《科学技术研究课题档案管理规范》解读及相关问题研究

    王英玮 黄峰 金凡

    《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）（以下簡称T2）是国家档案局制定的档案行业推荐标准。该标准于1992年7月20日批准通过，1992年10月20日开始实施。T2的实施对有效引导我国科研课题档案的规范化管理，维护科研课题档案的完整、准确、系统和安全，起到了良好的作用。但是由于我国科学技术研究工作的发展，T2的某些内容规定已显落后且对目前科研课题档案的规范管理的适用性亟待加强。

    一、T2的内容构成及存在的主要问题T2共分七章及两个附录，包括“主题内容与适用范围”“引用标准”“术语”“科研课题文件的管理”“科研课题档案的管理”“科研课题档案的鉴定与销毁”“科研课题档案的统计与开发利用”。两个附录是“附录A：科研课题文件归档范围”“附录B：科研课题档案管理几种常用表格”。

    对照目前的档案行业推荐标准的编制要求，T2需要完善之处包括：

    （一）体例规范性需要加强

    较为规范的标准文件体例框架通常应包括：目录—前言（要说明制订标准应遵循的规则、提出与归口管理单位、起草单位、主要起草人、版次）—引言（说明制发标准的目的和主要目标）—标准条文—附录（需要说明附录的性质，包括规范性附录和资料性附录）—参考文献。所以，修订T2时应增加“目录”“前言”“引言”“参考文献”等方面的内容，对于“附录”应说明其性质。

    推荐标准的附录是档案行业标准内容的组成部分，与标准条文具有同等效力，是标准内容的一种表示形式。因为在档案工作标准中有些内容较集中，所占篇幅较大或因某些内容，篇幅虽不大，但所述的内容连贯性较差，所以为使标准的整体结构平衡并保持标准整体结构的连贯性，可以将这部分内容摘出，以附录形式附在正文之后。标准中的附录分为规范性附录和资料性附录两种。标准附录的性质由提及附录的条文来确定。规范性附录是需要遵守的标准条款的组成部分，属于标准的主体；而资料性附录则是有助于标准的理解和使用的附加要素，可以参照执行。

    （二）引用标准的时效性需要加强

    T2的规范性引用文件缺乏必要的说明，完备度也需要加强。引用文件包括两种类型，其一是注明日期和版本的引用文件，其二是不注明日期的引用文件。前者仅适用于所制定的标准文件，后者则是指只有最新版本才适用的标准文件。T2目前版本所列的引用文件只有两个，即GB 3792·5《档案著录规则》和GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》，均未注明日期。《档案著录规则》（GB 3792·5-85）的首发版本是国家标准局1985年批准颁行的，属于国家推荐标准。该标准对规范档案著录活动，建立档案目录中心起到了重要作用。1999年修订后的《档案著录规则》（DA/T18-1999）以档案行业推荐标准的方式重新发布实施，规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。随着我国档案资源结构的变化，档案著录标准已逐步被相应的元数据标准取代。元数据是与电子文件的制作形成、运转、处理、储存、检索、传输和利用有关的数据。ISO15489将元数据定义为：“是描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。可见，档案著录的条目内容可以完全被元数据标准中的“实体”涵盖。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订，2008年第二次修订，2008年11月13日发布，2009年5月1日实施。其中增加了科研类“成果和知识产权申报”方面的内容规定。

    （三）引用标准的适用性不足

    随着科研课题档案的结构变化，越来越多的电子文件和电子档案已成为其有机组成部分，该标准的适用性已经显得不足。就目前该标准所列的引用标准文件而言，《档案著录规则》（DA/T18-1999）所采集的具有检索价值的信息主要来自科研课题档案的内容和形式特征，并不包括文件和档案的产生背景、内容结构、管理历史等方面的数据，所以在修订该标准时引用相关的元数据标准就变得更加必要。鉴于我国目前已陆续制定和发布了《核电电子文件元数据》（EJ/T1224-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63—2017），以及正在试点使用的《电子文件通用元数据规范》等一系列元数据标准，T2标准的“规范性引用文件”中应有所体现。

    二、T2内容的修订建议

    （一）术语及定义的修订建议

    T2中共规定了三个术语的定义，即“科研课题”“科研课题文件”和“科研课题档案”。科研课题，又称科研项目，是指开展自然科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动；此类活动不仅有明确的研究目标或目的，而且要求应在规定的时间、预算、资源限定内，依科学规范予以完成。科研课题或项目包括国家各级政府成立基金支撑的纵向科研课题（项目）、来自于企事业单位的横向科研合作开发课题（项目）和单位自筹科研课题（项目）。鉴于该术语的设立目的是为了明确科研课题文件和课题档案的形成领域，所以建议将“科研课题”的术语概念命名改为“科研项目”。这样更有助于说明科研课题文件和档案的来源特征，及其“按课题成套”的本质属性。T2对“科研课题”的术语定义为：“科研课题是具有相对独立目标和内容的具体研究对象，是组织科学技术研究的单元。”该术语定义仅说明了“科研课题”的对象特征，并没有说明其他相关的活动特征和概念的外延特征。建议修订为：科研项目是指围绕明确的研究目标（目的），按科学规范开展的一系列创新性、开发性的探索活动，包括纵向科研项目、横向合作开发项目和自筹科研项目等。

    T2对“科研课题文件”的术语定义是“是在科研课题研究活动中形成的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录”。该定义没有揭示“科研课题文件”的术语概念的价值特征。建议将“科研课题文件”的术语命名改为“科研项目文件”，并将其定义修订为：科研项目文件是在科研项目的规划、立项、实施、评估、验收等全过程中直接形成的，具有凭证和参考价值的数据和信息的各种形式的历史记录。

    T2对“科研课题档案”的术语定义是“指具有保存价值的归档的科研课题文件”。该术语定义忽视了“文件”和“档案”概念之间的整体与部分关系，用“科研课题文件”作为“科研课题档案”的属概念。这在逻辑上存在着明显错误，即用一个事物的局部概念来定义它的整体概念。例如，我们不能用“原子”作为“分子”的属概念，而应用比“分子”概念更大的“粒子”概念来定义。实质上，“科研课题文件”仅是一个个体性的、局部性的概念，它是构成“课题课题档案”这一整体概念的要素而已。而“科研课题档案”则是一个有机整体概念，是由一定数量的有价值的课题文件构成的文件体系或集合。在科研项目文件由个体存在状态向集合体状态运动的过程中，其形成者和档案部门、信息部门、档案人员需要利用各种相关的管理工具（如信息系统工具）进行撷取、分类、整理、鉴定、元数据采集、保存、移交、接收等一系列管控活动，而这些活动并不是“归档”活动能够全部涵盖的，所以在定义中没有必要单独强调“归档”这种特定活动。“保存价值”概念的使用通常与“鉴定活动”相关，文件通过鉴定后，凡是对今后的科研活动具有一定凭证价值和信息价值的，均具有相应的“保存价值”。因此，建议将“科研课题档案”概念修订为“科研项目档案”，并将其术语定义为：科研项目档案是指围绕特定科研项目形成的有价值的项目文件集合。

    （二）科研項目文件的管理内容及修订建议

    T2的第4章对“科研课题文件的管理”，按科技文件管理的业务“环节”，从科研课题文件的“形成、积累”“整理”“鉴定”“归档”四个方面提出了建设性要求。对“科研课题文件的形成、积累”，T2明确了“科技管理部门”“课题组”“课题负责人或文件管理人员”所应承担的责任要求。其中体现了我国科研档案管理的成功经验，尤其是“三同时”（即在制定和下达科研计划的同时，下达建档计划；在检查科研计划的同时，检查建档计划；在鉴定、验收科研成果的同时，审查验收科技档案）的思想得到了一定体现。T2的4.1.1规定“科技管理部门在下达科研计划（含横向委托合同课题）时，同时向课题组下达建档任务。档案部门负责对建档工作进行监督、指导。”T2对课题文件的形成主体责任及文件的制作质量提出了明确要求，即“课题组成员要按照科研课题文件归档范围形成课题文件。文件制作材料必须益于长期保存。”对课题文件的积累和归档主体——课题负责人或文件管理人员的责任也进行了明确规定，要求其“按归档要求负责本课题文件的积累和归档”“调动工作时，应做好科研课题文件的清理移交工作”。如果在修订时，能够根据科研项目的阶段性特点和文件形成的运动规律，进一步明确各阶段文件的形成、积累和归档责任，会更有助于保证“三同时”“三纳入”“四参加”等科技档案管理制度在科研项目文件管理中的具体实施和落地。

    T2对“科研课题文件的整理”要求，目前的规定只能满足纸质文件的整理要求，而电子科研课题文件的整理却是空白。应根据我国制发的电子文件的整理标准要求，结合科研项目文件的形成规律和特点予以明确。

    T2的“4·3科研课题文件或案卷的鉴定”的章题不够简练，建议修订为“科研项目文件的鉴定”。它所体现的思想目前看依然较为合理，将鉴定的内容范围划分为：在归档前对科研课题整体价值的鉴定及文件完整性、准确性的审查和划定密级、保管期限。但对“保管期限”的“永久、长期和短期”规定应修订为永久和定期为好。T2中“档案部门配合课题组对科研课题文件归档的完整性、准确性进行审查”的要求是合理的，因为最了解科研文件是否完整和准确的并不是档案部门和档案人员，而是课题组成员或有关专家。T2中“文件或案卷的密级和保管期限是以整个课题为主，结合文件或案卷在课题中的重要程度划定其密级和保管期限”的规定，可修订为：科技项目文件的密级和保管期限划分应以整个项目的涉密等级与保存价值鉴定为基础，结合文件在项目中的重要程度具体划定其密级和保管期限。

    T2的4·4“科研课题文件的归档”可修订为“科研项目文件的归档”。科研项目文件的归档范围（附录A），应注明为“规范性附录”。T2对项目文件的归档时间目前的规定是：“研究周期长的课题按阶段归档；研究周期短的课题在任务结束时一次归档”。这种规定属于定性的模糊性规定，应调整为：研究周期短（2年内完成）的课题在任务结束时一次归档，研究周期在3年以上的科研项目文件要分阶段归档，以保证项目文件的完整、准确、安全、有效。T2对“科研课题文件的归档要求”较为详细，如“几个单位协作的科研课题”的文件归档，主持单位保存该课题的整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的原件外，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件的归档和归属；“获得负成果或因故中断的科研课题的文件亦应归档。”T2对“科研课题文件的归档要保证其完整、准确、系统”的要求，建议修订为：科研项目文件的归档要保证其完整、准确、安全、有效。T2要求“科研课题文件一般归档原件，重要的和日后使用频繁的应酌情增加份数”。考虑到科研文件的“单轨制”和“双轨制”的不同要求，建议改为：科研项目文件一般以其形成时的记录形态归档，即电子文件以电子或缩微文件的形式归档；纸质文件则应以纸张或缩微文件形式归档，但可以利用数字化工具，制作多套数字化文件副本保存。

    T2对“科研课题文件的归档手续”提出了明确的要求，其内容包括：课题负责人填写“科研课题文件归档说明书”，经主管领导审查后，向档案部门办理归档手续；档案部门验收合格后，课题负责人和档案管理人员在“科研课题文件归档移交单”上签字，并各执一份；课题负责人向科技管理部门报告课题文件归档情况，科技管理部门收到“科研课题文件归档说明书”后，决定课题结束。这些规范性要求的实施，将有助于保证科研项目文件归档工作的顺利进行。

    （三）科研项目档案的管理内容及修订建议

    T2的第5章“科研课题档案的管理”对“科研课题档案”的整理、编目，保管，补充、修改等提出了符合纸质档案管理要求的规范内容。对档案的整理要求是“按学科、专业进行分类，排列”，目前看来不够全面。建议修订为：要按项目的性质、专业、阶段进行分类，编制科研项目档案分类方案（大纲），指导科技项目档案的归类和排序工作。T2对档案的“编目”要求包括：“编制档号”“编制案卷总目录，根据实际需要著录、标引”“编制各种检索目录”等。这些要求不够明确，颗粒度较粗。建议修订时要将“档号”的编制形制和具体的编码要求予以明确，并对系统环境下如何编制科研项目文件归档目录，建立科研项目档案目录数据库、全文库、专题库等方面的要求或应参考的相关标准予以明确。

    T2对“科研课题档案的保管”的要求是：“技术秘密的科研课题档案要特殊保管”“及时修复破损、变质的科研课题档案”。这两项要求也较为笼统、不明确。建议修订时可具体提出科研项目的保管要求，如“八防”措施要求、涉密档案的管理要求及破损档案的抢救、修复要求等。

    T2对“科研课题档案的补充、修改”的要求是：“科研课题负责人或文件管理人员完成本课题档案的补充工作。补充内容包括奖励申报、推广应用阶段产生的文件。”“凡必须修改的科研课题档案，由原课题负责人填写修改申报单，经主管部门批准后，方可进行修改。”“档案部门对补充归档的文件进行整理编目。”建议将最后一项要求修订为：原课题负责人或课题组成员在档案部门指导下，对补充归档的文件进行整理编目。以体现“谁形成、谁整理、谁归档”的管理思想。

    （四）科研项目档案的鉴定与销毁的内容及修改建议

    T2的第6章，对“科研课题档案的鉴定与销毁”的鉴定工作组织形式、鉴定内容、鉴定时间及鉴定、销毁手续等提出了推荐性建议。目前来看，其内容基本上还是合理的。但也存在一些需要改进和加强之处。

    值得肯定的是：

    第一，T2对科研课题档案的鉴定组织要求较为合理。首先，T2明确了该项工作的领导责任主体是“单位主管科研工作的负责人或总工程师”。档案鉴定最忌讳的是让一个不懂业务的行政领导来主持这项工作。如有的单位成立所谓的“鉴定工作领导小组”，领导人员很多，但都不管事，影响鉴定工作的效率。其次，T2明确了科研课题档案鉴定工作的组织形式，即“由科技管理人员、科技人员、档案人员和保密人员组成的鉴定小组进行”。这种人员构成较为有利于开展档案的鉴定活动。

    第二，T2对“科研课题档案鉴定内容”作了概括性说明，即“对已到保管期限的科研课题档案决定存毁；对需要调整密级的科研课题档案重新确定密级。”这其中包括期满档案的价值鉴定和档案保密鉴定两项内容。

    第三，T2对“科研课题档案鉴定时间”的要求是：“对馆（室）藏的科研课题档案每3-5年集中鉴定一次，必要时可以提前或推后。”这种要求区分了常规情况和特殊情况，较为合理。

    第四，T2对“科研课题档案鉴定、销毁手续”的要求是：“鉴定小组填写‘科研课题档案鉴定表，写出鉴定工作报告，编制档案销毁清册一式两份，报送单位主管领导审查批准，销毁时指派两人监销”。基本上可以满足档案管理的安全性要求。

    这一章需要改进和加强之处是：

    第一，简化。章题的设计可以简化为“档案鉴定”。“销毁”只是档案鉴定的一种处置方式而已，没有必要单独拿出来强调。“6·1科研课题档案鉴定工作的组织”可简化为“6·1鉴定组织”，“6·2科研课题档案鉴定内容”可简化为“6·2鉴定内容”，“6·3科研课题档案鉴定时间”可简化为“6·3鉴定时间”，“6·4科研课题档案鉴定、销毁手续”可简化为“6·3鉴定手续”。

    第二，细化。对科研课题档案的鉴定时间，什么情况下“可以提前或推后”进行，要做出更为明确的说明。如在单位被撤销、改制时，鉴定工作应提前进行；在发生重大自然和人为灾害时，应及时进行；在鉴定工作量较大时，可提前进行；在發生丢失、盗窃案件时，可提前进行等。对档案的处置方式，不应局限在“销毁”上，而应对定期鉴定或期满鉴定后所进行的“后处理工作”，进行细化规定。如延长保管期限、缩短保管期限、延长保密时限、缩短保密时限，以及销毁方法（包括电子档案载体）等，都应作进一步明确。

    第三，增加。鉴于越来越多的科研课题（项目）档案的存在形态是电子档案，T2最好单列一章，对其进行明确规定。

    （五）科研项目档案的统计与开发利用的内容及修改建议

    T2的第7章，对“科研课题档案的统计与开发利用”仅提出了非常原则和笼统的要求，即“科研课题档案的统计和开发利用按国家有关规定执行。”这种要求实际上等于虚设，没有任何指导和引导作用。建议修订时，应着力加强。具体修改建议是：首先，应将第7章改为“保管与统计”，重点说明科研项目档案的保管要求和主要技术指标，如果需要参考或遵从其他标准，应具体列出这些标准文件的名称和标准代码。其次，应增加“提供利用和开发服务”一章，着重说明科研项目档案的提供利用的要求、方式和方法，说明科研项目档案的内容数据、信息开发的方式、方法及参照标准等。

    （六）附录的修改意见

    T2的附录目前包括“附录A”和“附录B”。修订时，应将附录A定义为“规范性附录”，并将其题名改为“科研项目文件归档范围和档案保管期限表”。并根据不同性质的科研项目的特点，对目前的附录A进行细化处理。对某些已经过时的“条款”进行推敲，如“机读文件”应改为“电子文件”等。

    T2的附录中，应增加一个“科研项目电子文件归档范围和电子档案保管期限表”，并按照“批处理”和注重基础数据、记录保存的思想，对科研项目电子文件和电子档案的管理提供科学有效的指导。

    参考文献：

    [1]国家质量监督检验检疫总局，中国标准代管理委员会.GB/T 1.1—2009标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写，北京：中国标准出版社，2009.

    [2]国家档案局.GB/T 1-1992科学技术研究课题档案管理规范.北京：国家档案局，1992.

    [3]国家档案局办公室.印发《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知（档办发〔2015〕4号）.北京，国家档案局办公室，2015.

    [4]国家质量技术监督局.GB/T15237.1-2000术语工作词汇第1部分：理论与应用.北京：国家质量技术监督局，2000.