事业单位人事档案信息化建设策略

    沈旻

    摘 要：随着现代经济的快速发展，社会的高速进步，我们已步入信息时代。人事档案作为事业单位人才发展的重要依据和策略，信息化建设成为必然的发展趋势，它对于人才的开发和合理利用具有重要作用。正因如此，事业单位人事档案的管理及工作应在遵循传统准则之上，跟随现代社会的步伐，创新出新的模式。本文通过分析当前事业单位人事档案信息化建设的现状，找出其问题，并根据事业单位人事档案信息化建设所存在的问题提出简要的解决对策。

    关键词：事业单位；人事档案；信息化建设；策略

    中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006—7973（2017）08-0057-02

    人事档案记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况，真实反应每个人的客观面貌，对个人的每个阶段及人生状态都能有所反应，起着凭证、依据和参考的作用，有利于事业单位对人才的挖掘和利用。因此，人事档案在事业单位中都起着至关重要的作用。为使人事档案发挥其效果和积极作用，可对人事档案进行信息化建设，从而让人事档案工作及管理逐步得到完善，使人事档案体现其应有的社会价值。事业单位人事档案管理顺应时代发展，逐步创新和完善，离不开信息化技术的支撑。事业单位人事档案信息化建设因经济社会的快速发展，将会成为必然的发展趋势，这将有利于人事档案的整理及归纳，有利于提高管理工作的效率，有利于提升人事档案的服务性。

    1 事业单位人事档案信息化建设现状

    人事档案信息化建设起步虽然较早，但事业单位人事档案信息化建设水平依旧落后且停滞不前。对于人事档案信息化建设的要求仅仅停留在通过计算机查询到基本的人事信息，快速检索等。对于人事档案信息化建设的投入虽能保持通过计算机来处理档案的日常查询工作，建立了基本的人事档案信息库，但却没有足够的经费来完善和扩大人事档案信息化建设，不能支持人事档案全过程业务工作自动化的开展，没有实现人事档案工作的现代化管理。目前我国的人事档案管理方式仍以传统模式即手工方式为主，工作效率较低。事业单位人事档案信息化建设只完成了基本的信息功能，如检索功能，基本信息的查询等，对于人事档案的收集、整理、材料制作、人事档案保管的记录、修改与更新、档案的流入转出建立、档案的交接等都没有通过信息化的手段来进行管理，仍以传统的手工方式来进行管理。

    2 事业单位人事档案信息化建设所存在的问题

    2.1 人事档案信息化建设缺乏重视

    人事档案信息化建设在短期内是无法为单位带来经济效益的，需要通过长期的管理及建设，才能有所成效。在人事档案的工作中人事档案的整理及收集都有传统的手工方式，人事档案信息化的运用也就微乎其微。因此，事业单位的领导对于人事档案信息化建设缺乏重视，认为人事档案的管理就只是收集材料，整理资料而已，对其的认识不足导致其重视不够，忽略了对人事档案管理人员在信息化建设方面缺乏培训，导致人事档案工作人员在对人事档案的管理过程中，大多注重传统的方式来进行对人事档案的管理工作（档案材料的收集与整理及档案信息的审核和清理；档案的保存及档案流入流出的维护与整理；档案的审批、查阅及利用），而忽略了运用信息化技术的手段来实行。随着事业单位对人事制度的不断改革，人事档案管理的岗位也随之变化，在完成人事档案管理工作的同时还需要完成其他的工作，因此，导致人事档案管理人员自身也没有重视档案信息化的培训，对人事档案信息化建设缺乏认识及重视。

    2.2 人事档案信息化建设缺少规划

    事业单位人事档案信息化建设缺乏统一的标准和科学合理的规划，导致人事档案信息化建设的步伐跟不上人事档案工作和管理的实际需求。具体体现在：一是对人事档案信息化体系具体构建缺乏考察和研究；二是对事业单位人事档案信息化建设的方案没有根据实际需求来进行合理且科学地设定；三是对事业单位人事档案信息化建设的基本因素及要素缺乏考虑；四是对事业单位人事档案信息化建设的测评标准缺乏评估指标及标准。对人事档案信息化建设缺少规划，会使人事档案信息化建设的过程中出现诸多问题，而在处理问题时如若不去深入了解问题的根源则会导致信息化建设的难度增大，且实际成效会大大降低，导致事业单位人事档案信息化建设停滞不前。

    2.3 人事档案信息化建设缺少投入

    人事档案信息化建设缺少投入主要表现在三个方面，一是管理，二是經费，三是硬件和软件设施。事业单位在对人事档案信息化建设过程中，建设目标不够明确，对建设过程缺乏规划，对建设影响的因素缺乏考察，人事档案信息化建设只是流于形式，而缺乏实际的建设行动。

    人事档案信息化建设虽有经费支撑，但因经费的有限性及资金投入不连贯性，导致人事档案信息化建设的硬件和软件设备不完善，档案管理员因缺乏专业培训而技术落后。

    硬件和软件设施的不完善，从硬件设备来说，事业单位对于人事档案的管理仅局限于几台电脑，电脑配置较低，而使用的应用软件不能实现数据共享，智能化单一且操作不便利等，对于人事档案的信息化建设只能实现简单的管理和工作，如人员基本信息的录入，名册的录入，档案目录的管理及台账登记的管理等。从人事档案软件方面来说，大部分对人事档案的管理采用的是人事档案管理系统软件，这个软件的开发和设计较为简单且结构单一，数据的整理还需要人工录入，只能满足于档案基本信息的录入，查询，信息数据的检索等，软件开发系统不够完善。事业单位人事档案的信息化建设因缺少多方面的投入，导致信息化建设水平较为落后。

    3 解决事业单位人事档案信息化建设问题的对策

    3.1 加大重视力度提升人事档案信息化建设水平

    加大重视力度提升人事档案信息化建设水平，需从单位领导人开始，领导人应摒弃传统的思想观念，重视人事档案本身的价值，了解信息化管理的重要性，加强对人事档案信息化的建设。人事档案信息化建设是一项巨大且复杂的工程，需要经过长时间的建设来完成。首先，可通过人员培养来进行，对人事档案管理人员进行专业的培训，了解人事档案信息化的基本知识及技能，提高人事档案信息化的操作水平，为人事档案信息化建设提供专业人才。其次，是对人事档案部门负责人进行有效的培训，提升管理者的综合素质及能力水平（信息管理技术，计算机技术等 ）为人事档案信息化提供交流，学习的平台。最后，可对外招聘专业的技术人才及信息化管理人才，提高事业单位人事档案信息化的建设和维护水平。

    3.2 加强人事档案信息化建设的管理

    加强对人事档案信息化建设的管理，才能对人事档案信息化的建设做好统一规划。信息化的建设是一项繁杂且系统的工程，需要由单位领导确定目标，通过实际需求及综合因素的考察，人员的配置，资金的投入等来对人事档案信息化建设制定合理科学的规划。通过对人事档案的管理人员在素质方面及管理水平上进行有效的培训，来提升管理人员的综合素质及管理能力。在人事档案信息化建设的管理上可采用数字化的管理制度，由国家档案局进行统一规范和管理，通过人事档案的实际工作来建立统一的电子档案管理及相关制度，通过有法可依的依据来使各个事业单位对人事档案的管理及工作做到统一化，规范化。为提高人事档案信息化建设，可对人事档案的工作人员进行岗前培训及考核，培训内容即为人事档案信息化的基本知识及基本技能，以此来提高人事档案信息化管理水平。人事档案的部门负责人应遵循人事档案信息化建设的原则，即规范性，系统性，安全性，效益性这四个原则，有利于人事档案信息化建设工作的顺利开展，推动人事档案信息化建设工作。通过信息化的管理，对信息化建设构建整体规划，通过整体的规划，从而有效率地推动人事档案信息化建设。

    3.3 加大对人事档案信息化建设的投入

    加大对人事档案信息化建设的投入，从管理上，资金上，设备技术上都需加大投入力度，因人事档案信息化建设是一项复杂且时间较长的工程。从管理上提高单位领导的重视力度，通过合理制定人事档案信息化规划及目的，有效利用资源及资金来进行建设。加大对人事档案信息化建设资金的投入，保障信息化建设的顺利开发和有效实施。有了资金的支持，可改善人事档案硬件设备及软件设施，在软硬件方面，可根据环境（网络环境，硬件环境）来购置适合的硬件设备，以此来建立档案信息数据库。档案信息数据库的建立必须保证档案信息数据的完整性，档案数据信息的正确性，档案查询数据信息的稳定性，档案数据化的规范性。对于硬件的投入和采购，需满足網络的通讯，安全，管理，档案信息的保存等要求。人事档案信息化建设是一个非常漫长的过程，且在短时期内是看不到建设的经济成效，因此，应将目光放长远，不应以短期的效益来看待人事档案信息化的建设。

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