《数码照片归档与管理规范》解读与思考
王英玮
为了指导信息化环境下数码照片档案的管理，明确数码照片的归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的管理要求，国家档案局在2014年12月31日发布了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）。该标准于2015年8月1日起开始实施（为叙述方便，以下将该标准简称为“T50”）。T50是由北京市档案局（馆）结合国内外数码照片的管理理论和实践，在大量实践调查和研究的基础上提出的。T50的发布和实施，对有效指导和规范我国数码照片的归档工作和数码照片档案的管理工作，具有非常重要的现实价值和历史意义。本文主要针对T50的内容、特点及相关问题进行一些解读。
一、T50的主要特点
就T50的内容而言，它主要呈现出以下几个主要特点：
第一，鲜明的时代性。T50是为了适应后保管时代照片文件和照片档案管理的客观需要，尤其是数码照片文件和档案不断涌现，管理缺乏必要标准引导的需要，在调查研究和吸纳国内外先进理论和经验的基础上编制完成的。在网络信息时代，传统意义上的照片数量越来越少，而采用数字摄影设备产生的数码照片的数量却越来越多。为此，依据传统的照片档案管理理论和办法管理数码照片，组织数码照片的归档，不仅困难重重，也很难维护数码照片档案的真实性、完整性、可用性和安全性。国家质量监督检验检疫总局2002年12月4日发布，2003年5月1日实施的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）主要规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。因此，在T50发布实施前，我国只有一些地方档案行政管理部门制定的数码照片档案的管理规定和标准要求，缺乏统一的国家层面的标准和规范指导。T50的发布和实施，填补了这一空白点。
第二，示例具体明确。同某些标准文件的内容相比，T50为了方便使用者有效地理解相应条款的内容，避免因理解的不同而产生歧义，采用了较多的示例注释的方式。例如，“5.2.2数码照片文件采用‘保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名格式命名。”的示例为“示例1：2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为‘永久，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.jpg”。
第三，可操作性较强。考虑到标准的工具意义，T50对数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁等各项工作的要求，均提出了具体的、可操作性的要求。这为该标准的有效实施，奠定了良好的基础。
二、T50的主要结构和内容
T50的主要结构包括七章和两个附录（一个规范性附录和一个资料性附录），其中正文包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、归档、整理和著录、存储和保管、利用和鉴定销毁。两个附录分别是：附录A《数码照片档案著录项目及说明》（规范性附录），附录B《数码照片档案目录数据库结构及字段表》（资料性附录）。
T50的主要内容可以从以下几个方面来理解。
1.T50的适用范围
T50明确规定了其适用的工作范围和单位主体对象。T50适用的工作范围是：规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。T50适用的单位主体对象是：机关、团体、企事业单位和其他社会组织。这些单位和组织的数码照片的收集、归档与管理工作，均可参照T50的相关规定执行。
2.规范性引用文件
一部标准的编制，其规范性引用文件的质量，在一定程度上会影响其质量的高低。T50的编制主体充分认识到了选择规范性引用文件的重要性。在T50的编制过程中，共选择了6个国家推荐标准和3个档案行业推荐标准，充分体现了对这些标准制定者的知识产权尊重和法律遵循原则。因为T50是推荐标准，所以还采用了开放性的处置原则，明确提出：“鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。”
考虑到在该标准发布实施后，国家档案行政主管部门又陆续出台了一些相关标准，所以在实施T50的过程中，应充分利用好其开放性原则，注重标准之间的相互协调性和一致性。如：《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等。
3.术语和定義
T50对4个主要术语进行了定义和说明。其中包括：数码照片、数码照片档案、EXIF信息和照片组。
T50对数码照片的术语定义是：“用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”这一术语定义明确了数码照片的获得途径，存储介质，及其呈现、处理和传送方式。数码照片的获取途径如果能够充分考虑到数码照片的形成规律和特点，将“数字成像设备”具体定义为“数字成像系统”（包括硬件设备和软件），可能更有助于体现数码照片的形成特点。数码照片的存储方式除了脱机保存（线下存储）外，还包括线上存储（保存在服务器中）。所以，可以考虑在术语定义中加以细化。传统的照片主要由照片、底片和文字说明三部分组成，而数码照片的种类和构成则更为复杂多样，如“二值图像”、“灰度图像”、“彩色图像”、“立体图像”和“三维图像”等。数码照片的每个图像的像素对应于二维空间中一个特定的“位置”，且有一个或多个与该“位置”相关的采样值组成数值。根据这些采样数目及特性的不同数字照片可以划分为：二值图像——仅可用0到1的亮度值表示每个像素；灰度图像（灰阶图像）——可用0（黑）到255（白）的亮度值表示每个像素，并在0-255之间表示不同的灰度级；彩色图像——每幅彩色图像由三幅不同颜色（红、绿、蓝）的灰度图像组合而成；立体图像——是一物体由不同角度拍摄的一对图像，可以用来计算出图像的深度信息；三维图像——是由一组堆栈的二维图像组成，每一幅图像表示该物体的一个横截面。
对数码照片的定义可以理解为：国家机关、社会组织或个人在社会活动中，直接通过数码成像系统记录的，可在通信网络上传送的各种数字形式的静态图像文件，其中包括二值图像文件、灰度图像文件、彩色图像文件、立体图像文件、三维图像文件等。从其形成的领域来说，数码照片应包括两种类型，即记录和反映公务活动的数码照片，以及记录和反映私人活动的数码照片。
T50对数码照片档案的术语定义是：“机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社會具有保存价值并归档保存的数码照片。”该术语定义，就目前而言，还存在一些值得推敲之处。第一，对数码照片档案的本质揭示不够充分。该定义中采用“数码照片”作为“数码照片档案”的属概念，明显忽视了两者的区别。从学术意义上说，档案的本质是人类活动的原始记录，是一个整体性的概念，是由一系列相关的文件按照其形成规律和特点组成的有机体。文件和档案之间的区别就在于前者是个体概念，后者是整体概念。按照一定规律和特点组成的文件体系，才能成为科学意义上的档案。两者之间的价值区别虽然也很重要，但不是本质性的。在机关、团体、企事业单位和其他组织所从事的公务活动中，除了“对国家和社会具有保存价值”的数码照片外，还有大量的仅具有单位意义、局部意义的数码照片，也属于需要归档文件的范围。归档保存仅仅是文件作为档案保存过程中应当履行的一种职责而已，不能简单地认为归档了就是档案。倘若归档的数码照片没有经过系统分类和整理，并建立必要的实体或逻辑关联，那就不是科学意义上的档案。为此，T50的“数码照片档案”的术语定义，建议修订为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存或查考利用价值的数码照片的集合”。
T50对“EXIF信息”的术语定义是：“数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。”为了便于对该术语定义的理解，T50对其作了一个注释：“主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。”
EXIF是英文Exchangeable Image File Informa？ tion的缩写，翻译成中文的含义是：可交换图像文件格式，官方简称EXIF。EXIF是专门为数码相机的照片设定的，可以记录数码照片的属性信息和拍摄数据。1996年，日本电子工业发展协会制定了EXIF最初版本1.0；1998年，版本升级到2.1，可支持音频文件；2002年3月，版本升级到2.2版。EXIF可附加在JPEG、TIFF、RIFF等文件中，为其增加有关数码相机拍摄信息的内容和索引图或图像处理软件的版本信息。有些操作系统，如Windows 7具备对EXIF的原生支持功能，通过鼠标右键点击图片打开菜单，点击属性并切换到详细信息标签下即可直接查看EXIF信息。EXIF信息是可以被任意编辑的，因此只有参考的功能。
T50对照片组的术语定义是：“有密切联系的若干张数码照片的集合。”该定义的术语注释为：“如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。”从一定意义上说，“照片组”术语定义，弥补了T50对“数码照片档案”术语定义的不足。
4.数码照片的归档
T50对数码照片的归档范围、保管期限、归档时间、归档要求等，提出了明确的规范要求。机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成的数码照片的归档范围主要包括四种类型，即“记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片”“记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片”“记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片”“其他具有保存价值的数码照片”。其中记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片包括：①本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；②本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；③领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片；④本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片；⑤本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
目前，T50的数码照片的归档范围还比较原则化，具体使用时还需要结合本单位的实际情况予以细化，或根据该标准制定具体的实施细则。例如，有的立档单位就在归档范围中补充了“本单位生产的名、特、优、新产品和老字号门店特色的数码照片”“本单位获得的各种省市级荣誉实物（奖状、奖杯、锦旗、证书）的数码照片”“城市建设改造前后的数码照片”等。
T50推荐的数码照片档案的保管期限是：“数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。”确定数码照片档案的保管期限，不能单纯地考虑数码照片或照片组的保存价值，还应充分考虑到与相关职能、活动、事件、项目所形成的其他档案价值判断的统一性，注意从整体上预测和估量数码照片档案的保存价值，确定合理的保管期限。
T50推荐的数码照片的归档时间是：“数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。”考虑到数码照片的易被修改性，各单位应提倡与其他电子文件相一致的实时归档或在线归档方式。
T50推荐的数码照片的归档要求包括六项：
第一，真实性要求。T50要求归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。
第二，典型性和清晰性要求。T50要求对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
第三，格式规范要求。T50要求归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。
第四，完整性要求。T50要求归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。
第五，归档方式要求。数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
第六，“四性”保障要求。归档时，应参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）对数码照片进行真实性、可靠性、完整性和可用性等方面的鉴定、检测。目前，各单位可依据《电子文件归档与電子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。
5.数码照片档案的整理和著录
T50对数码照片档案的分类、排列、命名、著录等提出了推荐性要求。
T50推荐的数码照片分类方法是：同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。数码照片的排列方法是：同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。考虑到“保管期限”是一种非客观的且主观性很强的分类标准，建议各单位在对数码照片档案进行分类时，应把“年度”“主题”“活动类型”等客观性的分类标准，作为数码照片档案的分类标准使用。
T50推荐的数码照片档案的命名规则包括两项，一是在整理过程中，应对数码照片文件进行重命名；二是数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。其中，保管期限代码分别用“YJ”、“30”、“10”代表“永久”、“30年”、“10年”；年度为4位阿拉伯数字；照片组号为4位阿拉伯数字，一个年度内的照片组从“0001”开始顺序编号；张号为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。为了便于操作，T50还增加了一个示例。详见表一。
T50为数码照片档案的著录提供了两个附录。其中附录A《数码照片档案著录项目及说明》为规范性附录，明确了数码照片档案著录项目及其具体含义。该附录规定了数码照片档案著录的必要项目包括：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态，并说明这13个著录项目是数码照片档案著录选择的最低要求。实际著录时，各单位可根据具体情况，参照《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）执行。各必要著录项目的含义是：⑴全宗号：一般是指档案馆在首次接收立档单位档案时，在全宗名册上赋予立档单位全宗的顺序代号。立档单位在没有向档案馆移交档案时，也可以通过协商的方法，让档案馆分配一个全宗号。企业（公司）的档案全宗号，可以用企业的英文缩写形式表示。⑵保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久和定期（如30年、10年）。⑶年度：指数码照片的形成年度，采用4位阿拉伯数字。⑷部门：指负责数码照片归档的实际部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。⑸照片组号：为4位阿拉伯数字，一年内的组从“0001”开始顺序编号；⑹张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号；⑺参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。⑻摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。⑼时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。⑽组题名：本组照片所共同反映的主要内容；⑾文字说明：本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素。⑿文件格式：本张照片的计算机文件类型，包括JPEG、TIFF或RAW。⒀开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“Y”，不开放为“N”。
T50的附录B《数码照片档案目录数据库结构及字段表》为资料性附录，各立档单位在进行数码照片档案著录时可参考使用。详见表二。
6.数码照片档案的存储和保管
T50对数码照片档案的存储要求包括存储结构、存储载体等两个方面的内容。
数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。
T50对数码照片档案的存储载体的选择和管理提出了以下三点推荐性要求：
第一，数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，推荐采用硬磁盘、磁带和一次性写入光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。
第二，数码照片档案应存储为一式三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
第三，存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。
T50对数码照片档案的保管，提出了五点推荐性要求。其中包括：
第一，在线存储的数码照片档案的保管条件应符合《计算机场地通用规范》（GB/T 2887-2011）的要求。
第二，离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管条件应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/ T 15-1995）的要求。
第三，离线存储在光盘上的数码照片档案的保管条件应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）的要求。
第四，对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
第五，对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
在数码照片档案的管理实践中，遵循这些保管要求，将在很大程度上有效保证数码照片档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数码照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合的保管要求有：离线脱机存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；离线脱机单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；离线脱机存储载体存放时应远离强光源、强热源，并与有害气体隔离；离线脱机存储载体环境温湿度应符合国家相关规定要求（相对湿度35%-45%，温度17℃-20℃）。
7.数码照片档案的利用和鉴定销毁
T50对数码照片档案的利用只作了原则性的要求，即“数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保数码照片档案的信息安全。”在实际工作中，各单位应根据本单位的职能工作需要，注意做好数码照片档案信息的开发利用工作。其中包括：利用数码照片档案开展网上展览；利用数码照片档案配合重大活动、重要会议的宣传；利用数码照片档案进行工程建设的日常宣传、总结汇报、竣工验收活动；利用数码照片档案，在各种网络信息平台上，积极开展爱国主义教育活动；利用数码照片档案进行企业的产品推广、技术推广；利用数码照片档案进行法制宣传；利用数码照片档案信息，制作宣传片、纪录片，进行文化强国的宣传，为增强我国的文化软实力做出贡献；利用数码照片档案信息进行先进人物、先进事迹、先进科技产品的宣传活动，努力传播社会的正能量等。
T50对数码照片档案的鉴定销毁也提出了原则性的要求，即“依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。”2018年1月11日，国家档案局在网站上发布了行政规范性文件《电子档案管理系统基本功能规定》，其中第七章“档案鉴定与处置”的相关规定，可以作为数码照片档案鉴定和处置的行动依据。该文件对电子档案管理系统的鉴定与处置功能要求是：“系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。”“系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。”“系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。”“系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。”这些规定，对T50的适用起到了重要的支持作用，尤其是为在线存储的数码照片档案的有效鉴定和处置，指明了基本的方向和做法。
参考文献：
[1]国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会. GB/T 1.1—2009标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写，北京：中国标准出版社，2009.
[2]国家质量监督检验检疫总局. GB/T11821-2002照片档案管理规范，北京：国家质量监督检验检疫总局，2002.
[3]国家档案局. DA/T 50—2014数码照片归档與管理规范，北京，国家档案局，2014.
[4]国家档案局. DA/T 54—2014照片类电子档案元数据方案，北京：国家档案局，2014.
