新技术环境下档案编研工作探析

    吴志杰

    摘要：基于新技术环境下档案编研工作素材广泛化、编研手段技术化、编研成果形式丰富化和利用途径多样化的特点，本文利用文献调研法和矛盾分析法归纳出档案编研工作存在的四对主要矛盾。结合新技术环境发展趋势，本文提出未来编研工作应以满足内部需求为基础，主动迎合社会需求；积极运用新技术，构建一体化档案编研平台；整合编研力量，建立共建共享编研工作模式；建立融合线上、线下与移动端的全空间宣传利用体系。

    关键词：新技术环境档案编研合作编研一体化档案编研平台全空间宣传利用体系

    自2014年起，“大数据”“数字经济”“数字中国”等词先后首次被写入《政府工作报告》，2019年《政府工作报告》更指出：“促进新兴产业加快发展。深化大数据、人工智能等研发应用。”[1]这意味着以大数据、云计算、人工智能、物联网、区块链等为代表的新一代信息技术及其应用即将铺陈开来。在新技术环境下，档案事业正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的互联网时代，[2]档案管理对象及其空间也正从“模拟态”“数字态”向“数据态”转变[3]。对于档案编研工作来说，新技术环境影响了编研工作的思路，改变了编研工作的方式与手段，为编研工作带来新挑战。一、新技术环境下档案编研工作的特点

    （一）档案编研素材广泛化

    在新技术环境下，编研素材来源日益广泛，档案部门既能借助互联网、数据库、微博、公众号等获取网络资源，还能从政府数据共享交换平台、企业数据仓库、业务系统等平台获得较为权威的政务或业务信息资源。同时，编研素材来源广泛化也使得编研素材类型随之多样化，例如，传统载体资料、电子文档、图像、音频以及视频等都成为可供编研的素材。

    （二）档案编研手段技术化

    在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的“档案管理信息化”发展目标引领下，档案部门正在深化档案编研工作的技术应用。例如，通过档案管理系统或专门的编研工具实现编研选题、素材检索、加工整合和考订出版等工作的技术化转变。

    （三）编研成果形式丰富化

    在新技术环境下，档案编研成果形式表现出丰富多样的特点，既能够单独以文字、照片、音视频等形式展示，又能够融合图、文、声、像等为一体。例如，招商局档案馆围绕“中国近现代经济发展历程”与“中国近现代企业发展史”两个主题，采用数字编研技术，在其官网上出版了“百年招商局”“蛇口鸣奏曲”“激情年代”等大量视频编研成果以及《招商局史》《招商局与深圳》和《招商局与中国企业史研究》等一系列电子图书编研成果。[4]

    （四）编研利用途径多样化

    档案编研手段的技术化为档案编研成果的传播提供更加多样的途径。从档案编研成果的利用途径来看，直接到馆利用，通过网站、网页、数据库等PC端利用与移动端利用的共存将是未来编研成果利用的主要特点。二、档案编研工作现存的主要矛盾

    （一）编研素材来源丰富与编研选题单一之间的矛盾

    目前并未形成与丰富的编研素材来源相匹配的编研创新选题，许多档案编研选题仍局限在大事记、组织沿革、文件和政策汇编等传统编研形式，未能满足现实利用需求。究其原因，一方面档案编研力量投入不足；另一方面档案编研人员工作思路狭隘保守也可能导致编研选题难以迎合需求。

    （二）新技术日益成熟与技术应用不充分之间的矛盾

    以“大智物移云”为代表的新技术在政策、资本以及大规模实践的共同驱动下日趋成熟。反观档案编研工作，一方面，虽然大多数档案部门已经利用一些新技术开展档案编研工作，但是整体上仍局限于浅层次的应用。[5]例如，一些檔案部门仅仅是将传统编研成果数字化后上传到网站或其他设备上进行利用。另一方面，事实上，根据文献调研结果，除江苏省电力公司[6]外，国内应用新技术来进行档案编研的案例并不多见[7]。

    （三）成果要求高效、及时与编研力量欠缺之间的矛盾

    在新技术环境下，用户档案利用需求的多样性和易变性特征要求档案编研人员要在合适的时间及时地将编研成果提供给用户。然而，档案编研工作是一项系统性、长期性的工程，从确定选题到最终出版时间周期一般较长，需要大量时间和精力，这就与新技术环境下档案编研成果的高效、及时性要求相悖。更进一步，由于档案部门馆藏资源快速增加，档案编研队伍建设和资源投入较为不足，也会影响编研工作的效率，使得编研成果要求高效、及时与编研力量欠缺之间的矛盾更为突出[8]。

    （四）成果利用需求增加与宣传利用不足之间的矛盾

    实践中，由于宣传力度不到位、服务意识欠缺以及利用手段落后等因素，导致一些编研成果未能有效满足广泛的用户利用需求，主要表现在：

    1.从编研成果的服务对象来看，一些档案部门容易忽略编研成果产生的社会效益，仅仅面向内部用户进行服务，未能提供面向公众的利用渠道。

    2.从编研成果的推广展示来看，很多档案部门对外宣传与传播工作不积极，仅在一些常规性的馆内展示结束后，就将编研成果束之高阁，人为限制了编研成果的利用途径，造成公众难以了解成果内容。三、档案编研工作的提升改进策略

    （一）以满足内部需求为基础，主动迎合社会需求

    在新技术环境下，档案编研工作需要转变编研思路，在满足内部需求的基础上，主动关注社会公众的编研需求。

    1.把握社会热点，选择契合时代需求、对大众有实用意义的主题进行编研。新技术环境下的档案编研工作必须立足于社会生活以及广大公众的实际需求。例如，主动将档案内容与当下公众感兴趣的话题相结合，通过公众喜闻乐见的各种形式编研出版，以聚焦公众视点。

    2.立足社会痛点问题，充分发挥档案编研成果的资政作用[9]。针对一些意识形态、经济生活以及环境生态等领域的问题，档案编研工作者应该将馆藏资源优势、编研专业优势和新技术优势结合起来，及时提供可靠、精准的档案支持服务。例如，档案部门应该深化国史党史研究，积极开展相关档案编研工作，以反驳形形色色的历史虚无主义言论[10]。

    （二）积极运用新技术，构建一体化档案编研平台

    档案编研工作应全方位应用各种新技术，实现“以机器为主、人工为辅”的档案编研手段转变，最终构建一体化档案编研工作平台。从现有编研工作流程来看，一体化档案编研平台可能涉及的技术及其功能包括：

    1.编研模板设计技术。从技术角度看，大事记、组织沿革史、统计数字汇集、专题概要等均可通过计算机配置成固定的初始化模板。基于这些模板，档案编研工作者可以对不同的编研素材进一步加工、处理和整合，继而形成最终编研成果。

    2.编研选题推荐技术。在用户允许的前提下，利用大数据等技术对用户日志和用户利用行为等信息进行分析与挖掘，获得用户隐性利用需求，结合馆（室）藏资源情况，自动生成、推荐编研选题，供档案编研人员进行参考。

    3.智能抽取与检索技术。智能抽取技术关注编研素材语义层面的内容，能够快速挖掘出素材中的相关编研主题内容，提升编研效率[11]。智能检索技术既可以直接检索出与检索词相关的缩略词、同义词等的内容，又能够根据用户的检索记录和浏览偏好等，自动提供检索建议，并将检索结果进行消歧处理，按照用户需求排列输出。

    4.可视化技术。“读图时代”公众更乐于通过图片、视频以及虚拟现实等一系列直观形式消化、吸收知识。档案编研人员也应该迎合时代趋势，将档案编研成果以视频、三维立体等直观形式展示，增加编研成果的吸引力。

    （三）整合编研力量，建立共建共享编研工作模式

    考虑到档案资源的指数增长和编研素材类型的复杂多样，新技术环境下我国档案编研工作需要在健全相关法律法规的背景下，鼓励档案编研工作整合社会力量，走向开放化、多元化，实现共建共享的编研工作模式。

    1.从合作对象看，由于社会专业化分工不断细化，档案编研人员难以掌握各个领域的知识，所以需要改变过去单兵作战、闭门造车的工作方法，通过与所定选题涉及的相关部门之间的合作实现不同部门之间优势互补，以提升编研成果的深度[12]。例如，在资政性编研工作中应该多与党史部门合作；在地方文化建设性编研工作中应该多加强与史志部门的联系；在经济建设性编研工作中既要引入企业编研力量，又要积极与政府相关主管部门合作等。

    2.从合作方式看，首先，鼓励采用“走出去”的合作方式，档案部门应通过举办学术研讨会、学术沙龙等邀请相关领域专家、学者共同参与编研，形成“编”“研”为一体的高质量成果。其次，尝试探索“引进来”的合作方式，即档案部门应积极开放馆藏，吸引广大公众，通过众包方式实现档案编研[13]。

    3.从成果知识产权角度讲，由于新技术环境下信息的复制和传播难以控制，档案部门必须对拟公开和交流的编研素材进行严格的审核，避免涉密或敏感档案内容遭到泄露。此外，在合作编研或者众包编研过程中，一定要明确知识产权的归属问题，避免在署名、共享时产生问题[14]。

    （四）建立融合线下、线上与移动端的全空间宣传利用体系

    互联网与移动互联网已经渗入到社会生活的方方面面，成为人类不可替代的生活方式。对于档案编研宣传工作来说，应该顺应用户利用习惯的特点，因势利导，建立融合线下、线上与移动端的全空间宣传利用体系，拓展档案编研成果的利用渠道。

    1.线下层面，在保证出版物渠道稳定的情况下，可以采用举办专题编研成果展览、主动向公众赠送编研成果以及与电视栏目进行合作，联合出品档案编研成果节目等渠道来宣传档案编研成果。

    2.线上层面，不仅要做好网站编研成果展示、编研专题库建设，通过流量较大的论坛、博客、网站等宣传编研成果，还要以数字出版的方式扩展宣传利用渠道。

    3.移动端层面，一方面需要加强在微信、微博、知乎、豆瓣、QQ等热门App中对编研成果的宣传推广，另一方面可以在一些短视频App上上传和分享视频编研成果，增加宣传与利用渠道。四、小结

    档案编研工作是档案开发利用的重要形式，是发挥档案文化服务功能、资政育人功能的主要途径，也是体现档案价值的重要手段。新技术环境给档案编研工作提出了新的要求，同时也给档案编研工作带来了新的发展机遇。档案工作者应面向现阶段档案编研工作的主要矛盾，通过转变编研理念、革新编研技术、整合编研力量、建立全空间宣利用体系等策略来实现档案编研工作的信息化转变。

    参考文献：

    [1]中国政府网.政府工作报告（文字实录）——2019年3月5日在第十三届全国人民代表大会第二次会议上[EB/OL].（2019-03-05）[2019-03-06].http：// www.gov.cn/zhuanti/2019qglh/2019lhzfgzbg/index. htm.

    [2]李明华.着力提升服务能力深化“三个体系”建设大力推进新形势下档案馆工作——在全国档案馆工作会议上的讲话[J].中国档案，2016（11）：14-21.

    [3]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（2）：10-14.

    [4]招商局历史博物馆.招商局史研究[EB/OL].[2019-03-01]. http：//1872.cmhk.com/index.html.

    [5]彭插三.档案编研信息化及管理体系构建[J].档案学研究，2017（S2）：27-32.

    [6]王永梅，张颖.应用大数据技术开展编研工作[J].档案与建设，2015（12）：73-76.

    [7]李宏伟.浅谈信息时代的档案编研与开发利用[J].档案学研究，2017（S2）：64-66.

    [8]张小丽，庞晨.档案编研工作助推档案文化建设的思考[J].北京档案，2018（8）：41-42.

    [9]胡卫国.文化自信——档案编研开发的新实践新思考[J].档案与建设，2018（11）：13-17.

    [10]王玉璘.档案要为加强话语权提供有力支撑[EB/OL].（2018-03-09）[2019-03-15].http：//www.saac. gov.cn/news/2018-03/09/content_226783.htm.

    [11]张倩.档案信息智能检索技术的创新应用研究[J].北京档案，2018（12）：23-25.

    [12]张小飞，曹航.新媒体视角下的档案信息资源开发理念创新[J].北京档案，2018（9）：40-43.

    [13]刘芮，张丽华.基于众包模式的档案编研工作构建分析[J].北京檔案，2017（12）：27-29.

    [14]贾聪聪，周耀林.网络环境下企业电子档案编研问题与对策[J].档案与建设，2016（5）：16-19.

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院