名人档案信息资源规划研究

    周耀林 覃双 常大伟

    

    摘要：我国名人档案信息资源建设还存在建设主体不同、建设客体复杂、建设方法不一等问题，需要通过名人档案信息资源规划进一步提高建设的協调性和规范性。本文在分析名人档案信息资源建设存在问题的基础上，指出名人档案信息资源规划应坚持前瞻性、协调性和实效性原则，并从环境分析、规划设计、价值实现方面设计了名人档案信息资源规划的流程。

    关键词：名人档案档案信息资源信息资源规划

    Abstract： There are still some problems during the construction of celebrity archives information re？ sources， such as multiple constructors， complicat？ ed objects， divergent methods， which requires ar？ chives information resources planning to coordinate and standardize the construction. Based on analysis of existing problems， this paper pointed that plan？ ning of celebrity archives information resources should adhere to the principles of forward looking， coordination and effectiveness， and designed the process from perspective of environment analysis， planning design and value realization.

    Key words： celebrity archives； archives informa？ tion resources； information resources planning

    名人档案是社会著名人物在从事政治、经济和文化等活动中形成的具有保存价值的历史记录的集合。[1]在各地名人档案建设实践不断推进的同时，相关理论研究也不断发展。CNKI统计表明，截至目前，相关研究成果已有290余篇，涉及的主题之一是关于名人档案资源建设和利用服务，何春晖等从史料征集、手稿征集等方面介绍了文化名人档案资源建设的路径，[2]覃兆刿等设计了基于“活化”理论的科技名人档案开发方案；[3]涉及的主题之二是关于名人档案信息化建设及其质量控制、内容管理等，徐娇等从内容、原则、视角和方法等方面系统论述了名人档案信息化建设的质量控制问题，[4]吕瑞花等以老科学家学术成长资料管理为例分析了科技名人档案知识管理的问题与对策。[5]仔细研读已有成果发现，尚无学者从信息资源规划视角对名人档案进行研究。鉴于信息资源规划是信息资源建设与开发利用的基础和关键，[6]而档案信息资源开发与利用必须强调规划先行，否则开发和利用就无从谈起，[7]因此，有必要强化名人档案信息资源规划研究，对名人档案信息资源规划的动因、原则和流程进行分析和论证，以便统筹规划和科学指导名人档案信息资源建设，促进名人档案价值发挥。

    一、规划动因

    随着文化工程的兴起和公共文化服务的需要，我国名人档案建设不断发展。国家层面上，由中国科协牵头组织实施的“老科学家学术成长资料采集工程”是典型的名人建档工程；省市级层次上名人档案建设工程也在不断发展，如湖南省档案馆成立了知名文艺家档案专馆，湖南省图书馆建立了《湖南近代人物资源库》。不少机构也在为名人建档，高校最为典型，北京大学、武汉大学等已经明确制定了名人档案管理办法或规定。

    然而，从已有的名人档案资源建设实践看，尚存在着一定不足：第一，建设主体不同，存在各自为政现象。除政府外，博物馆、图书馆、档案馆、纪念馆乃至文化企业，也开始参与名人档案信息资源建设。主体多元化，加之不同主体之间缺乏有效的衔接与规划，造成名人档案建设各自为政的局面，影响了名人档案信息资源的开发利用。第二，建设客体复杂，不同建设主体对名人的规定不一。例如，《广东省名人档案管理办法》规定入库名人范围为历代广东籍或曾在广东境内长期活动过的在社会各界具有重要影响的人物；华南理工大学则规定为历届学校党政领导、院士等各类有突出贡献的人员等。第三，建设方法多样，缺乏一致性。不同建设主体采用了征集、捐赠、交换、购买等不同方法丰富馆藏，有建立独立人物全宗，也有联合全宗、汇集全宗或散存于其他组织全宗内，也有些建设主体开始对名人档案进行信息化建设，建立数据库、数字档案馆（数字博物馆）。

    总之，我国名人档案信息资源建设在建设意识强、积极性高、成果不断增多的同时，存在建设主体各自为政、建设客体复杂、建设方法缺乏一致性等问题。如何从名人档案资源建设的整体视角出发，做好名人档案信息资源规划，通过顶层设计为后续的管理与利用打好基础，是需关注的重要问题。

    二、规划原则

    正如国际档案理事会制定的档案信息资源规划，不仅要考虑战略规划层面，还有业务层面。[8]无论是何种层面的规划，均需遵循如下原则：

    （一）前瞻性原则

    名人档案信息资源规划应构建起基于公众信息权利全面保护、社会记忆全面保存、信息资源共建共享、自身理想全面实现的价值取向。[9]针对当前名人档案信息资源规划缺乏导致的成效不足、落后于社会需求的问题，需要从资源基础调查和社会需求分析入手，提高名人档案信息资源规划的前瞻性，并将其置于规划首位。

    在明确名人档案信息资源内容、类型、结构和分布，掌握社会需求的基础上，以前瞻性为原则规划政策标准和实施框架，促使名人档案信息资源建设与时俱进，满足社会经济、文化建设、社会服务等方面需要。

    （二）协调性原则

    我国名人档案信息资源建设主体具有多元性，涉及图书馆、档案馆、研究院所、私人机构等；建设内容具有多样性，包括科技名人档案、历史名人档案、文化名人档案等。多元主体参与带来的管理分散、标准不一、合作度低等限制了名人档案信息资源利用服务的深度与广度。[10]

    因此，名人档案信息资源规划需要遵循协调性原则，构建多元主体合作的机制，促进跨部门、跨机构和跨地区的合作，推进共建共享平台建设，为名人档案信息资源的深度聚合和集成服务创造条件；通过统一管理标准增强名人档案信息资源传播和利用的便利性，提高资源建设与社会需求的契合性。

    （三）实效性原则

    名人档案信息资源建设中，一些单位或机构并未全面地采集名人档案信息资源，导致网站、数据库的名人档案信息不全，影响名人档案信息资源的利用。因此，名人档案信息资源规划不仅要达到理念与操作的可行性，而且其实施效果要能满足信息时代档案信息传播利用的需要。

    首先，要加强对规划的前期研究和论证，从国家信息资源规划、国家档案信息资源体系建设和社会需求等角度分析规划的政策环境和需求环境；其次，科学设计规划的目标和实现路径，推进资源共建共享和监督管理制度建设，形成规划实施的制度基础。同时把握规划重点，提高建设成果可用性和易用性。

    三、规划流程

    名人档案信息资源规划流程主要分为环境分析、规划设计、价值实现三个阶段，如图1所示。

    （一）环境分析

    环境分析是信息资源规划有效实施的重要前提，有利于明确名人档案信息资源的社会需求、建设重点和规划的方向，提高名人档案信息资源规划的科学性和前瞻性。名人档案信息资源规划的环境分析有内外部环境分析之别，主要应立足于资源环境、政策环境、需求环境、技术环境的充分调研和认识。其中，资源环境分析是明确名人档案信息资源的馆藏、分布、类型和结构等状况，为名人档案信息资源规划提供参考；政策环境分析是对档案行政管理机构关于国家档案信息资源建设、开发、服务的整体方向和名人档案信息资源在其中的地位、作用等基本认识的分析，是确定名人档案信息资源规划的内容、方向和侧重点的重要依据；需求环境分析是对社会用户對名人档案信息资源的现实需求与潜在需求的调查分析，对提高名人档案信息资源规划的质量和名人档案信息资源价值的实现有着积极意义；技术环境分析是对名人档案信息资源规划实现的技术方式的分析，科学的资源开发、服务技术路径有助于提高名人档案信息资源规划实施的质量。

    （二）规划设计

    1.资源建设规划。名人档案信息资源的规划要与“覆盖人民群众的档案资源体系”建设一致，以用户需求为导向，以建设内容丰富、结构合理、质量优化的资源体系为目标。在进行规划时要做好用户需求调研，按需建设。在建设内容上，要注重种类的多样化和内容的丰富性，手稿、照片、音视频、口述档案等都应在资源采集建设之列；在建设结构上，既要建设涵盖文化、科技等不同领域的名人档案信息资源，也要建设覆盖不同地域和不同历史时期的名人档案信息资源，形成结构合理、相互补充的名人档案信息资源体系；在质量优化方面，一方面要注重对手稿、口述资料等蕴含的内在价值的深入开发，另一方面要注意档案之间的相互关联印证和信息的充分融合。

    2.平台构建规划。社会名人在其一生中产生的各类档案信息可能被各地图书馆、博物馆收藏，因此，需在档案行政管理机构的统筹指导下，对纵向的各级档案保管机构之间和横向的跨行业系统的名人档案信息资源共建平台进行合理规划。[11]从实现路径看，主要有三种方式：一是“整体规划、整体建设”，适合面向主体的垂直系统内部的平台规划，例如中国科协实施的老科学家信息采集工程；二是“整体规划、分别建设、统一整合”，适合面向领域的名人档案信息资源平台的规划，例如跨区域、跨部门的不同档案机构的名人档案信息资源平台可由国家档案局统一规划，不同档案机构分别建设，最后统一整合；三是“分别建设、整体关联”，适合面向地域或全国的名人档案信息资源平台的规划，例如档案馆、图书馆、博物馆等分别建设，最终在统一的制度框架内实现资源平台的互联互通和资源的共建共享。

    3.服务能力规划。服务能力是评价名人档案信息资源建设成效的重要标准，是推动名人档案信息资源价值实现的重要动力。效率低下、方式落后的传统档案信息服务极容易被“信息化”的公众淘汰。[12]一方面要积极构建多主体协同服务机制，促进名人档案信息资源的整合，推动名人档案信息资源服务模式由分散式向联合式，再向集中式和集成式的转变，提高服务的整体性和全面性；另一方面，对名人档案信息资源的内容进行关联和揭示，通过构建智能检索系统和智能推送系统，提高名人档案信息资源服务的智能化和便利化水平，为有效地开展以用户为中心的个性化知识服务奠定基础。

    4.保障体系规划。名人档案信息资源的保障体系规划是根据统一的目标、理念、规范和标准，构建一个包括资源收集、保管、开发利用及相关服务在内的保障体系，[13]为名人档案信息资源的开发利用提供全方位保障。制度保障方面，构建共建共享制度，促进跨机构、跨区域的信息资源交流的实现；完善利用服务制度，满足用户的多样需求。标准保障方面，在遵循档案行业相关标准的基础上，规范和协调名人档案信息资源管理标准和技术标准。技术保障方面，充分利用信息技术实现名人档案信息资源的有效管理和长期保存。智力保障方面，既要通过人才引进、专业培训等方式不断提高馆员的整体素质，也要通过专家咨询等方式对名人档案信息资源的建设和服务进行专业指导。

    （三）价值实现

    1.促进建设过程的科学合理。为实现规划自身的价值，促进建设过程的科学合理，要加强过程管理。进行全过程的控制和规范，确保规划从概念设计到价值实现的整个流程按照既定目标发展，提高档案资源配置的效率。进行流程化管理，实现规划流程中跨机构、跨领域的全程协作；协调资源供给与社会需求，建立信息反馈和动态调适机制，将不断变化的社会需求及时融入名人档案信息资源规划，并据此对规划的不同阶段进行优化调整。

    2.促进资源价值的充分发挥。名人档案信息资源规划的目的是解决名人档案建设实践中的问题，提高名人档案信息资源建设的质量，提供资源利用以实现名人档案信息资源的价值。档案价值是利用主体与档案之间的关系，[14]名人档案除了具有情报价值、凭证价值等一般性价值外，还有其对于社会名人所属行业的导航价值以及对于整个社会的导向价值。这些价值的实现，除了以名人档案信息资源的合理建设和深度开发为基础，还要通过服务创新来促进资源利用。

    总之，名人档案信息资源规划通过资源整合，实现个人记忆、集体记忆的融合，保全社会记忆，[15]有利于解决我国档案资源类型结构单一、档案信息资源内容体系建设失衡[16]的问题，推进档案事业的全面发展。针对我国名人档案信息资源规划缺失的现状，加强名人档案信息资源规划势在必行，这不仅依赖于国家层面的协调，也依赖于区域、行业的共同努力。与博物馆、图书馆等机构相比，档案机构在名人档案管理利用方面具有专业优势，理应担负起全国名人档案信息资源规划的责任。

    *本文系教育部人文社科重点研究基地重大项目《大数据资源规划理论与统筹发展研究》（项目批号 16JJD870001）和中国科协《老科学家学术成长资料采集工程》项目（项目编号CJGC2016-G-Z-HB02）研究成果之一

    参考文献：

    [1]梁兵，王子鹏.关于名人档案若干问题的认识与思考[J].云南档案，2010（1）：50-51.

    [2]何春暉，金灿灿.“国学大师”名垂青史——浙江大学档案馆名人档案建设工作侧记[J].浙江档案，2012（6）：26-29.

    [3]吕瑞花，覃兆刿.基于“活化”理论的科技名人档案开发研究[J].档案学研究，2015（4）：4-7.

    [4]徐娇，赵跃，张伟.名人档案信息化建设质量控制研究[J].中国档案，2017（1）：79-81.

    [5]吕瑞花，俞以勤，韩露，等.科技名人档案知识管理实践研究——以老科学家学术成长资料管理为例[J].情报理论与实践，2011（6）：94-96.

    [6]邓尚民，刘文云.信息资源规划的重要性及其对策[J].情报科学，2002（6）：605-606.

    [7]倪丽娟，陈阳.困境与出路：我国档案信息资源规划之理性思考[J].档案学研究，2017（06）：13-17.

    [8]周耀林，赵跃等著.面向公众需求的档案资源建设与服务研究[M].武汉：武汉大学出版社，2017：100.

    [9]苏君华.面向社会的档案信息资源规划价值取向研究[J].档案学通讯，2013（5）：15-19.

    [10]周耀林，章珞佳，常大伟.名人档案信息化建设进展、问题与发展趋势[J].中国档案，2017（1）：76-78.

    [11]吴加琪.构建区域档案信息资源共建共享平台的思考[J].北京档案，2014（8）：24-27.

    [12]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011（2）：91-94.

    [13]高大伟.面向“人文北京”的城域档案信息资源保障体系构建研究[J].北京档案，2010（4）：18-19.

    [14]任越，曹玉，乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（3）：38-41.

    [15]周林兴.面向社会的档案信息资源规划研究——研究现状、意义及主要内容、观点[J].档案，2011（6）： 10-13.

    [16]周林兴，王婷婷.基于公共文化服务体系建设的档案信息资源规划研究[J].档案学通讯，2012（2）：83-87.

    作者单位：武汉大学信息管理学院