新形势下机关档案管理服务模式创新

    彭菁

    摘 要：随着社会经济不断发展、计算机及网络技术广泛普及，档案管理的现代化进程得到了极大的推进，这给档案管理工作带来了全新的思维方式、管理方式和服务方式。本文就长江航运机关档案管理的服务模式创新进行初步探究。

    关键词：新形势；机关档案管理；服务创新

    中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006—7973（2017）08-0059-01

    现阶段，国家全面实施“一带一路”、长江经济带等重大发展战略，对长江航运的建设、管理、服务提出了更高的要求。长江航运档案管理工作作为长江航运事业的有机组成部分，也面临着新的挑战。作为档案管理三大体系中的一环，档案的服务体系创新尤为重要。

    1 长江航运档案管理服务的现状及面临的挑战

    长江航运历史悠久，长航系统馆藏档案资源丰富，但由于传统体制和利用模式的限制，大量珍贵的档案资料仍然被深藏，没有发挥其应有的作用。随着长江经济带地位的显著提升，本系统档案服务对象逐渐面向本行业其他工作人员，面向社会，服务社会，需要为他们提供原始的资料；同时，本系统档案资源建设也需得到社会的支持，收集重要的专题信息，不断充实和丰富库存资源，实现档案“共存共享”。

    此外，系统各单位档案利用方式仍较为传统，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。新形势下，档案的门类不断增多，这将改变机关档案室单一化管理的局面。同时，信息化技术的提升使得更多的人希望机关档案馆（室）能够提供方便、快捷的电子档案。如何最高效地在繁多的档案中提供档案信息满足利用者需求，更好地为全局中心工作、重点工作服务，成为当下面临的一个全新课题。

    2 长江航运档案管理服务模式的创新

    新时代呼唤新思维。在新形势下，要充分发挥机关档案管理的服务功能，综合考虑影响机关档案管理部门服务功能发挥的各种因素，不断创新档案服务机制。

    2.1 转变服务方式

    机关档案管理人员应将被动服务转变为主动服务，加强对档案资源的开发与利用，运用计算机技术对档案中的文字、图象、声音等进行管理和保存，改变传统服务中只能对档案材料进行单一的手工操作的方式，实现档案形式的多样化，满足档案使用者对档案信息的需求，实现档案管理服务的优质化。

    通过档案公共服务平台，建立网络化的档案利用服务体系，推动与业务部门涉及档案公共服务事项的信息互通共享；加强协调，推动长航局系统单位间以及长江航运企业间重要档案资源的互通共享，努力提供档案查询利用一站式服务。

    2.2 创新服务手段

    依托档案管理系统推进网上查询和预约功能的应用，为用户提供方便快捷的服务；以网站为基础，加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：建立目录管理数据库，有计划地上载开放档案目录以及已公开的文件、档案全文信息，为社会公众提供更多的文档信息服务。此外，还可以利用微博、即时通讯等手段，开展档案利用、业务指导、咨询，加强档案部门与社会的交流互动。

    2.3 豐富服务内容

    机关档案管理者不能仅仅对档案进行保管， 还应当充分挖掘和利用档案资源， 将档案中的相关信息转化为档案编研的成果，不断丰富和完善档案管理服务的内容，最大限度地发挥档案资源的社会效益。以长航系统为例，“十二五”期间长航各单位档案部门积极开发档案信息资源，围绕重点工作，形成了编研材料92.47万字，挖掘了档案价值，发挥了存史资政作用，提升了服务品质。各单位档案部门举办“档案开放日”等专题文化活动，打造纪念专辑和文化长廊，编制档案文化产品，多角度、全方位的展现长江黄金水道建设发展取得的成就和长江航运历史文化的独特魅力以及档案人的风貌，为领导决策支持、文明创建活动等中心工作服务，产生了良好的社会效益。

    2.4 拓宽服务领域

    信息化社会中，机关档案馆（室）要加强服务领域的横向联合。现有的机关档案数字化程度低、上网资源少、联网检索性差；许多档案资源没有经过系统化的整合，难以形成资源优势；资源整合遇到体制上条块分割，数据库和计算机技术平台异构等难题。因此要注重进行档案管理库信息资源的整合，实现档案“共存共享”的目的。

    机关档案管理服务模式的创新不可一蹴而就，长航局系统档案部门必须以新的思维、实的行动，紧跟时代步伐，抢抓机遇，以开拓进取的精神，进一步增强服务意识，不断创新服务机制，积极服务长江黄金水道建设，把档案服务工作提高到一个新的水平，为支撑长江经济带发展当好“先行官”。