《档案服务外包工作规范》解读

    徐拥军+乔晓杨

    

    

    

    2017年8月2日，国家档案局发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于2018年1月1日执行。[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此标准作一些解读，与各位同仁分享。

    一、本标准制定的背景与目的

    外包是指某一機构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等服务的行为。

    随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规范、指引。

    2011年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中。2014年，国家档案局政策法规研究司将《档案服务外包工作规范》列入档案行业标准制订计划。2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制订。”

    在上述背景下，经国家档案局政策法规研究司立项，国家档案局经济科技档案业务指导司、中国中信集团有限公司组建专门课题组，经过广泛深入调研和多次多方征求意见，起草了《档案服务外包工作规范》，并经国家档案局审批发布。

    DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》旨在规范和引导档案服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言；指引发包方科学开展档案服务外包的发包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价承包方的参考依据。本标准最终目的是推动档案服务外包工作的良性、有序发展。

    二、本标准制定的原则与思路

    （一）依法依规，安全第一

    DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》的制定严格遵循国家和档案行政管理部门颁布的法律、法规、规章和其他规范性文件，以使本标准提出的各种要求有依有规、合法合规。

    档案因其原始性、唯一性和秘密性，在档案服务外包过程中，面临着诸多安全风险。为此，本标准从确保发包方档案实体安全和信息安全的角度出发，特别强调安全管理和风险管理，严格遵循并引用了国家档案局近年来出台的《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）、《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2012〕103号）、《关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2013〕271号）等。

    （二）借鉴外包模型，引用行业标准

    当前，全球信息技术、软件服务外包发展迅速，相应的服务外包模型与标准较为成熟。本标准在模型构建和条文起草过程中，充分借鉴和利用了信息技术、软件服务外包领域的相关模型和标准，主要包括eSCM（eSourc？ ing Capability Model即电子服务外包模型）、CMMISVC（Capability Maturity Model Integration for servic？ es即软件服务能力成熟度模型集成）、国家标准《信息技术服务外包第1部分：服务交付保障通用要求》（送审稿）、深圳地方标准SZDB/78-2013《金融机构信息技术服务外包质量管理规范》等。同时，也对CMMI-SVC、eSCM中的一些概念进行了舍弃、通俗化与中国化。

    同时，本标准直接引用了一些较成熟的国家或行业技术标准，如GB/T-19000《质量管理体系基础和术语》和DA/T42-2009《企业档案工作规范》等。

    （三）定位为过程导向的管理性规范，而非技术性标准

    本标准主要目的在于规范和引导档案服务外包行为，指引发包方科学开展档案服务外包的发包工作，指导承包方有效开展档案管理外包服务管理体系建设。因而，本标准定位为过程导向的管理规范，而非结果导向的管理规范，也不是技术性标准。已有国家、行业标准中包含的技术参数要求，本标准一般采用直接引用或参考的方式。

    （四）定位为总则性规范，后续将有分项标准

    本标准原计划为“档案服务外包工作规范系列标准”的第一部分“总则”。由于一些特殊原因，本标准未以系列标准的总则的形式发布，但实质上仍为一个总则性规范。据悉，后续国家档案局将制定档案数字化服务外包工作规范、档案整理服务外包工作规范等各种类型的档案服务外包的工作标准。

    三、本标准的结构与主要内容

    DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》为“1+3”的结构，即正文（主体部分）+资料性附录。

    正文（主体部分）从总体上对各种类型的档案服务外包工作进行一般规范。主要内容包括：（1）说明档案服务的业务类型；（2）明确档案服务外包工作中相关主体之间的关系；（3）提出发包方工作规范；（4）提出承包方服务管理体系建设要求；（5）提出第三方机构工作规范。上述五部分实质上在明确档案服务外包工作各主体之间关系的基础上，分别对发包方、承包方和第三方机构的工作进行了规范和指引。附录A提供了档案服务外包合同主要参考条款，附录B提供了承包方员工备案表样式，附录C提供了承包方员工保密协议参考条款。这三个附录均为资料性附录，供标准使用者参考与借鉴。

    四、重要模型说明

    （一）档案服务外包工作中各主体之间的关系

    DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》第5部分提出了档案服务外包工作中各主体之间的关系模型，如图1所示。此模型描述了档案服务外包工作过程中涉及的各个相关主体，说明了各主体之间的权责关系，为确定各主体的行为规范提供了基础。档案服务外包工作中相关主体包括：（1）发包方，即档案服务外包的需方；（2）承包方，即档案服务外包的供方；（3）第三方机构，是指发包方、承包方之外的，为发包方提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构；（4）监管机构，是指对档案服务外包工作中发包方、承包方、第三方机构等相关主体的行为，依法进行指导、监督和检查的机构。本标准中的监管机构主要是指档案行政管理部门、保密行政管理部門。在当前实践工作中，第三方机构发展尚不成熟，因此本标准第7部分对第三方机构的工作规范只做原则性的规定。而监管机构的工作规范由国家法律法规予以规定。

    上述四方的关系是：（1）发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。（2）第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或经相关部门批准，或基于研究与教育目的，对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。（3）发包方、承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方应及时主动向监管机构报告。

    （二）发包工作过程模型

    本标准第6部分提供了发包工作过程模型，如图2所示。此模型为发包方的工作规范提供了框架。发包工作分为规划与审批、承包方筛选与招标管理、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等五个环节。本标准对每一环节的工作要求作出了规定，尤其是关注了现实工作中发包方亟须指引的“承包方筛选与确定”环节。

    （三）承包方档案服务管理体系建设模型

    本标准第7部分提供了承包方档案服务管理体系建设模型，如图3所示。此模型描述了承包方档案服务管理体系建设的内容与方式，为承包方的工作规范提供了框架。

    承包方档案服务管理体系建设的目标是提升服务能力。服务能力以确保客户的档案的实体安全和信息安全为核心。服务能力分为基本服务能力和特定服务能力两部分。基本服务能力是支撑承包方所有业务单元、服务项目的基础保障条件。基本服务能力包括战略管理（含业务规划、绩效管理）、资源管理（含人力资源管理、财务管理、技术管理、基础设备管理）、业务管理（含合同管理、客户关系管理、业务流程管理、质量管理）和安全管理（含合规性管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业健康管理）四个方面。特定服务能力是承包方开展不同业务单元、服务项目时应满足的特殊条件要求和应遵守的相关业务操作规范。

    注释及参考文献

    [1]国家档案局关于发布《纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的通知. http：//www.saac.gov.cn/ news/2017-12/14/content_214080.htm