关于使用ERP系统时会计信息生成和获取问题的探讨

    帖雯

    摘要：随着信息技术的发展，ERP系统即企业资源计划（Enterprise Resource Planning ） 以信息技术为基础，集合财务、销售、供应链、应收管理、应付管理、资产管理、人力资源等企业所需的工作模块，成为有效并高度集成的企业管理工具。及时高效的生成和获取会计信息来满足企业应对激烈市场竞争的信息需求是ERP系统的重要作用。文章基于企业使用ERP系统时会计信息生成和获取的情况，探讨信息生成和获取过程中出现的一些问题，并针对问题提出改进建议。

    关键词：ERP系统；会计信息；获取

    ERP系统在我国發展已经20余年，成为运用较为广泛的新一代集成化管理系统。但是ERP系统在我国企业中的运用效果却参差不齐，究其原因之一就是会计信息生成和获取不准确。企业在使用ERP系统时会计信息的生成和获取有别于传统会计方式。本文将结合实务对会计信息生成和获取过程中出现的一些问题做出探讨。以期企业能更加高效的利用ERP系统，提高获取会计信息的能力。

    一、现阶段企业使用ERP系统时会计信息生成和获取情况

    （一）传统会计信息和现代会计信息的区别

    会计信息是反应单位财务状况和经营成果的信息，主要通过财务报告、财务报表、各种统计表传递给使用者，从而使相关信息能够得到接受和利用。传统的会计信息，主要是从财务部门的角度来考虑问题，通过编制财务报表来反映，这些信息可以清楚的提供企业的资产负债、损益盈亏等情况，却无法直观的反映出公司生产经营中存在的问题。现代会计信息则从管理会计理念出发，站在企业角度来考虑问题，信息的载体不再仅仅是财务报表，而是根据所需提供更加贴合企业生产经营活动的财务报告或者更细致的业务统计表，从各个方面剖析企业生产经营状况，让信息使用者对企业的采购、销售、存货、应收应付等各个方面有更加深入的了解，是一种信息化时代的综合性会计信息。

    （二）ERP系统与传统会计方式会计信息生成过程的差异

    在采用传统会计方式生成会计信息时，先由采购、生产、库管、销售、资产管理、人力资源等部门提供原始单据，再由企业财务人员完成审核原始单据、编制记账凭证、审核记账凭证、记账、结账、编制财务报表等生成会计信息的一系列工作。财务部门采用专门的财务软件记账，不同的部门也采用了不同的记录方式。财务人员需要在每个会计期间收集、核实由各部门提供的信息，再将信息录入财务软件并做出对应的会计处理，可以说工作贯穿整个会计信息生成过程，财务人员专业水平和业务能力对会计信息质量起到了决定性的作用。而在ERP系统运用下，会计信息生成过程相对简单，财务、采购、生产、库存、销售、资产管理、人力资源等部门工作划分为几个模块又集中在一个系统中，每个模块先由相关部门人员录入原始信息，这些业务数据可以实时取得，再由财务人员在不同模块审核单据，完成账务处理工作，最后生成会计信息。企业各个部门的工作存在一个连续性。这个过程不但提高了工作效率，而且会计信息的来源单据是由各部门人员直接录入，提高了会计信息的可靠性。

    （三）在使用ERP系统时获取会计信息的情况

    各个部门均在同一系统下完成工作，每个会计期间由各部门录入的信息在经过财务人员审核以后进行账务处理，审核有误的信息需要通知部门人员在当期修改或删除，由此生成对应的会计信息具有一致性。这些信息是在各部门模块下由部门员工和财务人员共同认可并处理完成的信息，财务人员可以在总账模块通过各类账簿、报表获取所需的会计信息，各部门人员可以在自有模块下获取相同数据，在不同的模块下获取的会计信息应该是一致的。

    二、企业在使用ERP系统生成和获取会计信息时存在的问题

    （一）筛选会计信息时查询设置不准确

    ERP系统功能强大，可以汇总、提供大量会计信息，但这并非都是员工想要获得的信息，要进一步筛选才能有效利用。员工对信息的需求不同，例如一个普通业务员所需的只是与自己业务直接相关的信息，管理者则需要获得管辖范围内的收支情况、员工业绩等信息，库管员关注自己管理的存货数量、状况，财务人员需要各类业务的账务信息等。ERP系统提供的查询索引条目众多，不管是总账模块还是其他模块，一般细分在二十条左右，还可以根据需要增加。员工想要准确查找信息，需要正确填写或者不填写各项查询内容，虽然有共享模板可以简化操作，但分类较细、要求较多的信息查询设置还是比较复杂。查询设置如果出现误差，获取的会计信息也就不准确了。

    （二）降低对财务人员专业性的要求影响会计信息准确度

    ERP系统为企业带来的便利，让会计账务处理也变得流程化。财务人员在业务模块审核业务部门员工录入的原始单据，再点击转总账让系统模板自动生成凭证就可以完成账务处理。这让部分企业管理者感觉账务处理是一件很简单的事情，普通财务岗位的员工只要会操作电脑再做一些业务模块使用培训就可以胜任，从而降低对财务人员专业性的要求。财务人员缺乏专业性，从表面上看可以完成账务处理工作，实际上对部分业务性质的理解可能出现偏差，同时也会缺乏账务处理的严谨性和发现业务问题的敏感性，从而影响会计信息准确度。

    （三）ERP系统未充分运用，业务模块开发滞后影响会计信息获取

    ERP系统最大优点就是企业信息整合。企业的业务信息能够得到最大限度整合的基础在于ERP系统能够得到充分的运用。但是在实际工作中，并不是所有的业务都会通过ERP系统的业务模块完成，有些事项会先脱离系统完成相关工作，然后再通过账务系统直接录入业务结果。当然这种情况一般不会出现在日常业务范围内，主要是针对较少发生的业务，或者该项业务经常发生但是从重要性和管理需要来看暂时没有纳入ERP系统来管理，毕竟一旦运用ERP系统，开发业务模块、设置系统功能、培训相关员工需要花费资金、时间和精力。在ERP系统中可以获取此类业务的结果信息，但是不会有流程信息。如果该项业务的重要性或者相关的信息需求发生变化，企业将花费更多时间在ERP系统以外收集会计信息。

    （四）使用ERP系统时会计信息安全受到威胁

    ERP系统是网络系统，会计信息通过网络系统保存和传递，信息安全问题尤为重要。网络是开放的系统，由多层次信息系统构成，各个层次都可能存在安全防护漏洞，给网络黑客以可乘之机。企业在ERP系统内储存的客户信息、供应商信息、物料清单（Bill of Material）或者其他重要的会计信息一旦被别有用心者窃取或者篡改，可能出现企业获取不准确的会计信息加以利用，信息被竞争对手获取等问题，这将导致企业在市場竞争中处于劣势，严重时甚至会危害到企业的生存和发展。

    三、企业在使用ERP系统生成和获取会计信息时存在问题的应对

    （一）完善会计信息查询员工私有模板及权限设置

    为了使位于各个岗位的员工能够准确快速的查询到自己想要的会计信息，首先要做好员工私有模板设置工作。对履行不同岗位职责，需要不同会计信息的员工，量身打造自己的查询模板。这个工作前期工作量大，可以在ERP系统开始运用时由软件公司员工引导企业员工开展，在运行初期设置好员工私有模板。私有模板设置完成后员工每次查询常用信息原则上只对模板中业务期间进行调整就可以获得相应的信息，如果查询索引有需要变更的地方则应及时调整私有模板。其次要做好员工查询权限设置。可以由网络管理员按照组织、部门、项目、业务类别等结合员工所在岗位设置查询权限，限制员工能查询到的信息范围，减少查询设置，满足快速查询需求。如果员工面临岗位调整或者人事变动，应该及时向网络管理员申请变更权限设置。

    （二）提升对财务人员业务素质的要求

    企业在使用ERP系统时不能由于操作上的便利就降低对财务人员专业性的要求，相反应该在持有会计上岗证的前提下提升对财务人员业务素质的要求。首先，专业素质良好的财务人员能更好的完成财务监督工作，并且在遵守会计准则和税务制度的情况下处理相关业务，这也是保障会计信息质量的根本。其次，ERP系统是多个业务模块的集合，财务人员直接接触的不只是总账模块，还要在各个业务模块完成审核、记账、月结等工作，这要求财务人员熟悉其它模块的业务流程，并在审核业务单据过程中及时发现可能存在的问题，然后规定完成企业对采购、生产、库管、销售、资产管理甚至人力资源等业务的会计处理，才能向管理者提供准确的会计信息。最后，财务人员需要提升对信息的分析能力，为管理者提供有利用价值的会计信息以满足其完善企业经营管理的需要，同时也促进财务工作向管理型转变。

    （三）结合企业管理需求及时开发系统功能

    企业开始使用ERP系统时，要结合自身业务需求做好系统功能的开发、设置工作。后期企业想要进一步提高管理水平、完善业务流程，应该及时开发相关业务涉及的ERP系统功能，通过业务模块完成全部工作流程，之后将从ERP系统获取的会计信息作为改进管理方式的依据，而不是先采取用其他补充记录的方式，滞后开发、设置ERP系统功能，这反而会增加会计信息获取和系统功能开发时的工作量。例如企业发现在物资配送业务中只控制费用总数的管理方式已经不能满足管理需求，需要制定进一步配送计划时，就要先完善库存管理模块中配送功能的设置，将ERP系统作为配送业务管理工具，通过ERP系统完成配送业务流程，最大限度利用ERP系统信息整合优势，为企业完善业务管理提供数据支持。

    （四）做好会计信息安全防护工作

    应对会计信息安全威胁，最重要的一点是要结合企业实际情况，根据内部控制基本规范和相关应用指引做好信息系统内部控制建设。在内部控制制度规范下聘用专业的信息技术人员，采取以加密格式存储和传输会计信息数据等方式把会计信息被窃取和篡改的风险降到最低。此外，开展对员工的信息安全知识培训，提升员工信息安全意识也是会计信息安全防护工作的重要部分。

    四、结语

    综上分析可知，在越来越多企业使用ERP系统的今天，会计信息在生成和获取过程中遇到的一些问题会对信息的准确性产生影响。本文从会计信息查询设置不准确、企业对财务人员专业性要求降低、系统未充分运用且功能开发滞后、信息安全受到威胁几个方面问题对会计信息准确性的影响做出了探讨，认为企业可以针对出现的问题，结合自身实际找出解决方案，最终更好运用ERP系统满足企业管理的需要。

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    （作者单位：中煤科工集团重庆研究院有限公司）