北京市档案馆文书电子档案接收的问题与对策

    黄文静

    摘要：随着电子政务越来越成熟，电子档案逐步积累，其中具有永久保存价值的电子档案应该按照有关规定向档案馆移交。本文分析了北京市档案馆文书电子档案移交接收工作中存在的主要问题，提出了解决对策，为进一步开展文书电子档案的移交接收工作提供了经验借鉴。

    关键词：档案馆电子档案移交接收

    随着电子政务越来越成熟，无纸化办公越来越普遍，一些单位开始在工作中形成了电子档案。这些电子档案是单位业务活动的原始记录，是国家重要的数字资源，是社会数字资产不可或缺的重要组成部分，应该妥善保管。其中，对于需要永久保存的电子档案，应该按照有关规定向档案馆移交。北京市档案馆2014年启动了电子档案接收试点工作，2018年在总结试点经验的基础上，启动了文书电子档案的正式接收，在实践过程中逐步探索出一套文书电子档案移交接收的机制、手段，现将其中面临的难点问题和主要对策做以下总结。

    一、北京市档案馆文书电子档案接收的问题

    （一）缺乏经验，尚未形成一套成熟的接收标准和管理机制

    2012年，国家档案局颁布了《电子档案移交与接收办法》，为规范电子文件移交时间、移交要求、移交接收流程等提供了宏观指导性意见。《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018）等标准规范的出台也对文书电子档案元数据著录项目以及四性检测内容等提供了参考。但在具体操作层面上，以什么数据标准接收文书电子档案，如何接收，进馆后如何管理等问题，需要档案馆按照国家标准结合本馆实际制定具体、可操作的标准规范体系。由于文书电子档案接收工作正式开展不久，没有成熟的经验可供借鉴，北京市档案馆只能在实践中不断摸索，逐步积累经验，建立和完善接收标准与管理机制。

    （二）复杂多元的前端系统影响后端电子档案的移交进馆

    目前北京市没有建设统一的政务信息平台。部分单位自建了OA（办公自动化）系统，实现了电子公文的在线审批、流转，并与本单位的档案管理系统对接，实现了电子公文的在线归档。但在实践中发现，这些单位OA系统和档案管理系统的建设标准不统一，形成的电子文件的格式、元数据及原文存储结构各式各样，质量参差不齐。若要将电子档案移交进档案馆进行统一管理，势必要进行前端控制，对移交单位的OA系统和档案管理系统进行改造，如此才能形成符合进馆要求的电子档案元数据及原文。这项工作需要各单位档案部门、办公部门和信息技术部门共同参与，需要较大的投入及工作量，甚至需要对办公业务流程进行改造，导致部分单位的积极性欠缺，为档案馆全面开展电子档案接收進馆工作带来困难。

    （三）电子档案的凭证性价值受到质疑

    国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）”。[1]北京市档案局积极响应国家政策，推行单套制移交进馆。但是，一部分单位对电子档案的凭证性价值存有疑问，仍采用双套制，把电子档案打印出一套纸质版本实现归档，如何认定哪一套是原件还存在分歧。一些单位在OA系统中进行公文流转时，对电子文件实现了数字签名，用于保证电子文件的真实性和完整性，但这些数字签名依赖于OA系统，当电子档案脱离OA系统后无法对其真实性进行验证。如何保证电子档案在异构系统之间流转时的凭证性价值也是一个问题。

    二、北京市档案馆文书电子档案接收的对策

    （一）完善文书电子档案接收和管理标准规范

    为了做好电子档案移交接收及进馆后的管理工作，北京市档案馆制度先行，起草了一系列制度标准，并在实践中不断完善。其中《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》已经印发，《北京市电子档案移交与接收办法》正在起草和完善，《北京市档案馆档案数字资源管理办法》《北京数字档案馆目录数据库规范》《北京数字档案馆电子档案元数据规范》等制度标准也开始起草。这些制度标准相互衔接，针对电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案在档案馆的管理三个环节，对业务流程、数据存储标准等进行了规范。

    （二）指导移交单位开展OA系统和档案管理系统改造

    为使移交单位OA系统、档案管理系统形成的文书电子档案符合进馆要求，北京市档案馆从后端驱动，积极动员和指导移交单位的办公部门、档案部门和信息技术部门，根据市档案馆制定的《北京市档案馆文书类电子档案移交要求》开展OA系统和档案管理系统改造，进行文书电子文件的归档管理工作，实现对办公系统内形成的电子文件的前端控制，为后端电子档案的移交进馆奠定良好基础。

    （三）明确移交内容、移交格式和移交要求

    一份电子档案可以包括正本、定稿、公文处理单等内容，它们被称为电子档案中的组件。北京市档案馆规定移交文书电子档案时需要移交三部分内容：公共元数据、组件元数据和电子档案原文。公共元数据以xlsx格式移交，其中的每一个条目与一份电子档案对应，描述了该份电子档案的档号、全宗号、类别、年度、保管期限、机构（问题）、件号、题名、责任者等28项信息。组件元数据以xlsx格式移交，每一个条目对应一个组件，描述该组件的档号、组件号、组件类型、数据格式、计算机文件大小等5项内容。电子档案原文按照档号结构采用层级文件夹结构移交，其中每个组件文件采用档号和组件号拼接方式命名，正本、定稿、公文处理单组件要求以PDF格式移交。

    （四）形成以北京数字档案馆为依托的电子档案移交接收流程

    北京市档案馆建设了北京数字档案馆（室）系统，可以依托该系统开展电子档案的移交接收工作。由于移交单位的档案管理系统没有与北京数字档案馆（室）系统对接，目前仍采用离线方式移交。离线移交流程包括5个环节：①移交单位在本单位档案管理系统中整理电子档案，导出移交数据，进行自检；②档案馆指导移交单位开展移交准备工作，并对移交数据进行预检；③档案馆将移交数据导入北京数字档案馆系统临时接收库，进行四性检测及人工抽检；④检测无误后，档案馆与移交单位办理移交手续；⑤档案馆将移交数据归档至北京数字档案馆长期保存库。

    （五）通过四性检测工具及人工抽检严把电子档案移交质量关

    为确保电子文件的真实、完整、可用和安全，北京市档案馆按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018），结合本馆实际制定了《北京数字档案馆系统文书电子档案四性检测方案》，并开发了与之配套的四性检查工具，嵌入至北京数字档案馆系统中。将移交数据导入北京数字档案馆系统临时接收库后，可通过四性检测工具对元数据的字段长度、类型、格式、值域、档号的连续性和唯一性、原文的文件格式、元数据与原文的对应关系等82项内容进行自动检测，同时配合人工抽检方式，严格把控移交电子档案的质量。

    （六）通过管理和技术手段确保电子档案的凭证价值

    陶水龙指出电子档案作为档案的一种，具有高于其他证据的证据效力，论证了电子档案的凭证价值。[2]北京市档案馆在接收文书电子档案进馆时，不接收移交单位OA系统对电子档案的数字签名，而是通过法律赋予档案室及档案馆的职责和双方的公信力，以及交接时完整、清晰的交接文据和严谨、全面的检测手段，来保证接收过程中电子文件的凭证价值。如此，电子档案的凭证价值在电子文件生命周期的3个环节分别得到保障：在電子文件前期形成和内部流转阶段，由移交单位通过管理和技术（数字签名）手段保证电子档案的凭证价值；在接收环节，通过交接及检测手续等措施保证电子档案的真实性和完整性；在进馆后，通过数字档案馆系统中的电子档案身份证技术[2]来保证电子档案长期存储时的凭证价值。

    三、北京市档案馆文书电子档案接收的进一步思考

    （一）进一步加强对电子档案移交工作的重视

    电子档案移交接收工作的顺利开展是文档一体化、馆室一体化的重要体现，对于丰富和优化档案馆馆藏，确保档案馆（室）工作的可持续发展有着重要意义。[3]北京市档案局（馆）要进一步加强宣传和培训，深入各档案移交单位实地开展业务指导工作，强化移交单位对电子档案移交工作的重视程度，提高移交单位移交电子档案的积极性和工作能力。

    （二）进一步加强部门协同

    电子档案移交接收是一项复杂的工作，需要档案馆以及移交单位档案部门、办公部门和信息技术部门共同参与。要加强部门协同，由档案馆明确移交要求，开展电子档案接收进馆工作；移交单位办公部门统筹本单位电子档案管理工作；档案部门与档案馆进行对接，开展档案整理、移交工作；信息技术部门按照移交要求进行OA系统和档案管理系统改造，辅助档案部门开展移交数据导出，形成各部门各司其职、协同工作的良好局面。

    （三）进一步加强北京数字档案室系统的推广应用

    目前全市不同单位档案工作发展不平衡的问题仍然存在，这种不均衡既体现在档案设施、设备等硬件方面，也体现在档案基础工作的规范化和现代化程度等软件方面。要加强北京数字档案室系统在全市的推广和应用，让各市属单位能够使用数字档案室系统开展包括电子档案在内的档案数字资源的归档、管理、存储、利用和在线移交，通过统一使用集约化的系统，规范档案基础业务工作，缩小横向差距。

    （四）进一步夯实北京数字档案馆（室）系统支撑能力

    目前只有将移交数据导入北京数字档案馆（室）系统临时接收库后才能进行四性检测；若未通过四性检测需要返回给移交单位进行数据的进一步规范化处理。下一步可以进一步完善北京数字档案馆（室）系统功能，开发出适合移交单位端使用的四性检测工具，将检测手续前置，方便移交工作的开展。

    近年来，各地纷纷启动了电子档案的移交接收工作。据笔者了解，特别是没有建设统一政务信息系统的地方，遇到了经验缺乏、前端信息系统的多元化以及电子档案凭证价值保障等问题。本文针对电子档案移交接收工作中的难点问题，依据北京市的经验总结出了几点对策，希望能够提供参考。

    参考文献：

    [1]国家档案局.国家档案局关于印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知[EB/OL].（2016-04-07） [2018- 10- 17].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

    [2]陶水龙.电子档案凭证价值研究[J].北京档案， 2014（7）：12-15.

    [3]戴旸，李文媛.电子文件规范化移交研究[J].档案学通讯，2013（1）：57-61.

    作者单位：北京市档案馆