日本设置外交档案管理员的分析及启示

    黄霄羽 蔡媛

    

    

    摘要：本文从日本设置“外交档案管理员”新闻案例引入，梳理日本注重档案研究能力的表现，重点分析日本开展外交档案内容研究的原因——服务国家利益、发挥档案价值、提高档案职业认同和契合档案专业目标。最终提出相应启示——重视学科融合与研究成果、建立研究职能与培训制度、推动将研究能力纳入法规标准与职业认定。

    关键词：外交档案内容研究研究能力

    Abstract：Introducing from the "foreign archives administrator" news from Japan， this paper sorts out Japans performance in focusing on archives re？ search capabilities， and focuses on analyzing the reasons why Japan conducts research on the con？ tent of diplomatic archives- serving national inter？ ests， giving full play to archival values， improving ar？ chival professional identity， and matching archives Professional goals. Finally， the corresponding en？ lightenment is put forward- attach importance to the integration of disciplines and research results， establish research functions and training systems， and adopt research abilities into regulatory stan？ dards and professional recognition.

    Key Words：Diplomatic Archives； Content Re？ search； Research Ability

    据共同社2019年5月3日报道[1]，日本外务省围绕领土问题和历史分歧与韩国、中国和俄罗斯等国家开展外交谈判，要求培养能对外交档案进行研究并能提出确切方案的专门职员“外交档案管理员”。外务省开始此举的背景是，日本为力争实现北方四岛归还正与俄罗斯谈判，与韩国就慰安妇问题、与中国就钓鱼岛问题等外交事务存在立场分歧。该则新闻传递的信号是，日本注重对外交档案内容的研究，欲设置专门职员“外交档案管理员”为国家利益服务。这引发了笔者的关注。

    为确定外交档案注重内容研究的主题，本文进行文献研究。笔者不限时间范围，以“外交档案+编研工作”为关键词在知网、万方、维普期刊网和人大文库精确检索，未命中相关文献。后扩大检索范围，以“外交档案+内容研究（研究能力）”为关键词在上述数据库精确检索，命中14篇相关文献。笔者又以Ti（“diploma*”） AND Ti（“archiv*”）AND AB（“con？ tent research”OR“research work”）为检索式在Web of Science、Base、ProQuest Academic Re？ search Library和Springer等数据库进行检索，命中12篇相关文献。

    细析内容，国内外文献主要聚焦点，一是从整体上阐述外交档案管理工作，如张素林（2004）[2]从业务指导、技术管理、编研开放工作、对外交流等方面介绍我国外交部档案管理概况；Dover（2007）[3]介绍意大利半岛政府收集、控制和保存外交文件的做法。二是解读外交档案工作的某一具体方面，如祁占新（2005）[4]解读外交档案利用工作的特点；张素林（2009）[5]介绍我国外交档案开放内容及其影响；Kennedy （2009）[6]讨论了爱尔兰外交政策文件（DIFP）在Archives 2.0应用的价值；张阳（2014）[7]突出说明外交档案工作的服务性质。但尚无文献关注外交档案的内容研究。

    鉴于已有研究的不足，作者拟从新闻案例引题，结合文献研究与网站信息调研，梳理日本注重档案研究能力的表现，归纳日本开展外交档案内容研究的原因，提出对我国的相应启示。这正是本文的创新点。一、日本注重档案研究能力的表现

    笔者之所以首先分析日本注重档案研究能力的表现，是想说明日本注重并开展外交档案的内容研究并非是突然或偶发现象，而是具有一定基础的举措。根据对日本档案新闻案例调研以及国立公文书馆（即国家档案馆——笔者注）网站信息调研，笔者梳理出日本重视檔案研究能力的四点表现——将档案研究能力写入相关标准；将档案研究能力纳入资格认定制度；提供专门培训培养研究能力；在资格认证制度中提出研究成果的要求。这些表现为日本开展外交档案的内容研究奠定了基础。

    （一）将档案研究能力写入相关标准

    据网站调研，日本已将“档案研究能力”的内涵和要求写入国立公文书馆《档案管理员工作标准》（下文简称《标准》）[8]，从顶层设计体现了日本对档案管理员研究能力的重视。

    分析《标准》内容，笔者发现日本将“研究能力”纳入档案管理员的“所需知识和技能”，并将“研究能力”界定为“可以收集与每一工作相关专业领域最新趋势的信息，掌握每一工作所需的知识以及与执行工作相关的专业问题，进行研究并反思工作职能”，这些规定说明日本要求档案管理员需具备收集专业信息、解决专业问题以及进行研究的能力。深入而言，《标准》将“研究能力”细分为“与档案资料相关的研究能力”以及“与信息系统和数字化技术有关的调查研究能力”，并将上述两类研究能力具体对应描述至“职位描述和绩效要求”中，经笔者梳理，《标准》将“与档案资料相关的研究能力”归入第6条、第16条、第17条、第19条、第20条的“实施要求”以及第9条、第13条的“更高层次的执行要求”中；“与信息系统和数字化技术有关的调查研究能力”归入第18条的“实施要求”中。可参见表1。

    根据上述内容分析，笔者认为《标准》通过概念界定、细化分类以及应用说明等内容，层层递进，说明了“研究能力”的内涵和要求。考虑到日本已将《标准》当作每个机构招聘、安置、教育和培训档案管理员的基本材料，具有普遍适用性和现实指导意义，因此在《标准》中规定了档案管理员研究能力的要求，表明了日本对档案研究能力的重视。

    （二）将档案研究能力纳入资格认证要求

    据网站调研，日本国立公文书馆拟将研究能力纳入档案管理员资格认证要求，这也说明日本对档案研究能力的重视。

    国立公文书馆2019年建立了档案管理员认证准备委员会，并在第三次筹备会议中将“调查和研究能力”列为“国立公文书馆认证档案管理员”的三大“申请要求”之一[9]。换言之，“调查与研究能力”与其他兩个“申请要求”——“参加高等教育或培训”和“具有档案工作实践经验”之间为“同时包含”关系，如果其中一个条件不成立，则结论不成立。这就说明，如果档案管理员想要获得“国立公文书馆认证档案管理员”的身份，必须具备“调查与研究能力”。可见日本已准备将“调查与研究能力”纳入档案管理员资格认证要求，反映出日本对档案研究能力的重视。

    （三）提供专门培训以培养档案研究能力

    据网站调研，日本国立公文书馆提供常态化的专门培训，培养档案管理员的研究能力。这也说明了日本对档案研究能力的重视。

    国立公文书馆提供两种与研究能力相关度较高的培训方式[10]，分别为档案培训Ⅱ（主题培训）和档案培训Ⅲ（档案专家培训课程）。具体而言，档案培训Ⅱ是“通过对与保存和使用作为历史材料非常重要的官方文件有关的特定主题进行联合研究，以获取档案问题的实用解决方案并提高参与者的素质”。可以看出，这种培训的目标正是培养档案管理员的研究能力，它针对主题研究进行能力培养，培训档案管理员的研究方法和思路。另一方面，档案培训Ⅲ是针对论文写作进行培训，而论文恰恰是研究能力的成果展现。这种培训具有更高层次的目标，不仅锻炼档案管理员的研究能力，还能提高他们的论文写作能力。

    进一步说，国立公文书馆的培训具有常态化特点。以上两种培训，均是基于国立公文书馆2011年实施《官方文件管理法》后开展的，每年提供并延续至今。常态化的专门培训为档案研究能力的培养提供了有力保障。

    （四）将研究成果的要求纳入资格认证与培训

    据网站调研，日本国立公文书馆不仅计划将研究能力纳入档案管理员资格认证要求，而且提出研究成果的要求，进一步体现出日本对档案研究能力的重视。

    前文提及的“调查与研究能力”，日本国立公文书馆在资格认证制度中具体表述为“硕士学位和档案研究成果（与未获得硕士学位的人具有相同的成就）[11]”，并将研究成果列为积分要求，如表2所示。前文提及的档案培训Ⅲ（档案专家培训课程）也将论文列为培训考核要求。这些规定表明，档案管理员只有发表专业研究成果，才能得到资格认证或通过考核。
二、日本开展外交档案内容研究的原因

    日本注重档案研究能力的做法为其开展外交档案的内容研究奠定了基础。引言中的新闻案例反映出，日本希望设置能对外交档案进行研究并提出确切方案的专门职员——“外交档案管理员”。日本为何会有此要求？经笔者基于文献、新闻案例和网络调研等多种途径进行研究，认为原因来自诸多方面，最直接的原因是为服务国家利益的现实考虑；其他原因包括发挥档案价值、提高档案职业认同以及契合档案专业目标等。

    （一）服务国家利益

    服务国家利益是日本注重外交档案内容研究的最直接原因。因日本长期与邻国存在领土和历史问题等多方面的争端，而外交档案中记录有可以支持其主张的内容，故日本才会考虑设置能对外交档案进行内容研究的专门职员——“外交档案管理员”。事实上，自2015年起日本政府便开始组织人手整理数百份独岛（日称竹岛）和钓鱼岛（日称尖阁诸岛）的档案记录[12]，以便从外交档案中找出支持日本政府主张的内容，为国家利益服务。正如日本负责领土事务的国务部长表示：“有必要积极地提供证明日本立场的材料，以便在国内外传播[13]”。

    （二）发挥档案价值

    发挥档案价值也是日本开展外交档案内容研究的基本原因。基于档案的本质属性为原始记录性，开展外交档案的内容研究可充分发挥档案的凭证价值和情报价值。一方面，外交档案可在国家之间发生外交纠纷时充当历史凭证，一个典型案例是，美国一直认为原子弹是导致日本投降的原因，而日本的外交档案证明，前苏联于1945年8月8日加入对日战争才是更重要的因素，并协同决定日本的投降[14]，从而驳斥了美国的说法。这一案例说明档案充分发挥凭证价值可证明历史真相。另外，关于日本与中国发生钓鱼岛的领土争议问题，日本横滨国立大学名誉教授、神奈川县日中友好交流协会副会长村田忠禧查证档案后，写作专著《日中领土争端的起源——从历史档案看钓鱼岛问题》，证明钓鱼岛属于中国领土的事实。作者研究了《日本外交文书》以及亚洲历史资料中心所公开的相关文件进行创作，即使未能支持日本的主张，却是对档案原始内容的尊重。另一方面，外交档案也可充当外交史研究的一手材料。我国华中师范大学教授、知名历史学者沈志华正是在大量搜集、整理、研究外交档案基础上进行冷战史研究，从而成为这一领域的代表学者。可见，无论是将外交档案作为历史凭证，还是充分挖掘外交档案中的丰富信息，均是发挥外交档案价值的重要途径。

    （三）提高档案职业认同

    档案职业认同包含两方面内容：一是自我认同，即档案工作者对从事职业的自我肯定性评价；二是社会认同，即社会各界对档案职业的肯定性评价[15]。开展外交档案的内容研究有利于提升档案职业认同，既利于自我认同，又能提高社会认同。

    根据马斯洛的层次需求理论，自我实现需求（例如胜任感和成就感等）是最高层次的需求。一个人的成就感是建立在他对本职工作的胜任感基础之上，建立在他自我感觉在本职工作中作出较常人更为突出的业绩之上[16]。对外交档案进行内容研究，可赋予档案人员胜任感和成就感，他们需要运用专业及历史知识，提交研究成果，从而满足自身的成就感，促进档案人员实现自我认同。

    另一方面，注重外交档案的内容研究可提升档案职业的社会认同。首先，“职业的存在必须以相应的职业功能为基础[17]”，提供利用正是档案职业的基本目标和功能。开展内容研究符合档案工作的职业功能，也能帮助档案人员在服务社会中得到各界的认同。其次，依托内容研究的成果通过出版或发布等多种方式进行社会传播，公众在利用研究成果的同时就会增强对档案职业价值的了解和理解，有利于提升档案职业的社会认同。

    （四）契合專业目标

    早在1996年，加拿大知名学者特里·库克在第十三届国际档案大会的主报告中就呼吁档案工作者应从被动地保管档案变为积极地塑造档案，从实体保管员向知识提供者过渡[18]。进入21世纪以来，国际范围内档案专业呈现从注重实体管理转变为注重内容管理的态势，而档案工作者的工作重点也从简单地保管档案转变为开发档案信息内容。日本当前开展外交档案的内容研究正契合了新时代档案专业的发展目标——注重内容研究，实现知识服务。日本设置外交档案管理员，要求他们对外交档案进行内容研究，目的是发挥外交档案的价值，满足国家利益的需求，这种目标与库克强调的“知识提供者”正好相符；实践证明，《日本外交文书》《外交史料馆报》等编研成果已经成为外交档案内容研究的知识产品，日本设置专门职员“外交档案管理员”加入到外交档案内容研究的队伍之中，也反映出日本对外交档案管理员的目标期望——实现知识服务。三、日本举措的启示

    日本已有注重档案研究能力的传统，当下又特别强调对外交档案进行内容研究，这种信号必须引起我国的重视。我国与日本虽然有特别的历史渊源，却有着不容忽视的领土问题和历史事实的分歧争议。经笔者思考，按照从小到大的逻辑，日本的做法给予我国档案界的启示有以下三点。

    （一）重视学科融合与研究成果

    针对我国的外交档案人员，建议其重视学科融合与研究成果。

    一方面，我国外交档案人员应当学习各方面的学科知识，注重学科融合和知识复合。基于日本的经验，国立公文书馆《档案管理员工作标准》将“相关科学知识”纳入“所需的知识和技能”，并将“相关学科知识”解释为“具有理解档案所必需的相关科学的基础知识（历史、法律、行政管理、信息工程等）并希望具有其一的专门知识”，这一规定充分说明了历史、法律、行政管理、信息工程等相关学科对档案工作的意义。再扩展到其他国家，英国特拉斐大学档案馆馆长借助档案内容研究为赫敏仿制船前往美国的航行提供了历史背景，阐明帆船出访的重要性以及拉菲特在革命战争中的重要角色[19]，也为档案人员加强学科融合开展研究提供了良好借鉴。可见，我国外交档案人员应加强历史、国际政治、计算机科学等多种学科知识的学习，为外交档案的内容研究奠定知识基础。

    另一方面，我国外交档案人员应积极参与甚至主导外交档案的编研工作，持续提供研究成果。据调查，我国外交部档案馆虽有一定编研成果，却尚未如同日本外交史料馆连续编辑出版《日本外交文书》和《外交史料馆报》，前者至今已刊221册，后者已刊32册并在继续刊载中。日本经验除了持续性的编研成果之外，还在研究成果的展示方式方面具有可借鉴之处。据调查，《日本外交文书》在网络上介绍了目录及相关内容，并被武汉大学图书馆就其目录层次做成目录检索数据库[20]。对比我国，外交部档案馆只简单介绍编研作品时所搜集的资料，并不方便用户利用。建议我国应重视编研成果的有效展示。

    （二）建立研究职能与培训制度

    研究能力不只应当在外交领域受到重视，对整个档案专业均十分必要。为此，针对我国档案机构，建议其建立研究职能与培训制度。

    一方面，建议我国档案机构可通过以下四种形式建立研究职能。一是设置档案研究机构，例如瑞士国家电影馆的现代化电影档案保存与研究中心、埃及教区与英国大学合作开设的开罗研究中心等；二是创建研究项目，例如丹麦国家档案馆与哥本哈根大学、哥本哈根尘世档案馆和Ancestry公司合作创建的“连接生命”项目，旨在串联并描绘出1787至1968年间的历史生命历程；三是举办研究活动，例如丹麦国家档案馆与加拿大的中加档案馆举办专题研究活动，日本有关外交历史的讲座和学习小组，伊朗国家图书和档案馆举办了关于大数据管理等内容的研讨会；四是与研究机构合作，例如英国的丘吉尔档案中心每年接收伯明翰-南方学院历史系学生进行实地研究，柬埔寨文献中心请BDLink研究机构调查公众对柬埔寨法院特别法庭档案的看法。国外经验的启示在于加强档案机构的研究职能。

    另一方面，我国应建立档案管理培训制度，并根据自身需要来注重培训制度的常态化与创新性。我国档案机构应建立常规培训制度，可参考日本国立公文书馆的培训制度。另外，专门性档案机构可立足实际，创新培养方式，以更加开放性的方式来进行多途径培养。例如布达佩斯首席档案保管员便在由乌克兰驻匈牙利大使馆和匈牙利的乌克兰自治政府共同举行的“两国之间百年双边关系历史的里程碑：联合国工程处特别外交使团成立100周年”会议上发表演讲。这些方式可有效地展现专业性档案的独特价值，并全方位地锻炼档案人员的能力。

    （三）推动将研究能力纳入法规标准与职业认定

    针对档案事业，建议我国档案行政管理机构将研究能力纳入法规标准与职业认定。

    一方面，建议我国建立相关法规标准或在法规标准中增加“研究能力”“内容研究”“研究工作”等相关内容。目前，我国《档案法》中规定“各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织出版档案材料[21]”以及“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识[22]”，日本《档案法》第四条指出“档案馆应包括主任、对重要文件进行历史研究的专家人员以及其他必要人员”。对比可看出，两国均明确提出档案馆需要研究人员，但日本档案法已明确规定需要能对文件档案进行历史研究的专家，而我国档案法尚未对档案人员的研究能力提出详细要求。此外，我国目前也缺乏针对档案工作者的专门标准，更谈不上在标准中提出对档案人员研究能力的要求，但日本的《标准》中已将“调查与研究能力”纳入其中。日本的做法给我国未来建立法规标准重视档案研究能力提供参考或借鉴。

    另一方面，建议我国将研究能力要求纳入职业认定要求。日本的认证机构多元且具有专业性，除了前文中提到的日本国立公文书馆开始设立认证筹备委员会外，日本还有六种与档案管理员有关的认证方式。而目前为止，我国并未建立统一的档案管理员认证制度。尽管北京市、贵州省等省市相继颁布了档案人员持证上岗的相关规定，但未制定严格的考核标准，缺乏准入控制，用人单位也未将档案上岗资格证书作为招聘人员的参考标准[23]。在这种背景下，我国可借鉴日本做法，设立职业认定制度来规范档案人员及其职责，并将“研究能力”纳入制度认定以加强档案人员对研究能力的重视。

    注释及参考文献：

    [1]日外務省開始為領土問題等培養“外交檔案管理員”[N/OL].共同社，（2019-05-03）[2019-11-16]. https：//dev- tchina- free.kyodo- d.net/news/2019/05/ 30082e621bea.html

    [2]张素林.外交部档案工作概况[J].中国档案，2004（04）：20-21.

    [3]Dover PM， Deciphering the diplomatic archives of fifteenth-century Italy [J]. Archival Science： Interna？ tional Journal on Recorded Information， 2007， 7（4）：297.

    [4]祁占新.外交档案利用工作的辩证思考[J].山西档案，2005（05）：42-43.

    [5]张素林.外交档案解密开放，谱写档案工作新篇章[J].中国档案，2009（10）：66-67.

    [6]Kennedy M， Cautionary Tales： Archives 2.0 and the Diplomatic Historian[J]. Ariadne： A Web & Print Magazine of Internet Issues for Librarians & Information Specialists， 2009， 30（61）：9.

    [7]张阳.为外交工作提供更加强有力的档案服务[N].中国档案报，2014-10-27（001）.

    [8]国立公文書館.アーキビストの職務基準書[EB/OL].（2018-12）[2019-11-27].http：//www.archives. go.jp/about/report/pdf/syokumukijunsyo.pdf

    [9]国立公文書館.アーキビスト認証準備委員会（第3回）[EB/OL].（2019-9-25）[2019-11-27].http：//www. archives.go.jp/about/report/pdf/ninsyou_haifu_03.pdf

    [10]国立公文書館.[EB/OL].[2019-11-27].http：// www.archives.go.jp/about/activity/conference.html

    [11]国立公文書館.アーキビスト認証準備委員会（第3回）[EB/OL].（2019-9-25）[2019-11-27].http：//www.archives.go.jp/about/report/pdf/ninsyou_haifu_ 03.pdf

    [12]KYODO，Government collates archival records bolstering case for Senkakus， Takeshima as Japanese terri？tory[N/OL]. The Japanese Times News，2015- 04- 07[2019-10-20].

    https：//www.japantimes.co.jp/news/2015/04/07/ national/politics-diplomacy/government-collates-archi？ val-records-bolstering-case-senkakus-takeshima-japa？ nese-territory/#.XawcSugzY2w

    [13]连政.日拟培养外交档案员，专注研究反驳他国主张[N/OL].观察网，2019-05-04[2019-10-20].

    https：//www.guancha.cn/internation/2019_05_04_ 500179.shtml

    [14]Five myths about the atomic bomb[N/OL].The Washington Post，2015- 07- 31[2020- 01- 19]. https：// www.washingtonpost.com/opinions/five-myths-aboutthe-atomic-bomb/2015/07/31/32dbc15c-3620-11e5-b673-1df005a0fb28_story.html

    [15]赵春庄.档案工作者职业状况及职业认同度实证研究[J].档案学研究，2017（04）：36-42.

    [16]胡万钟.从马斯洛的需求理论谈人的价值和自我价值[J].南京社会科学，2000（06）：25-29.

    [17]赵春庄.档案工作者职业状况及职业认同度实证研究[J].档案学研究，2017（04）：36-42.

    [18]冯惠玲，加小双.档案后保管理论的演进与核心思想[J].档案学通讯，2019（04）：4-12.

    [19]Lafayette College Archivist Offers Historical Context on Voyage of Hermione Replica Ship to U.S[N/ OL].Newswise，2015-06-05[2019-10-20].https：//www. newswise.com/articles/lafayette- college- archivist- of？ fers-historical-context-on-voyage-of-hermione-repli？ ca-ship-to-u-s

    [20]武汉大学图书馆.《日本外交文书》目次检索[EB/OL].[2019-11-27].http：//apps.lib.whu.edu.cn/ wjws/list1.asp？act=l1&id=36

    [21]中华人民共和国国家档案局.中华人民共和国档案法[EB/OL].（1987- 09- 05） [2019- 11- 27].http：// www.saac.gov.cn/daj/falv/198709/ 79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

    [22]中华人民共和国国家档案局.中华人民共和国档案法[EB/OL].（1987- 09- 05） [2019- 11- 27].http：// www.saac.gov.cn/daj/falv/198709/ 79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

    [23]黄依莉.档案职业资格培训工作发展策略研究[A].贵州省档案局、贵州省档案学会.贵州省档案局、貴州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集[C].贵州省档案局、贵州省档案学会：贵州省档案学会，2010：7.

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院