新形势下高校二级学院办公室建设的思考
郝炯 程三宝
[摘 要]国内的许多高校都进行学院制改革，改革的方式是校、院二级管理。结合工作实践，需要对新形势下高校二级学院办公室工作的服务职能、辅助职能和协调职能进行研究，并通过分析当前高校二级学院办公室工作中不适应科学发展要求的工作量加大、工作要求不严格和工作不积极等突出问题，提出促进高校二级学院办公室建设的健全管理制度、增加培训机会、增强服务意识等建议。
[关键词]二级学院办公室；职能；管理
[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2017）06-0175-03
教育在不断改革，高校的管理体制改革是其中的重要内容。国内的许多高校都在进行学院制改革，改革的方式是实行校、院二级管理。实行学院制后，学院的功能和承担的任务增加了许多，与之前的教学体系相比，学院拥有了相应管理的责权，重心下移也成为学院管理的结果。在教育飞速发展的当下，学院办公室虽然是学院的中心枢纽和综合管理部门，也面临着许多挑战。摆在管理者面前的一个现实而迫切的任务是思考学院办公室如何尽快适应学校、学院管理职能的转变，如何进一步把教育管理水平提高。而管理效率的提高是更好地使办公室成为教学科研的有力助推器。
一、高校二级学院办公室的工作职能
高校二级学院办公室是一个综合职能部门，更是一个服务机构，是学院运转是否顺畅、成效是否显著的关键。结合工作实际，笔者认为，办公室的工作职能主要体现在服务、辅助、协调三个层面。
（一）服务职能
服务应该是办公室工作最显著和最重要的职能，为领导服务，为教师服务，为学生服务，不论事大事小，不论轻重缓急，办公室的工作时时处处皆是服务。办公室是一个学院对内工作的枢纽、对外工作的窗口，归根结底其服务职能是为教学科研服务。
（二）辅助职能
在高校二级学院担任领导职务的人员大多是该学科的主要学术带头人，他们不但要承担大量的教学科研任务，还要负责学院的行政领导工作。学院是办公室的中枢，应该做好领导的参谋和助手，为领导的决策和执行提供辅助，保证整个学院工作的正常运转。
（三）协调职能
协调要落到实处，具体到办公室工作中就是使涉及学院工作的各个方面有机结合、和谐运转。作为基层行政单位，办公室承担着综合性、整体性的协调职能，其中包括学校和学院的协调，学院领导和教职员工、学生的协调，与校内其他学院的协调，而且还包括学院与外单位的协调等。办公室通过上下、内外、左右互通互融，对在新形势下出现的各种问题做出快速、合理的反应，保障各项工作的顺利开展。
二、高校二级学院办公室的工作现状
在高校扩大办学规模、提高教学科研发展水平和加快基础设施建设的新形势下，高校二级学院办公室工作面临着新的挑战，存在一些不适应发展要求的显著问题。
（一）工作量加大
首先是高校二级学院办公室的工作是为学院的发展做谋划和提供帮助，还要做好后勤服务工作。办公室人员最主要的任务是完成学校办公室下达的所有任务，完成学校各职能部门的相关工作。办公室是学校基层各项信息的最初收集者，二级学院是全校各项任务下达的终端。所以高校校、院二级管理的实行直接加大了二级学院办公室的工作量。其次是高校扩招间接地加大了二级学院办公室的工作量。由于高校在校学生人数和教师数量的增多，二级学院负责学生的考试管理、实习管理、教师的授课安排、教师科研项目申报、教师教学与科研工作量统计等具体工作量增加。再次是近年来，全国各高校大力开展教学、科研工作无形中加大了二级学院办公室的工作量。为深化本科教学改革，全面提高本科教学质量，全国高校纷纷响应教育部的号召，提出实施对策，教学管理工作随之增加。同时，国家可申报的科研项目数量增加，高校教师科研申报项目增多，二级学院办公室要处理的教学和科研管理工作也越来越多。
（二）工作要求更严格
随着教育的不断发展进步，高校管理体制的内部改革不仅使二级学院办公室工作量显著增加，而且对二级学院办公室工作要求更严格。一方面，要革新二级学院办公室。在科技发展日新月异的今天，办公室不再是简简单单的事务，而是智能型的政务，即要履行检查、协调各因素、谋划等职责。随着教育改革的不断加深，高校的生源与教育硬件和软件的竞争越来越激烈，需要高校领导做协调和决定也越来越多。因此，学校的发展和改革需要二级学院办公室的支持，二级学院办公室又需要为此提供更好的服务。另一方面，由于高校办公自动化水平的不断提升，二级学院办公室人员的现代化办公水平面临新的挑战。例如，随着办公软件、教学管理软件的开发，二级学院的科研管理、教学管理、资产管理、人事管理工作都需要在电脑上运用办公软件、教学管理软件完成。所以，办公室人员不仅仅需要懂得打印、发邮件等简单的电脑操作，还需要掌握更多的计算机应用技能。
（三）工作不积极
二级学院在任务不断增加和要求不断提高的情况下，其办公室人员的工作积极性却很难提高，有些人甚至不以为然，不重视工作。究其原因，一是在大多数人看来，办公室人员的地位相对较低，有些人员有自卑的心理，认为自己从事的不是高尚的职业。在高校专业课教师面前，办公室人员尤其觉得自己的工作卑微，因而工作很被动，出现办公室人员不能很好地做好本職工作的现象。二是行政考核标准模糊不清。办公室人员平时付出的很多，工作时间还很长，却不能得到应该有的酬劳，因为有些二级学院办公室不能做到奖惩分明，没有明确的考核体系。
三、高校二级学院办公室的应对措施
对于所面临的工作问题和挑战，二级学院办公室需要将挑战转化为向上的动力，真正提高二级学院办公室工作的质量和效率，建设高质量的二级学院办公室。
（一）强化素质教育，加强办公室人员的服务意识
首先，办公室人员应该加强理论学习，提高自己对工作的认识水平，使其上升到新的高度。要实现从事务性向政务性的转变，办公室人员就必须提高他们的思想政治水平，了解教育的发展规律和学校的办学章程，还应善于从学校的角度去思考、分析并解决实际问题。办公室人员只有不断提高自身素质，才能提高工作效率和工作质量。
其次，服务意识应该不断加强。办公室人员要牢固树立全心全意为教师和學生服务的意识，增强工作责任心，提高工作质量。办公室人员还应在条件艰苦、工作繁琐、生活清贫的情况下，讲求奉献，积极工作，为学校的发展贡献自己的一份力量。
（二）健全管理制度，优化办公室的管理职能
首先，只有建立和完善管理制度，才能使二级学院办公室的各项工作顺利进行，并处于良好的运作状态。二级学院办公室应分工明确，建立任务责任制，让每位工作人员明确自己的职责，发挥自己的最大潜能。二级学院办公室人员还应努力提高工作效率，合理规划资源，让资源得到充分合理利用。与此同时，还应调动办公室人员的合作积极性，使其工作效率大幅度提高，为学校、学院的教学科研服好务，做出新的贡献。
其次，二级学院办公室要思考新的出路，转变传统观念，提高管理水平。办公室人员作为高级知识分子，必须进一步解放思想，更新传统观念。办公室人员还应主动服务，强化政务服务，工作有计划、有预见性地开展。不能盲目被动，要有针对性地开展服务；要提前预想工作的进展；在办事上，学会有条理、有层次、规范操作；在协调上，高度重视科研、学科建设的重点项目。办公室人员只有不断思考新的方法，分清工作的轻重缓急，才能高效完成任务，满足新时期二级学院办公室的工作要求。
（三）增加培训机会，提高办公室人员的工作素质
当前，二级学院办公室的工作量越来越大，办公室人员的技能却不能跟上时代的脚步，学校应该给其提供培训的机会，增强其工作技能，提高其工作效率。学校还应该有针对性地为二级学院办公室人员开展短期培训，检查他们的学习成效，然后安排不符合要求的工作人员继续培训，努力提高工作人员的办事效率。在培训期间，着重提高工作人员的管理能力、整体协调能力、文件处理能力等，有计划、有针对性地量才而用，合理分配工作任务。还应该有针对性地培养工作需要的专业人才，处理专业的问题，使二级学院办公室成为学院运行良好的机构。
（四）完善考核和激励机制，提高办公室人员的工作积极性
首先，高校领导应重视和支持二级学院办公室的工作，因为办公室工作既重要又费时费力。如果学校领导重视二级学院办公室的工作，办公室人员会更加主动、积极地投入工作，使工作效率提高，更好地为学校和社会发展服务。
其次，高校领导应努力完善二级学院办公室的考核奖励制度，充分约束其人员的工作懒散行为和调动其人员的工作积极性。教育评价是管理队伍工作质量的根本保证，它能引导、激励、鉴定高校的管理工作。在二级学院办公室的建设上，高校领导应该从以下两方面着手：在思想方面重视对办公室人员的考核，切实改革考核制度。为了确保考核的有效性和客观性，学校考核还应考虑一般教师对二级学院办公室工作的意见。与此同时，相关奖励机制还应进一步完善，不断提高办公室人员做好本职工作的积极性。
总而言之，为了加强高校二级学院办公室的工作效率，让办公室的职能更加科学、智能，在信息化、网络化的今天，我们必须了解办公室的作用、特点、工作性质。二级学院办公室人员，应解放思想，与时俱进，努力把“多、杂、散、细、繁、忙”这些办公室的特点转化为服务能力的增强、工作作风的优化，让办公室真正发挥管理枢纽的作用。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013（1）：25-27.
[2] 张祎星. 论新形势下高校二级学院办公室工作优化策略[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2008（2）：138-141.
[3] 朴成杰.浅析高校办公室管理工作存在的问题及改进措施[J].教育教学论坛，2009（9）：95-96.
[4] 张文元.高校二级学院办公室人本管理问题探析[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2010（7）：82-84.
[5] 李平.对高校二级学院办公室管理工作的探讨[J].科技信息，2009（3）：419.
[责任编辑：庞丹丹]
[摘 要]国内的许多高校都进行学院制改革，改革的方式是校、院二级管理。结合工作实践，需要对新形势下高校二级学院办公室工作的服务职能、辅助职能和协调职能进行研究，并通过分析当前高校二级学院办公室工作中不适应科学发展要求的工作量加大、工作要求不严格和工作不积极等突出问题，提出促进高校二级学院办公室建设的健全管理制度、增加培训机会、增强服务意识等建议。
[关键词]二级学院办公室；职能；管理
[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2017）06-0175-03
教育在不断改革，高校的管理体制改革是其中的重要内容。国内的许多高校都在进行学院制改革，改革的方式是实行校、院二级管理。实行学院制后，学院的功能和承担的任务增加了许多，与之前的教学体系相比，学院拥有了相应管理的责权，重心下移也成为学院管理的结果。在教育飞速发展的当下，学院办公室虽然是学院的中心枢纽和综合管理部门，也面临着许多挑战。摆在管理者面前的一个现实而迫切的任务是思考学院办公室如何尽快适应学校、学院管理职能的转变，如何进一步把教育管理水平提高。而管理效率的提高是更好地使办公室成为教学科研的有力助推器。
一、高校二级学院办公室的工作职能
高校二级学院办公室是一个综合职能部门，更是一个服务机构，是学院运转是否顺畅、成效是否显著的关键。结合工作实际，笔者认为，办公室的工作职能主要体现在服务、辅助、协调三个层面。
（一）服务职能
服务应该是办公室工作最显著和最重要的职能，为领导服务，为教师服务，为学生服务，不论事大事小，不论轻重缓急，办公室的工作时时处处皆是服务。办公室是一个学院对内工作的枢纽、对外工作的窗口，归根结底其服务职能是为教学科研服务。
（二）辅助职能
在高校二级学院担任领导职务的人员大多是该学科的主要学术带头人，他们不但要承担大量的教学科研任务，还要负责学院的行政领导工作。学院是办公室的中枢，应该做好领导的参谋和助手，为领导的决策和执行提供辅助，保证整个学院工作的正常运转。
（三）协调职能
协调要落到实处，具体到办公室工作中就是使涉及学院工作的各个方面有机结合、和谐运转。作为基层行政单位，办公室承担着综合性、整体性的协调职能，其中包括学校和学院的协调，学院领导和教职员工、学生的协调，与校内其他学院的协调，而且还包括学院与外单位的协调等。办公室通过上下、内外、左右互通互融，对在新形势下出现的各种问题做出快速、合理的反应，保障各项工作的顺利开展。
二、高校二级学院办公室的工作现状
在高校扩大办学规模、提高教学科研发展水平和加快基础设施建设的新形势下，高校二级学院办公室工作面临着新的挑战，存在一些不适应发展要求的显著问题。
（一）工作量加大
首先是高校二级学院办公室的工作是为学院的发展做谋划和提供帮助，还要做好后勤服务工作。办公室人员最主要的任务是完成学校办公室下达的所有任务，完成学校各职能部门的相关工作。办公室是学校基层各项信息的最初收集者，二级学院是全校各项任务下达的终端。所以高校校、院二级管理的实行直接加大了二级学院办公室的工作量。其次是高校扩招间接地加大了二级学院办公室的工作量。由于高校在校学生人数和教师数量的增多，二级学院负责学生的考试管理、实习管理、教师的授课安排、教师科研项目申报、教师教学与科研工作量统计等具体工作量增加。再次是近年来，全国各高校大力开展教学、科研工作无形中加大了二级学院办公室的工作量。为深化本科教学改革，全面提高本科教学质量，全国高校纷纷响应教育部的号召，提出实施对策，教学管理工作随之增加。同时，国家可申报的科研项目数量增加，高校教师科研申报项目增多，二级学院办公室要处理的教学和科研管理工作也越来越多。
（二）工作要求更严格
随着教育的不断发展进步，高校管理体制的内部改革不仅使二级学院办公室工作量显著增加，而且对二级学院办公室工作要求更严格。一方面，要革新二级学院办公室。在科技发展日新月异的今天，办公室不再是简简单单的事务，而是智能型的政务，即要履行检查、协调各因素、谋划等职责。随着教育改革的不断加深，高校的生源与教育硬件和软件的竞争越来越激烈，需要高校领导做协调和决定也越来越多。因此，学校的发展和改革需要二级学院办公室的支持，二级学院办公室又需要为此提供更好的服务。另一方面，由于高校办公自动化水平的不断提升，二级学院办公室人员的现代化办公水平面临新的挑战。例如，随着办公软件、教学管理软件的开发，二级学院的科研管理、教学管理、资产管理、人事管理工作都需要在电脑上运用办公软件、教学管理软件完成。所以，办公室人员不仅仅需要懂得打印、发邮件等简单的电脑操作，还需要掌握更多的计算机应用技能。
（三）工作不积极
二级学院在任务不断增加和要求不断提高的情况下，其办公室人员的工作积极性却很难提高，有些人甚至不以为然，不重视工作。究其原因，一是在大多数人看来，办公室人员的地位相对较低，有些人员有自卑的心理，认为自己从事的不是高尚的职业。在高校专业课教师面前，办公室人员尤其觉得自己的工作卑微，因而工作很被动，出现办公室人员不能很好地做好本職工作的现象。二是行政考核标准模糊不清。办公室人员平时付出的很多，工作时间还很长，却不能得到应该有的酬劳，因为有些二级学院办公室不能做到奖惩分明，没有明确的考核体系。
三、高校二级学院办公室的应对措施
对于所面临的工作问题和挑战，二级学院办公室需要将挑战转化为向上的动力，真正提高二级学院办公室工作的质量和效率，建设高质量的二级学院办公室。
（一）强化素质教育，加强办公室人员的服务意识
首先，办公室人员应该加强理论学习，提高自己对工作的认识水平，使其上升到新的高度。要实现从事务性向政务性的转变，办公室人员就必须提高他们的思想政治水平，了解教育的发展规律和学校的办学章程，还应善于从学校的角度去思考、分析并解决实际问题。办公室人员只有不断提高自身素质，才能提高工作效率和工作质量。
其次，服务意识应该不断加强。办公室人员要牢固树立全心全意为教师和學生服务的意识，增强工作责任心，提高工作质量。办公室人员还应在条件艰苦、工作繁琐、生活清贫的情况下，讲求奉献，积极工作，为学校的发展贡献自己的一份力量。
（二）健全管理制度，优化办公室的管理职能
首先，只有建立和完善管理制度，才能使二级学院办公室的各项工作顺利进行，并处于良好的运作状态。二级学院办公室应分工明确，建立任务责任制，让每位工作人员明确自己的职责，发挥自己的最大潜能。二级学院办公室人员还应努力提高工作效率，合理规划资源，让资源得到充分合理利用。与此同时，还应调动办公室人员的合作积极性，使其工作效率大幅度提高，为学校、学院的教学科研服好务，做出新的贡献。
其次，二级学院办公室要思考新的出路，转变传统观念，提高管理水平。办公室人员作为高级知识分子，必须进一步解放思想，更新传统观念。办公室人员还应主动服务，强化政务服务，工作有计划、有预见性地开展。不能盲目被动，要有针对性地开展服务；要提前预想工作的进展；在办事上，学会有条理、有层次、规范操作；在协调上，高度重视科研、学科建设的重点项目。办公室人员只有不断思考新的方法，分清工作的轻重缓急，才能高效完成任务，满足新时期二级学院办公室的工作要求。
（三）增加培训机会，提高办公室人员的工作素质
当前，二级学院办公室的工作量越来越大，办公室人员的技能却不能跟上时代的脚步，学校应该给其提供培训的机会，增强其工作技能，提高其工作效率。学校还应该有针对性地为二级学院办公室人员开展短期培训，检查他们的学习成效，然后安排不符合要求的工作人员继续培训，努力提高工作人员的办事效率。在培训期间，着重提高工作人员的管理能力、整体协调能力、文件处理能力等，有计划、有针对性地量才而用，合理分配工作任务。还应该有针对性地培养工作需要的专业人才，处理专业的问题，使二级学院办公室成为学院运行良好的机构。
（四）完善考核和激励机制，提高办公室人员的工作积极性
首先，高校领导应重视和支持二级学院办公室的工作，因为办公室工作既重要又费时费力。如果学校领导重视二级学院办公室的工作，办公室人员会更加主动、积极地投入工作，使工作效率提高，更好地为学校和社会发展服务。
其次，高校领导应努力完善二级学院办公室的考核奖励制度，充分约束其人员的工作懒散行为和调动其人员的工作积极性。教育评价是管理队伍工作质量的根本保证，它能引导、激励、鉴定高校的管理工作。在二级学院办公室的建设上，高校领导应该从以下两方面着手：在思想方面重视对办公室人员的考核，切实改革考核制度。为了确保考核的有效性和客观性，学校考核还应考虑一般教师对二级学院办公室工作的意见。与此同时，相关奖励机制还应进一步完善，不断提高办公室人员做好本职工作的积极性。
总而言之，为了加强高校二级学院办公室的工作效率，让办公室的职能更加科学、智能，在信息化、网络化的今天，我们必须了解办公室的作用、特点、工作性质。二级学院办公室人员，应解放思想，与时俱进，努力把“多、杂、散、细、繁、忙”这些办公室的特点转化为服务能力的增强、工作作风的优化，让办公室真正发挥管理枢纽的作用。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013（1）：25-27.
[2] 张祎星. 论新形势下高校二级学院办公室工作优化策略[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2008（2）：138-141.
[3] 朴成杰.浅析高校办公室管理工作存在的问题及改进措施[J].教育教学论坛，2009（9）：95-96.
[4] 张文元.高校二级学院办公室人本管理问题探析[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2010（7）：82-84.
[5] 李平.对高校二级学院办公室管理工作的探讨[J].科技信息，2009（3）：419.
[责任编辑：庞丹丹]
