档案馆应用社交媒体开展信息服务的SWOTT分析

    王秋洁 张江珊

    摘要：Web2.0时代下，社交媒体蓬勃发展，给档案信息服务带来新的机遇和挑战。本文利用SWOT分析法，分析档案馆利用社交媒体开展信息服務的内部优势、劣势以及外部机遇、威胁，并提出相应措施，以便充分发挥社交媒体的优势，提高档案馆的信息服务质量。

    关键词：档案馆社交媒体信息服务SWOT分析

    Abstract：In the era of Web 2.0， social media is flourishing， bringing new opportunities and challeng？ es to the archive information service. This article ana？ lyzes the internal advantages， disadvantages and ex？ ternal opportunities and threats of utilizing the social media by means of SWOT analysis， and puts forward corresponding measures in order to give full play to the advantages of social media and improve the quali？ ty of the information service of the archives.

    Keywords： Archives；Social Media；Information Service；SWOT Analysis

    随着互联网技术的高速发展，我们进入Web2.0时代。在此背景下，社交媒体蓬勃发展，改变传统的信息单向传递方式，开启双向传播模式，广泛地应用于各行各业，成为社会信息传播的重要渠道。早在2010年，美国国家档案与文件署就发布了社交媒体战略，利用社交媒体开展多样化的档案信息服务，而我国档案界研究社交媒体起步较晚。笔者以“社交媒体”和“档案信息服务”为关键词在中国知网搜索，相关文章只有50篇左右，研究成果尚不丰富，而以SWOT研究方法分析我国档案馆应用社交媒体开展信息服务尚未见论文涉及。本文采用SWOT分析法研究档案馆应用社交媒体的优势及劣势，探索档案馆应用社交媒体开展档案信息服务的机遇与挑战，提出档案馆应用社交媒体开展信息服务的新模式，以供参考。

    一、档案馆应用社交媒体开展信息服务的SWOT分析

    SWOT分析法又称态势分析法，主要分析研究对象的内部优势、劣势及外部的机会、威胁等。笔者基于文献和对我国省市级档案馆社交媒体应用情况的网络调研，分析了档案馆应用社交媒体的内部优劣势及外部机遇与挑战。

    （一）Strengths：优势分析

    作为传统信息服务机构，我国档案馆利用社交媒体开展信息服务具有一定的天然优势。

    1.拥有丰富的档案信息资源

    档案来源于社会生活各领域，内容十分丰富，涉及政治、经济、文化、军事、科技、历史等多个方面。丰富的档案信息资源为社交媒体发布信息提供了坚实的资源保障。浩如烟海的档案资源，独特的城市记忆展，精深的编研作品均可通过社交媒体平台向公众展示。

    2.拥有较强的信息存储管理技能

    档案社交媒体生成的大量信息需要系统存储和管理，为社会保存可供利用的数字记忆，而档案馆在数字资源存储与管理方面的专业特长为此提供了条件。此外，档案馆有电子文件或数字档案管理系统，有相应的设备、技术、标准、制度，丰富的实践经验可保证档案社交媒体信息的妥善管理。[1]

    3.拥有丰富的档案信息传播及服务经验

    档案社交媒体本质上是传播档案信息，提供档案服务的公众平台，而档案馆的信息传播及服务经验丰富。我国的档案网站现已形成较大规模，档案馆在网站上发布档案，展示大事记、城市记忆等编研作品，开设信箱、论坛等互动专区，提供多种档案信息服务。网站建设至今，档案馆已积累宝贵经验，对应用社交媒体新平台开展信息服务具有较强的借鉴作用。

    （二）Weaknesses：劣势分析

    尽管我国档案馆应用社交媒体开展信息服务具有天然优势，但在意识、人才、服务质量等方面仍有较大缺陷。

    1.社交媒体应用意识淡薄

    社交媒体快速发展，已渗透到社会各领域，国外档案界积极应用社交媒体开展信息服务。美国国家档案与文件署已应用超过20种社交媒体，加拿大国家图书与档案馆使用了7种，而我国中央档案馆尚未使用社交媒体，省级档案馆中应用社交媒体的比例不超过半数，除湖北和辽宁省档案馆应用了档案APP，其他多局限于微信和微博。可见，我国档案馆应用社交媒体提供信息服务的观念淡薄。

    2.缺乏社交媒体应用人才

    据调查，我国大部分档案微信公众号未设置专门的管理人员，多是档案馆工作人员兼职管理。由于缺少专业训练，发布的档案信息内容单调，形式单一，缺乏吸引力，不利于档案公众平台的长足发展。

    3.档案信息资源开发质量不高

    一方面，缺乏广度。我国许多档案微信公众号发布的大部分信息为本地的历史文化，微博上多为转发的新闻动态，单调的信息资源无法满足用户需求。此外，微信、微博公众平台上不同载体档案的数量十分有限，一般为文书档案和照片，视频类档案屈指可数。另一方面，缺乏深度。目前，很多档案微信公众号存在档案深加工产品资源匮乏的问题，大多是工作动态、规范标准等介绍性信息。档案信息资源开发质量欠佳。

    （三）Opportunities：机会分析

    社交媒体时代特色及国家政策的引领为档案馆应用社交媒体开展信息服务提供了良好机遇。

    1.Web2.0时代潮流

    Web2.0开启了信息开放交互的时代，人们越来越重视信息开放共享以及公众参与。截至2017年6月，我国网民规模达到7.51亿，手机网民规模达7.24亿，手机上网的比例由2016年底的95.1%上升至96.3%，比例持续提升。[2]网络技术的发展和智能移动终端的普遍使用为档案馆应用社交媒体开展信息服务提供了更广阔的发展空间。

    2.用户阅读方式的变化

    以互联网为载体的阅读开启数字化阅读方式，人们的阅读习惯越来越碎片化、浅层次化、个性化。社交媒體技术能对档案内容进行编辑加工，为用户提供更具视觉冲击力的独特内容，短小精悍、图文并茂，更适应现代用户的阅读方式。因此，用户阅读方式的改变也能进一步促使档案馆应用社交媒体开展信息服务。

    3.国家政策的引导

    2014年，习近平总书记在第四次深化改革领导小组会议上强调，互联网特别是微博、微信等新兴媒体，重新定义了人们获取信息的方式……推动传统媒体与新兴媒体融合发展，增强主流媒体信息内容传播力、影响力。[3]同年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出要加强档案宣传工作，档案馆要充分利用各类媒体，大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新成绩、档案工作者投身现代化建设的时代精神。[4]一系列相关政策的提出，为档案馆应用社交媒体提供了极大的外部动力。

    （四）Threats：威胁分析

    由于用户关注度不高，缺乏外部资金投入及竞争等方面的外在不利因素限制，档案馆应用社交媒体也存在一定挑战。

    1.档案微博、微信平台用户关注度不高

    截至2018年3月18日12时，南京档案官方微博显示的关注人数是1399人，宿迁档案官方微博显示的关注人数只有384人，而进行评价、转发的网民更是寥寥无几。微信公众号定期推送的消息、文章的阅读量累计只有几千次，留言板上的留言寥寥无几。档案馆应用社交媒体开展信息服务，如何留住用户是一个难点。

    2.缺乏资金投入

    据统计，目前70%的档案微信公众号未得到足够的资金支持，不少自开通后就不再更新内容，成为空壳微信号，只有“十堰档案”“数字档案管理”“档案那些事儿”有少量拨款。[5]由于缺乏资金投入，带来人才技术短缺，许多档案社交平台建设质量不佳。例如“常州档案”微信公众号里的“档案故事”和“珍档荟萃”两个模块，均显示“敬请期待”。

    3.缺少业内竞争

    社交媒体的应用，对于公共信息服务业的档案馆来说，增加了压力，却没有天然的利益驱动所带来的竞争动力。档案馆是非营利性的公共机构，不存在激烈的业内竞争。缺少竞争压力，工作人员可能会产生惰性，忽视社交媒体平台的建设，得过且过。

    二、档案馆应用社交媒体开展信息服务的策略

    根据档案馆应用社交媒体提供信息服务的SWOT态势分析，笔者将各种因素相匹配，通过系统性分析，提出档案馆开展信息服务的发展策略。

    （一）优势—机遇（SO）策略

    1.发挥馆藏优势，创新社交平台档案编研成果

    档案馆可依托馆藏特色资源，创新社交媒体平台编研成果，对平台进行特色化建设，充实档案信息服务的内容。例如，法国博讷档案馆的Facebook主页处处展现其历史悠久的葡萄酒文化，不仅封面采用葡萄种植园图片，而且发布的信息也围绕其葡萄酒文化，包括相关历史文献，实体档案图片以及视频等，吸引了大批其他领域用户，如葡萄酒爱好者、葡萄酒生产商和销售商等。[6]

    2.借助移动终端，拓宽档案信息传播途径

    随着笔记本、智能手机等移动终端的普及，社交媒体用户日益增多。用户阅读到社交媒体平台上的档案信息，会对感兴趣的内容加以留言、分享转发；经过多次转发，形成树状的档案信息传播渠道，从而拓宽档案社交平台信息的传播途径，促使档案信息得到迅速传播。

    3.发挥信息服务优势，迎合公众阅读需求

    档案馆应发挥信息服务优势，用双微平台向公众推送篇幅短小、内容简练、富于趣味、便于公众订阅的档案信息，迎合人们当今的阅读方式。如福建省档案馆在毕业季时启动“寻找青春记忆”的活动，将本省百余年间十几所高校的学籍档案、通讯录、同学录、知青档案以及毕业生分配档案借助微博和微信发布，为公众在这些档案背后寻找曾经的青春记忆提供了机会和渠道。[7]

    （二）优势—威胁（SW）策略

    1.挖掘民生档案，吸引用户广泛关注

    民生问题事关亿万百姓的切身利益，档案馆加强民生档案建设，必然会吸引广大用户的眼球。档案馆可深挖民生档案，利用双微平台讲述民生故事，展示社会生活衣、食、住、行的变迁；或推送健康小贴士，贴近百姓生活。例如，淮安市档案馆依据饮食文化档案，在微信公众号上推送关于“淮安饮食文化‘九大怪”的文章，以特色美食文化博得公众关注。

    2.促进融合，增进档案馆跨界合作

    通过社交媒体平台，档案部门可进行信息横向交流，寻求多元合作伙伴，开拓多种合作途径，加强跨界合作。例如，江苏省的各市级档案馆可在双微平台上展示具有地方特色的馆藏资源，形成江苏特色档案文化圈。“浙江省档案馆与腾讯·大浙网创新性地开展新媒体全平台合作，成功推出了档案文化类互动栏目——《浙江往事》和《乡音浙江》”。[8]档案馆跨界合作，可充分利用社会资源，拓展资源开发的视野，提供优质的档案信息服务。

    3.分析档案社交平台用户行为信息，调整服务策略

    社交媒体应用的显著特征是信息双向流动。档案馆向公众发送信息的同时，应注重分析用户反馈信息，定期分析用户浏览档案信息所产生的行为数据，获知公众兴趣所在，对档案信息服务质量进行评估，从而调整服务策略，优化档案信息服务。

    （三）劣势—机遇（WO）策略

    1.顺应时代潮流，树立社交媒体意识

    进入Web2.0时代，博客、微博等社交媒体迅速发展，凭借开放、平等、互动等特点，拥有庞大的用户群，爆发出令人炫目的能量。档案界应树立社交媒体意识，积极开展档案服务。早在2010年，美国国家档案与文件署就发布了社交媒体战略。我国档案馆也应顺应时代潮流，及时制定社交媒体战略，建立应用社交媒体的制度规范，促进档案馆应用社交媒体制度化，通过制度化带动档案馆社交媒体意识的形成与固化。[9]

    2.响应国家政策，转变档案服务方式

    服务方式的转变是完善档案服务的前提和基礎。档案馆要响应国家政策，充分利用各类媒体开展工作，利用大数据挖掘技术，主动分析用户的浏览历史、兴趣偏好，在社交平台上针对性地推送档案信息，加强与用户的实时在线互动，提供个性化及“以用户为中心”的档案信息服务。

    3.利用社交平台，引导公众参与档案信息资源建设

    目前，我国档案馆的馆藏主要来自于例行接收和民间征集，来源渠道比较单一，很难满足档案信息资源建设的客观需要。社交媒体的发展，越来越多的档案用户成为档案信息利用及生成的双重身份者，用户可在档案社交平台上发布独家拥有的照片档案、视频档案及其他类型的档案，利用社交平台，公众能更好地参与档案信息资源建设。档案馆借助公众力量，能将存于民间的一些原生档案信息也进行收集，进一步强化档案信息资源建设。

    （四）劣势—威胁（WT）策略

    1.增加资金投入，完善社交平台功能

    档案馆应积极申请增加政府资金投入，聘请专业的技术人员，完善社交媒体平台的功能。首先，档案馆要开发社交平台的功能板块，使平台能展示除文字以外多种形式的信息内容，包括图片、音频和视频资料等，提高档案社交平台功能的完整性和丰富性。其次，完善互动功能，可在微信公众号里开设语音留言功能，使社交平台智能化，方便用户咨询。功能完善的社交媒体平台是高质量服务的前提，档案馆需要加强社交媒体平台的功能建设。

    2.建立竞争机制，提高工作人员积极性

    态度决定高度，档案人员的工作态度决定了档案信息服务的质量。一方面，上级要动员鼓励下级，利用社交媒体开展信息服务；另一方面，档案馆内部要建立激励机制，调动员工积极性，使其主动探究社交平台的功能板块，认真编写发布的信息内容，力求创新，提高信息服务质量。

    档案馆应用社交媒体开展档案信息服务能极大地提高服务质量，留住用户，树立社交媒体时代信息传播机构的形象，具有重大意义。我国档案馆应用社交媒体开展信息服务还处于初始探索阶段，形式单一、信息主题狭窄、内容匮乏，尚有很大的发展空间。未来档案馆要积极探索社交媒体应用的理论并付诸实践，探索出具有中国特色的社交媒体应用道路。

    *本文是国家社科基金项目《社交媒体背景下的档案信息公共策略研究》（项目编号17BTQ078）的阶段性成果。

    注释与参考文献：

    [1]丁华东.论社会记忆数字化与乡村档案记忆工程推进策略[J].档案学通讯，2015（4）：38.

    [2]中国互联网络信息中心第40次《中国互联网络发展状况统计报告》[EB/OL].[2018-01-05].http：//www. cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_69449. htm.

    [3]中央全面深化改革领导小组第四次会议讲话[EB/OL].[2018-01-05].http：//news.xinhuanet.com/pol？ itics/2014-08/18/c_1112126269.htm.

    [4]黄霄羽，冯磊，郭煜晗，王丹.档案馆应用社交媒体创新档案服务的可行性[J].北京档案，2016（10）：13.

    [5]倪丽娟，陈阳.“互联网+”环境下档案微信建设的SWOT分析——基于全国微信公众号的调查[J].档案学研究，2017（3）：45.

    [6]冯磊，黄霄羽.法国档案馆应用社交媒体创新档案服务[J].北京档案，2017（3）：39.

    [7]黄霄羽，郭煜晗，王丹，冯磊.档案馆应用社交媒体创新档案服务的内容[J].北京档案，2017（1）：18.

    [8]王玉珏，刘佳欣.国外档案馆跨界合作模式及启示[J].档案学通讯，2017（2）：94.

    [9]周耀林，路江曼.论社交媒体下档案服务的创新[J].档案学通讯，2014（6）：47.

    作者单位：扬州大学社会发展学院