e-Sciencee背景下重大科技项目档案收集归档研究

    李盛楠 王芳

    

    摘要：在e-Science背景下，重大科技项目档案收集归档对于以数据分析为核心的科学研究范式具有重要意义。本文运用案例研究方法，对中国科学院6个战略性先导科技专项进行研究，分析了重大科技项目档案收集归档存在的问题，并从建立档案收集工作网络与责任体系、落实“四同步”制度、明确档案的归属与流向、编制研究过程文件归档范围等四个方面提出了建议。

    关键词：档案收集工作网络档案归属与流向研究过程文件归档范围案例研究

    Abstract： Under the background of e-Science， archives collection and filing of major science and technology projects is of great significance to the scientific research paradigm centered on data analy？ sis. This paper uses case study method to re？ search six strategic pilot technology projects of the Chinese Academy of Sciences. We analyzes the problems existing in archives collection and filing of major scientific and technological projects， and puts forward some suggestions from four aspects， including the construction of archives collection work network and responsibility system， the imple？ mentation of the "four synchronization" system， the ascription and direction of the archives， and the compilation of the file filing scope of the research process.

    Keywords： archives collection work network； ascription and direction of the archives； research process documents； filing scope； case study

    一、引言

    黨中央高度重视我国科技发展，十九大报告从战略高度强调创新是引领发展的第一动力，要扩展实施国家重大科技项目，建立技术创新体系。[1]重大科技项目是体现国家战略目标，致力于突破前沿基础科学和战略高技术问题，为我国开辟产业发展新方向、保障国家安全提供强大支撑的科学技术研究。[2]项目投资规模大，实施周期长，具有多学科、多目标、多主体、多地域特点。

    重大科技项目产生的文件材料包括科研管理文件、研究过程文件（设计文件、技术配方、工艺参数、实验数据、测试记录）[3]和科技成果文件、仪器设备文件等。随着大数据、“科研信息化”（e-Science）的发展，以“数据密集型科学”的科学研究第四范式兴起，科学发现越来越依赖于对数据的收集和分析处理[4]，而实验数据、关键技术等研究过程文件的收集归档对于以数据为核心的科研活动愈发重要，因此做好重大科技项目档案收集归档工作显得格外迫切。

    二、文献回顾

    （一）科技档案收集归档难的原因分析

    国内研究者们主要从四方面探讨科技档案收集归档难的原因。一是归档意识方面，顾林国等人认为领导档案意识不强是导致科技档案收集归档难的主要原因。[5]二是法规制度方面，徐拥军等提出由于科技档案工作内外环境的变化，原有的科技档案管理法规制度不能满足现行的科技档案形势。[6]三是标准规范方面，毕建新提出科研档案中原始记录收集一直未能得到有效解决的原因，在于科技档案标准规范中未提出原始记录的归档要求。[7]四是人才队伍方面，研究者们提出档案人员不懂科技业务，[8-9]不能很好地对档案完整性进行审核。

    （二）科技档案收集归档策略

    为了提高科技档案归档率，研究者们从法律制度、纳入机制、归档质量控制等方面进行探讨。加小双等指出在顶层法律层面缺乏科技档案管理制度的设计。[10]此外多位研究者们对纳入机制进行了研究，认为纳入机制的落实是确保档案完整的有力保障。张斌等指出纳入机制包括“三纳入”“四参加”“四同步”制度[11-13]，在执行落实纳入机制的基础上，研究者们提出归档质量控制概念[14-15]，让档案人员提前介入，掌握一手资料，切实做好归档质量的审核。

    上述文献对科技档案收集归档难的原因、对策进行了较全面的探索，但重大科技项目是新兴科学研究活动模式下的产物，给档案工作带来了新情况、新问题，需要探索新做法。此外，大部分对策具有宏观性，缺乏可操作性。因此，本文采用案例实证研究方法，聚焦于对问题的发现与深度追问，提出可操作性对策，一方面推动档案收集归档工作规范有序开展，另一方面对档案管理研究提供理论支持。

    三、研究设计

    为保证研究结果的科学性，笔者以6个中国科学院战略性先导科技专项（以下简称“先导专项”）作为研究对象，其中3个为前瞻战略科技研究方向、3个为基础研究方向，研究领域涉及能源科学、生态环境等。先导专项是经国务院批准由中国科学院（以下简称“中科院”）组织院内外优势力量共同实施的重大科技任务。[16]

    本研究对案例的调研工作时间为2017年4月至11月，共持续7个月。数据收集方式主要有文献调研、深度访谈、实地观察。数据收集内容主要包括先导专项的文档材料，如政策性文件、先导专项档案文件；对6个先导专项的13位科研人员、7位档案人员进行深度访谈的数据；实地考察科学装置、实验过程的数据，并采用开放式编码数据分析方法通过阅读、提取、分析，进而对数据进行对比与分类，归纳提炼出主要问题类别。

    四、存在问题

    近年来，国家高度重视重大科技项目档案收集归档工作，科技部研究制定了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》[17]，明确规定了归档质量与范围、过程管理与保存、档案验收等内容。虽印发了规章制度，但实验数据、关键件归档不齐全现状依然普遍存在，通过编码分析发现问题主要为：

    （一）缺少档案收集的工作网络与责任体系

    重大科技项目研究目标宏大、任务层级多，往往需要多部门协调、多单位合作，因而档案收集主体多，涉及人員包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参与人员、档案管理人员、兼职档案人员，因此重大科技项目档案收集工作需要各单位、各部门人员职责明确、相互配合。但笔者调研发现，目前整个收集工作流程缺少沟通和审核机制，人员职责不明确。一是项目（课题）参与人员未按照归档范围进行预立卷工作，只是随意将文件材料进行收集，待项目结束后交给兼职档案人员；二是兼职档案人员接收到材料后，整理后直接向档案管理人员移交，这样一来兼职档案人员既没有对归档材料进行质量审核，也没有和档案管理人员进行清点、签字等交接手续；三是项目（课题）负责人在档案移交至综合档案室前，并未对所承担任务形成档案的完整性、真实性进行检查；四是档案管理人员逐一审核发现问题时，找不到工作对接人，处于“无人回应”的状态。

    （二）档案收集归档来与项目同步进行

    目前，档案收集归档工作大多是在项目（课题）验收阶段布置，导致很多重要的研究过程文件收集困难。由此可见，档案收集归档工作严重后滞化，处于科学研究工作链的末端，并且在项目（课题）立项、年度工作汇报、中期检查等关键节点未开展档案监督检查工作。科研人员为了验收而“验收”，无法确保档案的完整、准确、系统性。

    （三）缺少对档案归属与流向的制度保证

    结合重大科技项目档案收集工作实际，笔者发现制约档案收集归档关键原因是档案归属与流向规定模糊。第一，重大科技项目涉及的研究单位众多，包括研究机构、高校、企业。这些研究单位在档案行政管理上不存在隶属关系，无法根据档案部门管理体制来要求档案的归属与流向。第二，档案的归属流向问题并无明确、具体的规定，导致重大科技项目档案报送、接收、保管工作没有相应的制度依据来约束。

    （四）缺乏研究过程文件归档范围

    实验数据、观测数据等研究过程文件不仅是科学发现的基础，也是科学研究全过程的反映。面对以PB级别增长的研究过程文件，如何保存高价值、高质量的科学数据，明确研究过程文件归档范围至关重要。目前重大科技项目任务承担单位参照执行的是普适文件归档范围，并没有根据不同的研究特点判断形成文件是否具有保存价值。例如野外科考、地质勘测，它们的原始记录及科考照片、音视频具有极高保存和利用价值，但能够完整保存下来的少之甚少。

    五、对策建议

    （一）建立“自上而下、协同推进”的档案收集工作网络与责任体系

    重大科技项目档案收集需要构建工作网络，明确收集主体和职责，实行“抓主体、责任实”的档案收集管理。组成档案收集工作网络的任务层级是指项目、课题，人员主要包括各任务层级负责人、档案管理人员、兼职档案人员。基于此形成的“自上而下、协同推进”的工作网络（见图1）。

    以档案工作网络为基础，明确收集主体与职责。一是各任务层级负责人是档案收集第一责任人，对所承担任务形成档案的完整性、真实性负责；二是兼职档案人员既是科研人员、同时也是兼职档案人员，是科学研究与档案管理衔接的桥梁，所处的角色至关重要，因此不仅要负责所属任务层级的归档工作，还应配合档案管理人员做好质量审核及相关工作。三是档案管理人员负责业务指导与检查，对所属任务层级形成的档案进行质量审核。四是科研参与人员不能拒绝归档，应严格按照归档范围做到应归尽归。

    （二）落实档案工作的“四同步”制度

    “四同步”是在《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定的制度。但是由于缺乏强有力的监督管理，使得“四同步”制度流于形式，没有得到贯彻落实。真正将“四同步”制度落到实处，需要重大科技项目管理层自上而下的推动，层层传输压力，激发干劲，一级带着一级落实。首先，档案工作主管部门应通过制修订制度、参加重大科技项目启动会和工作年度会、监督指导等措施推动“四同步”制度的实施。其次，重大科技项目牵头单位对各任务承担单位宣贯“四同步”制度，通过查阅文件材料、访谈、审核档案质量等方式检查落实情况，并通报检查情况。最后，各任务承担单位根据上级工作的安排，认真完成“四同步”要求。

    （三）建立档案的归属与流向制度

    建立重大科技项目档案归属与流向制度，可以使档案收集工作规范化、有序化，并使“由谁移交，谁来保管”一目了然。第一，确定报送与接收要求。项目、课题承担单位应向项目牵头单位报送有关重大科技项目档案，其中项目牵头单位系统内及直属单位报送档案目录，项目牵头单位系统外的合作单位保存各自产生的档案，将档案复印件报送至项目牵头单位。

    第二，明确项目承担单位的档案报送范围。不仅应报送科技成果文件、科研管理文件、还应报送研究过程文件（设计文件、技术配方、工艺参数、实验数据、测试记录等）和照片、音视频、电子文件等特殊载体档案。项目牵头单位系统外的合作单位不能因研究成果是“自己创造的”而拒绝报送，凡是使用重大科技项目经费所产生的研究成果均应报送。

    第三，建立“目录集中、实体分散”的保管模式。重大科技项目具有地域分散的特性，所形成的档案具有多地域的特点，因此“档案实体统一保管”的传统档案保管模式无法适应新时期下重大科技项目档案的形成规律。鉴于此，项目牵头单位除保存自己产生的档案和系统外合作单位的档案复印件，还需保存全套档案目录，以便日后查询利用；各任务承担单位保管本单位形成的档案。

    （四）编制研究过程文件归档范围

    研究过程文件的收集是科学研究的基础，编制研究过程文件归档范围，才能保证重大科技项目档案收集工作的有序开展。具体编制方法如下：

    首先，掌握编制原则。研究过程文件应通过图、文、声、像互补方式复原出科研的全过程，即包括不同载体的原始记录。对于处于国际领先或填补相关领域空白的研究，其产生的各阶段科学数据应体现“从宽”原则。其次，明确适用范围。与适用于各任务层级的重大科技项目归档范围不同的是，研究过程文件归档范围仅适用于某一课题层级（真正科研活动一般存在于最低任务层级，如课题层级）。最后，谈谈编制方法。一是制订工作方案，确定组成人员及工作流程。一般来说，是由档案管理人员、档案主管部门负责人、课题兼职档案人员、课题科研人员、课题负责人组成。先由课题兼职档案人员和综合档案室档案人员编制研究过程文件初稿，然后与课题组科研人员确认编制是否合理，经科研人员修订后，由档案主管部门负责人、课题负责人审批后发布执行。二是明确编制依据，其中调查研究、深入实际是做好编制工作的基础。调查研究是指根据年度工作计划及结题验收报告，找出重点研究成果及每个研究成果的实验阶段，根据每一步实验阶段探讨应产生的文件材料。深入实际是指深入到科研第一线，了解科研活动的特点和规律。需要说明的是，研究过程文件归档范围的实施是一个动态的过程，如实验阶段发生了变化，或是因为学科布局而调整研究思路，那么研究过程文件归档范围也要作出相应的调整。

    参考文献：

    [1]在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[EB/OL].（2017-10-27）[2018-05-31].http：//www. gov.cn/zhuanti/2017-10/27/content_5234876.htm

    [2]“十三五”国家科技创新规划[EB/OL]. （2016-08-08）[2018-05-07].http：//www.gov.cn/zhengce/con？ tent/2016-08/08/content_5098072.htm.

    [3]中国科学院档案馆.中国科学院战略性先导科技专项档案管理实施细则[S].北京：中国科学院档案馆，2017-8.

    [4] CODATA中国全国委员会.大数据时代的科研活动[M].北京：科学出版社，2014-18.

    [5]顾林国.做好铁路分局科技档案的收集工作[J].档案学通讯，1994（06）：49-50.

    [6]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（02）：14-21.

    [7]毕建新，刘卫，李东.关于《科学技术研究档案管理暂行规定》修订的思考与建议——以国家自然科学基金项目档案为例[J].档案学研究，2018（02）：57-62.

    [8]武立.科技档案管理存在问题分析与对策[J].档案学通讯，2009（04）：88-91.

    [9]孙宇华，王俊熙.当前高校科研档案工作新问题思考[J].档案学通讯，2000（04）：37-38.

    [10]加小双，张斌.欧美科技档案管理的经验借鉴[J].档案学研究，2016（01）：25-31.

    [11]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（03）：25-34.

    [12][15]霍振礼.如何提高科技项目的归档率[J].中国档案，1996（06）：31-32.

    [13]徐宏，王桂琴.科技檔案工作纳入科研管理体系的几点体会[J].北京档案，1994（05）：33.

    [14]刘雪胜.科技档案质量及其控制[J].北京档案， 2003（10）：26-27.

    [16]中国科学院战略性先导技专项管理办法[S].中国科学院，2017-3.

    [17]国家科技重大专项（民口）档案管理规定[EB/ OL]. （2017-11-10）[2018-05-31]http：//www.most.gov. cn/mostinfo/xinxifenlei/fgzc/gfxwj/gfxwj2017/201711/ t20171122_136401.htm

    作者单位：1.中国科学院档案馆2.南开大学商学院信息资源管理系