坚持四个办奥理念研究探索北京冬奥会档案工作新形态

    李京婷+田雷

    党中央、国务院高度重视北京冬奥会筹办工作。习近平总书记多次作出重要指示，对筹办工作提出了明确要求。今年2月24日，习近平总书记在北京考察时强调，北京冬奥会是我国重要历史节点的重大标志性活动，是展现国家形象、促进国家发展、振奋民族精神的重要契机，对京津冀协同发展有着强有力的牵引作用；绿色、共享、开放、廉洁的办奥理念，是新发展理念在北京冬奥会筹办工作中的体现，要贯穿筹办工作全过程，落实到方方面面。习近平总书记对筹办工作的重要指示精神，体现了对筹办工作的科学性把握，蕴含着按规律办事的实践逻辑，贯穿着鲜明的问题导向，为做好包括冬奥档案工作在内的各项筹办工作提供了根本遵循。

    北京冬奥会档案是真实、完整记录筹办过程的重要载体，是筹办工作的珍贵记忆和奥运遗产的重要组成部分。北京冬奥组委档案工作是辅助办奥决策、服务冬奥筹办、记载办奥历史、传承冬奥经验的重要事业，是筹办工作的重要组成部分。作为北京冬奥组委档案工作的主管部门，秘书行政部按照习近平总书记的重要指示精神，贯彻落实四个办奥理念和京津冀协同发展大思路大战略，实施“以人为本、服务为先、安全第一”战略，坚持做到“辅助决策、服务筹办、记载历史、传承经验”，以档案资源建设为核心，以档案齐全、完整、准确、系统收集为目标，以提高档案资源安全保管水平及提升档案信息共享和网络化服务质量为重点，以档案信息化建设为抓手，以基础设施建设、制度体系建设、机构和人才队伍建设为保障，全面提高北京冬奥组委档案工作水平，将档案工作与把北京冬奥会办成一届精彩、非凡、卓越奥运盛会的目标紧密联系在一起，力争使档案工作在北京冬奥会留下精彩的记忆。

    一、贯彻绿色办奥理念，创新档案利用服务新思路

    习近平总书记指出，绿色办奥，就要坚持生态优先、资源节约、环境友好，为北京冬奥会打下美丽中国底色。按照总书记要求，紧密围绕绿色办奥理念，活用北京奥运会档案资源，在北京市档案局（馆）的大力支持下，北京冬奥组委秘书行政部和北京市档案馆联合挂牌开通了“北京2022年北京冬奥会和冬残奥会筹办工作查档绿色通道”（以下简称北京冬奥会查档绿色通道），按照从简从快、专人负责、优先办理、限时办结为服务准则，使北京冬奥组委工作人员“足不出委”既能享受优质的利用服务、获取丰富的档案资源，进而提升档案资源的利用价值。

    （一）以夏奥档案服务冬奥筹办

    北京奥运会筹办期间形成的档案，系统记录了奥运会的筹办过程。北京冬奥组委成立之初，随着部门组建、制度出台，北京冬奥会各项筹办工作逐步启动，各部门迫切需要相关经验的支撑。

    北京冬奥会查档绿色通道是全市档案系统首次正式挂牌开通的重大活动档案利用服务绿色通道，为进一步规范北京冬奥会查档绿色通道的工作流程，北京冬奥组委秘书行政部与北京市档案馆联合印发了《“北京2022年北京冬奥会和冬残奥会筹办工作查檔绿色通道”实施细则》，从而使查档工作更加规范、便捷、高效。

    2016年，北京冬奥会查档绿色通道共受理档案查阅利用申请104批次，月均受理8.7批次，档案查阅总量2326卷/件，复制档案总计19230页。其中，北京冬奥组委各部门查阅档案2004卷/件，复制档案16658页；委外相关协作单位查阅档案322卷/件，复制档案2572页。进入2017年，截至9月15日，北京冬奥会查档绿色通道已受理档案查阅利用申请83批次。北京奥运会档案为领导决策和各部门开展具体业务提供了重要的参考作用，奥运会档案已经开始在北京冬奥会筹办工作中发挥重要作用。

    （二）以信息技术提升绿色通道服务水平

    充分运用信息技术手段优化北京冬奥会查档绿色通道工作方案，实现“足不出委”利用北京奥运会档案资源的目标。北京冬奥组委与北京市档案馆相距较远，按照绿色办奥的要求，我们积极探索优化档案利用环境、降低档案利用成本和节约档案利用资源的方法。

    第一步，双方通过公务电子邮件系统传递绿色通道档案查阅利用申请单，初步实现了“足不出委”快速传递档案利用申请的目标。第二步，利用离线的档案电子目录检索环境，可全面检索与北京奥运会相关的70余万条档案电子目录，进一步实现了“足不出委”异地检索北京奥运会档案资源的目标。第三步，双方依托北京市电子政务内网安全邮件系统传递档案数字副本，全面实现了“足不出委”完成档案查阅利用全过程的目标。

    随着北京冬奥会筹办工作深入，北京奥运会档案利用的批次和数量将逐年增加，按照2016年受理104批次测算，北京冬奥会查档绿色通道将每年至少为北京冬奥组委节约18720公里的交通资源。

    二、贯彻共享办奥理念，形成统一保管统筹分配新格局

    习近平总书记指出，共享办奥，就要坚持共同参与、共同尽力、共同享有，使北京冬奥会产生良好社会效应。按照总书记要求，紧密围绕共享办奥理念，准确把握京津冀协同发展要求，为确保北京冬奥会档案收集齐全、完整、准确、系统，保障北京冬奥会各利益相关方对档案资源的实际需求，北京冬奥会档案资源实行统一保管、统筹分配的基本原则。

    （一）强化档案管理责任

    建立档案工作体系，确立档案管理原则，全委上下形成齐抓共管的强大合力。档案的“统一保管”是指北京冬奥组委机关、延庆和张家口两个运行中心，以及北京、延庆和张家口三个赛区场馆运行团队等在内的各级机构在筹办过程中形成的各类型文件材料经收集整理后，统一移交秘书行政部保管，有效避免档案分散收集、保管可能产生遗漏、遗失问题。由于北京冬奥组委内设机构及赛区场馆运行团队存在机构数量多、组织结构复杂、档案形成量较大等原因，造成了工作协调难度大、档案保管空间压力大等难题。

    为有效解决工作协调问题，我们结合北京冬奥组委机构特点和北京冬奥会筹办工作特点，按照统一领导、分级管理的基本原则建立了完善的档案工作体系。明确全委档案工作由秘书长负总责，秘书行政部具体负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查，各部门按照主要负责人、综合处长、部门档案员三级责任制具体开展档案工作，并按照三级责任制建立了档案工作队伍登记制度。专门印发了《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会档案工作规划（2017—2022）》《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会档案工作规定（试行）》《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会各部门文件材料归档范围管理规定（试行）》《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会各类型文件材料整理工作规定（试行）》和《北京2022年冬奥会和冬残奥会档号编制规则及档案类型与全宗号目录号对照关系规定（试行）》等配套文件，并随筹办工作的不断深入及时修订，从源头上规范文件材料的收集整理和档案的移交工作，实现全委上下工作统一、标准统一的良好局面。

    为有效解决档案保管空间压力问题，北京冬奥组委在机关办公地设立了两个专业档案库房，根据北京冬奥会档案资源的特点配备了密集架和固定架。同时，为妥善做好北京冬奥会档案的管理工作，我们配套设置了档案值班监控中心、档案利用大厅、数字档案室中心机房、档案数字化加工间和档案工作人员更衣间等专业办公室。

    （二）突出资源共享需求

    充分考虑档案信息的获取需求，合理设计档案资源的分配方案，形成全社会共享冬奥筹办精彩过程、分享冬奥筹办成功经验的总体布局。档案的“统筹分配”是指档案资源的合理分配和档案信息的合理共享，北京冬奥会的筹办工作是由多方参与完成的，主要的利益相关方均对北京冬奥会档案信息有需求，这既包括北京市和张家口市，也包括国家体育总局和中残联等国内机构，还包括国际奥委会和国际残奥委会等国际组织，以及北京奥运博物馆等其他相关单位。因此，我们不仅需要为北京和张家口完整留下北京冬奥会档案，见证奥运的精彩、记录京津冀协同发展的成果，还需要考虑如何让其他主要的利益相关方共同享有珍贵的北京冬奥会档案信息。

    为此，我们在充分调研的基础上确定了一个基本工作思路：向北京市档案馆移交文书档案、声像档案、实物档案、出版物档案、会计档案、合同档案、图纸档案等的原件，向其他利益相关方移交传统载体档案的数字副本、电子档案的副本、重份实物档案（重份的份数充足）的原件、孤本实物档案（重份的份数不足）的数码照片。以此来解决各利益相关方对北京冬奥会档案信息的实际需求，让更广泛的社会和更多的机构共同享有北京冬奥会筹办记忆。

    三、贯彻开放办奥理念，构建现代化档案管理体系新平台

    习近平总书记指出，开放办奥，就要坚持面向世界、面向未来、面向现代化，使北京冬奥会成为对外开放的助推器。按照总书记要求，紧密围绕开放办奥理念，立足北京冬奥会档案总量大、涉密信息多、利用需求大、使用机构多的特点，为确保满足我国有关档案管理的具体要求、满足国际和国内相关机构对档案的利用需求、保障涉及国家秘密事项的使用安全，开发部署符合国家保密局和国家档案局要求的涉密数字档案室应用系统，提升北京冬奥组委档案工作的现代化、科学化、规范化水平，在坚持开放的原则下，利用完备的权限控制机制，切实做到能用的易用、不能用的禁用。

    （一）科学规划信息系统建设项目

    快速推进数字档案室建设，通过两规划一方案，充分征求了相关部门的意见，科学论证了应用系统建设的必要性和可行性，基本形成“一室、两系统、三库”的档案管理体系。冬奥组委数字档案室建设列入了《北京2022年冬奥会和冬残奥会信息系统总体规划（2017—2022）》和《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会档案工作规划（2017—2022）》双规划，编制了《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会数字档案室应用系统建设项目建议方案（代可行性研究报告）》。

    （二）着力破解信息系统建设难题

    涉密信息多、档案数量大、资源需求广是我们在建设数字档案室过程中面临的最主要难题。在涉密信息多的问题方面，我们以符合国家涉密信息系统建设相关技术要求为手段，使系统具备存储和使用涉密信息的条件，确保北京冬奥会档案资源在单一系统中一揽子安全管理。在电子档案和檔案数字副本数量较大的问题方面，我们以满足档案数字资源安全管理需求为底线，使系统具备数据防篡改保障技术框架，确保北京冬奥会档案数字资源的准确、完整、可用和安全。在档案资源需求方较多的问题方面，我们以支撑档案资源多机构移交为重点，考虑不同的档案接收机构对档案数字资源的存储结构、数据格式和目录字段等方面存在差异要求，使系统具备面向不同机构按需提供数据的能力、具备提供自解读数据包的能力，确保北京冬奥会档案资源可便捷、快速地向社会各方提供。

    对于系统的其他常规功能，在满足国家和北京市关于档案信息系统建设基本要求的前提下，贴合北京冬奥组委档案工作特点，立足提升档案管理现代化、科学化、规范化水平，充分满足档案资源保管与使用需求，实现为社会各方提供优质档案服务的建设目标。

    四、贯彻廉洁办奥理念，打造档案工作零腐败节约高效新局面

    习近平总书记指出，廉洁办奥，就要勤俭节约、杜绝腐败、提高效率，坚持对兴奋剂问题零容忍，把北京冬奥会办得像冰雪一样纯洁无瑕。按照总书记要求，紧密围绕廉洁办奥理念，真实记录北京冬奥会廉洁筹办过程，营造零腐败的档案工作氛围，打造节约高效的档案工作环境，是北京冬奥组委档案工作的重心之一。

    （一）准确把握廉洁办奥理念对档案工作的具体要求

    真实记录北京冬奥会廉洁筹办过程是第一要务。一是必须齐全、完整、准确、系统的收集全部北京冬奥会筹办工作档案，真实留存北京冬奥会筹办的全过程，为国际和国内相关机构的审计工作积累最完整的记录。二是按照统一部署，积极配合相关机构的审计工作，第一时间将准确的档案准备妥当，避免因档案遗漏和时间拖沓造成困难和误解。

    营造零腐败的档案工作氛围是基本要求。档案工作是北京冬奥会筹办工作的重要组成部分，紧密围绕筹办工作大局，切实贯彻廉洁办奥理念，确保档案各项工作严格按照国家和北京市相关法律、法规和北京冬奥组委财务、监察审计相关规定执行。

    打造节约高效的档案管理环境是工作准绳。一是要破解节约的难题，北京冬奥会档案资源需求方较多，如果北京冬奥组委仅保管档案的原始形成载体，以复印档案的方法向需求方移交档案资源将花费上千万元经费并消耗数千万页纸张。二是要破解高效的难题，北京冬奥组委办公场地分散，传统载体档案占档案总量的比重较高，如在日常工作中直接使用传统载体档案，利用效率低下、且传递不便，无法适应筹办工作的快节奏。

    （二）以数字化促进廉洁办奥理念在档案工作中的落地

    逐年落实档案数字化任务，全面建立覆盖各类档案的数字资源体系。我们深入论证了开展档案数字化工作的可行性，专门编制了《北京2022年北京冬奥会和冬残奥会组织委员会档案数字化一期项目（2017—2018年度）建议方案（代可行性研究报告）》。档案数字化工作启动后，首先解决的是资源消耗问题，向冬奥会档案资源各需求方移交档案数字副本，实际工作成本不足纸质档案复印成本的1/3并可节省数千万页纸张的消耗，契合廉洁办奥的具体要求。同时，将有效解决档案利用效率问题，无论是日常工作使用、还是审计工作需要，档案数字副本的检索和提供速度都可充分满足工作需求，档案数字副本的传递方式亦较为灵活，可有效解决北京冬奥组委办公场地相对分散带来的档案实体利用困难。

    此外，按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和中共北京市委办公厅、北京市人民政府办公厅印发的《北京市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件精神，我们深入论证了采取向社会购买档案事务性管理服务的方式助力档案工作开展的方法，规范引入专业的社会力量参与北京冬奥组委档案事务，在有效节约档案工作成本和人力资源的同时，提升了档案工作效率、提高了档案管理质量。

    按照习近平总书记的重要指示精神，北京冬奥组委档案工作深入贯彻落实四个办奥理念、牢牢把握京津冀协同发展大思路大战略，从创新档案利用服务新思路、形成统一保管统筹分配新格局、构建现代化档案管理体系新平台、打造档案工作零腐败节约高效新局面等方面入手，将绿色、共享、开放、廉洁的办奥理念贯穿档案工作全过程，落实到档案管理方方面面。档案工作始终坚持“以人为本、服务为先、安全第一”，切实做到“辅助决策、服务筹办、记载历史、传承经验”，为把北京冬奥会办成一届精彩、非凡、卓越的奥运盛会做好服务、做好记录。