英国档案数字化战略的形成及其特点分析

    寇京

    摘要：为应对“数字化革命”浪潮对英国档案事业的挑战，2017年3月，英国国家档案馆制定了英国档案数字化战略。本文在对相关战略文件梳理、分析的基础上，指出了英国档案数字化战略的五大重要特点：规划清晰，目标明确；以用户为中心，高度重视用户需求；建立广泛的商业合作关系，争取资金支持；重视数字文化的培育；多项措施协调配合，形成体系，并提出了自己对于英国档案数字化战略的一些思考。

    关键词：数字化战略数字转型数字文化

    随着“数字化革命”浪潮的到来，信息技术深刻地改变着世界的生产和生活方式，为应对数字转型的挑战，世界各国各行各业都在积极进行数字化战略布局。英国是较早开展档案数字化建设工作国家之一，取得了非常优秀的成绩，如英国国家档案馆2012年启动的“探索”平台就是其数字化工作的重要成果，该平台拥有独立、多样化的档案著录数据库，用户可以检索和浏览逾3000万条的档案著录信息；整合了英国2500个档案馆中的1000万条档案著录信息，并附以各档案馆的详细档案资料信息。[1]但其并不足以维持和推动英国档案数字化事业长期稳定发展，为了促进数字化时代档案事业的转型以及将档案事业融入到英国国家数字化战略和数字经济战略中，英国国家档案馆有计划地发布了一系列文件，积极进行档案数字化战略布局。本文对英国档案数字化战略的形成过程进行了阐述，并就其特点进行分析，总结经验，提出思考，以期为我国档案数字化战略的制订以及研究提供有益的借鉴。

    一、英国档案数字化战略的形成

    （一）“档案激励2015-2019”计划的启动

    2015年10月，英国国家档案馆在“发现馆藏、发现社区大会”上正式启动“档案激励2015-2019”计划，该计划旨在2015-2019年，通过不同的方式重新思考、组织国家档案事业和确定新的战略优先事项和目标，以期能够满足各类利用者的需求以及应对新时期最大的挑战——数字化。该计划的主要内容有：（1）国家档案馆将通过一系列措施推動政府信息合规能力建设，以确保政府信息的长期保存和有效利用，这些措施包括：与其他部门合作，制定和执行统一的政府信息管理政策；建立信息管理报告制度，定期评估政府信息捕获和移交情况；建立网站，为政府信息管理提供专家和法律支持等。（2）国家档案馆将采用新方式鼓励公众利用档案馆馆藏以及参与档案事业建设，例如：档案工作入社区，试点社区档案展览项目；深入开展“档案志愿者”项目，创新档案志愿参与的方法；创建资金筹措战略，为公众参与档案事业提供资金支持。（3）国家档案馆将通过学术联络和跨学科研究来发展其数字研究能力。国家档案馆将建立一个新的数字研究团队，发展新的研究伙伴关系，并与数字董事会合作建立新的科学研究计划，推动国家档案馆的前沿研究和学术参与。（4）通过工作思维和方式的转变增强国家档案馆作为数字档案馆的能力，这些转变包括：开发新机制来简化数字档案的管理过程，扩大可以保存的档案类型；创建数字档案元数据方案以减轻政府部门的负担；提供平台和工具，帮助其他档案馆在网上提供更多的馆藏资源；在了解用户需求的基础上，创建新的档案利用系统。[2]该计划明确指出当前英国档案事业面临的最大挑战是数字化，提出了将国家档案馆全面建设成为数字化档案馆的设想，计划设计了英国档案数字化的思路并制定了数字化具体的战略目标，该计划的启动为英国档案数字化战略形成准备了必要条件，驱动着档案数字化战略的最终成型。

    （二）《数字化战略2017》的正式发布

    2017年3月，英国国家档案馆正式发布《数字化战略2017》（简称战略），战略认为数字技术深刻地改变了人们创建、获取、利用、保存档案的方式，档案事业的数字转型刻不容缓，“我们保存和使数字档案可用的能力将决定未来的人们保存有多少今天的证据”。因此必须制定引领英国档案事业发展的数字战略，掀起具有颠覆性的数字档案实践变革。战略制定了雄心勃勃的计划，计划在三年内创建颠覆性的数字档案馆；拓展档案工作的范围、吸引新用户使用Web参与数字档案事业中；转变实体档案获取和使用的方式；发展国家档案馆的数字能力，技巧和文化；与其他进行数字化改造的档案馆结成伙伴关系。[3]该战略分别从战略路线图、英国当前档案数字化状况、面临的困难、具体措施、数字文化、数字技能等方面构成了英国档案工作数字战略的主要框架，目标明确、措施详细，从战略高度为英国数字档案事业的发展提供目标指引和实践推动。

    二、英国档案数字化国家战略的特点和措施

    （一）规划清晰，目标明确

    要应对数字化的巨大挑战，必须采用敏捷的工作方法，制定清晰的规划，只有提前描绘出计划的具体步骤以及目标方能保证实现战略的雄心。英国档案数字化战略制定了清晰的战略路线图，将战略的实施分为三个阶段，阶段一“重塑”、阶段二“成长”、阶段三“加速”，通过分阶段规划，档案部门可以更加清楚业务规划进程的进展，从而不断反思、调整工作重点和资源投入。该战略同时明确了每一阶段的具体目标，例如重塑阶段的目标是重塑数字团队，标准化和简化数字档案转换流程，以最具成本效益的方式管理数据存储，与其他档案部门合作开发新的档案实践、工具和标准，提升公众全面参与国家档案工作水平。成长阶段分为三个大的目标：提升、开发档案部门数字存档能力，提升政府的数字化能力、提高政府透明度、降低政府负担，提升对公众、研究者以及公共部门的服务质量。在这三个大目标下又分为数个小目标，如第一个大目标下分为扩大数字档案的保存类型、数字档案前端控制及风险管理等目标，这些小目标更加清晰具体、便于执行。而加速阶段同样是先分为四个大目标，后具体为许多小目标，几个大目标分别是将国家档案馆发展成为数字档案馆，优化改善数字档案服务，发展数字档案文化，提升公民的数字技巧。[4]战略不仅具有明确的目标，并为这些目标赋予了不同优先级，保证重要目标得到更多投入和关注。同时，为保证目标的可操作性和最终落地，战略线路图为每一阶段设定了具体的时间期限，如重塑阶段的时间为2017年1月至2017年6月，成长阶段的时间2017年7月至2018年9月，加速阶段的时间为2018年10月至2019年12月。

    （二）以用户为中心，重视用户需求

    在英国档案数字化战略框架内，英国国家档案馆高度重视用户需求，大力支持以用户需求为中心的档案数字化创新方式，以确保相关的解决方案能很好地解决用户的数字服务需求，“数字化战略2017”中强调“没有研究用户需求的数字化工作完全是无效的工作！”，战略对于用户需求重要性的表述将帮助档案部门在进行数字化建设过程中始终如一地把握好这一方向。为了实现以用户为中心的数字服务，战略提出了八项具体措施：提升档案部门用户研究能力，建立用户研究实验室，聚合所有从数字服务档案中收集的数据，包括满意度水平、参观者人数、参观长度等可比较信息，通过分析这些数据提供科学的数字服务；深度开发国家档案馆的网站，使其成为政府公共编程战略的一个组成部分。将档案部门对用户行为的理解与对受众的广泛理解联系起来，开发高品质的数字内容，满足人们的想象力。找到创造性的方法来促进活动和展览，以及支持公众与档案馆互动的方法；国家档案馆将通过用户需求研究指导优化“探索”平台，提供更好的档案目录数据库以及探索改善用户从搜索引擎的使用到获取所需档案整个过程的方法；整合英国其他档案馆各自建立并互相独立的档案目录数据库到“探索”平台，使英国档案馆更加便捷地分享和维护他们的档案目录，使得通过“发现”平台用户可以获取到英国所有的档案目录信息；国家档案馆将通过使用强大的捕获和回放技术，开发用户界面以及增强搜索能力以提高英国政府的网络存档；通过改进“探索”API使档案馆的档案目录数据成为开放数据，鼓励档案数据的再利用，针对特定的用户群体提供特定的产品和服务；探讨管理数字档案的新方法，包括使用最新的Web标准，如HTML5和schema.org。研究基于网络的编目和注释工具，为合作者和志愿者项目打开新的机会；将面向公众的数字服务转移到云上，通过弹性承载环境提升数字服务的可用性和性能。[5]

    （三）建立广泛的商业合作关系，争取资金支持

    数字化工作是个持久长远的工作，需要大量的资金投入，而在过去5年中，英国大部分用于公共档案管理的资金整體缩减了25%至40%，2015年5月英国新政府上台后，预计财政经费会在下一任期的5年内以同样的幅度缩减。[6]财政经费的缩减无疑会对档案工作的发展带来负面影响，因此建立广泛的商业合作伙伴关系成为数字化转型能否成功的关键。英国国家档案馆的合作伙伴对档案数字化项目的投资总额远远超出了他们自己所能负担的资金，在财政缩减的大环境下，合作伙伴资助了英国国家档案馆的内部核心服务，并向家谱研究者和教授等特定受众提供更专业、更深层次的知识服务，在拓宽档案在线利用渠道方面贡献卓越。

    战略以真实案例说明了建立广泛的商业合作关系的重要性。为了培养数字战略所需要的专业人才，使整个档案部门在扩大数字专业技术方面迈出第一步，2017年国家档案馆建立了与遗产彩票基金（HLF）的合作关系，得到资金支持，HLF将投入749300英镑启动数字档案技能培训计划，该计划将教授学员对数字遗产生存和推广至关重要的数字档案技能，然后推动学员进一步发展数字档案技能。数字化正改变了档案工作的一切，包括从需要保存的材料到访问档案的方法。因此，这个项目的目标就是将真正满足现实需求的、新的数字技能带入到档案馆。该计划得到了档案和记录协会（ARA）和数字保护联盟（DPC）的支持，其将建立在国家档案馆目前运行的“变革档案”计划的基础之上，构成了未来劳动力发展的一部分。[7]

    （四）重视数字文化的培育

    数字化浪潮对档案事业的挑战，部分是技术挑战，部分是实践挑战，但同时也是文化挑战。文化是在多年的共同经历中成长起来的，国家档案馆的组织文化发展了很多年，缓慢地改变着，“数字化战略2017”指出要应对数字转型的长期挑战，要使整个国家档案馆通过设计规划进化为全面的数字档案馆，档案部门必须重新思考和组织自己，培育属于档案事业的数字文化。“数字化战略2017”要求国家档案馆通过以下举措打造数字文化：购置现代的、灵活的IT设备，利用现代IT技术为数字文化的发展打下基础，找到合适方法促使人们更多地使用在工作生活之外发展的数字技能；为组织中引领数字变革的人创造机会，推广典型数字化案例，帮助和鼓励每个人利用数字服务，招募对数字服务和数字档案有至关重要作用的新领导人，创造机会让整个组织的人采取或领导数字举措，寻找支持数字文化发展的激励机制；确保在数字团队工作的人有时间了解档案馆工作的各个方面，可以通过数字工作展现自身的价值，因为数字人才是帮助推动整个组织的数字文化的关键点。要做到这一点，数字团队必须可以参与到档案工作的各个方面，并对所有的参与者在参与中有所收获。公众参与计划可以提供了许多机会让数字团队参与的其他方面的档案工作，以及分享我们正在进行的数字存档给公众，通过连接和理解，档案部门和公众一起成长；国家档案馆将通过各种渠道增强公众对于数字存档的理解，档案部门将学习人力资源、市场营销和通信有关领域的专业知识，利用专业知识，寻找机会，捕捉人们在数字归档领域的兴趣，发展数字文化。例如开展“大创意”讲座，宣传档案数字文化，邀请数字团队和大家谈谈他们的工作，定期制作“参观墙”开放给所有公众，让他们了解数字档案相关知识；改变档案信息资源开发的方式，采取新的思维方式，拥抱用户的需求，创造力和变化，引入公众力量开发数字档案资源，档案馆作为引导者、协调者、培训者，使公众在数字化环境中自己开发真正所需的档案资源。[8]

    （五）多项措施协调配合，形成体系

    1.标准规范建设

    “数字化战略2017”指出要建设更加先进的、颠覆性的数字档案馆，提升英国档案工作的数字化能力，而标准规范建设是非常基础和重要的一环。战略要求英国国家档案馆与其他机构共同合作，建立国家层面的政府数字连续性管理标准体系，对政府电子文件产生、保管、发布、共享、处置和开放利用全过程的数字格式标准、技术标准、管理标准等做出统一规定。目前，英国国家档案馆已经开发了PRONOM这个关于文件格式的技术信息的在线注册表，规范了数字文件的格式，英国国家档案馆在战略中指出其不仅要继续加强对PRONOM的承诺，还要探讨文件格式标识、创建签名、验证和使用新方法，扩大档案工作与档案类型的覆盖面和范围。同时，英国还积极参与国际规则和国际标准的制定，如参加欧洲国家开展的E-方舟项目。[9]

    2.技术革新

    数字技术的出现给档案工作带来全新的挑战，档案部门必须在数字化浪潮中激流勇进，利用新技术，进行自我的技术革新，才能谋求进一步的发展和前进。“数字化战略2017”要求英国国家档案馆开发适合于数字文件和档案保存、管理、利用的办法和先进技术。根据战略要求，国家档案馆将利用机器学习、异常检测等技术开发新的工具方法来用于数字文件评价、选择和机密性审查；国家档案馆将与软件产业和开发人员合作，开发解决数字资源长期保存问题的新技术，积极促进开放源码项目和工具；开发用于捕获数字记录的新方法，管理英国政府Web档案让国家档案馆学到用于捕获复杂的数字记录新的方法，国家档案馆的目标是进一步开发数据捕获能力以捕获适合长期保存的数字记录。国家档案馆将利用仿真和迁移技术保留数字档案的原始格式，以保留所有用户都可以完全理解的原始记录文件；国家档案馆将利用云技术，将档案馆的馆藏复制到云上，使其能够根据档案馆以及或研究者的需求，随时随地获取到数字档案内容；利用大数据、数据挖掘、机器学习等技术分析、挖掘数字档案集合，帮助数字记录实现它们的价值。[10]

    3.人才培养

    档案数字化事业的发展需要一批掌握数字技能的人才，而档案馆越来越难以在劳动力市场招聘他们所需要的掌握数字技能的人才。因此，“数字化战略2017”指出要采取各种措施，确保档案馆员工以及公众掌握所需的各项数字化技能，从根本上解决数字化鸿沟问题。战略提出以下具体措施：制订培训计划，教授现有员工专业数字技能，帮助新员工获得档案部门所需数字技能，培养具有数字技能才能但实践经验不足的员工，为员工的进步创造各种途径；创建数字化实验的空间，为员工提供研究与创新的机会。高优先级数字项目應该有时间进行研究和开发活动。每月分配给数字团队一定的时间，促进自由形式的项目。在组织的关键领域诸如用户研究、数据分析，建立跨团队边界的实践共同体；与诸如国家数字技能学院、艾达这样的培训伙伴展开合作，招募和培训数字技术人才。发展与其他档案馆、政府数字服务（GDS）和其他地区政府的关系，确定培训和合作发展的机会。与大学学院结成伙伴关系，吸引硕士和博士学位的学生暂借到档案馆工作。[11]

    三、思考与启示

    英国近年来推出了一系列与数字化有关战略，包括“默认数字化战略”“数字经济战略”“英国数字化战略”等，其背后的意味在于英国期望数字产业将来能成为英国国民经济的支柱性产业，通过数字化创新来驱动经济社会发展，把英国建设成为未来的数字化强国，而英国档案数字化战略就是这些战略在档案领域的延伸，档案事业是英国建设数字化社会必不可少的一环。政府意志是英国进行档案数字化战略布局的重要驱动力，中国要想走在数字市场的前列，中国档案事业要进行数字战略布局，政府毫无疑问应该扮演非常重要的角色。

    英国档案数字化战略目标是推动英国档案事业的数字转型，引领颠覆性的数字档案变革，战略目标野心勃勃，但战略目标确定后的具体计划、策略、措施更是战略成功必要因素。英国为保证战略的成功实施，分阶段、分目标推进战略实行的进度，从标准、技术、管理、合作、文化培育、人才培养等多方面的具体措施的规划实施保障战略目标完成的质量。中国档案数字化战略规划应该对此进行借鉴，战略目标野心勃勃，战略措施落地有声，双管齐下，方见成果。

    中国的档案事业发展迅速，取得了非常多的成绩，但现代社会，瞬息万变，不进则退，中国档案事业不但需要在新技术应用创新方面努力探索，更要积极进行数字战略布局，抢占发展先机。本文对英国档案数字化战略的解读，期望能够给中国档案事业数字战略布局带来一点启示。

    参考文献

    [1][6]中国档案资讯网.在数字化大潮中激流勇进——英国国家档案馆电子档案管理中的机遇与挑战[EB/OL]. [2017-05-19]. http：//www.zgdazxw.com.cn/ news/2017-05/19/content_186603.htm.

    [2] Archives Inspire 2015-19 [EB/OL]. [2015-10-16]. http：//www.nationalarchives.gov.uk/documents/ar？ chives-inspire-2015-19.pdf

    [3][4][5][8][9][10][11] The National Archives Digital Strategy- 2017- 19 [EB/OL]. [2017- 03- 22]. http：// www.nationalarchives.gov.uk/documents/the- nationalarchives-digital-strategy-2017-19.pdf

    [7] Bridging the Digital Gap project secures funding[EB/OL]. [2017- 03- 13]. http：//www.nationalarchives. gov.uk/about/news/bridging-the-digital-gap-projectsecures-funding/

    作者单位：上海大学图书情报档案系