电子文件的全程管理与前端控制的比较研究

    郑伽

    摘要：全程管理和前端控制都是电子文件管理的重要原则。全程管理是一个过程管理，其过程包含了前端、中端、后端三个阶段，既然前端控制包含在全程管理之中，那么全程管理是否可取代前端控制，这个问题值得考慮。本文从两者的内涵及理论来源比较、管理内容比较、两者互相的关系与两者应该注意的问题等方面来论述全程管理是否可取代前端控制。对电子文件的管理具有参考价值。

    关键词：电子文件全程管理前端控制

    Abstracts： The whole management and the man？ agement before control are the important principles of the electronic record management. The whole manage？ ment is a management process， which includes a frontend process， in the end， the rear end of the three stages， since the tip is included in the whole management， then the whole management whether to replace the front control. The question deserves consideration. This article compares the content from the connotation and theoretical sources， the two aspects of mutual relations and the issues which should be noted to discuss wheth？ er to replace the front control with the whole manage？ ment. This paper is a reference for the management of electronic records.

    Keywords： Electronic record； The whole manage？ ment； The front control

    一、引言

    全程管理和前端控制是信息时代电子文件管理的重要原则，是在文件连续体理论的基础上发展起来的新概念，是电子文件管理的重要指导思想和原则。全程管理是指对电子文件的前端控制、中端控制、后端控制的三个阶段进行管理。显然，前端控制是全程管理的一部分，既然前端控制已包含在全程管理之中，那么前端控制是否还有存在的必要，全程管理是否可取代前端控制？针对这一问题的探讨，本文从全程管理和前端控制的内涵及理论来源比较、管理内容比较、两者互相关系以及两者应该注意的方面等来论述全程管理是否可取代前端控制。

    二、内涵及理论来源比较

    电子文件全程管理有三个方面的深刻含义：第一，全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法；第二，全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”概念基础之上的，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的系统整合和整体效应；第三，全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制，在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。[1]全程管理原则的明确提出和系统完善是在电子文件时代，但其思想来源于文档一体化理论和实践。电子文件的全程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式，只不过其理论发生了变化，从文件生命周期理论转向了文件连续体理论。[2]在理论认知、管理体系构建、管理方法革新等诸多方面，电子文件都可以看成是对纸质文档一体化管理的继承与发展。全程管理强调的理论来源是在“大文件”的概念之上，来源于文件连续体理论。

    前端控制是现代文件、档案管理的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案的管理是分阶段的，文件和档案管理是两个相对独立的系统分别运行，文件和档案的不同目标和要求被分解到不同的阶段中。前端控制是把整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把可能在文件形成阶段要实现的功能在这一阶段完成。电子文件是在系统中生成和运转的，电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，就是把文件生命周期各阶段的管理要求设计在系统之中。[3]前端控制产生的思想根源是由法国档案学者C·若加雷（C If Gareth）提出的，他认为：档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。[4]国际档案理事会电子委员会制定的《电子文件管理指南》（草案）花了大量的笔墨阐述了重新思考电子文件生命周期及在生命周期中进行干预的重要性。最后，它将干预的时机定在电子文件管理系统的设计阶段，把原来纸质档案管理系统中的许多后端控制移到前端，主张在文件形成之前就采取行动。在此基础之上，冯惠玲教授明确提出了“前端控制思想”，并称之为“电子文件时代新思维”。[5]

    通过比较两者内涵发现，全程管理是在“大文件”概念基础之上的，来源于文件连续体理论，包括文件从产生到永久保存或销毁的整个生命过程所有的管理要素；前端控制是以文件生命周期理论为基础，强调管理者对电子文件的干预，把后端控制的管理活动移到前端。两者内涵强调的重点不同，全程管理重在整个过程，前端控制重在前端系统设计；理论来源也不同，全程管理的理论来源是文件连续体理论，是对传统文件、档案管理一体化的延续和发展，前端控制的理论来源是文件生命周期，前端控制将文件、档案看成是同一事物的两个阶段，强调档案工作者要将注意力放在前端。通过这一层面的比较发现两者的内涵及理论来源都不同，因此两个不同的事物是不能互相取代的。

    三、管理内容比较

    电子文件的全程管理其实就是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期的管理。从电子文件形成就开始进行控制，将形成、流转、收集、整理、保管等工作環节有机联系在一起，按照统一的规范和标准进行业务流程的重组，并保证文件属性的需求嵌入到业务流程中，使文件流程和业务流程有机融合在一起。并且在完成业务工作任务后，借助现代科技手段将需要保存的电子文件安全地移交到数字档案馆。简单来说，全程管理主要包括三个方面的内容：第一，从纵向上看，基于电子文件本身连续的、无间断的过程管理来替代职能管理，将文书、档案工作看成是一个过程，一切工作环节都围绕信息的顺畅流通、事物的顺利处理进行；第二，从横向上来看，留存文件信息内容的同时也要留存文件形成和使用的背景信息等元数据，并保持两者之间的有机联系；第三，以事前管理代替事后监督，关注的重点提前至电子文件形成之时或者形成之前。[6]

    电子文件的前端控制的实质就是档案部门介入时机问题。前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明，电子文件的前端控制比传统文件还要超前，机关档案部门和档案工作者介入电子文件管理的时机需要更加提前。

    通过比较可以看出，全程管理的主要内容既包括纵向上的全过程，也包括横向上的内容信息，还注重事前的管理，前端控制的主要内容强调事前的管理与设计。全程管理的内容同样包含了前端控制的管理内容，但这是否意味着全程管理可取代前端控制？两者管理的内容并不完全相同，两个不完全等同的事物是无法互相取代的。全程管理是一个过程管理，包括了电子文件从形成到永久保存或销毁的整个生命过程，但是前端控制着重强调事前的设计与管理，事前的准备工作如果做好了，事后可省去许多不必要的工作。

    四、两者关系

    前端控制是全程管理的工作基础，确保全程管理的安全可靠。由于电子文件具有易流失、易更改的特点，文件内容甚至文件本身出错的可能性都要比纸质文件大很多，其中很多差错及造成的后果是不可挽回的或不可弥补的，即使需要修复，也要花费很多的代价，这些差错有的来自系统的缺陷，有的是由于管理的失误。针对电子文件易逝性的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应该放在可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程之中，可以有效防止其他环节对电子文件损坏和破坏。加拿大不列颠哥伦比亚大学图书馆教授的露西安娜·杜兰蒂（Luciana Duranti）认为：如果形成者不从电子文件产生之时就采取措施来保证它们的可靠性（包括内容的可靠性和文件本身作为“文件的可靠性”）的话，未来将没有多少电子文件值得保存。加拿大的档案学专家特里·库克（Terry Cooke）也指出，在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提供利用。[7]前端控制在系统设计阶段，把全程管理过程可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督，这为全程管理奠定了基础，保障了电子文件的安全和完整。

    前端控制是优化全程管理的功能，提高全程管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应该是手工管理流程的简单模拟，而应该本着科学、合理、有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏，从而达到功能合理、效率最高。前端控制是新构建的业务流程的重要特点，为实现上述目标发挥了重要的作用。在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础之上，把某些分散在各个业务环节，带有一定重复性的作业提前实施，可以有效减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高作业的效率。例如，凡是可能在文件形成同时生成的数据（包括描述文件的内容、结构、背景、版本、文件生成的环境、存在的状态等各方面的信息）均在当时及时采集、存储下来，文件形成时尚无生成文件的运转、保管、利用等方面的数据规则实时追加。所有数据均为一次采集、终身使用。这种数据采集方式和各管理环节独立采集方式相对大量工作大为减少，有效防止了重复采集的数据误差，并且保证了用于描述文件、检索文件和维护系统所需数据的完整安全、真实可信。又如，把电子文件的版本控制、备份措施、鉴定复审、利用权限等管理要求设计在电子文件管理系统之中，由系统自动实施，可以确保各管理措施及时、准确、到位。[8]

    通过对两者的比较得知，前端控制是全程管理工作环节当中的重要一环，为全程管理中的其他工作节约了时间和精力，是实现电子文件全程管理的重要措施和保障，具有充分的必要条件，是全程管理不可或缺的重要内容。因此，全程管理是替代不了前端控制的。

    五、全程管理与前端控制分别应注意的问题

    全程管理应该从电子文件的收集、著录、归档等方面着重强调电子文件的管理。第一，电子文件的收集。电子文件运动过程与电子文件管理系统不可分离。电子文件管理系统是人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证性作用而设计、实施的软件及相关的政策、措施，其核心是一套旨在制作、处理、归档和保管电子文件，以维护其真实性和可读性的计算机应用程序。电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统中。因而，收集电子文件必须注意其完整性，电子文件的背景信息和元数据与内容同样重要。电子文件的背景信息收集应在电子文件形成时就开始着手，这涉及识别与标记电子文件，涉及将电子文件与背景相连接。在某些情况下，还需要将关键的背景信息植入到元数据中或电子文件自身中来达到这一目的，电子文件所产生的自我描述信息越多，对补充信息的需要就越少。同时，电子文件必须移交给档案馆（室）保管，部门或电子文件已经进入开放存取期的那些部门，必须将某些元数据提供给档案馆（室），元数据改变的修正拷贝也必须提交给档案馆（室）。

    第二，电子文件的著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术上不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档电子文件，需要对其不断地复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对电子文件和电子文件管理活动进行著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息不仅是电子文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，要求在电子文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。为了方便电子文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与电子文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给电子文件形成者，这样既可保证著录信息的高质量，同时也可避免了档案工作者在电子文件归档后的低效率劳动。

    第三，电子文件的归档。尽管电子文件归档有许多不同于纸质文件的地方，但其归档原则在许多方面是一致的，因而电子文件归档应与纸质文件归档管理原则相连接。一是坚持由形成电子文件的部门归档。二是贯彻优化精练的原则。档案部门必须从电子文件归档之始，就对其进行鉴别、选择，去粗取精，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，而不必再等到第二年的上半年。电子文件必须由形成单位按统一格式编目整理，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性和准确性负责。移交到档案馆（室）后的网上信息，应以一定的介质形态进行实体化处理，然后归档保存。[9]

    电子文件时代要利用前端控制“整体规划、业务环节提前、全过程监控”的核心理念对电子文件管理做出完善的设计规划。电子文件的前端控制的管理问题应该从以下几个方面关注。第一，熟悉相关的法律法规和标准规范。系统的设计应该在相关法律法规和标准规范的范围内进行规划设计，如《档案法》和ISO15489-1《国际文件管理标准》《电子文件元数据标准》《电子文件管理细则》和《电子文件光盘存储及归档管理的试行标准》等。这些可通过文献研究来解决，必要的时候还可向相关专家请教。第二，向已经开展电子文件接收的档案馆（档案机构）借鉴经验。成功的经验往往有许多可取之处，通过借鉴前人的经验，使设计的系统更加完善，而不是每个档案馆都花费大量的人力、物力、财力从头开始摸索一番。如关于元数据，安徽省电子文件中心就是一个很好的取经对象。第三，深入文件产生机构进行调研，对具体业务进行分析。根据需要，深入分析业务活动的各个阶段，才能了解到文件产生机构的职能、业务流程，了解文件通常是在哪个阶段生成或接收的。如确定电子文件的归档范围、保存价值、采集时间和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些动态文件需要定期拷贝，哪些文件需要在其生命周期结束时立即提前接收，哪些文件可以暂缓提取或删除，哪些元数据是必选项，哪些元数据是可选项等，从而更好地设计适合实际情况的电子文件管理流程。这样才不至于造成有价值的文件流失及接收来的文件缺少必要的元数据等背景信息。第四，做好政务系统和OA系统跟档案信息系统的对接设计规划，将元数据项制定为标准放入电子文件管理系统中，并且这些系统最好请相同的软件开发公司进行开发。档案工作人员应主动参与系统设计，根据前端控制原则和全程管理原则，对相关系统的各个模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化、智能化等问题进行思考，向系统设计者提出具体的设计要求。同时，相关系统要尽可能由相同的软件开发公司来做，这样开发人员更熟悉相关系统的细节和设计情况，有利于更好地实现系统间的衔接对应，以后的归档工作也会更加顺利和省时省力。第五，系统设计要做好标准化建设工作。在进行系统设计时，既要参照相关国际标准，如ISO15489-1《国际文件管理标准》和ISO18492《基于信息的电子文档的长久保存》，同时也要参照国家标准，如《国家公文格式》《档案著录规则》《电子文件元数据标准》，使相关标准统一到一个系统里。[10]

    注释及参考文献：

    [1]冯惠玲编.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：13-14.

    [2]傅荣校，周林女.电子文件管理中的热点理论问题研究类举[J].上海档案，2002（6）：24-27.

    [3]冯惠玲编.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：14.

    [4]C·诺加雷.信息技术对档案和档案工作的影响[A].第十三届国家档案大会文件报告集[C].中國档案出版社：1997：149.

    [5]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯， 1998（6）：45-49.

    [6]叶晓林.电子文件全程管理之思考[J].档案学研究，2005（1）：46-50.

    [7][8]冯惠玲编.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：15.

    [9]庄丽萍.论电子文件归档的全程管理[J].兰台世界，2006（13）：40-41.

    [10]吴春明.档案馆应该如何对电子文件进行前端控制[J].兰台世界，2010（24）：15-16.