提高档案意识和档案管理之我见
刘锐
摘要：档案意识是人们对档案和档案工作的主观映像，是人们对档案和档案管理工作性质、作用、价值、地位的认识。笔者以专业实习为切入点，试分析档案意识薄弱的原因，并进一步探讨提高档案意识的途径。
关键词：档案学 档案工作 档案管理 档案意识
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案是记载历史、传承文明、资鉴后人的原始凭证，是“活”的历史。在当今世界，经济、互联网的迅速发展，信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产，在国家、地区间发挥着举足轻重的作用，亦对档案工作带来机遇与挑战。但由于多种原因，档案意识淡薄已经成为目前档案管理工作的关键性问题。因此，本文试从专业实习的具体体会为切入点进行实证分析，来探究档案意识薄弱的原因，为档案建设提供新思路與解决方案。
1 “档案”意识
关于对档案意识的阐述，笔者对知网上的文献进行阅读后发现，比较认同的分为两类，一是专业档案意识，面向档案工作者；二是社会档案意识，面向公众。
1.1 专业档案意识
随着档案管理工作的发展，档案人员从档案忠实守护者，到参与档案收集、鉴定，再到电子文件吋代下要求档案人员参与全程管理、归档、数字化流程等，档案人员所扮演的角色发生重大变化，对档案工作的认识也在不断深化。作为一名档案学生，在进行两年多的理论学习后对档案学有了一定程度的了解，但档案工作者并未认识到自己神圣的社会责任，在最开始实习的过程中，做的工作大都是体力、简单、机械的劳动，并未将档案知识运用到实习中，但认真揣摩思考实习工作，发现档案的归档或者说是对相关数据、信息的归纳整合的思维已经潜移默化于我们的行为之中，大大提升工作的效率与质量。因此，作为一名档案人，对社会因素可能无能为力，那么我们是否应该从自身反省去真正地走进档案，传承档案文化，树立高度的专业档案意识？
1.2 社会公众意识
实际上，笔者并未感觉到人们充分认识到档案是构建社会记忆的重要组成部分，人们普遍认为档案工作是社会功能有效化实现的一个可选择途径，其实际价值远低于理论价值，缺乏一定的使用必要性。当然，这种状况的存在不是一个简单原因造成的，它是多种社会因素和档案自身因素的综合作用形成档案功能缺陷的产物。笔者实习后发现档案是科室在各类活动中的记录，反映机关和社会组织活动的完整情况，是记录前人研究成果不可替代的资料。但也正是由于档案的凭证与参考价值，并未体现在其作用的时效性上，社会公众受其精力、时间、事件紧急程度等影响，造成对档案资源价值的闲置与未开发，由此也就使得档案的效益滞后，未能得到人们意识上的认可与重视。
2 档案“管”与“用”
笔者在实习中观察了解后发现科室档案归集缺乏成套的流程体系，未规范化，其档案种类繁多，且未对有价值的档案进行集中整合分类处理，档案只是简单归集与整理，重藏轻用，放于档案柜中，对档案社会作用和价值认识不足，不会主动归集档案、挖掘档案的隐性知识，以及深刻认识档案社会价值的长远性和广泛性，导致工作人员无法直接从庞大的档案库中及时高效地提取出有效信息，为实际工作服务。
作为一名档案学生，我们在学习过程中，老师也提出档案“管、用”何者放在首位的相关思考，通过实践及档案的不断发展，我们应当明白档案的社会作用与社会价值才是档案存在的必要条件，这是我们档案人必须明确的首要意识。
在对科室档案进行整理过程中，了解到对于档案的鉴定，多是工作人员根据鉴定标准或准则挑选有价值的档案妥善保存，剔除无需保存的档案。这是在档案人员意识的控制作用影响下，档案保存的文件其实是工作人员有意识地从浩瀚的文件中挑选出来的，所以后人看到的历史是经过工作人员的档案意识挑选之后的档案构建出来的，有一定的主观性。这就需要工作人员实践、专业知识及工作经验的集成。作为档案人员，我们必须深刻认识到自己的档案意识对于档案实践工作所产生的深刻影响，不能忽视人的主观能动性，通过各方面地努力完善自己的档案意识，使之更加准确、合理，更好地指导实践工作，从而更好地创建档案，留给后代一个真实的历史，以及经验的集合，更清晰准确地意识到作为一名档案人员自身的责任感和使命感。
3 大数据时代信息开发
在实习后认识到目前大数据时代对于数据归纳整理的重要性，数据庞杂且类型繁多，如何从其中筛选出有价值的信息，是档案管理的重中之重。而这方面档案意识的缺失成了制约档案管理工作发展的重要障碍。在理论学习中，我们学习到双套制，即对同一份文件在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。在实际工作中，也多是采用此种方式，如果深入思考发现倘若是电子文件，标准情况下应采用电子签名与盖章，实现电子化，但实际上对于目前电子文件是通过打印后再进行签名与盖章，实现电子文件与纸质文件的过渡，表面上看是两者有效结合，相互依存，优势互补，保证文件完整性，但实际上在工作中对纸质文件完成现行价值后对其再利用程度偏低，保存归档起来难度较大，查看较繁琐，是缓兵之计，无法真正解决文件归档利用的高效性与完整性。因此，大数据时代我们面临的挑战是如何逐渐实现真正意义上电子档案“单轨制”的归档与整合，保证技术跟进，维持电子文件保管的安全性与科学性。
与此同时，在实习过程中发现目前隐性知识显性化较难，开发内容略有滞后、深度不够。一方面是由于科室部门信息基础设施不健全，缺乏功能完备的数字信息资源共享平台，工作人员能力和共享意愿存在差异，导致信息处于浅显化状态，只是简单将数字信息进行收集，而未能将信息流转过程中的隐性知识内化和利用。另一方面，目前的科室部门人员收集的信息服务内容一般都是原始资料，未有专业人才到此进行资源开发，向人们提供清晰明了经过深加工整合的信息服务内容。
4 提高档案意识和管理的途径
档案意识的提高，是以档案内容的不断丰富为依托点，需要从多个方面提升档案工作者的归属感、满足感以及价值感。
4.1档案管理规范化
美国未来学家约翰·奈斯比特曾说过，大量但无序的信息，不是资源，而是灾难。尤其是处于互联网信息爆炸时代，盲目收集信息只会成为单位空间上的负担。因此，我们首先要树立正确意识，明白不管是纸质材料，还是电子材料的整理，都需要一定整理规则和方法，建立完善配套的档案利用制度，所谓无规矩不成方圆，尤其是在现代社会中，信息大量涌现，如果没有一个行之有效的意识管理方法，确实是很难实现对档案有效管理。因此，需要制定出符合實际需要的文档归档的原则与方法，落实到实处，避免形成“信息孤岛现象”，增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料的搜集和鉴定、销毁工作的监督、检查和治理，使档案治理更趋合理化、规范化、科学化。
4.2档案管理数字化
档案管理数字化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。我们需要明白信息整理不仅仅是文本文件，更重要的是资源数字信息化的建设。随着电子文件治理系统的广泛应用，将计算机运用于档案管理工作成为普遍现象。在档案数字化建设中，我们要做到规范操作，有序利用，设立信息系统防火墙等，建立备份与恢复，避免在错删或者系统失误情况下导致数据受损，不断完善档案信息系统安全治理制度，确保系统安全，严格执行保管制度。
4.3档案管理专业化
科室人员认为对档案的整理很有必要，但缺乏时间以及精力，无法抽出专门的时间对其档案进行整理，再从中挖掘有价值的信息供以后参考，因此，笔者认为档案的归纳整理及其价值的外化，需要专业人才运用专业知识将其与部门的实际需求相结合，将资源进行数字化，与时俱进。
4.4 档案管理知识化
将档案知识与创新作为其意识的重大转变目标，必须要从两方面着手。一是要有积极的信息转化观念，现阶段大部分档案形态是比较零散储存在各单位库中，信息冗杂，需要将档案系统化、规范化按照一定标准整合深加工相关信息，才能凸显档案价值。二是要进一步强化档案利用效率意识，社会公众对于档案需求度的增多及价值的认同是档案人员的追求，因此在新阶段档案人员应改变墨守成规的态度，要积极主动，超前服务，让档案在传承人类社会记忆中发挥更为凸显的作用。
5 结束语
档案意识是潜移默化于档案工作者的工作之中，伴随着整个档案管理的生命周期。意识创新是档案管理工作内容提升的前提，两者相辅相成，对档案管理的科学化、规范化、有效化具有重大意义，同时亦是档案工作者真正做好档案保存与利用，实现档案价值的保证。
参考文献：
[1] 尹美京，任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（03）：83- 85.
[2] 孙爱萍.加强档案学专业实习，注重应用型人才培养[J].档案学通讯，2006（02）：68- 70.
[3] 赵红，蒋闻婕.谈档案“管”与“用”之专业技能储备——专业知识、专业能力与专业意识储备[J].城建档案，2018（03）：83- 84.
[4] 刘文英.论新时期档案专业人员的素质和意识[J].四川教育学院学报，2001（09）：56- 61.
[5] 赵异凡.提高档案意识 实现档案价值 发挥档案作用[J].机电兵船档案，2017（01）：17- 19.
[6] 杨冬荃.社会的档案意识与档案界的社会意识[J].档案学通讯，1991（01）：7- 10，56.
[7] 聂云霞.全球化过程中档案意识的认同与重构[J].档案学通讯，2008（04）：12- 16.
摘要：档案意识是人们对档案和档案工作的主观映像，是人们对档案和档案管理工作性质、作用、价值、地位的认识。笔者以专业实习为切入点，试分析档案意识薄弱的原因，并进一步探讨提高档案意识的途径。
关键词：档案学 档案工作 档案管理 档案意识
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案是记载历史、传承文明、资鉴后人的原始凭证，是“活”的历史。在当今世界，经济、互联网的迅速发展，信息资源作为一种重要的生产要素和无形资产，在国家、地区间发挥着举足轻重的作用，亦对档案工作带来机遇与挑战。但由于多种原因，档案意识淡薄已经成为目前档案管理工作的关键性问题。因此，本文试从专业实习的具体体会为切入点进行实证分析，来探究档案意识薄弱的原因，为档案建设提供新思路與解决方案。
1 “档案”意识
关于对档案意识的阐述，笔者对知网上的文献进行阅读后发现，比较认同的分为两类，一是专业档案意识，面向档案工作者；二是社会档案意识，面向公众。
1.1 专业档案意识
随着档案管理工作的发展，档案人员从档案忠实守护者，到参与档案收集、鉴定，再到电子文件吋代下要求档案人员参与全程管理、归档、数字化流程等，档案人员所扮演的角色发生重大变化，对档案工作的认识也在不断深化。作为一名档案学生，在进行两年多的理论学习后对档案学有了一定程度的了解，但档案工作者并未认识到自己神圣的社会责任，在最开始实习的过程中，做的工作大都是体力、简单、机械的劳动，并未将档案知识运用到实习中，但认真揣摩思考实习工作，发现档案的归档或者说是对相关数据、信息的归纳整合的思维已经潜移默化于我们的行为之中，大大提升工作的效率与质量。因此，作为一名档案人，对社会因素可能无能为力，那么我们是否应该从自身反省去真正地走进档案，传承档案文化，树立高度的专业档案意识？
1.2 社会公众意识
实际上，笔者并未感觉到人们充分认识到档案是构建社会记忆的重要组成部分，人们普遍认为档案工作是社会功能有效化实现的一个可选择途径，其实际价值远低于理论价值，缺乏一定的使用必要性。当然，这种状况的存在不是一个简单原因造成的，它是多种社会因素和档案自身因素的综合作用形成档案功能缺陷的产物。笔者实习后发现档案是科室在各类活动中的记录，反映机关和社会组织活动的完整情况，是记录前人研究成果不可替代的资料。但也正是由于档案的凭证与参考价值，并未体现在其作用的时效性上，社会公众受其精力、时间、事件紧急程度等影响，造成对档案资源价值的闲置与未开发，由此也就使得档案的效益滞后，未能得到人们意识上的认可与重视。
2 档案“管”与“用”
笔者在实习中观察了解后发现科室档案归集缺乏成套的流程体系，未规范化，其档案种类繁多，且未对有价值的档案进行集中整合分类处理，档案只是简单归集与整理，重藏轻用，放于档案柜中，对档案社会作用和价值认识不足，不会主动归集档案、挖掘档案的隐性知识，以及深刻认识档案社会价值的长远性和广泛性，导致工作人员无法直接从庞大的档案库中及时高效地提取出有效信息，为实际工作服务。
作为一名档案学生，我们在学习过程中，老师也提出档案“管、用”何者放在首位的相关思考，通过实践及档案的不断发展，我们应当明白档案的社会作用与社会价值才是档案存在的必要条件，这是我们档案人必须明确的首要意识。
在对科室档案进行整理过程中，了解到对于档案的鉴定，多是工作人员根据鉴定标准或准则挑选有价值的档案妥善保存，剔除无需保存的档案。这是在档案人员意识的控制作用影响下，档案保存的文件其实是工作人员有意识地从浩瀚的文件中挑选出来的，所以后人看到的历史是经过工作人员的档案意识挑选之后的档案构建出来的，有一定的主观性。这就需要工作人员实践、专业知识及工作经验的集成。作为档案人员，我们必须深刻认识到自己的档案意识对于档案实践工作所产生的深刻影响，不能忽视人的主观能动性，通过各方面地努力完善自己的档案意识，使之更加准确、合理，更好地指导实践工作，从而更好地创建档案，留给后代一个真实的历史，以及经验的集合，更清晰准确地意识到作为一名档案人员自身的责任感和使命感。
3 大数据时代信息开发
在实习后认识到目前大数据时代对于数据归纳整理的重要性，数据庞杂且类型繁多，如何从其中筛选出有价值的信息，是档案管理的重中之重。而这方面档案意识的缺失成了制约档案管理工作发展的重要障碍。在理论学习中，我们学习到双套制，即对同一份文件在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。在实际工作中，也多是采用此种方式，如果深入思考发现倘若是电子文件，标准情况下应采用电子签名与盖章，实现电子化，但实际上对于目前电子文件是通过打印后再进行签名与盖章，实现电子文件与纸质文件的过渡，表面上看是两者有效结合，相互依存，优势互补，保证文件完整性，但实际上在工作中对纸质文件完成现行价值后对其再利用程度偏低，保存归档起来难度较大，查看较繁琐，是缓兵之计，无法真正解决文件归档利用的高效性与完整性。因此，大数据时代我们面临的挑战是如何逐渐实现真正意义上电子档案“单轨制”的归档与整合，保证技术跟进，维持电子文件保管的安全性与科学性。
与此同时，在实习过程中发现目前隐性知识显性化较难，开发内容略有滞后、深度不够。一方面是由于科室部门信息基础设施不健全，缺乏功能完备的数字信息资源共享平台，工作人员能力和共享意愿存在差异，导致信息处于浅显化状态，只是简单将数字信息进行收集，而未能将信息流转过程中的隐性知识内化和利用。另一方面，目前的科室部门人员收集的信息服务内容一般都是原始资料，未有专业人才到此进行资源开发，向人们提供清晰明了经过深加工整合的信息服务内容。
4 提高档案意识和管理的途径
档案意识的提高，是以档案内容的不断丰富为依托点，需要从多个方面提升档案工作者的归属感、满足感以及价值感。
4.1档案管理规范化
美国未来学家约翰·奈斯比特曾说过，大量但无序的信息，不是资源，而是灾难。尤其是处于互联网信息爆炸时代，盲目收集信息只会成为单位空间上的负担。因此，我们首先要树立正确意识，明白不管是纸质材料，还是电子材料的整理，都需要一定整理规则和方法，建立完善配套的档案利用制度，所谓无规矩不成方圆，尤其是在现代社会中，信息大量涌现，如果没有一个行之有效的意识管理方法，确实是很难实现对档案有效管理。因此，需要制定出符合實际需要的文档归档的原则与方法，落实到实处，避免形成“信息孤岛现象”，增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料的搜集和鉴定、销毁工作的监督、检查和治理，使档案治理更趋合理化、规范化、科学化。
4.2档案管理数字化
档案管理数字化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。我们需要明白信息整理不仅仅是文本文件，更重要的是资源数字信息化的建设。随着电子文件治理系统的广泛应用，将计算机运用于档案管理工作成为普遍现象。在档案数字化建设中，我们要做到规范操作，有序利用，设立信息系统防火墙等，建立备份与恢复，避免在错删或者系统失误情况下导致数据受损，不断完善档案信息系统安全治理制度，确保系统安全，严格执行保管制度。
4.3档案管理专业化
科室人员认为对档案的整理很有必要，但缺乏时间以及精力，无法抽出专门的时间对其档案进行整理，再从中挖掘有价值的信息供以后参考，因此，笔者认为档案的归纳整理及其价值的外化，需要专业人才运用专业知识将其与部门的实际需求相结合，将资源进行数字化，与时俱进。
4.4 档案管理知识化
将档案知识与创新作为其意识的重大转变目标，必须要从两方面着手。一是要有积极的信息转化观念，现阶段大部分档案形态是比较零散储存在各单位库中，信息冗杂，需要将档案系统化、规范化按照一定标准整合深加工相关信息，才能凸显档案价值。二是要进一步强化档案利用效率意识，社会公众对于档案需求度的增多及价值的认同是档案人员的追求，因此在新阶段档案人员应改变墨守成规的态度，要积极主动，超前服务，让档案在传承人类社会记忆中发挥更为凸显的作用。
5 结束语
档案意识是潜移默化于档案工作者的工作之中，伴随着整个档案管理的生命周期。意识创新是档案管理工作内容提升的前提，两者相辅相成，对档案管理的科学化、规范化、有效化具有重大意义，同时亦是档案工作者真正做好档案保存与利用，实现档案价值的保证。
参考文献：
[1] 尹美京，任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（03）：83- 85.
[2] 孙爱萍.加强档案学专业实习，注重应用型人才培养[J].档案学通讯，2006（02）：68- 70.
[3] 赵红，蒋闻婕.谈档案“管”与“用”之专业技能储备——专业知识、专业能力与专业意识储备[J].城建档案，2018（03）：83- 84.
[4] 刘文英.论新时期档案专业人员的素质和意识[J].四川教育学院学报，2001（09）：56- 61.
[5] 赵异凡.提高档案意识 实现档案价值 发挥档案作用[J].机电兵船档案，2017（01）：17- 19.
[6] 杨冬荃.社会的档案意识与档案界的社会意识[J].档案学通讯，1991（01）：7- 10，56.
[7] 聂云霞.全球化过程中档案意识的认同与重构[J].档案学通讯，2008（04）：12- 16.
