论加强企业档案员培训管理的有效方法

    卢凤莲

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-169-02

    摘 要 对于任何形式的企业来说，员工的整体素质都是促进企业可持续发展的关键所在。对于企业而言，档案管理是企业管理的重要一环，档案人员的整体素质更是关乎着企业的社会价值体现。但是目前我国企业中很多档案员存在整体素质不高的问题，这在很大程度上影响着企业的形象和价值，甚至是发展进程。注重企业档案员的培训和管理，是提高档案员整体素质的重要途径，是保企业价值体现、可持续发展的根本。然而，在我国很多企业中，对于档案员的培训和管理并未得到企业应有的重视，在培训内容、培训管理体系的激励机制上也存在很多问题。找到问题和影响因素并对症下药，对培训管理内容和制度进行完善，是提高档案员综合素质的重要内容。

    关键词 企业管理 员工培训 方法研究

    企业档案是企业的重要组成部分，企业要发展，必然离不开档案员的支持，而要让企業得到更好更持续的发展，就要注重对企业档案员的管理和培训，只有档案员的综合素质得到进一步提升，企业的综合水平才会得到进一步提高，这也是提升企业竞争力的关键。因此，企业应加强档案员的培训管理，根据企业实际情况制定具有实用价值的培训，逐步完善相关培训流程和计划，以完善的奖惩培训制度来提高员工的参与度和积极性。通过完善培训内容、流程、计划和制度管理，以提高员工整体素质，进而使企业得到进一步发展的目的。本文将结合对档案员培训管理方法对如何加强企业对档案员管理培训这一问题进行简单分析。

    一、企业在对档案员的培训管理方面上存在哪些问题？

    （一）企业对档案员工的培训管理认知上存在不足

    经了解，大部分管理层认为企业对档案员的培训管理是认同的，但也有个别企业管理层在认知上或多或少存在不足，表面上对档案管理工作很重视，但是实际上却不闻不问，注重企业效益，对档案管理不够重视，忽视对基层档案员的培训管理，一心抓效益，一切以业务优先，认为档案的培训可去可不去，根据岗位职责安排的专职档案员也是身兼数职；还有的企业管理层认为《档案法》是部软法，执行与不执行没什么两样，档案管理只是行政部门忙起来不用管，空闲时整理整理资料而已；

    （二）培训内容、培训方式和体系不完善

    很多企业对于档案员的培训管理给予了一定的关注和重视的，也在积极地开展档案员培训活动，但是，在培训内容的设置和培训方式上存在很多不足。首先，在培训内容的设置上，大多讲的是皮毛知识和企业文化，重理论培训而完全忽视了实践环节，要知道，培训的最终目的是要作用于实际工作；其次，在培训方式上，讲师基本上都是由企业的领导或相关管理员来进行培训，比起专业讲师，他们的培训方式更加落后、更加枯燥，缺乏讲师经验，很容易让员工们感到无趣、疲乏，通常而言，他们都是结合自己的经验来讲，导致员工无法与讲师形成共鸣。另外，在培训之前没有对员工们的实际情况进行了解，不分青红皂白地对所有员工进行统一化的培训，没有针对性的培训，一方面会让已经具备基本档案知识的员工对培训活动不感兴趣，另一方面会让还没达到培训知识层次的员工在培训中不知所云。

    （三）档案员对培训管理活动不重视

    在培训活动开展之前，应对管理人员、档案员进行了调查。有的培训机构对员工对培训管理活动开展过调查问卷，结果表明，有部分档案员认为培训活动可有可无，持有无所谓的态度，外出培训不过是不用坐班。档案员作为培训活动开展的对象，他们的不在乎、不重视的态度是直接影响培训活动的开展效果，是培训管理活动有效实施面对的最主要也最关键的问题。另外，档案员作为企业发展的一份子，他们对于进一步学习和培训的无所谓态度会导致企业档案管理陷入困境之地，长此以往，会在整个行业中引起消极怠工、缺乏活力和竞争的不良风气的产生。对于真正想学技术、想得到进一步发展的员工而言，可能会造成流失或同化影响，不利于档案事业的发展。

    二、是什么影响企业档案员培训管理实施效果？

    影响企业档案员培训管理的因素多种多样，但归根结底还是来自两个方面。一方面是受企业本身的特征影响，企业本身对档案员的态度是影响培训管理实施的重要因素，如果企业重视基础人才的培养，就会为员工提供更多更高层次的职位，营造良好的竞争氛围和晋升渠道，这也是为档案员培训管理活动开展提供了基础，但就目前而言，我国很多企业对档案员的专业技能要求并不是很高，内部职位特征明显，没有为基层档案员提供更好的晋升渠道，员工自然也没有竞争意识，安于现状的心态在档案员中普遍存在。另外，档案员的工作安排特别紧凑，身兼数职，基本上没有富余的时间去参加学习培训，这也就导致员工没有更多时间去参与培训活动了。另一方面是受员工自身的思想影响，认为档案员是一个没有前途工作。在企业的档案员中，存在着学历相对较低，对自己的职业和人生没有进一步的想法，缺乏上进心。而那些有明确规划的员工，有更高的志向和追求，又不愿意参加入到档案队伍中来束缚自己，这也形成了一个死循环现象，因此，企业负有推动档案管理队伍建设、加强档案管理业务水平，提高档案管理效果。

    三、如何加强企业档案员培训管理？

    （一）企业要提高加强对档案员培训管理的意识

    人才是企业发展的动力资源，而相应的，企业又为员工的发展和行动提供方向和指南，要想让档案员得到更好的发展，要想加强对档案员的培训和管理，企业必须发挥出应有的牵头作用。首先，思想是影响行为的关键，要加强对档案员的培训管理，企业高层领导必须转变观念，认识到培训管理活动开展对档案员发展、对企业发展、企业价值体现的重要性；积极从以往开展的档案员的培训管理活动中找不足。其次，要积极营造档案员之间良性竞争的企业氛围，激发员工们“不进步就是落后”的意识形成，提高员工竞争意识。最后，积极为员工提供培训时间和机会，采取分批次进行培训等方式来缓解员工在工作内容多而导致学习、培训时间不足的矛盾。要加强企业对档案员的培训管理，企业方面必须要提高对培训活动开展的重视程度，营造竞争氛围提高员工竞争意识和学习意识，并积极为员工创造培训时间和机会。

    （二）开展具有实质意义的培训活动

    加强对档案员的培训管理，不是形式上的培训活动的开展，只有具有实际意义，对员工工作和发展有帮助的培训活动才是行之有效的培训活动。在培训管理活动开展之前，必须对企业的档案管理的具体情况做一个全面的调查了解，根据不同层次的员工展开不同内容的培训，具有针对性的培训活动才是具有实际意义的培训活动。在培训内容和培训方式的设置安排上，也要具有针对性。在内容安排上，应该一半用来培训与企业性质有关的专业知识和实践操作，剩下的時间用来培训专业技能和企业文化，在培训内容设置上，可根据企业的实际，在培训内容上安排一些专业理论课程和实际案例。这样有针对性，有实用价值，培训内容分配合理的培训活动，提高培训效率，加强企业的竞争力。

    （三）完善培训管理流程，注重激励体制的完善健全

    一个完善的培训管理流程，少不了培训计划和培训内容的制定，也少不了培训结果的验证和考察，对培训活动的结果考核，既能够反映出培训活动开展是否有效，也能够反映出员工对培训活动的意见和看法，是对培训活动开展过程查漏补缺、进一步完善培训流程的重要方式。培训活动的开展对象是档案员，所以，档案员的态度是影响培训活动效果是否良好的关键因素，为了提高员工的学习积极性，为了让员工愿意加入企业开展的培训活动中，还需要完善培训的激励体制。在培训活动的体系中，为了让培训考核反映出真实的培训情况，可在培训前添加考勤环节，考勤情况就是培训考核的依据之一；在培训后准备考试，包括笔试和实际操作；在激励体制方面，根据最终的考核结果，选出表现最为优异的前几名员工进行实质性的奖励，激发员工对培训活动开展的认可度和参与度。所以，加强企业对档案员的培训管理，必须要完善培训考核流程，注重激励体制的建立，让员工乐于参与培训。

    四、结语

    档案员在企业的发展过程中起着非同小可的重要作用，注重对档案员的综合素质培养是促进企业进一步发展的重要途径，也是进一步体现企业社会价值的重要方式。加强对档案员的管理培训是提高员工综合素质的重要方式，我们必须转变观念，看到培训管理活动对档案员的重要影响，对企业发展的促进作用；在培训前，要了解档案员的情况，以此来开设具有针对性的培训内容，并完善培训流程和体系，注重对优秀员工的激励和表扬，以提升员工对培训活动的认可度和参与积极性，在企业中营造出良性竞争氛围。

    参考文献：

    [1]庞璐.论加强国有企业档案员培训管理的有效方法[J].新商务周刊，2018（2）：182.

    [2]杜梦娟.论加强国有企业档案员培训管理的有效方法[J].中小企业管理与科技，2017（9）：3-4.

    [3]蒋婧硕.国有企业档案员培训管理现状分析[J].企业改革与管理，2015（14）：62-62.

    [4]徐锟.如何加强国有企业档案员培训管理探究[J].企业改革与管理，2014（5）：68.

    [5]陈晶，伏林.论国有企业档案培训中的民意缺失[J].兰台世界，2018（S2）：176.

    [6]王居华.铁路企业基层档案工作的思考[J].办公室业务，2018（01）：115.

    [7]刘小艳.加强和改进企业档案管理工作的建议[J].陕西档案，2017（05）：41-42.