融合视域下通信建设项目档案管理模式的优化研究

    田煜

    摘要：文章以通信建设项目档案管理实践为基础，探讨项目档案管理存在的问题及成因，提出融合视域下管理模式的优化方案，梳理管理模式优化实践的启示，以期为项目档案管理提供借鉴。

    关键词：建设项目项目档案管理模式

    通信建设项目是通信企业提升服务质量、管理水平和运营效率的基石，通信建设项目档案（以下简称项目档案）的质量直接影响项目的维护、改扩建等的效率和效果。但随着企业各项改革深入推进，项目档案在管理体制、制度建设、人员配置、技术手段、质量管控等方面的现狀，已无法满足科学管理的需要。笔者以中国联通河南省分公司为例，从三个方面探讨项目档案管理模式的优化路径。

    一、通信建设项目档案管理存在的主要问题及成因分析

    （一）体制机制运转不畅

    企业改制后，档案工作弱化、边缘化迹象明显，项目档案的管理体制机制运转不畅。一是由集团公司统一领导，按照项目管理权限分级管理，采用“统一制度、统一标准、统一要求、统一内容”，[1]进行统一验收的管理体制受到冲击。二是以垂直管理为主的体制，造成地方档案局对央企项目档案工作指导不够。三是由各级分公司档案馆组织协调项目档案管理的运行机制也难以为继。

    （二）管理制度执行困难

    项目档案管理制度是依法依规治档的基础，但有制不遵、随心所欲、各自为政现象比较突出。其原因主要有，国家有关项目档案的管理制度，未进行本地化；行业项目档案管理制度更新滞后，无法与技术发展相适应；参建单位遵循的管理制度兼容性差，标准不统一；项目建设单位和参建单位档案意识不强，项目建设重质量、进度和投资管理，轻档案管理。

    （三）人员配置难堪重任

    档案人员专业化是档案管理现代化的标志之一，[2]项目档案管理人才是支撑项目档案实现“完整、准确、系统、安全”管理的基础和前提。[3]目前项目档案人员配置存在四大不足：一是业务素质不高，缺乏良好的专业素养；二是人员更换频繁，队伍不稳定；三是责任感激发困难，岗位与薪酬低于其他专业技术人员，责权利不匹配；四是话语权较弱，在项目管理中处于弱势地位。

    （四）技术手段存在壁垒

    中国联通目前的项目管理系统和数字档案馆是由不同部门分别建设、管理，独立运行的两套系统，二者尚未实现互联互通和数据共享。另外，MS、合同系统及其他参建单位产生的项目文件因无统一的数据接入平台，亦无法实现共享。这种因缺乏统一规划，无开放共享平台造成的技术壁垒，制约了项目档案管理水平的提升。

    （五）档案质量不尽如人意

    现行的管理模式，已为项目档案质量埋下了隐患，项目档案不完整，文件材料未同步形成和收集；项目档案不准确，存在图物不符现象，无法准确体现建设过程和工程概貌；项目档案不系统，分类、组卷和排序标准不统一；项目档案安全受到威胁，丢失、损毁、失密、泄密偶有发生。

    二、融合视域下通信建设项目档案管理模式的优化

    “融合视域”指以融合为理念的视野或构架认识事物，既包括管理资源、技术等的融合，又包括关联要素的相互融入和渗透。下面从六个方面探讨融合视域下的项目档案管理模式优化方案。

    （一）融合管理资源，理顺体制机制

    1.外部管理体制。企业应正视档案工作弱化的客观事实，将项目档案工作由行业垂直管理调整为属地管理，由地方档案局负责项目档案的监督、检查和指导。

    2.内部管理体制。企业将项目档案的组织管理权移交至项目档案管理委员会（以下简称委员会），其作为企业常设机构，由分管建设和档案工作的领导及档案、技术、监理人员组成，并设立办公室负责日常工作。档案部门具体负责项目档案的业务指导和质量审核工作。

    3.企业运行机制。档案部门应改变被动介入，既当裁判员又当运动员的现状，由委员会统筹企业内外资源，建立委员会统领，建设部门组织，档案部门指导，法律部门监管，财务部门把关的运行机制。

    （二）融合制度优势，构建约束机制

    融合项目档案制度优势，构建科学有效的约束机制，发挥保驾护航作用。首先，融合国家与行业项目档案管理制度，建立具有通信行业特色的档案管理制度体系；其次，融合通信行业与参建单位项目档案管理制度，树立既“以我为主”又体现专业特点的制度理念；再次，融合项目档案管理制度与管理系统，将制度嵌入数字档案馆，实现智能控制；最后，建立制度的定期优化与更新机制，并纳入考核指标，确保制度的适用性与执行力。

    （三）融合人才资源，打造管理团队

    委员会负责整合、聘用通信运营商、档案局、档案中介机构中的项目档案管理专家，并加强培训和管理，建立动态人才库。建设部门根据项目特点和人才储备情况，随机匹配相应专家，打造管理团队。专家报酬从项目预算中按照一定比例进行支付，职责是审定项目招标文件、合同中有关项目档案质量的条款，制定管理计划，培训专兼职人员，组织项目档案验收，跟踪整改存在的问题。

    （四）融合技术平台，实现数据共享

    融合技术平台，实现数据共享是提升项目档案管理质量和效率的重要手段。首先，打破PMS、ERP、合同、MS等系统与数字档案馆间的信息孤岛，实现系统间的项目档案数据共享；[4]其次，增设数字档案馆数据导入功能，将著录信息通过定制的excel表格直接导入，并在条目下挂接电子原文，实现参建单位间数据共享；再次，通过数字档案馆的统一建设和互联互通，实现上下级项目档案数据共享。

    （五）融合业务流程，提升档案质量

    以内控建设为抓手，从四个层面融合业务流程，是提升项目档案质量的有效途径。一是融合同类项目历史数据，编制文件清单模板，通过针对性收集，提高完整率；二是项目监理与档案质量管控相融合，通过监理提高项目档案数据的准确性；三是项目档案整理与业务指导、人员培训相结合，提升项目档案的规范性、系统性；四是项目安全检查与项目档案安全管理相结合，以防为主，防治结合，确保项目档案的安全性。[5]

    （六）融合管理手段，构建倒逼机制

    融合管理手段，构建倒逼机制，有利于提高参建单位对项目档案的重视程度。一是行政手段。通过档案局监督指导，执法检查，竣工验收等活动，倒逼项目管理者将项目档案工作纳入岗位责任制。二是经济手段。严格执行项目档案质保金支付三方（建设、财务、档案）会签制度，倒逼参建单位重视档案工作。三是法律手段。在项目招标文件和合同中明确项目档案质量标准，提升漠视项目档案工作的法律风险，倒逼参建单位提升依法依规治档的自觉性。

    三、融合视域下通信建设项目档案管理模式优化实践的几点启示

    （一）及时转换角色，推进依法治档

    新形势下，项目档案工作者应及时完成由整理者向管理者的角色转换，构建与企业现状、人员配置和项目特点相适应的管理体系。在此基础上，完善优化管理制度，积极推进依法依规治档。

    （二）强化沟通协调，实现借风扬帆

    在项目档案管理中，应树立大档案观，强化沟通协调，让参建单位认识到项目档案管理人人有责。同时，把关键节点融合渗透到建设、财务、法律、信息化等部门工作流程，利用其管理资源和技术手段，实现借风扬帆。

    （三）统一质量标准，做到公平监管

    档案部门应协调项目档案的外部指导标准与内部执行标准相统一，规避无所适从风险；确保各参建单位执行统一质量标准，避免档案质量参差不齐；确保不同性质和规模的建设项目归档标准一致，避免重大轻小；确保建设合同中约定的项目档案质量标准与验收标准相统一，避免发生导向性错误。上述标准“四统一”将减少争议，确保公平。

    （四）明确职责界面，形成监管合力

    采购部门负责把档案质量要求列入招标文件和合同条款，确保档案形成阶段的质量，避免亡羊补牢；项目主管部门把项目档案过程管理任务列入监理工作职责，做好收集、积累和利用工作，避免过程管理失控；档案部门切实把好验收关，并构建倒逼机制，避免事后无人问津；委员会负责统筹协调，构建从形成、管理到验收、归档的立体防护体系。

    四、结语

    项目档案管理模式优化应精准定位问题，制定对策，把握策略，以融合理念为指引，立足管理实践，破解管理瓶颈。在继承中发展，在发展中优化，在优化中提升，稳步推进项目档案完整、准确、系统、安全质量目标的实现。

    *本文系河南省档案局2017年度档案科技项目计划《地方重大通信建设项目档案管理创新》（项目编号：2017-R-26）的阶段性成果之一。

    参考文献：

    [1]金霞.《北京市重点建设项目档案工作检查办法》解读，北京档案[J].2015（1）.10-12.

    [2]华榕.档案专业复合型人才建构的核心因素，渭南师范学院学报：综合版[J].2016（24）.86-91.

    [3]国家档案局，国家发展和改革委员会.重大建设项目档案验收办法[EB/OL].（2006-06-14）[2018-3-2]. http：//www.360doc.com/content/16/1118/16/30512368_ 607571351.shtml.

    [4]杨茜雅.中国联通全国性数字档案馆建设实践的理性思考，档案学研究[J].2014（4）.22-25.

    [5]全國档案工作标准化技术委员会.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范：DA/T 28-2002[S].北京：国家档案局，2002：3.

    作者单位：中国联通河南省分公司