创建企业档案管理新模式的思路分析
袁媛
中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）5-108-03
摘 要 档案管理部门是企业的主要组成部门之一，其主要工作内容是对目前企业内部的各种档案资料以及历史档案行进归档、整理、保存。有效的档案管理对一个完整企业的发展来说，有着重要的作用。本文将对企业档案管理现状进行分析，探讨创建企业档案管理新模式的思路，有效的提高企业档案管理水平，促进企业的健康发展。
关键词 档案管理 新模式 思路
档案管理工作在企业中看似不显眼，但是却发挥着重要的作用。档案管理部门为企业管理着所有的历史资料，包括财务原始账簿、人力资源档案信息、企业重要的原始文件、企业往来合同等。这些所有的信息和资料，都是构成企业的重要组成部分，是企业发展的参考基础，让企业内部工作做到有迹可循，有物可查。档案管理如今已成为系统化的管理，但随着时代的发展，科技的进步，传统档案管理已不能满足企业发展的需要，因此，在企业的发展过程中，必须重视档案管理工作，积极的应用计算机技术以及互联网技术，应用档案管理新模式，提高档案管理水平。
一、企业档案管理现状
随着企业的改革发展，新建项目的陆续建成，企业规模的扩大，企业档案数量急剧增加，传统档案管理模式存在的问题也日益突出。其主要问题包括以下几个方面：
（一）对档案管理工作重视不足
在市场经济体制不断完善的过程中，企业在市场中面临的竞争更加激烈，在这种背景下，企业为了提高自身的市场竞争力，将发展重点放在生产活动与经营活动中，大部分企业忽略了档案管理对于企业发展的作用，对档案管理工作的重视程度不足，造成档案管理工作中存在较多的漏洞，甚至出现档案丢失、信息泄漏、档案破损等方面的问题。
（二）档案管理形式不完善
现阶段，实体档案管理依然是档案管理的主要形式，但由于纸质等实体档案不利于保存，不利于查阅，且在一定程度上增加了企业成本，所以存在很大的弊端。很多企业为了更好的管理档案，都开始建立电子数据。但是，建立的电子档案都属于片段式的。而且，由于对档案数据没有进行统一的归纳整理，使得电子档案的建立形同虚设，并没有起到电子数据应有的作用。在进行档案查询时，仍然依赖于传统的纸质资料，或者简单的电子片段檔案，对于相隔年限较长的档案，依然使用原始的查询方式进行查找。这样一来，不仅增加了档案管理人员的工作量，而且拖延了工作时间，影响了企业的工作效率，对于现代企业的发展没有起到任何积极的辅助作用。
（三）档案管理方法相对落后
在目前大部分企业的档案管理工作中，采用的管理方法仍然为传统的手工式管理，这种管理方法存在严重的缺陷。虽然一些企业已经开始应用计算机进行档案管理，但仍然停留在使用目录编制、统计以及检索等基本功能的状态，无法有效的提高综合处理能力。此外，随着企业档案数量的增加，这种档案管理方法无法满足企业发展的需求，造成档案对于企业发展的作用无法充分发挥。
（四）档案管理信息化水平较低
随着信息技术的快速发展，企业档案管理工作也正在向着信息化的方向发展，档案的载体也由纸质载体发展为纸质与电子多种载体共存的局面。相对于纸质档案管理模式来说，信息化档案管理模式具有统筹管理性强、资料查找与传递速度快的优势。但是信息化管理模式在现阶段来说，依然存在一定的缺陷。由于信息化档案数据依赖于计算机硬件、软件系统。所以，需要经常备份，否则，一旦出现断电情况或者计算机出现硬件问题，很容易造成数据丢失或者传输失败等情况。而且，由于现在的档案管理软件更新速度过快，使得计算机硬件系统与新用软件不能够很好的兼容，也容易造成数据丢失或者无法阅读等情况。另外，信息化档案管理模式对档案管理人员有较强的专业要求，工作人员如果缺乏一定的信息维护技术，很容易造成数据的混乱以及缺少等现象，使得电子档案的优势得不到更好的体现。所以，档案信息的归档以及文件的管理需要进一步优化，加大电子档案的利用率，使档案管理工作的流程更加精简。
二、创建企业档案管理新模式的策略
（一）创新档案管理服务意识，提高档案管理效率
在传统的档案管理工作中，由于受到档案室条件的限制，工作人员在对档案进行查阅的过程中，由于程序过于繁琐，会造成查阅速度慢的现象，无法满足快速查阅的要求，不但会影响工作效率，而且会增加相关工作的难度。因此，在具体的工作中，要加强档案管理工作人员的服务意识，紧密的结合现代化信息技术的应用，采用先进的工作方法，促进档案管理工作效率的提升，还要端正工作人员的服务态度，提高档案服务质量，通过良好的服务意识为企业提供更好的服务。要让员工深刻的意识到，其工作职责就是为企业提供更加便捷的服务，而利用现代科技可以为档案管理工作开辟出一条全新的通道。所以档案管理人员要全面加强学习信息化档案管理的知识，利用专业技能更新工作内容、优化档案管理结构、提高档案查找效率，进一步改善档案管理的整体服务质量，为企业提供更好的后勤保障。
在传统的档案管理工作中，通常将工作重点放在管理方面，工作人员的注意力都在档案管理上，没有为查询者提供良好的服务。而随着企业的发展，工作理念也不断更新，档案工作既是技术性工作，又是服务型工作。在这种情况下，对档案管理工作人员提出了更高的要求，其工作性质由被动工作变为主动工作，将更多的注意力放在服务方面，努力增强服务意识，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿，改变过去你借我拿的被动服务模式。档案的信息特征决定档案必须服务于社会，服务于企业，提供档案信息服务是档案工作的宗旨。档案人员可以使用现代化的通讯设备完成资料的传输，并与查询者积极沟通，及时实现资料的共享，可以有效的节省查询时间，提升查询效率，通过专业的服务为企业的发展提供足够的动力，促进企业的发展。
（二）提高档案管理法律意识，保证档案信息安全性
在企业的运行过程中，档案是十分重要的数据资源，在企业的发展中发挥着关键作用。在档案管理工作中，一旦出现档案资料失真的情况，就会对查询者造成误导，导致其出现工作失误，对企业的利益造成一定的影响。与此同时，在对数据资料进行信息化采集时，如果存在工作不严谨或操作失误的问题，就可能会对档案中数据资料的真实性造成不利影响。因此，为了提高档案管理水平，促进企业的健康发展，必须提高档案资料的真实性。想要实现这一目标，需要提升档案管理人员的法律意识，对档案资料进行准确的采集，提高档案数据的真实性以及完整性。
由于档案管理室存放着企业的重要资料，所以，要全面加强档案室的安全管理工作，降低档案室的各类隐患。在信息化档案管理工作中，安全管理要求与传统的档案管理模式不同，为了实现与管理模式同步，需要采用新型的安全管理方式，根据目前档案管理工作的实际情况来制定合适的安全管理措施，不但要保证档案的完整性，而且要保证档案的保密性。
随着现代网络技术的发展，信息资源可以实现网络共享，不但提升了档案管理的服务标准，而且对档案管理的安全性提出了更高的要求。为了保证档案信息的安全性，不但要提升档案管理工作人员的责任感，而且要采取更多的技术措施来保证档案的安全。例如，及时更新多媒体电子监控设备，定期更换档案文件密码，建立企业局域网，提升网络安全管理力度等。只有这样，才能在实现档案信息网络共享的同时，保证档案信息的安全性。
此外，不断提升档案管理人员的安全管理意识。在企业的档案中，一些档案具有保密性要求，因此，为了保证这些档案的安全性，需要提升档案管理工作人员的安全管理意识，使他们在工作中具有较高的警惕性，采取必要的保密措施，保证这些档案信息不会被泄露。
（三）完善企业档案数字化信息，丰富检索资源
在档案管理工作中，只有拥有丰富的资源，才能提高工作质量。因此，我们需要对档案管理的数字化信息进行不断的完善，形成丰富的资源，避免因资源不足而造成检索难度增大或检索失败的现象，将档案信息以完整的信息化形式体现出来，从根本上实现信息化管理。
在企业不断发展的过程中，档案管理工作模式也随之发生了巨大的变化，档案形式从原有的纸质档案改变为目前的纸质，电子档案并存的模式。为了提高档案管理工作质量，必须提升档案管理信息化的实用性，通过先进设备的应用获得更多的档案信息采集手段，采集更加丰富的信息资源，提高档案信息采集的有效性与完整性。只有这样，采用数据信息化处理技术对档案结构进行优化，对档案资源进行完善，为档案检索提供丰富的资源，保证检索的有效性，充分发挥信息化管理在檔案管理工作中的重要作用，提高档案管理工作人员的专业能力以及档案管理服务质量，为企业的发展做出巨大的贡献。
此外，对于一些保存时间较长的档案，需要对其重新进行分类整理，并将其与常规的档案做好区分，这样能够在检索时提高检索效率。
（四）加强档案信息化管理，深化电子文件归档
随着信息技术的快速发展，数字技术应用越来越广，促使企业办公自动化水平大大提高，应用各种高效扫描设备及各种多媒体技术使原本的纸质化档案变为数字化进行存储，不仅大大节约了档案管理的规模和空间，也更为直观高效得显示企业档案信息的内容特征，而且可以更加方便、快捷地为企业提供搜索服务，档案信息化已经成为档案管理迫切追求的目标。
要想使企业档案得到清晰、有效的管理，就要实行新模式的档案管理措施，利用新鲜血液的注入和档案管理的经验来建立完整的档案结构。随着企业规模的不断扩大，企业中的档案种类与数量也正在不断增加，对档案管理工作提出了更高的要求。为了提高档案管理工作的有效性，需要积极的应用现代化技术对档案结构进行优化，促进档案管理服务效能的提升，使档案结构变得更加清晰合理。与此同时，还要对档案信息化管理系统进行进一步完善，通过先进技术与设备的应用保证档案管理的科学性，在档案管理工作中重视档案的有效利用，为企业提供更加便利的档案管理服务。
要把现代电子数据管理体系充分运用到档案管理工作中，利用办公软件的数据库管理系统进行高效管理。
数据化管理系统是企业加强管理、实现现代化发展不可或缺的工作手段。对于大型企业来说，建立完整的电子档案系统意义重大，不仅可以使档案管理工作更加系统化，实现提高工作效率的目的，也可以使档案资料延长保存期限，有效的提升档案信息资源量。规范电子文件归档后的整理、保管、备份和利用流程，保证电子档案的安全和有效利用。
（五）建立网络化电子档案管理系统，实现档案共享
档案资料管理的新模式要充分利用现代科技来实现，不仅要在实体档案管理的基础上建立电子档案，而且要充分利用现代网络技术，更好的实现企业的资源共享。
首先，网络技术对企业内部资源共享起到了很大的促进作用，也包括档案资源的共享。对于较大规模的企业来说，很多分、子公司处于不同的地区，在这种情况下，其想要实现档案的统一管理难度较大，而且成本很高，不利于企业资源的节约。利用现代网络技术手段不仅可以实现企业内部的档案共享，也可以使企业档案管理部门实现远程管理，对分公司的档案资料完成实时共享，有利于企业进行统一管理和规划。
其次，虽然企业部分档案属于企业机密，但是对于部分可共享资料来说，想要更好的完成资源传递，只有通过网络技术手段来实现。互联网技术的发展为信息资源的共享提供了一个良好的平台，可以进一步提升档案管理、检索以及传递的有效性，改变原有的管理模式，提升档案管理服务质量，为企业的发展提供专业、高效的信息保障。
三、结语
在企业的发展过程中，档案管理内容不仅多，而且类型复杂，想要有效的进行档案管理工作，就要积极的应用先进的技术与设备，采集企业内部所有的档案信息，利用数据库庞大的存储系统，以及数据处理来实现企业档案的综合管理，充分利用络平台，实现档案资料的共享。这对大型企业来说，能够改变落后的档案管理模式，提升企业档案管理效率，节省了大量的资金，也缩减了人力，有效的提高了企业管理机制，使企业朝着良好的方向发展。
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