明清档案“数转模”项目质量管控的原则及方法

    王海欧

    摘要：明清档案“数转模”项目是档案信息载体从传统纸质转化为数字影像，再到模拟影像的二次转换过程。本文基于中国第一历史档案馆工作实践，阐述了明清档案“数转模”项目质量管控的基本内涵、运作原则、主要程序和工作方法，以期促进珍贵档案资源的开发，避免经多种介质转换后的备份档案信息失去应有效能。

    关键词：数字档案缩微胶片质量管理

    明清档案“数转模”项目是对明清原件纸质档案的备份数字档案信息，进行二次转换成模拟档案信息存储的过程。在数字化时代背景下，将传统纸质档案数字化以及再将经数字技术存储后的电子档案转化为基于模拟技术存储的缩微胶片档案，其间会出现档案存储介质与档案存储信息内容分离的阅读现象。作为明清档案权威管理机构，中国第一历史档案馆顺应时势需求，既注重有效保护传统纸质档案，又注重保护基于传统纸质档案所衍生的异质备份档案，创建出纸质档案、缩微胶片档案、电子档案三位一体的管理模式，对这一过程中进行异质备份档案的质量管控积累了一定经验，进而能全力保障异质备份档案通过不同的技术路径、满足不同的设备要求、经过多次物理介质转换之后仍保持与原件纸质档案一样的真实完整及可靠性，使之成为馆藏档案的有机组成部分，真正实现了以备份档案代替原件档案进行开发利用，不仅利于对珍贵明清档案进行更安全的保护和更有效的开发利用，而且为新技术条件下实现馆藏档案信息内容的多介质转换奠定了坚实基础。

    一、明清档案“数转模”项目质量管控的基本内涵及原则

    明清档案数转模的质量管控不仅是系统、连续的全面质量管理，而且是全方位、全过程的全面质量管理。究其本质而言，明清档案数转模项目的质量管控是为了实现缩微胶片这一异质备份档案产品的质量管理要求所展开的各项活动，其基本内涵主要包含组织管理和技术控制两个层面。就管理者而言，技术层面管控是质量管控的核心，组织层面管控则是实现质量管控的根本保障，若缺乏足够的质量管控意识和管理措施，把项目质量管控内容排斥在组织管理环节之外，忽视包括建立质量目标，以及为实现质量目标而开展的质量控制、质量保证和质量改进等活动，或仅将质量管控任务交由技术制作部门单独完成，不履行自身在质量方面指挥、控制、组织与协调等方面的职责，则难以达到缩微胶片的质量标准要求。与此同时，在追求实现缩微胶片质量标准的目标过程中，明清档案数转模项目质量管控内涵主要通过相关管理措施和操作规范来有效地展开，并借助实践过程中提炼出的基本原则生动形象地展现出来。

    （一）过程管理与质量检查并进原则

    质量检查是检查出不合格产品，本属于过程管理中的重点环节，但实际上，数转模项目实施过程中的技术管控与缩微胶片质量管理，主要表现为操作过程中连续的有严格标准与系统规范的日常管理与控制过程。过程管理本身所具有的监督特性往往通过相应技术规范来有效阻止不合格产品的出现，但这并不能完全保证产品质量的稳定性，而质量检查可极大地确定产品质量的稳定性。因此，过程管理成为质量管控的基础，质量检查成为质量管控的关键。在过程管理中通过质量检查进一步掌握产品的质量动态，根据检查的产品质量波动情况及时对制作过程进行适当调整，就可以最终保证缩微胶片的质量。

    （二）质量管理优于工作进度原则

    由于工作效率往往直接与工作进度直接挂钩，制作者在实际操作过程中就会自觉或不自觉地优先考虑工作进度，尤其在时下档案界盛行将数转模项目实行外包之后更是如此。诸如制作过程中需要详细记录工作清单，包括日常工序流程数据的填报、各种技术数据的收集与分析等一系列质量安全管理流程，往往会被制作者认为影响生产进度而不愿严格执行。与此同时，专职或兼职的质量监督人员的介入，产品抽检频率的提升，更会使得制作者与管理者双方关系常常处于紧张甚至对立状态。必须确立“安全第一、质量至上”，质量管理优先于工作进度的原则，建立及时信息沟通与反馈机制，适时了解和掌握工作动态和出现的新问题，加强对产品质量的监督检查，切实提高质量管理人员的执行力。

    （三）安全管理全员参与原则

    明清档案数转模项目质量管控是系统化的管理过程，贯穿于缩微胶片的制作、保管、移交和利用的整个生命周期，姑且不说备份产品制作前端的原件纸质档案若发生虫蛀霉变或意外损毁，或者其数字化过程若因管理不严导致档案被涂改或者调包替换，就是备份产品在制作过程中更是涉及诸多安全环节。比如，用电设备的管控问题、消防安全的监管问题、现场人员的管理问题，其潜在的隐患均需要得到及时有效的控制。为此，需要全體员工获得共识并采取共同的自觉行动，建立起全员参与的覆盖全时、全区域、全过程的质量安全管理及保障体系，以确保所有的质量风险都得到识别，识别的质量风险得到有效管理。

    二、明清档案“数转模”项目质量管控的主要程序和工作方法

    从工作程序看，明清档案数转模项目的质量管控主要表现为质量管理与技术性操作过程，即在传统纸质档案已制作成电子档案基础上，再通过计算机、数字存档机等相关设备将数字影像输出到缩微胶片上，制作出内容信息完全相同但存储介质截然有别的缩微胶片档案，并顺利进入库馆保存。在实际操作中，数转模项目的质量管控是一项较复杂的管理工程，涉及一系列组织管理环节和技术控制要素，任何组织管理环节和技术控制要素的疏忽与失误，都有可能使原件档案的内容信息出现遗漏与失真，进而危及备份档案所要求的真实完整及可靠性等核心要素。中国第一历史档案馆推进质量管控的基本方法主要体现为“三个要”。一是“做到的要说到”，即要将管理活动的有效措施告知每位参与者，以事先培训的方式让每位参与人员做到入脑入心；二是“说到的要做到”，即管理规定必须在操作过程中严格贯彻实施，更重要的是让管理文件从贴在墙上落实到具体行动上；三是“做到的要记到”，即将相关管理活动与技术控制结果形成记录，要让动态的转瞬即逝的管理过程变成有迹可寻、有据可查的可追溯管理过程。基于“三个要”的基本工作方法，在实际工作中主要是前瞻性地预知制作过程中可能出现的各种质量风险，并根据不同工作程序的特点进行具体分析和评估衡量，进而采取有针对性的管控措施，从技术要素上做好相关质量管控工作。

    首先，就输出前的准备工作程序而言，转换缩微胶片之前有很多具体工作需要认真地完成。一是档案的电子目录数据与电子影像是否一致，具体表现为目录数据中涉及的文件命名、影像模式、文件数量是否与电子影像数据一一对应等。二是电子影像文件逻辑顺序是否准确，具体表现为卷級文件夹的顺序是否准确完整，卷内文件顺序以及文件夹内影像顺序是否正确等。三是电子标版影像内容是否正确，包括片首标识区所填写的内容与片尾标识区填写的内容是否一致、插入顺序是否正确等。四是数字档案信息胶片输出是否符合相关规定等。针对上述种种表现，质量管控工作必须对前端生成完整的、格式规范的电子条目逐一进行核对，认真核查每卷、每件档案的特征影像与相应的电子条目。只有对所有数据进行全面的检查，才有信心确保输出数据的万无一失。

    其次，就输出过程中的操作程序而言，包括数据接收下载、数据处理转换、胶片输出冲洗、公司质检、馆方抽检、成品移交等六个环节，每个环节都有可能出现影响产品质量的风险因素。比如，在数据接收下载环节当中的档案影像格式是否按照TIFF格式进行下载接收，每盘胶卷容量分配影像是否合理；在数据处理转换环节中是否将接收的彩色电子影像数据转换为黑白二值影像，是否逐幅检查文件夹中电子影像的完整性、完好性以及顺序号；在胶片输出冲洗环节中，胶片输出人员是否按照操作规程正确调试和操作数字存档机等。针对以上质量管控要素，必须依据基本规范来进行标准化操作，这些基本规范包括国家档案局颁布的《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》等，它们既为数转模工作提供了可靠的依据，也能确保缩微胶片实现长期有效保存。

    其三，就输出后的质量检查程序而言，鉴于明清档案纸质的特殊性，其异质备份后缩微胶片的质量风险与技术管理要素显然要有别于其他一般现行文档的质量标准。一是明清档案纸张条件较差，字迹线条浅，特别是破损严重的手写体档案，其纸张条件更差。在这种条件下输出缩微胶片的质量风险主要表现为原底片背景密度值是否能控制在有效范围内。二是缩微胶片综合解像力过低也是影响缩微胶片质量的因素之一，解像力低于预定值会使胶片影像出现字迹模糊、重影等现象，会严重影响日后阅读效果，这需要从实践出发规定相关技术参数。三是缩微胶片入库及保存环境也是影响产品质量的重要风险要素。对于长期保存的缩微胶片原底片来说，控制好库房温湿度是至关重要的，另外其对库房密闭性要求很强，内部应安装除尘效率高的空气过滤器或其他吸附装置，以防止有害气体和灰尘对缩微胶片的侵害。

    参考文献：

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    [2]杜琳琳，郝晨辉.《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》简介[J].中国档案，2010（10）：62-63

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    [5]中国第一历史档案馆.明清档案事业九十年[M].北京：人民出版社，2016.

    作者单位：中国第一历史档案馆