浅谈档案管理信息化的几个要素

    田红霞

    摘要：文章首先对医院档案管理信息化进行概述，重点探讨如何健全档案管理信息化的管理体系及建设。

    关键词：档案管理；发展方向；信息化建设

    一、医院档案管理信息化概述

    现如今档案管理已进入科技信息化管理阶段，信息资源的开发就是通过内吸外取实行全球网络互联，从而实现档案信息化资源共享。在档案信息化管理处于新旧管理变革的过渡时期，通过信息化的管理完成基本的档案编目、归档、保存和利用等工作，且实现了信息传递的无纸流程化管理，对提升档案管理的思路及理念的改变起很大的推动作用。在相对传统的档案管理专业领域里，档案工作者面临的早已不是信息收集、文件归档、档案整理等基础性工作，而是如何将信息化管理更深入地运用到单位的管理发展及决策中去，通过对档案数据及图片信息资料进行开发和利用能够显著提升医院档案管理的工作成效。

    二、如何健全档案信息管理体系

    档案管理工作一般包括收集、整理、归档以及保存等环节，不同环节的工作均是更好地为档案资源开发和利用而服务的。医院档案信息现代化管理即是指将不同环节融合成为一个完整的产业体系的过程，信息技术处于快速发展应用的新阶段，在这个新旧交替、迁移变革的过渡时期，单位信息的管理从基础人员信息、部门智能分类、岗位分级管理、发展规划到制度决策等，每一个节点无不被信息所渗透，档案管理纷繁复杂，其变化无非在于从使用带编号的档案柜到一个个的数据库。即便如此，仍有将档案管理观念停留在传统的档案接收、整理、保存、归档、利用阶段，意识不到档案信息管理的重要性和档案资源所创造的价值和效益，仍存在诸多问题，如档案数量冗多、查找利用率低、保管条件较差等，难以充分利用医院档案信息化建设的优势。因此充分利用档案信息资源，必须建立并完善医院档案信息资源体系。同时还要强化档案管理人员的更新意识，不断学习，转化角色，改变管理旧的模式，开发档案信息资源，使档案管理工作能更好更快更便利的服务于人。由于档案管理方面的制度体系还不健全，对档案管理的开展造成了一些影响。医院档案管理工作需要伴随着现代化技术的进步和科技的发展而与时俱进，在日常工作中不断加强和完善信息建设，才能真正发挥出档案信息化体系的作用和优势。

    三、加强档案信息化建设

    （一）解放思想，更新观念，提高管理水平，充分体现信息化管理的优势，实现文档一体化

    档案管理者更应从思想观念上与时俱进，更新理念，不断强化档案信息化管理意识，尽快使档案工作实行信息化管理。反之，如果仍墨守陈规，把档案管理仅仅停留在原始的收集、整理、保存等重管轻用状态，忽略如何利用开发档案信息资源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存档案等问题。这样不仅很大程度的增加了档案管理者日常工作的负担、压力，同时也过多的消耗了医院的物力财力，使档案管理工作停滞不前，无法体现档案管理的重要性，何谈档案管理工作为医院的发展所起到的推动作用。在当今不断发展的信息时代，档案管理工作如果不能在信息化建设中占领一席之地，仍经过传统的收集、整理、归档、保存等，那么在形形色色档案面前不仅困难重重而且束手无策。为使档案更具有系统性、价值性和可利用性，充分展示档案信息化管理的优势及功能性，并且强化管理，才真正有可能实现医院档案信息接收、传递、存储和提供的一体化管理，是我国目前面临的挑战和机遇。

    （二）坚持规范性原则，实现档案的保管利用等工作的标准化、有序化

    就医院来说，有些虽然已经实施医疗改革，但对档案信息化工作重视不够，并且仍然没有意识到档案信息化管理的重要作用，对于现代化信息建设不够重视并且投入的人力及物力有限，使得档案信息化管理的效用并没有得到有效发挥。当前医院档案信息化建设中常见的问题有，资金投入不足，缺乏基础设施，使得档案管理员无法准确、高效地完成本职工作，进而对档案信息化管理的开展产生严重的影响；相关制度体系不完善，医院档案信息化管理体系不全很可能会导致档案管理工作缺乏规范性，因而对该项工作的实际效率也产生一定影响；档案管理人员自身能力和业务水平有待提高。

    （三）档案信息的利用

    做好医院档案信息化管理不仅需要做好档案信息的收集、整理与保存工作，同时还应当增强信息化建设的意识，充分利用档案信息化的优势，不断总结既往的工作经验，为医院科研和临床实践均提供可信性较高的参考，对医院发展有良好的推动作用。此外，管理人员应当对档案管理的信息化建设加以重视，提高自我专业水平自身素质，在进行资料收集和整理时，充分利用多种信息资源的保管和开发，逐步改变既往纸质档案的利用和传统的档案信息管理模式，结合医院的工作，从而更好的利用档案资料，为医疗事业服务。

    （四）硬件设施配备

    1. 加强档案硬件设施的投入。在加强档案管理现代化的进程中需要对计算机、光盘刻录机以及扫描仪等现代化办公设备及时进行更新，指导管理员充分利用现代化办公设备完成档案信息化建设，并且利用通用和实用的软件满足档案利用的需要，将各类档案的潜在价值充分挖掘并利用，以期能够获得更好的经济利益。对单位发展的战略预测也是档案管理工作核心思想，更是一个逐渐市场化的传统跨越的最根本标志。

    2. 进一步推进信息化流程管理建设。首先需要明确不同档案管理人员的具体责任，然后根据实际情况建立规范的管理制度，统一信息储存、流动、运用的标准，确保档案管理的可持续建设及其应用。尤其需要我们将核心管理制度、档案使用规则深刻印在开发的初始阶段，这一点经常被传统的档案资料乃至于管理者忽略，待系统投入实施后，问题百出，甚至不切实际，无法顺利开展工作。

    3. 提高現代化档案专业人才队伍建设。一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。档案工作者应根据现有的档案信息资源，结合自己所学业务知识，更大限度的利用和发挥信息的作用，为医院更好的发展抓住时机创造条件。总之，作为档案管理信息化成功的根本，档案管理人员队伍建设对信息化建设的发展速度具有决定性作用。档案管理人员在信息化建设进程中必须具有良好的职业道德，踏踏实实，任劳任怨，虚心学习，大胆创新。不断创造学习，以提升自身的专业知识水平，不断借鉴优秀的经验，运用和掌握现代化技术，尤其应当重视计算机信息技术的掌握及灵活运用。

    四、加强档案信息化管理

    在新医改的背景下，医院档案信息化管理对医院发展具有重要作用，同时还可提供更加便捷、安全、实惠的医疗服务。医院需要从管理上不断进行改革，提升管理水平和效能，以此保证在对患者进行诊断时医生能够快速获取既往治疗的信息，对病情发展有一个动态的把握，还可详细了解医疗花费情况，对愈后也有良好的评估作用，最终能够充分利用档案信息化管理为病人提供更好地服务，使为病人着想更加便捷。

    随着医院改革的不断深入，医院档案信息化管理对体制改革的影响越来越大，只有对医院档案管理不断重视和完善才能真正的利用其作用及优势为医疗工作服务。但是由于医院档案管理工作内容复杂、繁琐，只能通过对档案管理进行不断的改进才能显著提高档案管理水平及工作效率。

    （作者单位：河南省洛阳市第一人民医院）