打通信息孤岛，防控企业风险

    尹明香

    中图分类号：F271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）5-147-02

    摘 要 多地域、多领域发展的集团化企业信息化发展现状描述，对多系统下的信息化孤岛带来的企业风险进行系统分析，并结合企业实践，分享企业实际解决方案。对信息化如何解决企业问题、提高用户体验进行了分析和阐述。

    关键词 信息孤岛 企业风险

    山东金城医药集团股份有限公司（简称“金城医药”，股票代码：300233）成立于2004年，国家高新技术企业、创业板上市企业。目前，公司拥有三大业务板块，参控股子公司10余家，业务范围涉及化工、原料药、制剂，地域覆盖山东、北京、上海、杭州、广东。是典型的多业态、多子公司跨地域的综合性公司。公司自2004年实施信息化建设以来，先后实施了金蝶K3、用友NC、安全管理、环保管理、培训管理、云之家等系统，业务模块包含财务、供应链、费用管理、资产管理、人力资源、产品质检等主要业务领域。由于各系统来自不同的厂家，而且都是成品软件，各系统相对独立，信息互不相通，数据不能共享，彼此形成信息孤岛。在很大程度上影响了用户体验和信息系统作用的发挥。

    1.数据交互渠道不畅，数据不能共享，带来操作繁琐，效率低下。如，研发过程管理与项目管理数据不同步，项目管理不能自动获取到研发过程信息，项目管理数据需要手工录入；产品全生命周期中的顾客使用问题等很难自动反馈到工艺部门，从而进行及时处理与跟进等等。

    2.数据源头众多，易造成数据失真，核对困难。同一管理需求，管理者从不同系统中获取到的数据不同，短时间内无法判断哪个信息更为准确，造成企业内部管理困扰，严重的引起管理误判，造成企业损失。

    3.系统数据不能互联，致使部分数据源头缺失，成为“空中楼阁”。公司在信息化的建设过程中，通过财务、预算、资产、供应链、质检、人力资源等模块使大部分管理业务实现信息化，但此部分主要服务对象为中层管理者及业务人员，而为高层管理人员决策提供的信息少之又少，信息系统能够支撑企业运营，但不能支撑企业高层决策。同时信息化应用未能深入到车间层面，对底层生产信息的获取和管理缺乏。如，生产信息不能与财务成本核算有效互通，财务成本核算需要手工录入，成本核算成了“无源之水”，容易造成数据不准确、核对困难、甚至无源可查。主要原因还是目前信息孤岛的存在带来的信息关联性困难、决策分析数据开发上的欠缺。

    4.信息孤岛导致基础数据重复录入，管理难度加大。各系统基础数据，如人员信息、供应商信息、客户信息、物料信息等在NC、K3、生产系统、安全系统、环保系统、云之家等系统中需要分别维护，其维度、标准、名称各不相同，一是造成资源、时间浪费。二来容易造成数据出错，同样的信息在不同系统中名称、描述都不一样，很难有统一的外键进行匹配，对后期数据分析、流程审批、系统集成、管理决策造成极大的困难。

    5.个性化需求实现困难。随着公司业务的不断发展、管理的升级与精细化，标准的软件功能已不能满足企业个性化的需求，新产生的管理需求往往需要跨组织、跨系统才能完成，仅在原来系统上进行二次开发一来不能满足数据共享需求，二来会带来系统偶合度升高，原系统升级困难。信息孤岛的存在严重影响了流程、数据的穿行。

    6.移动应用体验极差。随着信息技术的不断发展，人与人之间、人与物之间、物与物之间的沟通方式、信息传递方式也在发生大的变化，人们对信息获取的便捷性、及时性要求更高，在企业管理中，审核审批、数据获取的及时性成为关注焦点。各应用系统所自带的APP无法满足管理者对于社交、文件传输、公司新闻动态展示、应用集成等方面的需求，且各系统均配备各自移动端APP，不能形成统一入口，导致手机上的APP越装越多，严重影响用户体验。

    综上分析，企业信息化系统只有具备集成性，才能发挥出最大价值，否则反而会对原有运营体系带来负作用，甚至成为企业的负担。为了解决信息孤岛，打通数据渠道，提升用户体验，公司于2017年以BPM为基础平台，以云之家为移动端，实现协同管理、K3、NC、安全、环保等系统的集成，有效解決各系统之间的信息孤岛、实现信息共享及个性化需求。

    BPM平台是以业务流程管理为中心，兼顾协同办公、系统开发集成的综合管理平台，是公司PC端及后台的综合集成平台。云之家是公司的移动办公和移动端集成平台，以组织、消息、社交为核心，提供协同系统、移动审批、考勤、会议等移动办公功能。

    1.重新规划、选择合适的架构.。以BPM为平台实现各系统之间的业务集成，实现个性化开发。实现分组织分权限有效管控。如图：

    2.以BPM为协同平台，实现公司门户，实现PC端流程审批、消息提醒，实现其他系统单点登录，作为公司所有系统的统一入口，方便高效。

    3.以BPM为集成平台，实现云之家、NC等系统数据互通共享。系统各基础数据在NC中进行维护，做为数据的统一入口，数据自动同步BPM和云之家，实现人员和其他基础数据的共享，极大的提高了基础数据维护效率，减少了数据偏差。

    例：NC与BPM业务集成方案：

    4.以云之家为公司移动端唯一APP。实现与NC人事系统集成，实现BPM业务流程、新闻消息、通知公告等自动同步云之家并根据权限发送消息提醒，使集团所有人员不分地域、不分地点、不分时段根据管理要求，在移动端随时了解公司动态及工作任务。同时云之家实现签到、社交等功能，实现信息永久保存。完成一款APP综合实现社交、审批、管理、消息查看、提醒等功能。

    5.由原来的结果传递转变为过程控制，使信息不再失真，实现对分子公司的有效管控，同时由原来的客户端模式转变为互联网及移动互联模式，实现信息的随时获取和处理。

    例如：在各部门费用预算追加申请时，会自动关联财务年度预算，系统自动显示NC系统中的资金计划项目、已用金额、余额等信息，可以查看使用明细，业务人员可以直接进行选择，节省手工录入时间，同时避免人员手工录入带来的错误，实现协同平台与财务系统的无缝集成，真正实现审批过程有理有据，避免盲目审批，降低风险发生概率。

    6.打通各系统信息孤岛，实现流程自由穿行。将流程从业务系统中剥离，实现专业分工，将所有流程统一于BPM系统，实现流程梳理、固化、监控、绩效分析、流程优化等流程闭环管理。业务单据无论在哪个系统发起，均在BPM（PC端）或云之家（移动端）进行审批，各级管理人员无需登录业务系统随时随地进行业务审核及办理。把“人找事”的工作机制改为 “事找人”，并实现业务的全流程监控、跟踪。

    7.扩展应用，解决部分数据“空中楼阁”问题。通过BPM，开发生产数据时实采集系统，实现生产与质检、生产与财务的有效集成，实时采集数据可直接传入质检系统，实现生产数据的自动报检，报检结果与库存系统管理，有效控制入库；生产数据与财务系统关系，财务自动提取生产数据进行成本核算，实现成本核算的闭环管理。开发项目管理系统，打通项目管理与人力资源、绩效考核系统，实现月度项目绩效考核的自动生成，提高人力资源效率，提高绩效核算准确性。开发精益管理、合同管理等系统。通过一系列独立于其他系统之外的个性化开发，实现各系统的互联互通，实现数据共享，实现管控的一体化，提高管理水平，提高业务分析与预警能力，实现大数据的积累。

    关于项目的几点思考：

    信息化是企业发展趋势，不上ERP等死，上了ERP找死的时代慢慢演化成企业管理离不开信息化。企业管理与信息化越来越紧密，信息化成为企业长期的、系统的问题，国家两化融合、智能制造等战略的提出，也奠定了信息化不可動摇的发展基础。企业信息化发展除了要有足够的投入外，也要充分考虑内部管理现状，一是要有良好的内部管理氛围，企业要有一定的管理基础，靠信息化规范企业管理是不现实的，信息化只能是规范基础上的锦上添花，而不可能成为缺乏管理的雪中送炭。二是要有高素质的IT团队，IT部门人员既要是软件筛选、开发专家，也是内部“业务专家”，不仅要熟悉企业业务，还要站在管理角度理解公司业务和公司战略，从而成为一名信息管理者、流程管理者和服务管理者。IT人员既要懂信息化语言（编程、写代码）更要懂管理语言，要理解管理需求，将管理需求转换为系统设置。

    参考文献：

    [1] 钱林.数据采集：智能制造的基石.企业管理，2019.3.

    [2] 微明.委屈与机遇--IT部门在企业中的角色定位.CIO智库.