浅谈公开招标前的管理与控制

    王静

    招标采购是政府以及大型企事业单位进行采购活动采取的主要采购方式，也是我国唯一通过立法的采购方式，特别是公开招标具有与生俱来的公开透明、公平公正，程序规范、竞争充分等特点。近年来，各大型企事业单位依法推行公开招标以来，随着招标采购率的迅速攀升，采购成本也得到了有效控制。据招标机构统计，采用公开招标方式以后，某些种类的物资类别的采购资金节约率甚至达到了50%以上，公开招标对采购价格的“杀伤力”由此可见一斑。有研究表明，采購成本每降低1%，能够给企业带来10%～30%甚至更高的利润率。

    公开招标不仅仅能够达到节约采购资金的目的，可以为公司创造潜在利润，但利益与风险总是并存的。公开招标程序环节多、工作量大、耗时较长，一旦招标失败，将损耗大量的招标成本，造成一定程度的社会资源浪费。在招标活动实践中，为了缩短采购周期，招标人往往倾向于尽早开标，往往开标前的各种前期工作被严重压缩。这种想法貌似合理，实则不然。按照招标采购的项目化管理理论，运用项目管理的工具对招标采购活动进行分析，不难得出招标采购过程对成本的影响曲线，如下图所示。

    显而易见，开标前的招标准备、资格预审、发售招标文件等环节对招标采购成本的影响程度远远超过了开标后的评标、定标和签订合同阶段，而且越靠前影响越大。下面以物资采购招标为例，就如何做好招标准备，强化招标过程管控，防范招标风险的各项工作谈几点看法。

    一、重视招标筹划和准备，认真编制采购招标方案

    招标方案是招投标活动的总体策划，是组织实施招标采购工作的纲领性文件，要求内容齐全、合法合理、指导性强。但招标方案的编制是需要在招标前筹划和准备充分的一系列必要工作的基础上进行。

    1.熟悉标的物需求信息以及设计、技术方案。一定要充分发挥采购部门、技术部门及设计单位的协同工作优势，充分互通并掌握招标的标的物特性、需求时间以及设计文件、件等重要信息，并将这些信息汇总转化为明确的书面文档。

    2.进行物资市场价格和行情调研。充分的市场调研是编制招标方案的必要前提，是招标前准备的重要工作内容，主要是对标的物进行市场价格询价，了解潜在投标人资源，从而制定合理的招标控制价，确保潜在投标人资源充足，满足充分竞争的需要。

    3.科学合理划分标段。编制招标方案时应特别注意标段的划分，合理划分标段可以增加招标的竞争性和招标效率，有助于充分发挥投标人的专长，吸引更多的潜在投标人，最终达到降低采购价格，保证供货时间和质量的目的。反之，标段划分不合理则有可能造成后续工作难以为继，甚至流标。

    标段划分的依据主要是物资的种类、技术关联、生产周期等属性。如果为了减少招标次数，将多种不同类别的物资作为一个标段招标，就极有可能出现投标供应商太少，不能形成充分、有效竞争，而导致招标失败。

    二、合理设置资格审查条件，保证入围投标人质量和数量

    资格审查是判定潜在投标人是否具备投标和履行合同的资格和能力的必要手段。无论是资格预审，还是资格后审，不管是采用合格制，还是有限数量制，目的都是使一定数量的、具备竞争优势的潜在投标人能够通过筛选进入到投标竞争中来。设置资格审查条件要注意杜绝两个“过于”。

    其一，过于严苛。表现为对经营资格、专业资质、业绩等提出过分的、不切实际的要求，甚至为特定的供应商量身定做审查条件，游走在法律红线的边缘。这会导致入围供应商过少，缺乏竞争的同时，还容易造成串标、围标等不利于招标人的局面。

    其二，过于宽泛。表现为资格审查条件只是基本的经营资质，没有针对招标标的物特点设置必要的条件。尤其在涉及某些特殊领域时，一定要注意除了常规性的资质审核条件外，还需要对其产品应用行业的准入资格认证进行严格的审核。

    三、提高评标标准的量化、可操作性和区分度

    评标标准在评标过程中起到至关重要的作用，评标标准设定的优劣，将直接影响投标人的得分及排名。价格与技术是货物价值的主要表现形式，在以价格为主导的商务分数计算方式确定的情况下，商务标的评价从唱标结束时就基本定型了，带有一定的客观性。而货物的技术部分的优劣体现，是由评标委员会根据评标标准设定的评价体系了来打分确定，具有一定的主观性。

    为体现货物的技术组成部分在各投标人中的差异性，技术部分的评标标准应根据货物的不同性质、投标人的基本情况等因素制定相应的评分项。评分项的设定应该严格按照评标办法从招标文件中提取采分点，以达到对投标文件进行准确的客观评价的目的。必要时，可以邀请设备管理、技术、工程以及法律事务等职能部门的专家共同制定有针对性地的评标标准。拟定招标文件评标标准和方法要做到科学合理、详细明确。

    区分度是指能多大程度上把不同水平的投标人区分开来，区分度越高，越能把不同水平的投标人加以区分，筛选效果也就越好。所谓的提高“区分度”并不是指要增加严苛程度，过高导致不能很好地区分不同水平的投标人。评标标准能够客观的把能力不同的投标人排出次序，那它的区分度就是最合适的。

    四、提高招标文件编制质量

    1.提高招标文件针对性。建立招标文件作标准化模板，不但可以提高招标文件的编制效率，还能提高招标文件编制质量和防范各种法律法规风险。同时，招标文件必须根据所招标的物特点，在标的物类别、数量、交货期、售后服务等方面做出有针对性的明确要求，并合理设置否决条款。

    2.确保招标文件的合同重要条款的准确详实。招标文件中的合同条款是对招标人和中标人基本权利和义务的表述，条款内容要根据招标项目的具体特点制定，要尽可能将重要内容和已确立事项填写完整。这样有利于提高投标人编制投标书的针对性，也有利于减少定标后招标人与中标人签订合同时的谈判工作量，降低风险。

    开标前的准备工作关乎物资采购公开招标活动的成败。为了最大限度的降低招标采购成本，充分发挥公开招标的经济和社会效益优势，必须在开标前的各项工作上多下功夫，充分发挥各相关单位的专业技术优势，加强市场的调查研究和标的物应用现场的研究，制定科学合理且具体详实的招标文件，规避招标采购管理风险。