“互联网+”形势下加强高校干部人事档案工作的思考
张圆
摘要：干部人事档案专项审核工作以后，对于高校干部人事档案管理工作有了新的导向和严密标准，要以此为基本规范严格遵循，改进工作机制，完善配套制度，确保高校干部人事档案管理工作进一步制度化、科学化、规范化，适应新时代、新要求。
关键词：“互联网+” 高校 干部人事档案 思考
中图分类号：G647 文献标识码：A
信息技术的飞速发展，带来了各行各业更快速的变革创新，高等教育领域中数字化校园、智慧校园的建设、OA公文流转系统、云播教室等陆续上架和发展，都对高校人事档案管理的发展提出了新的要求。十九大以来，中央对组织工作提出了一系列新理念新要求，如何进一步发挥高校干部人事档案在从严管理和精准选拔任用干部工作中的积极作用，如何面对信息技术的迅猛发展，重新整合提升高校干部人事档案的管理水平和效能，值得深入研究思考。
1 高校干部人事档案存在的问题
1.1宏观层面
管理模式混乱。目前高校干部人事档案管理模式多元纷呈，设立档案馆的学校，有的把干部人事档案与其他文书档案均纳入档案馆管理范围，也有的没纳入档案馆管理。就管理部门区分，有的高校干部人事档案归组织部门管理，也有的和普通干部档案一起归入人事部门管理。分散、集中或相对集中三种模式没有严格的规定，因校而异，因领导思维而异，没有统一的范式要求，在管理规范上存在着漏洞和有效的监督。
信息化程度滞后。在“互联网+”和大数据开放背景下，大部分高校干部人事档案管理仍然坚守陈旧传统观念。采取单纯人工或者人工为主的操作模式，单机版的档案管理系统局限在完成简单的录入、删选、统计和打印等工作。还有相当一部分学校将干部人事档案过度神秘化，把干部人事档案作为不可轻易触碰的历史材料，只做到接收、归档、保管和提供查询等基本功能，回避和轻视干部人事档案信息化普及、优化管理流程、提高利用率等问题。
管理人员队伍老化弱化。对干部人事档案工作的重视程度不够，首先表现在对档案管理队伍人员配备的随意性。由于受职数限制，目前高校专职干部人事档案管理人员大体有两类，一类是年龄较大长期从事干部人事档案管理工作、对信息化接受程度低，满足于常规程式化的工作。一类是非档案专业，缺少正规的培训和传承，赶鸭子上架边学边做的年轻新人。受过系统正规专业教育，档案专业毕业长期从事档案管理工作并且信息化水平高，对互联网相关技术接受快的这一类管理人员相当少。
1.2微观层面
“三龄两历一身份”存在错误。干部档案中关于年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份问题存在前后不一致的情况。特别是年龄问题，档案中最早出现出生年月的材料中关于年龄的记载，与之后工资审批表、转正定级表等材料中出现的年龄记载不一致。这其中有公历农历转换的问题，有笔误疏漏的问题，也有故意更改造假的问题。
缺少重要的经历资历材料。干部人事档案中规定必须要有的1988年和1999年两个版本的《干部履历表》，大专以上学历学位材料，评聘专业技术职务的专业技术职务呈报表（评审表）等材料、参加培训三个月以上的证明材料，确认参加工作时间的材料，中共党员的《入党志愿书》等，这些重要的个人经历资历的档案材料。有些干部档案中缺失一项甚至多项，干部职务职级变动后缺少相应的干部任免审批表和相关考察材料情况。
档案归档不及时、不规范，手续不完备。干部人事档案归档分类中要求履历材料、考核考察材料、奖励处分材料等是十大类，在具体工作中因为工作变动、职务职称晋升、培训考核等产生的新的档案资料没有做到及时上交档案保管部门整理归档，造成档案资料与个人发展经历不能匹配和佐证。归入上交没有登记记录，无法对应时间。
干部保管、借閱手续不完善。干部档案的保管要遵循严密、科学和便于查找的原则，建立登记和统计制度，便于发现和解决问题。但在实际工作中，保管的库房不能完全符合档案保管的安全措施要求；温度湿度没有很好地控制；借阅档案不履行登记手续，不再规定期限内归还，擅自转借他人等问题均有存在。
2 新时期高校干部人事档案的地位和作用
干部人事档案对高校干部提任的影响更加明显。中组部修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了干部选人用人中“凡提四必”，明确了讨论决定前，对拟提拔或进一步使用人选的干部档案必审。干部档案记载了干部的历史情况和现实表现，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。“档案必审”对于高校干部的晋升和任免设置更牢固的“防火墙”，确保选人用人之前干部人事档案的基础地位。
干部人事档案日常管理与干部的同步经历更加密切。经过专项审核工作之后，各地各行业对干部档案工作的认识和管理从认识和实践上都得到提升。对于档案材料填写规范、及时收集、整理，档案内容的真实性鉴别都有了更加严格和详细的标准。高校对干部人事档案的管理也更加严密，干部提拔任用、参加中长期培训学习和获得的奖惩材料等都在当年度要求归档，甚至纳入年底考核的工作范围。
干部人事档案对高校干部的监督作用更加公开。干部人事档案实行专项审核后，处理了一批涉嫌造假、涂改的问题档案，“零容忍”坚决纠正了错误，净化了高校干部队伍风气，使不敢造假、不能造假、不想造假成为高校干部的共识。干部档案的使用为高校及上级单位选拔配备干部队伍、检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育提供了重要的依据。
干部人事档案的功能更丰富。随着信息技术的发展，干部人事档案在干部职业生涯中的重要性和利用率的不断提高，干部人事档案功能逐渐由普通的查阅、利用，发展至对档案信息的深度挖掘和分析，继而对干部本身做出更合理客观的评价。
3 加强新时期高校干部人事档案管理工作的措施和建议
3.1建立长效机制，加强对干部档案工作的宏观管理
上级教育主管部门要统筹建立统一的指导体系，主要是针对干部人事档案管理信息化建设完整的业务规范指导方案。校级层面因地制宜制定管理实施方案，加强领导，明确责任，完善规章，配备人力，严格标准。将干部档案个人和单位层面的工作纳入年度考核内容，确保个人高度重视，主管部门主动积极，学校层面严格审核，三方联动形成良性顺畅的收交、整理、使用的循环体系。
3.2规范纸质档案材料收集、补充和更新制度
加强宣传教育，使全体教职工增强树立档案意识，变被动为主动，积极进行干部人事档案信息挖掘。个人必须重视涉及档案的材料主动收集上交的意识。要以制度文件的形式规范档案收集流程，在收集、接收、审核、鉴别、整理、分类、查阅、借阅、检索、转递、保存、保密等每一个环节都充分考虑到实施的可操作性，特别是学历深造、进修培养、奖惩获得等方面在工作以后非固定发生的事项，要主动提醒相关部门收集归档，改变以往不查不问，有就收没有就默认无的笼统、粗放的管理方式。
3.3推动档案信息数据库硬件完备
干部人事档案管理信息系统要与“大数据”时代的要求契合。2014 年，国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对档案信息资源共享，提出了明确的指导意见。高校干部人事档案也要與时俱进，逐步建立干部人事档案管理专用机房和电子阅览室，硬件上配好路由器、存储器、交换机、计算机、安全保障和档案数字化加工设备。利用信息技术实现数据库完整、资源共享。将个人档案中的材料全部数字化，通过分级加密的方式做成档案数据库，能够大大提高档案的使用效率。
3.4建立数字化高校干部人事档案库
全国干部人事档案信息化趋势势在必行。中组部2011年制定了《2011—2015 年全国组织系统信息化工作规划》，提出了制定干部数字档案标准，规划建立中管干部、省（部）管干部数字档案信息库，并通过与软件公司的合作开发，逐步率先完成了中管干部档案数字化采集工作。高校干部人事档案管理要主动跟进时代要求，加大干部人事档案信息化建设资金投入以及信息化技术研发力度，主动与成熟的、符合中组部要求的专业软件公司合作，开发或者直接利用符合高校自身特色和内在需求的数字化档案平台，实现高校干部人事档案的可视化存储查找。
3.5建立档案的定期清理、检查制度
每学期对干部档案材料情况进行集中清理一次，通过书面方式，通知校内材料形成单位做出归档内容和时限的要求，将材料收集整理、审核、归档。通过个人提供与组织收集两个渠道审核、比对，将必要的材料及时更新补充到档案中。保证干部档案归档不拖延、不积压，与实际情况同步。
3.6做好档案管理人才的培养和梯队建设
档案工作涉及到政策的历史性、延续性等特点，要重视干部人事档案管理工作的人才队伍的培养，确保对干部人事档案的鉴别做到正确、延续。目前高校干部档案管理工作中存在一批非专业性的人员，对政策的理解和掌握不够准确透彻，遇到特别问题无法得到专业性的解答，改变这一现状必须做好档案管理人才的吸收、培养。除了需要有档案管理专业知识的储备，还需要不断学习干部选拔、任用、监督等组织工作知识，对干部人事档案的特殊性准确认知。
3.7提升档案管理工作人员的信息化水平
新时期档案管理工作要面向全媒体、信息化等新时代的特点。加快档案工作管理人员信息化水平是形势所需，创新技术和手段加强人事档案管理，提高利用效率。定期邀请一些信息技术专家特别是对档案管理系统操作实践型的专家到高校现场指导，提升干部人事档案人员的信息化技能和专业素养；组织管理工作人员外出参加相关学术交流活动，及时更新知识，提升业务能力，发挥帮传带的作用。
参考文献：
[1] 王珺.浅谈对加强高校干部人事档案管理工作的思考[J].科教文汇（中旬刊），2015（9）：132- 133.
[2] 胡金蓉.高职院校档案管理的现状调查和目标管理的效果[J].现代职业教育，2016，20（13）：79- 86.
[3] 汪芳.组干干事做好干部人事档案管理工作的实践策略初探[J].信息化建设，2016（4）：278.
摘要：干部人事档案专项审核工作以后，对于高校干部人事档案管理工作有了新的导向和严密标准，要以此为基本规范严格遵循，改进工作机制，完善配套制度，确保高校干部人事档案管理工作进一步制度化、科学化、规范化，适应新时代、新要求。
关键词：“互联网+” 高校 干部人事档案 思考
中图分类号：G647 文献标识码：A
信息技术的飞速发展，带来了各行各业更快速的变革创新，高等教育领域中数字化校园、智慧校园的建设、OA公文流转系统、云播教室等陆续上架和发展，都对高校人事档案管理的发展提出了新的要求。十九大以来，中央对组织工作提出了一系列新理念新要求，如何进一步发挥高校干部人事档案在从严管理和精准选拔任用干部工作中的积极作用，如何面对信息技术的迅猛发展，重新整合提升高校干部人事档案的管理水平和效能，值得深入研究思考。
1 高校干部人事档案存在的问题
1.1宏观层面
管理模式混乱。目前高校干部人事档案管理模式多元纷呈，设立档案馆的学校，有的把干部人事档案与其他文书档案均纳入档案馆管理范围，也有的没纳入档案馆管理。就管理部门区分，有的高校干部人事档案归组织部门管理，也有的和普通干部档案一起归入人事部门管理。分散、集中或相对集中三种模式没有严格的规定，因校而异，因领导思维而异，没有统一的范式要求，在管理规范上存在着漏洞和有效的监督。
信息化程度滞后。在“互联网+”和大数据开放背景下，大部分高校干部人事档案管理仍然坚守陈旧传统观念。采取单纯人工或者人工为主的操作模式，单机版的档案管理系统局限在完成简单的录入、删选、统计和打印等工作。还有相当一部分学校将干部人事档案过度神秘化，把干部人事档案作为不可轻易触碰的历史材料，只做到接收、归档、保管和提供查询等基本功能，回避和轻视干部人事档案信息化普及、优化管理流程、提高利用率等问题。
管理人员队伍老化弱化。对干部人事档案工作的重视程度不够，首先表现在对档案管理队伍人员配备的随意性。由于受职数限制，目前高校专职干部人事档案管理人员大体有两类，一类是年龄较大长期从事干部人事档案管理工作、对信息化接受程度低，满足于常规程式化的工作。一类是非档案专业，缺少正规的培训和传承，赶鸭子上架边学边做的年轻新人。受过系统正规专业教育，档案专业毕业长期从事档案管理工作并且信息化水平高，对互联网相关技术接受快的这一类管理人员相当少。
1.2微观层面
“三龄两历一身份”存在错误。干部档案中关于年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份问题存在前后不一致的情况。特别是年龄问题，档案中最早出现出生年月的材料中关于年龄的记载，与之后工资审批表、转正定级表等材料中出现的年龄记载不一致。这其中有公历农历转换的问题，有笔误疏漏的问题，也有故意更改造假的问题。
缺少重要的经历资历材料。干部人事档案中规定必须要有的1988年和1999年两个版本的《干部履历表》，大专以上学历学位材料，评聘专业技术职务的专业技术职务呈报表（评审表）等材料、参加培训三个月以上的证明材料，确认参加工作时间的材料，中共党员的《入党志愿书》等，这些重要的个人经历资历的档案材料。有些干部档案中缺失一项甚至多项，干部职务职级变动后缺少相应的干部任免审批表和相关考察材料情况。
档案归档不及时、不规范，手续不完备。干部人事档案归档分类中要求履历材料、考核考察材料、奖励处分材料等是十大类，在具体工作中因为工作变动、职务职称晋升、培训考核等产生的新的档案资料没有做到及时上交档案保管部门整理归档，造成档案资料与个人发展经历不能匹配和佐证。归入上交没有登记记录，无法对应时间。
干部保管、借閱手续不完善。干部档案的保管要遵循严密、科学和便于查找的原则，建立登记和统计制度，便于发现和解决问题。但在实际工作中，保管的库房不能完全符合档案保管的安全措施要求；温度湿度没有很好地控制；借阅档案不履行登记手续，不再规定期限内归还，擅自转借他人等问题均有存在。
2 新时期高校干部人事档案的地位和作用
干部人事档案对高校干部提任的影响更加明显。中组部修订印发了《党委（党组）讨论决定干部任免事项守则》，《守则》明确了干部选人用人中“凡提四必”，明确了讨论决定前，对拟提拔或进一步使用人选的干部档案必审。干部档案记载了干部的历史情况和现实表现，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。“档案必审”对于高校干部的晋升和任免设置更牢固的“防火墙”，确保选人用人之前干部人事档案的基础地位。
干部人事档案日常管理与干部的同步经历更加密切。经过专项审核工作之后，各地各行业对干部档案工作的认识和管理从认识和实践上都得到提升。对于档案材料填写规范、及时收集、整理，档案内容的真实性鉴别都有了更加严格和详细的标准。高校对干部人事档案的管理也更加严密，干部提拔任用、参加中长期培训学习和获得的奖惩材料等都在当年度要求归档，甚至纳入年底考核的工作范围。
干部人事档案对高校干部的监督作用更加公开。干部人事档案实行专项审核后，处理了一批涉嫌造假、涂改的问题档案，“零容忍”坚决纠正了错误，净化了高校干部队伍风气，使不敢造假、不能造假、不想造假成为高校干部的共识。干部档案的使用为高校及上级单位选拔配备干部队伍、检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育提供了重要的依据。
干部人事档案的功能更丰富。随着信息技术的发展，干部人事档案在干部职业生涯中的重要性和利用率的不断提高，干部人事档案功能逐渐由普通的查阅、利用，发展至对档案信息的深度挖掘和分析，继而对干部本身做出更合理客观的评价。
3 加强新时期高校干部人事档案管理工作的措施和建议
3.1建立长效机制，加强对干部档案工作的宏观管理
上级教育主管部门要统筹建立统一的指导体系，主要是针对干部人事档案管理信息化建设完整的业务规范指导方案。校级层面因地制宜制定管理实施方案，加强领导，明确责任，完善规章，配备人力，严格标准。将干部档案个人和单位层面的工作纳入年度考核内容，确保个人高度重视，主管部门主动积极，学校层面严格审核，三方联动形成良性顺畅的收交、整理、使用的循环体系。
3.2规范纸质档案材料收集、补充和更新制度
加强宣传教育，使全体教职工增强树立档案意识，变被动为主动，积极进行干部人事档案信息挖掘。个人必须重视涉及档案的材料主动收集上交的意识。要以制度文件的形式规范档案收集流程，在收集、接收、审核、鉴别、整理、分类、查阅、借阅、检索、转递、保存、保密等每一个环节都充分考虑到实施的可操作性，特别是学历深造、进修培养、奖惩获得等方面在工作以后非固定发生的事项，要主动提醒相关部门收集归档，改变以往不查不问，有就收没有就默认无的笼统、粗放的管理方式。
3.3推动档案信息数据库硬件完备
干部人事档案管理信息系统要与“大数据”时代的要求契合。2014 年，国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对档案信息资源共享，提出了明确的指导意见。高校干部人事档案也要與时俱进，逐步建立干部人事档案管理专用机房和电子阅览室，硬件上配好路由器、存储器、交换机、计算机、安全保障和档案数字化加工设备。利用信息技术实现数据库完整、资源共享。将个人档案中的材料全部数字化，通过分级加密的方式做成档案数据库，能够大大提高档案的使用效率。
3.4建立数字化高校干部人事档案库
全国干部人事档案信息化趋势势在必行。中组部2011年制定了《2011—2015 年全国组织系统信息化工作规划》，提出了制定干部数字档案标准，规划建立中管干部、省（部）管干部数字档案信息库，并通过与软件公司的合作开发，逐步率先完成了中管干部档案数字化采集工作。高校干部人事档案管理要主动跟进时代要求，加大干部人事档案信息化建设资金投入以及信息化技术研发力度，主动与成熟的、符合中组部要求的专业软件公司合作，开发或者直接利用符合高校自身特色和内在需求的数字化档案平台，实现高校干部人事档案的可视化存储查找。
3.5建立档案的定期清理、检查制度
每学期对干部档案材料情况进行集中清理一次，通过书面方式，通知校内材料形成单位做出归档内容和时限的要求，将材料收集整理、审核、归档。通过个人提供与组织收集两个渠道审核、比对，将必要的材料及时更新补充到档案中。保证干部档案归档不拖延、不积压，与实际情况同步。
3.6做好档案管理人才的培养和梯队建设
档案工作涉及到政策的历史性、延续性等特点，要重视干部人事档案管理工作的人才队伍的培养，确保对干部人事档案的鉴别做到正确、延续。目前高校干部档案管理工作中存在一批非专业性的人员，对政策的理解和掌握不够准确透彻，遇到特别问题无法得到专业性的解答，改变这一现状必须做好档案管理人才的吸收、培养。除了需要有档案管理专业知识的储备，还需要不断学习干部选拔、任用、监督等组织工作知识，对干部人事档案的特殊性准确认知。
3.7提升档案管理工作人员的信息化水平
新时期档案管理工作要面向全媒体、信息化等新时代的特点。加快档案工作管理人员信息化水平是形势所需，创新技术和手段加强人事档案管理，提高利用效率。定期邀请一些信息技术专家特别是对档案管理系统操作实践型的专家到高校现场指导，提升干部人事档案人员的信息化技能和专业素养；组织管理工作人员外出参加相关学术交流活动，及时更新知识，提升业务能力，发挥帮传带的作用。
参考文献：
[1] 王珺.浅谈对加强高校干部人事档案管理工作的思考[J].科教文汇（中旬刊），2015（9）：132- 133.
[2] 胡金蓉.高职院校档案管理的现状调查和目标管理的效果[J].现代职业教育，2016，20（13）：79- 86.
[3] 汪芳.组干干事做好干部人事档案管理工作的实践策略初探[J].信息化建设，2016（4）：278.
