高校数字档案信息服务的问题与对策

    韩伟 安小米 卢红梅

    摘要：本文通过走访和调研，总结出当前高校数字档案信息服务的现状，分析出服务工作开展中存在的主要问题，并针对问题提出了改进对策，对拓展多渠道服务方式和提高服务工作高效率具有积极意义。

    关键词：高校数字档案信息服务问题与对策

    Abstract：Through field studies and investiga？ tions， the current status of digital archives informa？ tion services in colleges and universities is summa？ rized， the problems existing in the development of service work are analyzed， and countermeasures for improving and perfecting problems are pro？ posed. The study has wide implications for improv？ ing the development of digital archives information services in colleges and universities，the extension of a multi-channel way of service and its efficiency.

    Keywords： Digital archives in colleges and uni？ versities；information services；Problems and coun？ termeasures

    随着互联网的普及和信息技术水平的提升，高校档案信息服务的数字化水平也不断提升。[1]数字档案信息服务的快速发展，不仅有利于实现档案信息的跨时空传递，实现档案信息的交互式共享，[2]更有利于满足高校档案用户不断提出的个性化信息需求。提升档案信息服务水平，扩展高校档案服务的使用范围，能为包括师生员工和社会公众在内的使用群体带来更多便利。

    当前高校数字档案信息存在的主要问题有：利用率不高；传统手工服务模式不能适应数字环境下的服务需求；不能满足用户多样化、高层次的档案信息需求。[3]本文在对高校档案馆进行重点调研的基础上，总结了高校数字档案信息服务的现状，系统分析了现存问题，并从影响数字档案信息服务工作的四个方面——“主体”“资源”“对象”和“方式”上提出有效解决对策。

    本文在文献研究之外，还借助互联网对高校档案网站进行调研，获取了高校档案信息服务现状；通过实地走访高校档案部门，与档案工作人员交流，掌握了档案部门的实际建设情况和数字档案信息服务的真实现状。利用比较分析法，得出高校间档案信息服务的差异，并在此基础上提出了改进高校数字档案信息服务水平的对策。

    一、高校数字档案信息服务现状调查及问题分析

    为了对当前高校数字档案信息服务现状有较为客观和全面的了解，笔者对高校数字档案信息服务的现存问题进行了诊断。笔者选取了50所“985”“211”和省属重点高校进行网络调研，数字档案信息服务主要通过档案网站进行，以用户身份登录网站进行档案利用，切身体验档案服务的真实情况；选取有代表性的20所“985”“211”和省属重点高校档案部门进行实地走访调研，实地参观高校档案馆，与档案工作人员进行面对面的交流。通过调研，筆者对高校数字档案信息服务情况有了较全面的了解：近些年在上级档案行政部门和学校领导的大力支持下，多数高校档案服务工作已进入了快车道，尤其是在数字档案信息服务方面，基本上实现了网络平台的全覆盖；尽管如此，在数字信息社会服务的大环境下，高校数字档案信息服务仍然存在许多不足，归纳起来有以下四点：

    （一）馆藏资源缺乏竞争优势

    目前高校数字档案馆藏资源类别传统单一、缺乏竞争优势，缺少介绍高校学科发展竞争优势的特色档案资源。例如，大部分高校档案馆馆藏局限于其教学、科研和行政的事务活动档案，缺少精品课程建设、开放课程建设、教学标兵等重要教学管理和评奖活动产生的档案，缺少“长江学者”“千人计划”这类反映学校学科发展竞争优势的档案。由此影响到高校档案部门信息服务对高校提升其竞争力的支持，也影响到档案部门的定位和发展。

    （二）公共服务意识薄弱

    高校档案部门的服务理念仍然保持着学校内部机构的特点，服务重点仍为校内师生和行政管理部门，对外服务的意识比较薄弱，不具备社会转型期倡导的现代公共服务思想。例如，档案馆在面对校外公众查档时，办理手续往往较校内师生更繁杂，不仅需要身份证，还要有介绍信等，缺乏以人为本、服务公众的理念。高校档案馆是教学、科研和历史资料的重要基地，它承载了重要的社会记忆，如果不增强公共服务意识，高校档案馆就会逐渐丧失作为科学文化服务机构的社会功能。

    （三）机构队伍建设不足

    高校档案部门长期以来一直满足于稳定舒适的工作环境，缺乏与其他部门合作创新的意识，表现出被动服务特征。“馆际合作、信息共享”这种信息化背景下的常态工作模式，并未被高校档案部门所重视。另外，档案部门档案专业人才缺乏、人员结构不合理、信息化专业素质普遍较低，在调研的这些高校档案馆中，档案专业人员仅18%，计算机专业人员仅占15%，有43%的档案馆没有档案专业人员，专业人才缺乏严重制约了数字环境下的档案信息服务能力。

    （四）服务内容传统单一

    通过对高校档案部门网站的调查，揭示出当前提供的档案资源服务形式单一、方式传统等问题，例如在笔者调查中，“本馆简介”“信息发布”“资料下载”“政策法规”“业务指导”等是85%的高校档案馆网站的主要内容，38%的档案馆网站有“网上展厅”“档案信息检索”“查档预约”等简单功能，对于远程获取档案信息等高级功能，只有7%的技术力量雄厚的高校档案馆才有提供。另外，68%的高校档案馆缺少创新性服务，先进媒体技术的成熟应用仅占15%，难以满足用户对数字档案信息方便、快捷、异地获取的需求。

    二、改进高校数字档案信息服务的对策

    档案信息服务是一个以档案信息用户需求为导向、以档案信息资源为保证、以档案服务组织为主导、以档案服务方式为路径的活动过程。[4]服务资源是各种形式和载体的馆藏档案，是服务工作的供给客体，没有服务资源，服务活动就无法进行。服务对象是服务资源的需求方，也是档案信息资源有利用需求的所有真实和潜在用户。服务主体是服务资源的供给方及组织者，也是档案活动的主导者，即档案机构和人员，它通过调用服务资源、选取合适服务方法去满足服务对象的需求。服务方式是服务活动整体实现的路径和手段，档案的服务方式要以用户的需求为动机，以快速利用为目标，以提高利用率为选择利用方式的依据。根据以上问题表现，从四个方面提出具体对策。

    （一）服务资源应学科化与精品化相结合，提供特色性服务

    在当前高等教育快速发展的大环境下，高校要想在激烈的竞争中站稳脚跟、蓬勃发展，为国家培养出更多优秀的人才，没有高质量的学科是不行的。当前学科建设已经成为高校快速发展的根本任务，优势学科的数量和质量，已成为衡量高校办学水平的重要标志。

    高校档案部门作为档案信息资源的服务中心，应该在学科建设中发挥好服务、保障作用，要使档案信息资源成为教学、科研和学科建设的重要支撑力量。为了应对高校学科建设发展的新形势，档案部门要优化学科档案资源的收集、归档、利用和服务的各项功能，把学科档案资源体系建设作为高校档案馆的资源和服务建设创新点。随着信息技术的快速发展和广泛应用，学科建设档案资源中数字信息的比例逐渐增加，同时数字信息的来源也呈现多元化，例如：电子出版物、数字声像资料、各种教学和科研系统中的数据等等，档案类型结构正在悄然发生变化。[5]高校档案馆要加强数字资源建设的力度，建立健全学科档案数据库，加快数字学科档案信息资源体系的形成。

    档案部门要深入了解高校学科建设的内容、目标和进展，在此基础上要对原始馆藏学科档案资料进行二次编研和整理，成为再生档案资源，将同一类型的档案信息整理编研成专题汇编或专题综述，将它推荐给教学和科研人员，这将大大节省他们的精力和时间。另外，还可以在再生档案资源的基础上，结合学科建设过程中的教学和科研成果，编制具有指导意义的学科建设指南类资料提供给学科建设部门，进行再次开发利用。通过这种跟踪式服务来打造学科档案资源的精品，增强高校学科建设的动力，是高校档案工作发展的特色。

    （二）服务对象应专业化与社会化相结合，提供多样化服务

    高校档案部门为师生员工和学校发展提供档案信息服务是职能所在。[6]基于高校档案的知识性和专业性，以及公众对信息需求的迫切性和广泛性，高校数字档案信息服务应面向专业化与社会化相结合的方向发展。在充分满足校内专业学科建设发展需求的基础上，应该考虑校外服务对象的社会需求。校外服务对象主要包括校友和社会公众。

    校友分为毕业生和离职人员两类，用人单位在核实员工身份的真实性时，一般要求毕业生提供招生录取的学籍档案信息，另外，毕业生也会有和在校生同样的关于需要母校档案部门提供成绩、学历等档案证明材料的需求；离职校友由于种种原因，需要查阅以前在校期间的人事、组织、教学、科研甚至是房屋、医疗等档案信息。校友的档案信息需求具有可靠性和真实性的特征。

    随着互联网的普及，社会公众信息获取的方式越来越简单，社会公众对高校档案信息利用需求量越来越大，其中一些是为了进行科学研究，需要科学和技术数据，另外一些则是为了研究教育和学科发展，查找历史资料。这类利用者的信息需求呈现多样性和复杂性的特征。

    （三）服务主体应一体化与专业化相结合，提供一站式服务

    高校数字档案信息服务的主体是档案部门和部门里的工作者，两者同属于服务主体的范畴。高校档案馆（室）是收集、保管和利用档案的专门机构，是学校管理中不可或缺的一部分。[7]高校博物馆分为校史博物馆和专门博物馆，校史博物馆负责学校历史资料的收集保管和宣传教育；专门博物馆根据学校的特色档案资源来进行展览和文化交流。博物馆的功能可以看做是档案馆功能的拓展，是学校特色档案的重要展示平台。高校档案馆和博物馆实行一体化管理，突破了馆际资源划分的限制，形成“大档案部门”。一体化管理使高校档案部门成为学校档案保管基地、校史研究基地和爱国主义教育基地。在数字环境下，档案馆和博物馆网站合一，可以实现一站式资源服务和宣传交流。高素质的档案人才队伍是数字环境下档案工作的保证，掌握现代信息技术已成为高校档案工作者的标配。通过专业人才引进和在职专业培训，建立一支专业化的人才队伍，来满足数字环境下的档案信息服务。

    （四）服务方式应多元化和个性化相结合，提供增值性服务

    高校数字档案信息服务方式主要通过档案网站来实现，用户可以登录档案网站远程获取档案信息。高校数字档案信息服务不仅是网络环境下传统信息服务的延伸，而且是数字环境下档案信息服务的创新。在明确高校数字档案信息服务内容和特点的基础上，可以将服务方式分为多元化的基础服务和个性化的扩展服务。基础服务是传统档案服务在档案网站上的拓展，是高校档案部门最基本的信息服务，基础服务方式的多元化，可以充分发挥高校档案馆网站信息服务平台的作用；扩展服务是利用网络优势，深化档案信息的潜在价值，满足用户的个性化需求，是更高层次的服务形式。扩展服务方式是对基础服务方式的补充和发展，两者一起构成了多层次、渐进式数字档案信息服务方式。多元化的基础服务包括服务指南、信息发布、信息检索、在线展览、咨询反馈和教育培训等。个性化的扩展服务方式包括特定需求的专题服务、档案信息主动推送和个人数字档案馆等。丰富的馆藏档案资源，通过多元化和个性化的服务方式，充分展示出它的利用价值。

    *本文为国家社科基金重大项目《国家数字档案资源整合与服务机制研究》（项目编号：13 &ZD; 184）的研究成果之一。

    参考文献：

    [1]邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010：12.

    [2]陈国容，丁立新，喻玲.高校数字档案资源开放与服务利用模式研究[J].兰台世界，2009（6）：28-29.

    [3]王可.基于信息共享的高校数字档案管理模式研究[J].兰台世界，2017（6）：49-51.

    [4]王兴娅.基于要素分析的高校数字信息服務模式研究[D].南京大学，2013：10.

    [5]刘书荣.重点学科建设与档案服务创新[J].赤峰学院学报，2008，（10）：161-162.

    [6]程熙.高校数字档案信息资源服务模式发展研究[J].工作指导，2017，（8）：103-104.

    [7]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010：6.