大型工程建设企业合同管理中的法律风险控制研究
摘 要 本文分析了大型工程建设企业合同管理中的法律风险因素，提出了健全合同管理组织机构、完善合同管理制度体系、加强合同管理信息系统建设等具体的风险控制对策，为大型工程建设企业合同管理人员控制合同管理过程中不同类型的法律风险提供了参考借鉴。
关键词 合同管理 法律风险 风险控制
作者简介：石科，中交三航局第二工程有限公司经济师，研究方向：民商法。
中图分类号：D923.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.05.083
一、引言
近年，我国经济持续保持高水平增长，特别是我国2013年提出“一带一路”的倡议以来，我国正在加大力度建设国内外的交通基础设施，大型工程建设企业因而承接了大量的港口、航道、桥梁、公路、隧道等工程项目合同。项目合同约定了质量、价款、工期等条款内容，是控制项目质量、成本、进度、各方权益的契约凭证，是企业提供项目管理服务的重要依据，一旦签订生效，签约各方都要受到合同条款内容的约束，避免产生意见分歧；即使发生合同纠纷，法院或仲裁委员会也将依据合同内容进行判决。
面对内容复杂、任务繁重的合同，如果企业合同管理人员不重视或者没有能力识别合同管理过程中的法律风险问题，将可能导致企业经营成本增加、失去重要商机和商业优势，甚至导致企业濒临破产，彻底丧失竞争力，后果严重。
因此，大型工程建设企业合同管理人员应分析合同管理过程中的法律风险，采取相关的防范对策，控制合同管理过程中的法律风险，促进合同签约各方积极履行义务，行使自己的权利，保证企业的经济效益，保障各方的共赢目标等具有重要的现实意义和社会意义。
二、合同管理中的法律风险因素
大型工程建设企业在合同管理过程中，主要存在管理机构、管理制度、合同文本、合同履行等方面的风险因素。
（一）合同管理机构风险
如果大型工程建设企业的领导缺乏较强的法律意识，或者不重视合同管理工作，可能导致合同管理机构不健全的风险。包括：未能设置与合同管理工作有关的法务部、审计部等部门机构；未能配备懂法律、财务、管理等的专业人员。合同管理机构和人员的缺失，易造成合同管理力量薄弱、管理效率低下。
（二）合同管理制度風险
如果大型工程建设企业的领导缺乏较强的法律意识，或者不重视合同管理工作，也可能造成合同管理制度不完善的风险。包括：未完善合同管理办法，未制定合同管理程序文件等，易造成合同管理工作混乱、人员互相推诿扯皮等问题。
（三）合同文本缺陷风险
如果合同条款违反有关国家法律、法规及政策，或者合同条款表述含糊不清，或者签约对象缺乏相应资质条件等，则易使合同产生无效或效力待定的风险。
（四）合同履行中的风险
在合同履行过程中，如果大型工程建设企业缺乏有效监督，容易造成合同内容变更、合同纠纷、合同终止等风险， 甚至造成不能有效地追究违约者责任的风险。
三、合同管理中的法律风险控制对策
（一）健全合同管理组织机构
大型工程建设企业合同管理工作的专业性极强，涉及工程、法律、财经、管理等多个学科知识。企业可以按照合同归口管理、分级管理和授权管理的思路，在企业集团总部、分公司、子公司等设立各级合同管理部门，明确合同主管部门、履约责任部门等层次；各级公司应健全法律事务部、企业战略规划部、财务部、审计部等合同管理机构，明确合同履约责任机构、风险控制机构和协助配合机构，明确合同管理责任主体职责。从而使合同管理机构覆盖企业的每个层次、每个方面，形成完善的、全方位的合同管理体系。
（二）建设合同管理专业化队伍
大型工程建设企业在健全合同管理机构后，还需要明确相关岗位，配备专门的管理人员。合同管理人员除了应具备法律、财务、管理、工程等专业技术能力外，还应具有一定的风险分析能力、文字写作能力等综合素质。
大型工程建设企业应重视对合同管理人员的业务培训，提高合同管理人员的敬业精神、思想素质、专业水平和实践技能，建设和培养一支懂法律、知经营、会管理的合同管理队伍。可以定期或不定期举办合同管理业务培训班，聘请法律、财经、管理、工程等专业教师或经验丰富的管理人员授课。还可以举办合同管理人员工作会议，相互交流合同管理的经验与教训。
（三）完善合同管理制度
大型工程建设企业应完善合同管理基本制度、程序文件、管理办法等，建立完备的合同管理规章体系，使合同的过程管理工作有章可循、具备良好的运行机制。
应完善合同岗位责任制度、合同印章管理制度、合同审查制度、合同备案制度、合同会计制度、合同审计制度、合同履约监督检查制度、合同履行考核制度、合同档案管理制度等制度；应完善合同管理程序文件，包括合同准备、谈判、审核、签订、履行、变更、终止、索赔等管理程序文件；应出台或修订与程序文件内容相匹配的管理办法。
（四）管控合同管理各环节风险
大型工程建设企业的合同管理环节较多，包含合同准备、合同谈判、合同审核、合同签订、合同履约、合同履约后评估等，各个环节都有法律风险管控的侧重点。
1.合同准备环节
（1）合理选择合同类型，规范使用合同文本。根据项目总体策划和工作目标，合理选择合同的类别，采用最新的标准合同文本。如《建设工程施工合同（示范文本）》，有1991版（GF-91-0201）、1999版（GF-1999-0201）、2013版（GF-2017-0201），而最新版是2017版（GF-2017-0201），从2017 年10 月1 日开始执行。
（2）初步拟定合同内容，妥善设置合同条款。在合同示范文本中，补充相关条款的内容；根据项目可能涉及的国内外法律和政策、企业的实际经营情况、项目的个性特点等，增加或修改合同示范文本的相关条款，初步拟定合同内容。
合同条款应反映项目的各项工作内容；明确各方的权、责、利；责任和权利应保持平衡；用词应严谨，无歧义。
2. 合同谈判环节
（1）调查签约备选对象的资信。根据项目的特性要求，调研签约备选对象的企业，查看签约备选对象的法人证书、经营许可证、业务资质许可证、施工许可证等证件，评价其是否具有签订合同的资格；研究签约备选对象的财务报表等资料，评估签约备选对象的财务状况；进行现场实地考察，了解签约备选对象的经营生产情况；走访和签约备选对象有业务往来的银行、证券、信托等金融机构，政府财务机关，上下游客户等，了解其商业信誉；最后综合评价其履行合同的能力。
（2）谈判修改合同条款内容。设立专门的谈判小组，让专业的财务人员、工程人员、法律人员、管理人员参与合同条款谈判，必要时聘请外部专家进行谈判指导；与签约备选对象进行合同条款内容谈判后，合同谈判记录应作为拟签合同的附件保存。
3.合同审核环节
当拟签约双方的意见达成一致、具备签约条件时，拟定合同文本，由公司相关的造价、工程、财务、审计、法务等业务和职能部门进行审核，或召开部门联席会议、专家评审会议，对合同进行技术评审、法律评审。
审查合同条款的合法性；审查合同金额的合理性；审查合同任务的可行性；审查合同相关资料的齐全性。
4.合同签订环节
注意合同的有效性。签字人应为签约方法定代表人，或具有法人授权签字委托书的人员，其他人员签字无效；合同签章应为企业合同专用章或法人单位公章；合同空白处应划线，不得在空白合同文本上盖章；在合同上加盖骑缝章或页签，或制作防伪印记，避免合同文本被篡改。
5.合同履约环节
（1）实时监控合同履行的状态。及时将合同提交至政府合同管理机构备案，便于政府监督；根据合同条款，定期或不定期检查合同履约进度、项目完成质量；比对履约计划与实际履约的差距，分析和判断原因，及时采取措施纠正偏差。
（2）合同变更、终止处理。在合同履行过程中，如发生特殊情况，使合同的部分内容无法继续履行，或者完全没有必要履行合同的剩余内容，应与签约方协商，签订书面的合同变更、终止协议，签订程序和环节与主合同的相同。
（3）合同纠纷处理。在合同履行过程中，签约方如发生违约行为，双方应及时沟通协商，采取补救措施。如果出现纠纷，应按合同规定的争议条款处理，整理相关资料，及时向法院诉讼或仲裁机构申请仲裁，避免错过诉讼时效和扩大纠纷损失。
6.合同履约后评估环节
当签约双方履行完所有的合同条款内容后，合同管理工作进入后评估环节。相关合同管理人员应及时分析此份合同在管理过程中的问题，总结经验和教训，避免今后再次出现同样的问题，提升合同管理工作水平。
7.保存各环节的资料
在合同准备、谈判、审核、签订等环节中，可能产生招投标文件、评标报告、工程图纸、合同文本、谈判记录、审核记录、营业执照，签约资质文件、授权委托函等资料；在合同履约环节中，可能产生各项费用证据、往来函件、设备和材料单据、现场签证记录、变更协议、项目验收报告等资料。
这些资料具有法律证据效力，是保证合同顺利执行、索赔、防止纠纷和保障权益的重要依据。合同管理人员应及时收集、整理、归类、存档，不得随意处置、销毁，规范资料借阅行为，并防止泄密。
（五）加强信息化建设，提高合同法律风险控制效率
因为大型工程建设企业承接的合同数量多，每一份合同的管理环节多，每个合同管理环节涉及的业务部门或职能部门多，所以合同管理的总体工作量大，但差错容忍度小，因此，有必要加强信息化建设，建立和完善合同管理信息系统，实现合同信息快速查询、统计、分析等功能，提高合同管理效率；实现合同各管理环节的闭环管理、实时动态监督功能，提高合同管理精度，提高法律风险防控水平。
在建立和完善合同管理信息系统时，要全面考虑与企业的财务、资产等管理信息系统兼容互通，相互集成，满足部门间信息及时协同一致的需求；认真开发每个合同管理模块，确保合同管理环节不缺失；仔细研究每个字段，确保录入的信息不遗漏；设计关键信息提醒功能，提示相关人员及时处理有关事项；设计合同数据统計分析功能，能生成多个统计报表、图表，为合同管理者提供决策参考。
四、结语
在我国全面推进依法治国的背景下，合同是大型工程建设企业承接各类项目的重要并具有法律效力的依据，合同管理工作在企业经营管理工作中占有重要的地位。大型工程建设企业的合同管理环节多，事务多，其法律风险是客观存在的，企业的合同管理人员应提高职业道德和业务水平，重视合同管理的法律风险问题，采取有力的措施，健全合同管理组织机构，完善合同管理制度体系，加强合同管理信息系统建设，控制合同管理各环节的法律风险，避免企业的权益受损，实现大型工程建设企业的长远发展目标。
参考文献：
[1]陈云.关于建筑工程项目合同管理的探讨.现代国企研究.2015（16）.
[2]胡樱.浅谈加强企业合同管理 防控化解法律风险.中国商论.2017（8）.
[3]戎魏魏.合同法律风险控制浅析.法制与社会.2017（32）.
[4]拓圣楠、晁剑鸣.国有企业合同法律风险管理与控制研究.现代国企研究.2016（20）.
[5]王晖.工程合同风险管理与内控机制.有色设备.2016（6）.
[6]薛冰.公路工程建筑合同管理及风险防范措施.交通世界.2017（27）.
[7]钟尚文.工程施工合同管理中存在的问题及对策.企业改革与管理.2016（22）.
关键词 合同管理 法律风险 风险控制
作者简介：石科，中交三航局第二工程有限公司经济师，研究方向：民商法。
中图分类号：D923.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.05.083
一、引言
近年，我国经济持续保持高水平增长，特别是我国2013年提出“一带一路”的倡议以来，我国正在加大力度建设国内外的交通基础设施，大型工程建设企业因而承接了大量的港口、航道、桥梁、公路、隧道等工程项目合同。项目合同约定了质量、价款、工期等条款内容，是控制项目质量、成本、进度、各方权益的契约凭证，是企业提供项目管理服务的重要依据，一旦签订生效，签约各方都要受到合同条款内容的约束，避免产生意见分歧；即使发生合同纠纷，法院或仲裁委员会也将依据合同内容进行判决。
面对内容复杂、任务繁重的合同，如果企业合同管理人员不重视或者没有能力识别合同管理过程中的法律风险问题，将可能导致企业经营成本增加、失去重要商机和商业优势，甚至导致企业濒临破产，彻底丧失竞争力，后果严重。
因此，大型工程建设企业合同管理人员应分析合同管理过程中的法律风险，采取相关的防范对策，控制合同管理过程中的法律风险，促进合同签约各方积极履行义务，行使自己的权利，保证企业的经济效益，保障各方的共赢目标等具有重要的现实意义和社会意义。
二、合同管理中的法律风险因素
大型工程建设企业在合同管理过程中，主要存在管理机构、管理制度、合同文本、合同履行等方面的风险因素。
（一）合同管理机构风险
如果大型工程建设企业的领导缺乏较强的法律意识，或者不重视合同管理工作，可能导致合同管理机构不健全的风险。包括：未能设置与合同管理工作有关的法务部、审计部等部门机构；未能配备懂法律、财务、管理等的专业人员。合同管理机构和人员的缺失，易造成合同管理力量薄弱、管理效率低下。
（二）合同管理制度風险
如果大型工程建设企业的领导缺乏较强的法律意识，或者不重视合同管理工作，也可能造成合同管理制度不完善的风险。包括：未完善合同管理办法，未制定合同管理程序文件等，易造成合同管理工作混乱、人员互相推诿扯皮等问题。
（三）合同文本缺陷风险
如果合同条款违反有关国家法律、法规及政策，或者合同条款表述含糊不清，或者签约对象缺乏相应资质条件等，则易使合同产生无效或效力待定的风险。
（四）合同履行中的风险
在合同履行过程中，如果大型工程建设企业缺乏有效监督，容易造成合同内容变更、合同纠纷、合同终止等风险， 甚至造成不能有效地追究违约者责任的风险。
三、合同管理中的法律风险控制对策
（一）健全合同管理组织机构
大型工程建设企业合同管理工作的专业性极强，涉及工程、法律、财经、管理等多个学科知识。企业可以按照合同归口管理、分级管理和授权管理的思路，在企业集团总部、分公司、子公司等设立各级合同管理部门，明确合同主管部门、履约责任部门等层次；各级公司应健全法律事务部、企业战略规划部、财务部、审计部等合同管理机构，明确合同履约责任机构、风险控制机构和协助配合机构，明确合同管理责任主体职责。从而使合同管理机构覆盖企业的每个层次、每个方面，形成完善的、全方位的合同管理体系。
（二）建设合同管理专业化队伍
大型工程建设企业在健全合同管理机构后，还需要明确相关岗位，配备专门的管理人员。合同管理人员除了应具备法律、财务、管理、工程等专业技术能力外，还应具有一定的风险分析能力、文字写作能力等综合素质。
大型工程建设企业应重视对合同管理人员的业务培训，提高合同管理人员的敬业精神、思想素质、专业水平和实践技能，建设和培养一支懂法律、知经营、会管理的合同管理队伍。可以定期或不定期举办合同管理业务培训班，聘请法律、财经、管理、工程等专业教师或经验丰富的管理人员授课。还可以举办合同管理人员工作会议，相互交流合同管理的经验与教训。
（三）完善合同管理制度
大型工程建设企业应完善合同管理基本制度、程序文件、管理办法等，建立完备的合同管理规章体系，使合同的过程管理工作有章可循、具备良好的运行机制。
应完善合同岗位责任制度、合同印章管理制度、合同审查制度、合同备案制度、合同会计制度、合同审计制度、合同履约监督检查制度、合同履行考核制度、合同档案管理制度等制度；应完善合同管理程序文件，包括合同准备、谈判、审核、签订、履行、变更、终止、索赔等管理程序文件；应出台或修订与程序文件内容相匹配的管理办法。
（四）管控合同管理各环节风险
大型工程建设企业的合同管理环节较多，包含合同准备、合同谈判、合同审核、合同签订、合同履约、合同履约后评估等，各个环节都有法律风险管控的侧重点。
1.合同准备环节
（1）合理选择合同类型，规范使用合同文本。根据项目总体策划和工作目标，合理选择合同的类别，采用最新的标准合同文本。如《建设工程施工合同（示范文本）》，有1991版（GF-91-0201）、1999版（GF-1999-0201）、2013版（GF-2017-0201），而最新版是2017版（GF-2017-0201），从2017 年10 月1 日开始执行。
（2）初步拟定合同内容，妥善设置合同条款。在合同示范文本中，补充相关条款的内容；根据项目可能涉及的国内外法律和政策、企业的实际经营情况、项目的个性特点等，增加或修改合同示范文本的相关条款，初步拟定合同内容。
合同条款应反映项目的各项工作内容；明确各方的权、责、利；责任和权利应保持平衡；用词应严谨，无歧义。
2. 合同谈判环节
（1）调查签约备选对象的资信。根据项目的特性要求，调研签约备选对象的企业，查看签约备选对象的法人证书、经营许可证、业务资质许可证、施工许可证等证件，评价其是否具有签订合同的资格；研究签约备选对象的财务报表等资料，评估签约备选对象的财务状况；进行现场实地考察，了解签约备选对象的经营生产情况；走访和签约备选对象有业务往来的银行、证券、信托等金融机构，政府财务机关，上下游客户等，了解其商业信誉；最后综合评价其履行合同的能力。
（2）谈判修改合同条款内容。设立专门的谈判小组，让专业的财务人员、工程人员、法律人员、管理人员参与合同条款谈判，必要时聘请外部专家进行谈判指导；与签约备选对象进行合同条款内容谈判后，合同谈判记录应作为拟签合同的附件保存。
3.合同审核环节
当拟签约双方的意见达成一致、具备签约条件时，拟定合同文本，由公司相关的造价、工程、财务、审计、法务等业务和职能部门进行审核，或召开部门联席会议、专家评审会议，对合同进行技术评审、法律评审。
审查合同条款的合法性；审查合同金额的合理性；审查合同任务的可行性；审查合同相关资料的齐全性。
4.合同签订环节
注意合同的有效性。签字人应为签约方法定代表人，或具有法人授权签字委托书的人员，其他人员签字无效；合同签章应为企业合同专用章或法人单位公章；合同空白处应划线，不得在空白合同文本上盖章；在合同上加盖骑缝章或页签，或制作防伪印记，避免合同文本被篡改。
5.合同履约环节
（1）实时监控合同履行的状态。及时将合同提交至政府合同管理机构备案，便于政府监督；根据合同条款，定期或不定期检查合同履约进度、项目完成质量；比对履约计划与实际履约的差距，分析和判断原因，及时采取措施纠正偏差。
（2）合同变更、终止处理。在合同履行过程中，如发生特殊情况，使合同的部分内容无法继续履行，或者完全没有必要履行合同的剩余内容，应与签约方协商，签订书面的合同变更、终止协议，签订程序和环节与主合同的相同。
（3）合同纠纷处理。在合同履行过程中，签约方如发生违约行为，双方应及时沟通协商，采取补救措施。如果出现纠纷，应按合同规定的争议条款处理，整理相关资料，及时向法院诉讼或仲裁机构申请仲裁，避免错过诉讼时效和扩大纠纷损失。
6.合同履约后评估环节
当签约双方履行完所有的合同条款内容后，合同管理工作进入后评估环节。相关合同管理人员应及时分析此份合同在管理过程中的问题，总结经验和教训，避免今后再次出现同样的问题，提升合同管理工作水平。
7.保存各环节的资料
在合同准备、谈判、审核、签订等环节中，可能产生招投标文件、评标报告、工程图纸、合同文本、谈判记录、审核记录、营业执照，签约资质文件、授权委托函等资料；在合同履约环节中，可能产生各项费用证据、往来函件、设备和材料单据、现场签证记录、变更协议、项目验收报告等资料。
这些资料具有法律证据效力，是保证合同顺利执行、索赔、防止纠纷和保障权益的重要依据。合同管理人员应及时收集、整理、归类、存档，不得随意处置、销毁，规范资料借阅行为，并防止泄密。
（五）加强信息化建设，提高合同法律风险控制效率
因为大型工程建设企业承接的合同数量多，每一份合同的管理环节多，每个合同管理环节涉及的业务部门或职能部门多，所以合同管理的总体工作量大，但差错容忍度小，因此，有必要加强信息化建设，建立和完善合同管理信息系统，实现合同信息快速查询、统计、分析等功能，提高合同管理效率；实现合同各管理环节的闭环管理、实时动态监督功能，提高合同管理精度，提高法律风险防控水平。
在建立和完善合同管理信息系统时，要全面考虑与企业的财务、资产等管理信息系统兼容互通，相互集成，满足部门间信息及时协同一致的需求；认真开发每个合同管理模块，确保合同管理环节不缺失；仔细研究每个字段，确保录入的信息不遗漏；设计关键信息提醒功能，提示相关人员及时处理有关事项；设计合同数据统計分析功能，能生成多个统计报表、图表，为合同管理者提供决策参考。
四、结语
在我国全面推进依法治国的背景下，合同是大型工程建设企业承接各类项目的重要并具有法律效力的依据，合同管理工作在企业经营管理工作中占有重要的地位。大型工程建设企业的合同管理环节多，事务多，其法律风险是客观存在的，企业的合同管理人员应提高职业道德和业务水平，重视合同管理的法律风险问题，采取有力的措施，健全合同管理组织机构，完善合同管理制度体系，加强合同管理信息系统建设，控制合同管理各环节的法律风险，避免企业的权益受损，实现大型工程建设企业的长远发展目标。
参考文献：
[1]陈云.关于建筑工程项目合同管理的探讨.现代国企研究.2015（16）.
[2]胡樱.浅谈加强企业合同管理 防控化解法律风险.中国商论.2017（8）.
[3]戎魏魏.合同法律风险控制浅析.法制与社会.2017（32）.
[4]拓圣楠、晁剑鸣.国有企业合同法律风险管理与控制研究.现代国企研究.2016（20）.
[5]王晖.工程合同风险管理与内控机制.有色设备.2016（6）.
[6]薛冰.公路工程建筑合同管理及风险防范措施.交通世界.2017（27）.
[7]钟尚文.工程施工合同管理中存在的问题及对策.企业改革与管理.2016（22）.
