智慧城市背景下档案信息资源建设研究

    孙馨阳 倪丽娟

    摘要：在当前信息化社会的背景下，随着全球互联网、物联网、移动网络、云计算、大数据等新型的信息化、网络化技术迅速普及和应用，“智慧城市”离人们越来越近。论文以“智慧城市”为视角，在对智慧城市的概念和特征分析的基础上，对档案信息资源建设工作进行研究，以推动信息化环境下档案工作的发展。

    关键词：智慧城市档案信息资源

    Abstract： In the context of the current informa？ tion society， new information and networking technol？ ogies such as the global Internet， Internet of Things， mobile networks， cloud computing， and big data are rapidly spreading and applied， and“smart cities”are getting closer and closer to us. Based on the perspec？ tive of“smart city”， the paper studies the construc？ tion of archives information resources on the basis of the analysis of the concept and characteristics of smart cities， in order to promote the development of archives work in the information environment.

    Keywords： Smart City； Archives； Information re？ source

    当前，我国的城市化进程已经进入一个新的阶段，城市化水平已经超过了50%，城市的规模也在进一步扩大，在这一阶段，城市的建设与发展不仅仅需要高楼大厦、铁路立交等基础设施的投资建设，更需要结合城市中市民的需求，开展以人为本的城市服务，让城市的生活更为便捷高效。在这一社会需求下，“智慧城市”（smart city）的建设应运而生。然而目前，我国智慧城市建设的重点依然偏重于硬件建设，而有关档案信息资源建设等背后的“软实力”建设却相对滞后。因此本文就智慧城市背景下的档案信息资源建设情况展开研究，阐述智慧城市中档案馆角色的转变以及档案信息资源建设的原则，并对档案信息资源建设水平的提升提出一些建议。

    一、智慧城市的涵義与特征

    （一）智慧城市的涵义

    2008年11月，IBM公司提出了“智慧的地球”这一概念，指出在互联网快速发展的当今社会，整个世界正在朝着自动化、智能化、可感应的方向发展，信息化、网络化的社会让一切变得更加智能，IBM的这一观点迅速在全世界引发了“智慧城市”建设的热潮。2010年，IBM公司正式提出了打造“智慧城市”的愿景，即通过整体组织和定位来经营城市，将城市的交通、能源、环境、公共事业、城市服务等多个板块统一组织起来，形成一个更具智慧的生活、工作、休息和娱乐的环境，实现城市的有效治理和持续发展。

    智慧城市指的是以现代化的信息技术为基础，运用信息和通信技术手段来对城市运行中的各项关键信息进行感测、分析与整合，进而根据相关的分析结果对包括民生、教育、环保、商业、城市服务等各项社会活动在内的需求做出智能化的响应。智慧城市的本质就是利用信息网络技术，实现城市管理和运行的智能化，从而使城市生活更加便捷和美好。

    （二）智慧城市的特征

    智慧城市是城市发展的一个新阶段，即在城市管理的各个方面充分利用信息网络技术，并将这一技术运用到地方政府在经济调节、市场监管、社会管理的过程当中，具体来讲，智慧城市具有以下几个方面的特征。

    一是识别与感知的全面性。在智慧城市的建设和管理过程中，通过信息网络技术的应用，来对城市的环境、状态等进行感知和识别，并对所感知的相关信息以及数据进行采集，而后对所收集的信息和数据进行汇总、分析和处理，继而能够对相应的问题主动地做出响应，促进城市各个系统、各个部门和谐高效地运行。

    二是应用与管理的智能性。在信息网络环境下，智慧城市的建设和管理能够基于云计算、大数据等现代技术的应用，对所收集的大量数据进行存储、计算与分析，真正实现“从社会中收集数据”，凸显出社会公众参与社会管理的广泛与便捷。

    三是互联互通的广泛性。信息网络技术的发展为城市的互联互通创造了物质上的基础和条件，互联网作为智慧城市信息交流和互动的载体，增强了城市中人与物、人与人之间互联互通的频率。智慧城市的建设使得城市内信息的收集与反馈及智能化服务的能力大大增强。

    四是城市更加以人为本。在当前互联网发展的大背景下，各类智慧城市的具体应用也逐步渗透到千家万户，渗透到了社会大众的衣食住行中。智慧城市建设的初衷就是为了利用科学技术手段进一步改进民生服务、提高政府效能、促进经济转型、改善生态环境，其最终目标是为了让社会大众生活得更加幸福和便利。智慧城市的建设涉及多方面的因素，但“人”的因素将处于中心地位。

    五是创新的持续性。创新是智慧城市建设的基础，智慧城市的建设和管理尤其要重视技术创新，在当前信息网络技术快速发展的大背景下，只有通过不断地创新，才能汇聚社会公众的智慧，进而推动用户的深层参与和大众创新，实现智慧城市的可持续发展。[1]

    二、智慧城市背景下的档案信息资源建设

    （一）档案馆角色和定位的转变

    在智慧城市的创建过程中，作为面向智慧城市、为智慧城市的建设和管理服务的档案馆，也应该积极转型，突破传统档案馆的角色定位和工作方式，借助互联网等现代技术，优化档案馆面向社会公众的信息服务渠道，提升档案馆社会服务的灵活性、准确性和便捷性，进而实现档案工作的智能化。

    一是档案馆应提高档案信息资源服务水平。当前的智慧城市建设，就是在互联网迅速发展、广泛普及的大背景下，通过信息网络渠道，实现信息的交换和资源的共享。网络技术和移动通信技术的发展，使得手机、平板电脑等便携设备成为了接收信息、进行学习和阅读的终端。此外，信息获取的渠道以及信息传播的方式也在发生转变，因此，档案馆应顺应时代的潮流，充分利用信息网络技术来适应智慧城市的建设并积极参与到智慧城市的信息服务工作中来，引导档案社会服务方式的创新是档案馆提升档案服务质量的根本出路。[2]档案馆可以基于互联网，开发档案信息服务平台和档案信息门户，或者开发面向各类手机的终端平台，打造“手机上的档案馆”，使得用户能够不受时间和地点的限制，随时随地查询所需要的信息，从而使得档案信息资源开发与利用的渠道更为畅通，为智慧城市的建设提供更好的信息服务平台。

    二是档案馆应向着资源整合以及信息共享转型。智慧城市将城市中建设和管理的多个板块加以整合与统筹，其本质就是实现城市范围内不同的部门、不同的群体以及不同的行业之间信息资源的整合共享，以及城市建设与管理中的业务协同，从而为社会大众的生活和工作提供更为智能化的帮助。由于过去很长一段时间，档案一直被看作“政治”和“机密”的代名词，档案馆在普通人看来具有很强的神秘性，普通的社会大众也没有太多的机会去接近档案馆乃至了解档案工作，使得档案馆的“封闭性”过于强烈。当前，随着智慧城市这一概念在全社会的普及，档案馆也不再是一个单纯的馆藏机构，而是随着信息网络技术的发展，转化为面向公众的窗口和向社会公众传递信息的门户。在这一形势下，檔案馆必须调整自身的工作方式，将档案信息资源进行整合，从而有效实现档案信息资源的共享，最大限度地发挥档案的价值。

    （二）档案信息资源建设的原则

    一是要做好相关基础性的工作。具体来讲，重点是要搞好信息化条件下档案工作所需要的基础设施建设，对档案馆的软硬件设施，尤其是网络基础设施、计算机等数字化设施进行升级改造，以保障档案信息资源管理的顺利进行。档案馆还要加强与其他相关部门的交流和沟通，加强与信息公司、网络技术公司、电信运营商等公司企业的合作，使其能够为档案信息的安全、档案信息的社会交流与共享提供安全可靠的保障。同时，档案部门应加强对新技术的学习和应用，使其能够紧跟技术的更新与社会大众的需求。

    二是政府要做好主导工作，协调多部门合力推进。在智慧城市的建设中，政府应起到主导和推动作用，注重智慧城市建设的基础——信息和数据。因此，在档案信息资源建设方面，政府应在政策法规制定、相关规范和标准的制定以及宏观组织等方面发挥基础性的作用，对档案工作进行统一的协调和指导，以保障档案工作体制机制的合理性。此外，政府还要引导档案部门以社会需求为导向，充分发挥档案馆的社会性，并推动形成以档案部门为主体，多部门、多机构以及社会公众等社会各个方面积极参与的态势，将档案信息资源建设好、维护好，增强档案信息资源为智慧城市服务的能力。

    三是要注重创新，贴近社会。在智慧城市建设的背景下，档案信息资源建设不仅仅是信息网络技术等新兴技术的运用，更应该是档案工作方式和方法的不断创新。具体来讲，档案信息资源建设应该在档案信息资源管理、档案资源的应用、档案信息资源建设的方式方法上加以创新和改进，结合当前的工作实际和社会的需求，改进行业标准和制度管理的标准，促进信息网络环境下档案信息资源建设工作模式的调整和转变，不断提高档案信息资源建设工作的质量和水平。此外，档案部门还应融入社会，以档案信息资源为基础，更好地为社会公众服务，提高社会公众在信息资源获取上的便捷性，培育社会公众的档案意识，增强社会公众在智慧城市建设中的获得感，使得智慧城市建设更好地惠及社会大众。[3]

    三、提升档案信息资源建设水平的对策

    （一）提升档案信息资源建设在智慧城市建设中的地位

    当前，随着我国经济和社会的迅速发展，已经有相当数量的城市提出或正在进行智慧城市的建设，智慧城市的硬件建设已经取得了阶段性的成果。但是，硬件条件只是智慧城市建设的基础，只注重硬件条件是远远不够的，智慧城市的建设不能忽略信息资源、大数据等“软实力”的作用，这些“软实力”才是智慧城市良好运行的基础。因此，要把档案信息资源建设摆在智慧城市建设的重要位置上，将档案信息资源建设作为智慧城市建设的一个不可或缺的部分，在智慧城市建设的“软实力”上下工夫，更好地体现“智慧城市”的价值。例如，近年来，一些档案馆建设的档案信息门户、网上档案馆，正是档案馆参与智慧城市建设的良好开端，也是智慧城市背景下，档案部门创新档案信息资源建设与管理的突出体现。

    （二）档案信息资源的建设要为智慧城市服务

    档案信息资源作为信息资源的一种，具有独特的参考和利用价值。在智慧城市建设的大背景下，档案部门作为社会的一部分，也应积极参与到智慧城市的建设中来，为智慧城市的建设提供宝贵的档案信息资源，为城市的发展出谋划策。就当前的情况来看，档案部门要从以下几个方面有所转变和提高：

    一是档案工作者态度的转变。当前，一些档案馆的档案工作方法和理念落后于智慧城市的建设，导致档案馆在智慧城市建设中出现了缺位的现象，不能将自身的优势发挥出来，没有将自身的专长有效应用于智慧城市的建设中，档案信息资源建设和管理不到位，导致在创建智慧城市的过程中所需要的档案信息缺乏。此外，档案馆也错失了通过档案信息资源开发来展现档案馆自身形象的机会，严重制约了档案信息资源效能的发挥。[4]档案工作人员必须转变不合时宜的传统观念，树立“开放”与“共享”的档案意识，将开发档案信息资源视作档案服务工作的一个重要部分，主动实施档案信息资源的建设与管理工作，将档案信息资源的价值最大限度地激发出来，主动为社会提供服务，以“智慧城市”建设为机遇，提高档案工作的水平。

    二是档案利用者观念的转变。长期以来，档案以及档案工作被蒙上了一层神秘的色彩，在许多人的印象中，档案是保密的、难以公开的，人们对于档案工作的具体方式也鲜有了解，认为档案工作仅仅是收集、整理、归档、抄写、装订等简单的劳动。这些偏颇的看法，使得档案馆及档案工作的社会认知程度很低，社会公众的档案意识也不足，长此以往，不利于档案工作的持续发展。因此，在智慧城市的创建中，档案部门需要引导档案利用主体观念的转变，主动利用档案馆提供的档案信息资源，并将其应用于生产生活当中，引导公众主动提出需求，并根据档案馆的实际状况，对社会公众的需求加以满足，进而鼓励社会公众将档案信息资源运用于智慧城市的创建中，促进智慧城市建设“软件”和“硬件”的均衡发展。

    （三）加强档案信息资源的建设与开发利用

    加强档案信息资源建设的开发与利用是建设智慧城市不可或缺的部分，档案信息资源的开发利用，能够为智慧城市的管理与决策起到更好地咨询与参考作用，从而为智慧城市的可持续发展提供基础性的信息服务。加强档案信息资源的开发与利用，可以从以下几个方面进行。

    一是加快档案信息资源的大数据基地建设。通过数据来反映社会实践及其管理，比建立在数据基础上的文字对社会实践及其结果的反映更加客观。[5]加强信息资源建设的力度、打造档案数据基地，是做好基础工作的第一要务。当前，要加快建设围绕智慧城市的相关信息服务体系，如市民档案信息中心、社会信用档案数据库、社保档案中心、城市规划与安全档案信息中心、城市文化及教育档案数据库等，并将这些事关城市建设与未来发展的信息库、数据库按照统一的标准与规范来建设与维护，使各个板块互联互通，将各个领域的档案信息整体化管理，发挥出一加一大于二的效果。此外，档案信息资源的建设还应考虑档案数据库灾害防范功能，一方面要提高档案信息资源数据库的硬件水平及对不同环境的适应能力，还要落实档案信息资源的异地备份，将档案信息安全考虑周密，尽可能防范因不可抗拒的自然灾害导致的档案信息资源缺失。

    二是强化科技支持和人才引进。档案信息资源的开发建设离不开科技的支持和人才的贡献，当今世界的竞争是科技和人才的竞争，因此，应将科技支撑和人才引进摆在突出的位置。要重视科学技术对于档案信息资源建设的支撑作用，加强科技创新方面的投入力度，紧跟科技发展的潮流，将信息网络技术运用于档案工作中，并结合当前档案工作的实际情况，加强互联网、大数据、云计算的应用，在现代科技的支撑下，创新档案的管理方式，创新档案信息资源的运营和服务方式，构建互联网、大数据、云计算环境下的档案信息服務平台，将海量数据更好地加以整理、分析和利用，打造智慧城市下的“智慧档案”。档案部门还要加强相关人才的引进，积极引进在信息网络技术、计算机技术有所建树的人才，依托高等院校、科研院所等相关机构，共同打造信息化环境下档案人才的培养基地，加大人力资源方面的投入，为引进人才提供良好的工作和科研环境，加强引进人才的后续保障和相关服务，使其能够更好地融入到档案工作的研究与创新中来。

    三是要加强档案信息资源建设领域的资金投入。物质基础是科学研究的保障，缺少了资金投入，科学研究和技术创新便成了空中楼阁，因此，重视档案工作，重视档案信息资源的开发，就必须有相应的资金投入作为支持。当前，智慧城市的建设工作正在如火如荼地展开，档案信息资源建设作为智慧城市创建过程中的基础性工作，要设立相应的资金预算，并且争取社会各方对档案工作的支持。在对档案信息资源建设的投入中，政府部门要发挥好主导作用，积极引入社会资本，拓宽资金渠道。此外，还可以设立社会竞争机制，鼓励有技术条件、资本雄厚的大企业参与“智慧档案”的建设，吸引社会力量的广泛参与。[6]

    四、结语

    智慧城市的建设应该是多方面、均衡发展的，智慧城市背景下的档案信息资源建设也应更具有“智慧”的色彩。当前，我国在智慧城市的创建中应在“硬件”和“软件”上共同发力，通过优化档案信息资源建设，形成智慧城市下信息资源互通共享的模式，提升社会公众的获得感，从而推动智慧城市的不断更新和可持续发展。

    *本文为黑龙江省高校基本科研业务费黑龙江大学专项资金项目“智慧城市背景下档案信息资源规划研究”（项目编号HLJDZ2016-13）阶段性成果。

    注释及参考文献：

    [1]郭骅，苏新宁.智慧城市信息资源规划研究[J].情报理论与实践，2016，39（9）：47-52.

    [2]任越.公共需求视角下我国综合档案馆社会服务问题探究[J].北京档案，2018（1）：14-18.

    [3]吴加琪.智慧城市建设背景下区域档案信息资源共建共享的思考[J].浙江档案，2014（12）：9-11.

    [4]赵浩华，倪丽娟.协同治理视角下的档案公共管理探究[J].北京档案，2018（9）：8-11.

    [5]倪丽娟，陈辉.基于大数据技术的干部档案真实性维护路径探析[J].北京档案，2017（7）：15-18.

    [6]倪丽娟，李洋.智慧城市与档案工作智慧服务探究[J].档案与建设，2017（10）：4-7.

    作者单位：黑龙江大学信息管理学院