档案馆危机管理初探

    杨锦锦

    21世纪，我们进入了信息时代。信息技术的日新月异，使人们享受到了信息化带来的巨大便利。而作为信息时代准确信息的可靠来源，档案馆也无法避免各种危机的困扰。种种迹象表明，危机管理已经开始引起社会各界的重视。档案馆作为一个生长着的有机体、社会构成的重要组成部分、一个对外开放的公共场所，面对外部环境的不确定性和危机爆发引起的不可测的后果，很可能给档案馆的形象、声誉等带来巨大损失，使档案学的学科地位继续边缘化，不利于学科发展和档案人职业地位的提升。因此，进行档案馆危机管理研究势在必行。

    一、目前主要存在的档案馆危机

    档案馆作为一个公共场所，它的服务范围、服务对象都是广泛的社会群体，一旦危机发生或者突发事件到来时不能及时采取应急方案，造成的破坏和影响将十分巨大。目前主要存在的档案馆危机有：第一，服务危机。由于经费紧张，传统的档案服务方式和服务手段不能适应社会变革的需要，在很大程度上制约了档案馆服务职能的发挥。档案馆提供的服务和读者利用之间存在信息不对称的情况，很多读者对档案馆的服务项目诸如查阅政府公开信息等项目知之甚少。另外，由于财政支出不足造成的另一个后果就是档案馆服务职能的弱化。

    第二，人才危机。在我国，由于种种原因，档案馆人才的专业化程度并不高，在很多人的印象中，档案馆是为领导或引进人才安置家属的地方，甚至是“老弱病残的收容所”，虽然此言有失偏颇，却也说明了专业人才的缺乏。另外，由于社会大环境的影响，档案从业人员的社会地位不高，经济收入和其他行业相比也存在差距，这些都造成了人员构成中专业人才匮乏，而本专业的毕业生也很少有人愿意直接选择到档案馆工作。

    第三，自然危机。自然危机主要是指自然灾害对图书馆的影响，包括火灾、地震、大规模爆发的流行性疾病等突发事件。自然灾害虽然并非由人力可以控制，但通过制定严格的危机应急预案和恢复预案，加强对日常管理的重视，则可以尽量降低灾害对档案馆的影响。

    第四，技术危机。计算机技术、网络技术、数字图书馆的出现和发展，不仅拓宽了档案馆服务的范围和渠道，也在一定程度上减轻了档案员的工作量和负担，甚至由于数字化技术的发展，降低了资金和管理压力，也使利用更加方便。但是“福兮祸之所伏”，在我们享受技术进步带来的便利时，不得不面对的另一个问题是，随着新技术的产生和发展，尤其是网络的普及，系统将面临黑客攻击、病毒感染等网络安全问题，馆藏资源面对着被非法窃取盗用的危险；同时，由于计算机技术的进步速度以指数计，快速更新的软硬件设备又增加了日常管理的难度和资金压力。

    二、我国档案馆危机管理存在的问题

    第一，危机意识亟待加强。危机意识是防御危机的前提和保障，在危机管理过程中，比危机处理更重要的毫无疑问应该是危机的防范。在日常管理中加强对危机意识的培养，使馆员和管理者都树立危机意识，是应对危机的第一道防线，也只有具备了危机意识，才能及时对潜在危机和危机征兆做出反应，进而做好预防危机的准备。

    第二，行业协会的管理协调作用发挥不够。

    第三，缺乏危机总结评估制度。危机的防御是危机管理的重点，但危机的解除却并不意味着危机管理过程的终结。如果只是满足于对一次次危机的解决，而忽视了对危机处理的经验总结和产生危机的原因分析，并从中吸取教训，就会造成头痛医头脚痛医脚，疲于奔命的情形，对档案馆管理理论和实践也不能起到经验借鉴和理论总结升华的作用。良好的危机总结评估不仅有助于避免类似危机事件的产生，也能够为有效地制定档案馆危机管理计划提供案例支持和实证成果。

    三、应对档案馆危机管理的举措

    对档案馆危机管理的探讨，具体来说应该包括但不限于以下几方面：

    第一，“做而论道”代替“坐而论道”。重视实证研究，理论研究和实证研究并重。只有实证分析没有理论探讨的研究必然无法迈向新的高度，得出理性的结论进而指导实践；而在忽视实证分析的研究过程中，理论也终将成为无源之水、无本之木。

    第二，博观约取，化为己用。危机管理理论在企业管理、公共管理等领域中的研究起步早、发展快，已经形成比较成熟的研究体系。因此，在档案危机管理研究中，可以跳出学科的界限，博采各家之长，融入到档案馆学危机管理研究之中。

    第三，平衡发展，术亦有攻。今后的研究中还应重视对危机管理系统软件的建设开发。在本领域的研究中，技术研究和人文精神缺一不可。偏废其中任何一方面都不可取，这两者本就是唇齿相依、互为支撑的关系。

    第四，未雨绸缪，防微杜渐。危机管理中对危机预警的研究亦应受到重视，包括危机预警体系的构建和危机评价指标的划分、危机预警系统的实际应用等。

    （作者单位：郑州市档案馆）