影响企业办公室工作效率的问题与改进策略

    赵新

    摘 要 辦公室是一个企业联结上层和下属的关系和纽带。所以办公室工作效率的高低影响着企业的文化建设和风气好坏，也影响到企业的经济效益。本文对企业办工作工作效率问题进行了探讨，阐述了提升企业办公室工作效率的改进策略。

    关键词 企业 办公室 工作效率 问题 改进策略

    中图分类号：C931.4 文献标识码：A

    0引言

    企业办公室工作综合性强、涉及面广，内容十分庞杂，涉及到服务、参谋、协调、督办等职能范围，承担着文件、会议、人事、行政、后勤等管理职责。企业办公室所处的特殊地位和所属的工作性质，决定着办公室的实质是企业的服务中枢，就是为企业领导、机关以及基层做好综合性的沟通工作，担当起保障企业正常运转的纽带作用。因此，只有在企业生产经营活动中，顺应发展潮流，强化办公室职能，提高办公室工作效率，才能真正体现“办公室无小事”的价值，才能有效防范管理风险，才能避免出现被动的管理局面。

    1企业办公室工作效率的问题概述

    1.1企业办公室工作效率问题的表现形式

    办公室的工作效率指的是办公室员工完成工作任务和所花费的时间的比值，以办公室工作的成功度为协同考量的标准，也就是说，办公室工作人员在较短的时间内出色地完成较多的事务，即表示办公室工作效率较高。然而在企业中，常常出现这些情况，对员工的会议安排不及时使得比较重要的会议精神不能被完全传达，此类情况的发生实际上就是办公室工作效率不高的表现，这意味着，办公室在日常工作中并没有做到工作时间和结果成正比。

    1.2企业办公室工作效率问题的主要原因

    导致企业办公室工作效率出现问题主要有以下三个原因：第一，大多数员工，包括办公室内部员工，都对办公室的工作不重视，很多时候，办公室工作人员已经将企业领导命令下达了，但是员工还充耳不闻；第二，办公室工作复杂，但工作责任不明确，存在着劳动分工不平均的现象，个别员工担负太多工作，很容易造成工作失误；第三，办公室工作内容琐碎，连续性不强，而办公室工作人员精力有限，因此造成遗漏，并且，对办公室工作的监督也难以实现，办公室工作缺乏准绳，因此导致效率问题。要解决办公室工作的效率问题，进一步提升办公室工作质量，也需要从以上三个方面入手，去实施相应的解决策略。

    2提升企业办公室工作效率的策略

    2.1引进专业人才，提升综合素养

    企业办公室的工作特点决定了其工作内容复杂繁琐，其工作性质具有突发性、多样性等特点，办公室人员的工作压力、精神压力都比较大，员工的素质直接决定工作效率与质量。这从客观上要求从招聘的时候就要把好关，选择服务意识强、身体素质好、道德水准高、知识涉猎面宽的人员作为办公室工作人员。有针对性开展多种多样的培训工作，加强办公室人员队伍建设，不断提升办公室工作人员的知识储备和管理技能。

    2.2完善软硬件设施，提供技术保障

    “工欲善其事，必先利其器”，在网络信息技术高度发达的今天，办公现代化是企业改革与发展的必然要求，也是提升企业办公室工作效率的有效途径。因此，根据企业发展实际，一方面，加快升级办公器材，购置必要的数码产品、办公自动化设备，完善办公硬件设施。另一方面，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身学习，努力适应现代化办公手段，加快信息的传递速度，最大限度地提高工作效率。

    2.3严肃劳动纪律，落实岗位责任制

    企业办公室作为“窗口”单位，办公室形象很大程度上就是企业精神风貌的缩影。作为办公室管理者，在劳动纪律方面，必须严格执行制度，做到抓大放小，抓主要、抓重点，从岗位责任入手，着力解决制度执行不严、工作作风不实、办事能力不强、履行职责不到位等问题，从制度上明确各自的职责和工作程序，从规范管理上加强纪律的严肃性，对未按照岗位职责完成任务的，严格按规定进行处理，做到令行禁止，并于事后及时沟通疏导，坚持不懈培养员工的工作责任感和岗位归属感，实现办公室工作效率的有效提升。

    2.4强化组织建设，提高系统运作效率

    以所在企业发展目标为指引，以企业发展实际为基准，以优化、高效、统一、精练为原则，考虑办公室实际工作，适时调整办公室组织结构，对办公室运转的灵活性，对部门之间的信息畅通性，对管理工作的协调性进行通盘设计，消除流程壁垒和责任死角，建立健全更加高效的协调服务机制，全面提升企业办公室的运作效率，以便更好地服务企业、服务一线、服务员工，推动各项业务有序稳步发展。

    2.5坚持从学习入手，加强业务建设

    要进一步增强学习的自觉性和紧迫感，牢固树立终身学习的观念，要 “人脑”变成“电脑”，不断扩充知识存量、丰富知识内涵、更新知识结构，全面提高业务能力。关键是要树立争一流、创品牌的目标，精益求精、规范高效，努力在出手的每件事中体现自己的最高水平。

    3提升办公室工作效率过程中应注意的问题

    3.1合理利用企业资源

    企业处于发展的过程中，对于我们来说，可用于信息化建设的资源是有限的，因此，企业在权衡发展状况的过程中，可能不会分配给办公室足够的资源。这就需要办公室工作人员在实际工作中注意对企业资源进行合理的利用，使有限的资金和设备发挥最大的作用。

    3.2以素质提升为办公室工作效率提升的基础

    办公室工作效率的提高离不开办公室工作人员整体素质的提高，因此，在提升办公室工作效率的过程中应始终注意这样一个环节，即不断加强工作人员自身素质的建设。不仅要求办公室员工的业务素质提高，还要求办公室工作人员的职业道德感不断增强、职业责任感不断增强，只有这样，提高办公室工作效率的策略才能够有效实施。

    4结语

    总而言之，企业办公室在企业管理组织结构中占据着重要地位，企业办公室的管理职能具有高度的敏感性，对于企业的整体发展有着不可替代的作用。因此，纵横协调、高效服务是摆在办公室管理者面前的重要课题，必须增强危机感、责任感和紧迫感，创新管理思路，探寻科学的管理方法，着力提升企业办公室工作效率，为推动企业持续健康发展提供坚强保障。

    参考文献

    [1] 邓静.关于如何提高企业办公室工作效率探讨[J].办公室业务，2014（05）：115-117.

    [2] 董峰文.浅谈提高企业办公室工作效率的方法[J].办公室业务，2014（01）：112-113.