大力提升业务建设水平推动档案事业高质量发展

    胡荣华

    党的十八以来，天津市档案局牢牢抓住发展的历史机遇期，紧密围绕全市中心工作，大力完善“五位一体”档案馆建设，全面推进“三个体系”建设，各项业务建设取得了长足进步，为服务天津经济社会发展作出了积极贡献。总结起来，主要有如下几方面的经验。

    一、档案基础设施不断完善

    （一）强化档案馆库功能

    天津市档案馆属于独立建筑，符合抗震、防雷、荷载等安全建设要求，档案馆围护结构满足保温、隔热、温湿度控制、防潮、防水、防日光和紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等防护要求。馆舍建筑面积基本满足当前馆藏档案保存需求，并建有独具特色的档案特藏珍品库。对外服务用房包括档案和政府公开信息查阅利用服务大厅、爱国主义教育基地（展厅）和报告厅的设施设备都比较先进，为开展档案查询利用、档案展览展示、档案文化讲座等档案公共服务提供了良好场所。市档案馆设置了中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、缩微技术用房、信息化技术用房等七种技术用房。市武警总队派警长期驻馆，馆库安全得到有力保障。

    （二）提升档案安防设施

    天津市档案馆配置总控系统，建有中心控制室，具有监控巡查、温湿度调控与记录、消防设备启动控制、火灾报警、防盗报警等功能；设置监控系统，监控点位、车辆号码识别系统、人脸识别系统、安全检测系统、门禁系统、火灾感应报警设备、红外报警系统等设施是否完备；配备安防设备，在库房内配备温湿度检测系统主机、七氟丙烷气体灭火系统、消毒灭菌专用设备等；制修订了档案安全管理制度，完善各类应急预案。

    （三）优化档案信息化设施配置

    一是完善网络设施。市档案馆部署了互联网、局域网、政务网三种网络，三网之间实现物理隔离，各网络间的信息交换有严格的管理与技术保障；建成天津档案网、办公自动化系统、档案资源管理系统、民生档案远程服务平台、全市电子文件中心平台、全市档案业务指导平台六大信息系统，采取有效措施确保各系统的物理安全和网络安全。二是配备存储备份设备。三是配备档案信息管理系统。该系统具有目录数据离线接收、纸质档案数字化格式转换、数据挂接、档案鉴定等功能，能够满足市档案馆对各门类档案的“收集、管理、保存、利用”等基本业务功能的需求。四是做好安防和信息化设施设备的管理保障。市档案馆建立了机房管理制度等安防制度，加强日常巡查检查，确保不间断电源设备等各类设备安全、正常运转。

    （四）严抓细管档案安全保密工作

    一是认真贯彻落实《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见》，建立健全档案安全管控体系，制定了《关于档案安全保密工作与重点工作同研究同部署同检查的办法》等30多个安全保密制度。二是贯彻落實全国档案安全工作会议精神，树立总体国家安全观，突出问题导向，大力加强档案安全工作。市档案馆在全馆开展安全管理大检查大排查大整治活动，制定改进措施，全面确保档案领域安全。三是涉密岗位管理规范、严格。市档案馆确定了要害部门部位，明确了涉密岗位和涉密人员，72名涉密人员均签订了保密责任书。四是制定、完善保密安全工作应急预案，强化网站和信息系统安全工作，每年开展档案安全月活动，加强应急演练，及时发现和排除隐患。

    二、档案基础业务建设扎实开展

    （一）扎实做好档案接收工作

    市档案馆以市人民政府令形式发布《天津市档案收集办法》，推动档案收集工作走向科学化、规范化、法制化轨道；印发《天津市档案馆接收档案实施细则》，将144家市属一级机构全部列入接收名册；制定《天津市档案馆进馆档案质量检查办法》，严把进馆档案质量关。近五年来，市档案馆共接收纸质文书档案14.3万卷、专业档案18.7万卷、音像档案60.47万分钟、照片档案1.1万张；主动跟进夏季达沃斯论坛、第13届全运会、第6届东亚运动会等重大活动及天津港“8·12”事故等重大事件并接收相关档案进馆。市档案馆大力推进电子档案接收工作，建成电子文件（档案）移交接收平台，累计在线接收电子文件11万余件；建成电子文件登记备份系统，累计接收备份数据1138GB。

    （二）积极开展档案史料征集工作

    市档案馆组织开展近代天津档案史料、天津侨史资料、人物口述档案等专题征集工作和境外档案征集工作，实施天津方言语音建档工程，建立天津方言语音档案资料库。

    （三）加强档案保管与保护工作

    市档案馆规范全宗管理，按照档案来源将馆藏档案划分为1076个全宗，针对所有全宗均建立了全宗卷；加强档案整理，全部档案档号编制科学、标识清楚、装订规范，在各库房均张贴全宗存放位置索引标识，档案资料排列有序；定期检查档案资料霉变、虫蛀状况，对档案资料保存状况、库房环境开展分析，完成馆藏所有破损国家重点档案抢救工作；完善库房管理，规范人员和档案出入库程序，定期开展库房巡查，确保库房无鼠、无虫、无新霉、无积尘，严防水灾、火灾、失窃事故。

    （四）完善档案检索工具

    一是修订、完善相关指南。按照《档案馆指南编制规范》和《全宗指南编制规范》，根据馆藏实际情况，市档案馆修订《天津市档案馆指南》和《全宗指南》，确保内容全面、系统、准确。二是做好档案编目工作，实行纸质目录与机读目录双套制管理且定期更新，对以案卷管理的档案全部编制了案卷级机读目录，馆藏档案文件级机读目录编制工作基本完成，建立“烈士档案”“归国华侨档案”等13个专题档案目录数据库。三是做好档案著录工作，按照《档案著录规则》设置馆藏档案著录项，著录项目完整、准确，涵盖所有必录项。

    （五）档案数字化工作不断加快

    市档案馆制定《天津市档案数字化工作发展规划（2017—2020年）》《天津市档案馆档案数字化加工场所管理制度》《天津市档案馆档案数字化加工安全保密制度》等制度，完善管理措施，强化日常监管，确保数字化全过程安全、保密；严格进行数字化工作场所安全管理、人员管理、加工流程管理工作和设备管理，对档案数字化加工过程各个环节有措施、有记录、有台账，确保加工过程安全、可追溯。

    三、档案开发利用服务成效显著

    （一）加大档案鉴定开放力度

    一是积极推动涉密档案解密工作。按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，市档案馆对14365余件馆藏涉密档案进行挑选。二是加快档案鉴定工作。市档案馆完善档案开放鉴定机制，成立天津市檔案馆鉴定工作委员会，制定《天津市档案馆历史档案开放控制使用范围》《天津市档案馆现行档案开放控制使用范围》等制度，严格执行馆长审批负责制度。三是做好档案开放工作。市档案馆将每年9月5日设为“档案开放日”，集中向社会开放一批档案，并借助媒体向社会宣传报道，形成品牌效应；加大档案目录开放力度，积极参与全国开放档案网络共享平台建设。

    （二）提升档案服务水平

    市档案馆出台《查阅利用天津市档案馆档案资料的规定》，严格利用登记和审批，控制与开放档案，实现分区利用，专人监阅；优化利用服务环境，配备查阅电脑、眼镜、阅读架等便民设施，开设预约查询、网上查询、电话查询、专家答疑等服务项目；认真做好“8890便民服务专线”服务，对群众来电咨询档案问题全部及时答复。市、区综合档案馆之间开通民生档案信息馆际“一站式”服务，实现“异地查询，跨馆出证”。市档案馆在全国率先与市高级人民法院开展婚姻家庭类和诉讼类案件目录数据共享利用服务。市档案馆接待档案查询，为历史文化研究著述提供权威参考资料，为广大群众落实政策、解决待遇、化解矛盾纠纷提供了有效凭证。

    （三）稳固档案编研工作成果

    市档案馆充分发挥自身作为近代天津历史研究中心的作用，编研出版《天津海关档案》《中南银行档案史料选编》等11部汇编成果，与有关单位联合编研出版《清代长芦盐务档案史料选编》《宁波帮在天津史料》等5部汇编成果，制作发布《天津抗战群英谱》《丝路津商》等专题片。其中，《夜光——天津抗日杀奸团纪实》获得中国电视艺术家协会、国家档案局联合颁发的抗日战争全记录主题活动短片二等奖，《曙光》荣获天津市电视纪录片长片类二等奖，由市档案馆参编的《张伯苓全集》（10卷）荣获中国高等教育学会校史研究分会第五届优秀研究成果一等奖。

    （四）积极举办档案展览

    市档案馆改造固定展览“天津城市记忆展”，提升展览效果，增强互动性；紧密围绕党委和政府中心工作与人民群众文化需求，主办各类主题展览9个，社会反响热烈。其中，围绕服务全面从严治党，市档案馆举办“红星照耀中国”“家风耀中华”“信仰的力量”等展览，为全市党员教育特别是“两学一做”学习教育搭建特色平台，参观总人数超过70万人；围绕纪念抗战胜利70周年、建军90周年等重要节庆纪念活动，举办“见证抗战”“永远的红军”“钢铁长城强军梦”等主题展览，展现军魂军威；举办“知青史料资料图片展”“黄家花园图片展”“市民纪实摄影展”等特色展览，展现天津之美，激发市民爱家爱国情怀。

    （五）不断深化档案宣传工作

    市档案馆积极与媒体合作宣传档案工作，近五年各类媒体报道档案工作160次，进一步提升了档案工作的社会影响力；充分发挥档案资源优势，为中央电视台纪录片《五大道》《法制讲堂》等热播节目提供权威性档案史料并参与节目录制；与天津电视台合作拍摄《地界儿·三岔河口》等多部电视片；与《天津日报》《今晚报》《城市快报》等合作开设“老照片”“老天津大案”“老档案”等文化栏目。市、区档案馆联动，多次走进广播电台、电视台直播间。市档案馆充分发挥档案刊物、网站的宣传阵地作用，并积极利用新媒体开展档案宣传工作，天津档案网在全国省级档案网站综合测评中连续两次荣获第1名。

    作者单位：天津市档案局