新时期档案管理信息化的有效方法

2024.05.27

邢舟

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）5-127-01

摘要随着信息化的不断发展，一些企事业单位已经将企业管理工作的重点放在了人事档案管理的信息化方面，部分图书馆也改变了传统的档案管理方法，加入了信息化的优势。本文就是以新时期档案管理信息化为主题展开研究，探析出更有效的档案管理方法，以期对这一领域的发展有所帮助。

关键词档案管理信息化方法探究

一、档案管理信息化的深远意义

（一）推动改善档案管理工作的进行

信息化技术传入档案管理工作，能够有效的突破传统的档案管理工作的局限性，使得档案管理的工作人员不再拘泥于琐碎的管理事宜中，有更多的时间和精力思考改进电子档案管理的方法，促进档案管理工作的改革，有效提高自己的工作效率。

（二）能够扩大档案的服务范围

信息化技术管理档案，能够提高档案的流通速度，并且克服传统的档案管理不能够供多人同时使用的弊端，需要使用档案信息的人员能够及时获得所需要的资料，极大的增强了档案使用的灵活性，更好的实现了档案信息共享。任何事物的发展都要使用辩证统一的观点来看，既要看到其优势，又要找出其发展的弊端。由于网络技术自身的问题，导致电子档案的安全系数不高，很容易造成一些不法分子利用黑客技术入侵计算机系统，使得一些档案信息遗失，因此需要加强网络安全的防范以及预防网络病毒的入侵。

（三）促进档案信息的开发利用

利用信息化技术来加强档案管理，可以最大限度的发掘出档案资料的价值，提高档案的利用率，完善档案资料的系统性，同时也能够加强信息化的建设，促进档案管理工作的顺利进行。

二、浅析加强档案管理信息化的策略

（一）加强设备建设

档案管理系统的软件以及硬件设施是其发展的关键因素，因此要完善对于软硬件设施的管理。首先，在利用信息化技术管理档案信息时，使用到的不仅仅是计算机系统，还涉及到扫描仪以及光盘等设施，因此有关人员在进行信息化技术的使用时，对计算机系统的其他配套设施也要加强管理，及时进行维护，加强使用主题和所用设备之间的联系。其次，软件系统的选择对于信息化档案管理工作的顺利开展也是至关重要的，软件系统的选择不恰当时，可能会导致一些计算机病毒的入侵，致使一些重要资料的遗失，在这一方面，要加强对于计算机系统的技术投入，确保所使用的软件的成熟性，促进档案管理工作的顺利展开。

（二）对信息化的管理制度做好相应的完善工作

在進行档案管理工作时，档案员不仅要对档案系统进行管理，还要负责具体的档案收集的工作，在信息化管理模式下，这一管理工作内容就会更加复杂，不仅要负责档案室的管理，还要及时维护计算机系统，因此对于档案员提出来更加专业的要求。信心化的管理制度应该负责的工作内容主要有如下几点，一是要控制好各个流程的管理人员的行为，确保每一环节工作的有序开展；二是要制定出相应的安全管理系统，避免由于信息化技术自身的缺陷所导致的一些重要资料的丢失，对于信息管理系统的关键环节要设置相应的权限，确保操作人员的专业性以及安全性；三是要加强责任制度的落实，对于一些由于档案员自身问题而出现的损失要进行相应的惩罚，让管理人员不断增强自己对于档案管理工作的责任感，确保档案管理工作的顺利开展。

（三）对于档案管理队伍提出更高的要求

一支专业性较高的管理队伍是管理工作顺利进行的关键因素，在信息化技术不断发展的今天，不仅要求档案员具备完善的档案管理技能，还要掌握相应的计算机技术，能够维护好信息化的管理系统，在人事档案管理过程中加入信息化技术，就会大大减少从事档案工作的人员的工作量，在一定程度上使得档案管理工作得到顺利开展，让企业能够更加稳定的运行，因此，档案管理的信息化就在企业管理工作中占据着重要的地位，这也就对档案员提出了更加严格的要求。在这种大趋势的影响下，企业要积极为档案管理人员提供更多的培训机会，让档案管理人员能够充分利用好信息技术的优势，更好地使用网络平台，将不同种类的档案妥善保管在不同的文档之中，并学会对重要性较高的文档进行加密，保证文档的安全性，另外还要能够做好档案分类的工作，使得档案管理工作更加高效的完成，避免传统的纸质档案分类不清的状况。利用好信息化技术后，不仅能够大大提高档案管理工作的效率，而且能够在一定程度上使得档案管理人员的综合管理素质得到提升，将信息化技术的优势体现的淋漓尽致，减少传统的档案管理工作中存在的工作量较大的弊端，能够在较短的时间内将档案管理工作高效的完成，并且在一定程度上减少档案管理人员的工作负担，提升档案管理的水平以及效率，因此企业要充分重视打造一支高素质的档案管理队伍这项工作额重要性。

三、结语

在信息化技术不断发展的今天，档案管理工作突破了传统的纸质档案模式，踏入了高技术发展领域，这不仅提高了管理人员的工作效率，同时也要求档案员不断的与时俱进，学习相应的计算机技术，以推动信息化档案管理工作的有效展开。

参考文献：

[1] 王丽芬.新时期档案管理信息化的对策解析[J].长江丛刊，2017（19）：135.

[2] 张志伟.新时期档案管理信息化的对策研究[J].文存阅刊，2018（11）：16.