有较高的史料性或专业性，为此，档案利用服务提供者应在熟练业务的基础上加深对本馆馆藏资源的了解，提高对档案内容的理解和把握，从而对研究型用户查找与检索馆藏档案进行有效的指导与协助。有条件的国家综合档案馆可以结合自身馆藏特色，仿效高校图书馆培养一批具有专业素养的学科馆员，培养专家型馆员，从而提高本馆档案提供利用服务的效率。此外，为了更好地了解研究型用户心理，开展有针对性的服务，档案利用服务者应具备社会心理学的知识；为保护本馆合法权益，档案利用服务提供者还应具备知识产权保护方面的知识。因此，档案利用服务提供者应注意做到不断学习、自我充电，努力学习和了解各种相关知识，甚至可以在查档过程中直接向用户请教，以便更好地从事档案提供利用工作。此外，研究型用户一般会详细查阅本馆所有与其研究课题相关的各类档案，查找时间较长。作为国家综合档案馆的工作人员，应具备较高的社会公德和职业道德，克服畏难情绪，耐心地为查档者提供最为全面的档案查阅服务。

    *本文系天津市社科规划项目“研究型用户档案利用需求与搜寻行为研究”（批号：TJTQ19-001）的成果之一。

    注释及参考文献：

    [1]刘国能，王湘中，孙钢.档案利用学[M].北京：中国档案出版社，1996：53.

    [2]茅海建.天朝的崩溃：鸦片战争再研究[M].北京：生活·读书·新知三联书店，2014：576-583.

    [3]刘国能，王湘中，孙钢.档案利用学[M].北京：中国档案出版社，1996：43.

    [4]国家档案局，国家保密局.各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定[Z]//天津市档案局.天津市档案法制工作手册（第一辑），2013：90-92.

    [5]吴汉东.知识产权法[M].北京：北京大学出版社，2014：65-71.

    [6]连志英.档案信息服务实证分析：基于研究中国近现代史学者档案利用需求的调研[J].档案学研究，2012（4）：50-54.

    作者单位：1.天津师范大学管理学院2.天津市东丽区档案馆