浅谈基于PDCA循环提高对采购风险的管理
康狄 金陈刚 霍刊 李婧
【摘 要】采购管理活动是企业成本控制的重要环节，采购风险的产生将对企业产生重大影响。通过对PDCA循环稍作修改，将采购风险管理活动嵌入其中，可以有效提高采购风险管理水平，合理控制采购风险发生的概率。具体包括制定采购风险管理计划、采购风险管理的执行、采购风险的检查和反馈、采购风险管理的改进四个阶段。
【Abstract】Purchasing management is an important link of enterprise cost control， and purchasing risk will have a significant impact on the enterprise. By modifying the PDCA cycle and embedding the purchasing risk management activities in it， the purchasing risk management level can be effectively improved and the probability of purchasing risk can be reasonably controlled. It includes four stages： drawing up purchasing risk management plan， executing purchasing risk management， checking and feedback of purchasing risk， and improving purchasing risk management.
【关键词】PDCA循环；采购风险；风险管理；内部控制
【Keywords】PDCA cycle；purchasing risk；risk management；internal control
【中图分类号】F27 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）08-0009-02
1 引言
采购管理活动是企业成本控制的重要环节，采购风险作为企业风险的重要组成部分，指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，采购风险的产生对企业的影响更是深远重大，一旦出现，企业的原材料、成本、资金、生产、销售等方面将会受到波及。因此，运用科学合理的方法对采购风险进行管控对企业而言有着重要意义。
2 采购风险管理与PDCA循环
采购风险管理，是管理者对采购过程潜在的意外损失进行辨识、评估、预防和控制的过程。PDCA循环，基本解释为Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理），并按此顺序不断循环。笔者结合现代管理学的观点，将PDCA循环稍作修改，并将采购风险管理活动嵌入该循环：首先就是在相对确定的风险环境下制定采购风险管理计划，然后根据计划执行对风险的识别、评估和控制活动，再结合风险管理与内部控制理念，定期对采购风险管理计划执行情况和具体风险管理情况进行檢查、反馈问题，最后，针对反馈的问题进行整改并做后评价。待上述程序结束后，进入下一循环，重复上述程序，实现对采购风险的持续管理。使用PDCA循环可以有效提高采购风险管理水平，合理控制采购风险发生的概率，减少采购风险带来的损失，并通过不断地循环提升采购风险管理能力。
3 基于PDCA循环提高对采购风险的管理
3.1 制定采购风险管理计划
采购风险规划阶段包括制定采购管理工作主要工作目标和计划、识别采购风险、分析采购风险以及提出采购风险应对计划。采购风险作为专项风险，纳入全面风险管理的范畴，定期开展风险评估，识别并分析采购风险，并视评估情况决定是否将采购及相关风险纳入重大风险进行重点管理，结合内部控制体系建设，做好对采购风险的管控。
识别采购风险包括识别影响采购目标实现的各种内外部事项，将不确定事项转变为明确的风险描述。然后针对初步识别出的风险编制风险评估调查表，选定专家，按身份赋予不同的权重。二次识别时，应首先判定风险的有无，再判定风险影响程度和发生可能性，这样的设计能简化风险多次识别的烦琐步骤，也有助于提高统计结果准确性。分析采购风险是预测风险发生的可能性和影响大小，并以此作为风险管理的依据。本文从风险角度和内控基础评价的角度对采购及相关风险进行了评估与量化分析：第一步，根据采购业务管理控制情况评价操作细则，从内部控制角度对整体管理情况进行评价；第二步，组织专家进行访谈，结合分析和访谈结果，计算出各采购相关风险的C（风险的影响程度）、P（风险的影响可能性）、R（风险值）等数据，形成“采购相关风险清单”；第三步，照最低合理可行（ALARP）准则进行评价，确定采购相关风险的风险等级。第四步，根据采购风险的风险等级，按照优先级别排列制定采购风险的应对策略。
3.2 采购风险管理的执行
3.2.1 加强采购执行的基础管理与内部控制
采购风险管理计划的实施，首先要有组织机构、制度流程等内部控制设计作为基础。基础性的制度设计主要包括采购全过程、供应商、供应商质量、投资、采购统计报表、价格、招投标、集中采购、采购审计等内容的管理。在内部控制体系建设过程中，采购工作应作为重要板块设专节对相关控制活动进行说明，并通过不相容岗位设计来实现采购业务的内部职责划分等。
3.2.2 做好采购信息分析
需求分析时明确需要采购的品种、数量以及时间，采购计划应严格按照年度计划逐级分解，以充分的信息为基础，确保采购计划与决策方案的科学性、合理性和可行性。如在确定采购价格时，对市场价格、资源状况等信息进行充分了解，扩宽信息渠道，比质比价，从而减少计划的随意性，降低决策风险。供应商管理方面，通过对供应商的调查、评估、考核、分级管理等方式，明确准入与退出情形，进一步完善供应商动态管理机制，形成合格供应商名录，对供应商动态评价率实现100%。依据考核结果，要求供应商进行整改，或在付款和合同条款中采取必要的约束措施，定期更新供应商数据库。
3.2.3 做好采购风险预警
逐步建立、健全采购风险预警指标体系。采购风险预警指标主要包括齐套率指标、库存指标、供应商缺货率指标、遣返率指标、供应商违约率指标、原辅材料招标率指标、采购价格差异率指标、月平均分类存货周转率指标、月度采购计划追加率指标、采购相关岗位交流率指标等。物资的齐套涉及计划、采购、验收、保管、配料、发放等各个环节，为控制好齐套率，应由缺件管理向采购管理的过程转变。密切关注影响库存的各种内外部因素，监控风险状态，当变化超出阀值时及时响应。
3.2.4 强化采购过程管理
加强采购过程管理，将风险点的管控前移，扩大集采品种和规模，加大价格谈判、比质比价和采购资金承兑力度，建立采购价格信息数据库，把控物资采购价格，监督和控制采购成本，进一步降低采购成本。对采购合同的管理可专设合同管理岗，规范采购合同管理，积极完善采购合同模板，对合同条款进行合法性审核，并要求业务单位对合同当事人的资质进行审查，规避法律风险；对于缺少必备条款或条款约定不清的合同，要求及时补充完善，降低产生法律纠纷的風险；合同执行过程中，要对合同交货期执行情况进行审查，确保按照规定进行款项支付。生产实际中，采用“安全库存量”以平衡采购与库存。做好对采购订单的跟踪，确保采购物资及时、准确、质量可靠。
3.2.5 推进采购管理信息化建设
积极推进生产信息管理系统的建设，实现采购全流程信息化，提高信息流通的准确性和快捷性。
3.3 采购风险的检查和反馈
结合传统与近代管理学对C环节的解读，本文将这一环节的工作定义为“2C”：即check检查和communicate沟通。定期检查，识别风险管理活动与内部控制活动中的缺陷，与相关责任单位的沟通，认定查找出的缺陷是否严重影响了计划目标的实现。
针对采购相关的主要业务板块，制定《采购管理内部控制评价评分标准》。检查时，测评人员根据对文字资料查阅、流程测试、访谈等形式对采购及相关风险管理情况进行检查评价，根据评分标准进行打分，经过与有关单位进一步沟通后，最终形成对控制缺陷的认定意见，反馈给责任单位，对执行不满意的责成改进，完善风险应对计划。
3.4 采购风险管理的改进
采购风险的改进阶段，通过对采购风险管理缺陷的识别，风险管理部门对总体检查结果发布检查情况报告和缺陷整改任务分解表，并在下一个PDCA循环中对上一个循环发现的缺陷的整改情况进行检查，重新确认风险，更新风险应对计划。另外，定期评估风险管理计划的执行情况、评估事先设计的标准与执行准则，从采购风险识别是否准确、风险分析是否有误、风险应对策略是否适当、风险管理是否有效等方面进行评级，并根据评价结果不断完善采购风险的管理工作。
4 结语
在企业的生产经营与运行发展中，采购风险是客观存在和难以避免的，采购风险会根据环境变化而不断变化，对采购风险的识别与分析也应当是一个多向、反复的过程。随着企业的不断发展，影响采购风险管理的因素越多，风险管理的难度越高。运用PDCA循环的方法不断提高对采购风险的管理，能够较为全面、合理地控制风险，并不断地改进和完善，确保企业良性发展。
【摘 要】采购管理活动是企业成本控制的重要环节，采购风险的产生将对企业产生重大影响。通过对PDCA循环稍作修改，将采购风险管理活动嵌入其中，可以有效提高采购风险管理水平，合理控制采购风险发生的概率。具体包括制定采购风险管理计划、采购风险管理的执行、采购风险的检查和反馈、采购风险管理的改进四个阶段。
【Abstract】Purchasing management is an important link of enterprise cost control， and purchasing risk will have a significant impact on the enterprise. By modifying the PDCA cycle and embedding the purchasing risk management activities in it， the purchasing risk management level can be effectively improved and the probability of purchasing risk can be reasonably controlled. It includes four stages： drawing up purchasing risk management plan， executing purchasing risk management， checking and feedback of purchasing risk， and improving purchasing risk management.
【关键词】PDCA循环；采购风险；风险管理；内部控制
【Keywords】PDCA cycle；purchasing risk；risk management；internal control
【中图分类号】F27 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）08-0009-02
1 引言
采购管理活动是企业成本控制的重要环节，采购风险作为企业风险的重要组成部分，指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，采购风险的产生对企业的影响更是深远重大，一旦出现，企业的原材料、成本、资金、生产、销售等方面将会受到波及。因此，运用科学合理的方法对采购风险进行管控对企业而言有着重要意义。
2 采购风险管理与PDCA循环
采购风险管理，是管理者对采购过程潜在的意外损失进行辨识、评估、预防和控制的过程。PDCA循环，基本解释为Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理），并按此顺序不断循环。笔者结合现代管理学的观点，将PDCA循环稍作修改，并将采购风险管理活动嵌入该循环：首先就是在相对确定的风险环境下制定采购风险管理计划，然后根据计划执行对风险的识别、评估和控制活动，再结合风险管理与内部控制理念，定期对采购风险管理计划执行情况和具体风险管理情况进行檢查、反馈问题，最后，针对反馈的问题进行整改并做后评价。待上述程序结束后，进入下一循环，重复上述程序，实现对采购风险的持续管理。使用PDCA循环可以有效提高采购风险管理水平，合理控制采购风险发生的概率，减少采购风险带来的损失，并通过不断地循环提升采购风险管理能力。
3 基于PDCA循环提高对采购风险的管理
3.1 制定采购风险管理计划
采购风险规划阶段包括制定采购管理工作主要工作目标和计划、识别采购风险、分析采购风险以及提出采购风险应对计划。采购风险作为专项风险，纳入全面风险管理的范畴，定期开展风险评估，识别并分析采购风险，并视评估情况决定是否将采购及相关风险纳入重大风险进行重点管理，结合内部控制体系建设，做好对采购风险的管控。
识别采购风险包括识别影响采购目标实现的各种内外部事项，将不确定事项转变为明确的风险描述。然后针对初步识别出的风险编制风险评估调查表，选定专家，按身份赋予不同的权重。二次识别时，应首先判定风险的有无，再判定风险影响程度和发生可能性，这样的设计能简化风险多次识别的烦琐步骤，也有助于提高统计结果准确性。分析采购风险是预测风险发生的可能性和影响大小，并以此作为风险管理的依据。本文从风险角度和内控基础评价的角度对采购及相关风险进行了评估与量化分析：第一步，根据采购业务管理控制情况评价操作细则，从内部控制角度对整体管理情况进行评价；第二步，组织专家进行访谈，结合分析和访谈结果，计算出各采购相关风险的C（风险的影响程度）、P（风险的影响可能性）、R（风险值）等数据，形成“采购相关风险清单”；第三步，照最低合理可行（ALARP）准则进行评价，确定采购相关风险的风险等级。第四步，根据采购风险的风险等级，按照优先级别排列制定采购风险的应对策略。
3.2 采购风险管理的执行
3.2.1 加强采购执行的基础管理与内部控制
采购风险管理计划的实施，首先要有组织机构、制度流程等内部控制设计作为基础。基础性的制度设计主要包括采购全过程、供应商、供应商质量、投资、采购统计报表、价格、招投标、集中采购、采购审计等内容的管理。在内部控制体系建设过程中，采购工作应作为重要板块设专节对相关控制活动进行说明，并通过不相容岗位设计来实现采购业务的内部职责划分等。
3.2.2 做好采购信息分析
需求分析时明确需要采购的品种、数量以及时间，采购计划应严格按照年度计划逐级分解，以充分的信息为基础，确保采购计划与决策方案的科学性、合理性和可行性。如在确定采购价格时，对市场价格、资源状况等信息进行充分了解，扩宽信息渠道，比质比价，从而减少计划的随意性，降低决策风险。供应商管理方面，通过对供应商的调查、评估、考核、分级管理等方式，明确准入与退出情形，进一步完善供应商动态管理机制，形成合格供应商名录，对供应商动态评价率实现100%。依据考核结果，要求供应商进行整改，或在付款和合同条款中采取必要的约束措施，定期更新供应商数据库。
3.2.3 做好采购风险预警
逐步建立、健全采购风险预警指标体系。采购风险预警指标主要包括齐套率指标、库存指标、供应商缺货率指标、遣返率指标、供应商违约率指标、原辅材料招标率指标、采购价格差异率指标、月平均分类存货周转率指标、月度采购计划追加率指标、采购相关岗位交流率指标等。物资的齐套涉及计划、采购、验收、保管、配料、发放等各个环节，为控制好齐套率，应由缺件管理向采购管理的过程转变。密切关注影响库存的各种内外部因素，监控风险状态，当变化超出阀值时及时响应。
3.2.4 强化采购过程管理
加强采购过程管理，将风险点的管控前移，扩大集采品种和规模，加大价格谈判、比质比价和采购资金承兑力度，建立采购价格信息数据库，把控物资采购价格，监督和控制采购成本，进一步降低采购成本。对采购合同的管理可专设合同管理岗，规范采购合同管理，积极完善采购合同模板，对合同条款进行合法性审核，并要求业务单位对合同当事人的资质进行审查，规避法律风险；对于缺少必备条款或条款约定不清的合同，要求及时补充完善，降低产生法律纠纷的風险；合同执行过程中，要对合同交货期执行情况进行审查，确保按照规定进行款项支付。生产实际中，采用“安全库存量”以平衡采购与库存。做好对采购订单的跟踪，确保采购物资及时、准确、质量可靠。
3.2.5 推进采购管理信息化建设
积极推进生产信息管理系统的建设，实现采购全流程信息化，提高信息流通的准确性和快捷性。
3.3 采购风险的检查和反馈
结合传统与近代管理学对C环节的解读，本文将这一环节的工作定义为“2C”：即check检查和communicate沟通。定期检查，识别风险管理活动与内部控制活动中的缺陷，与相关责任单位的沟通，认定查找出的缺陷是否严重影响了计划目标的实现。
针对采购相关的主要业务板块，制定《采购管理内部控制评价评分标准》。检查时，测评人员根据对文字资料查阅、流程测试、访谈等形式对采购及相关风险管理情况进行检查评价，根据评分标准进行打分，经过与有关单位进一步沟通后，最终形成对控制缺陷的认定意见，反馈给责任单位，对执行不满意的责成改进，完善风险应对计划。
3.4 采购风险管理的改进
采购风险的改进阶段，通过对采购风险管理缺陷的识别，风险管理部门对总体检查结果发布检查情况报告和缺陷整改任务分解表，并在下一个PDCA循环中对上一个循环发现的缺陷的整改情况进行检查，重新确认风险，更新风险应对计划。另外，定期评估风险管理计划的执行情况、评估事先设计的标准与执行准则，从采购风险识别是否准确、风险分析是否有误、风险应对策略是否适当、风险管理是否有效等方面进行评级，并根据评价结果不断完善采购风险的管理工作。
4 结语
在企业的生产经营与运行发展中，采购风险是客观存在和难以避免的，采购风险会根据环境变化而不断变化，对采购风险的识别与分析也应当是一个多向、反复的过程。随着企业的不断发展，影响采购风险管理的因素越多，风险管理的难度越高。运用PDCA循环的方法不断提高对采购风险的管理，能够较为全面、合理地控制风险，并不断地改进和完善，确保企业良性发展。
