开放网络环境下档案信息服务空间模型构建初探

    孔维冲

    

    摘要：本文根据当前档案信息服务存在的问题，从开放网络环境视角出发，构建以用户为中心的档案信息服务空间模型，有效整合各种档案信息资源，为用户提供一个全新的、个性化的、可共享的档案信息服务模式，并指出模型构建中需重点关注的问题。

    关键词：网络环境档案信息服务空间个性化模型

    Abstract：Based on the current problems of ar？ chives information service， this paper constructs a us？ er-centered archives information service space mod？ el from the perspective of open network environ？ ment. This model which integrates all kinds of ar？ chives information resources effectively provides us？ ers with a new personalized， shared， and synergic ar？ chives information service mode. Some key prob？ lems that should be paid attention to are pointed out in the process of models construction.

    Keywords：Network Environment；Archives Infor？ mation Service；Space；Personalized；Model

    一、引言

    現代信息技术正以强大的功能推动信息化快速发展，改变着人们的工作、学习、生活方式，对档案利用服务工作将产生深远影响。开放网络环境下，档案种类繁多、档案信息持续增长，社会档案意识普遍增强，各类组织、机构、个人对档案信息资源的需求不断加剧，而现行档案利用服务模式已满足不了用户多样化的需求，实现不同领域用户的个性化档案信息需求成为当前亟待解决的问题。档案服务机构应围绕利用服务这个最终目的，创新服务模式，广泛借鉴前沿技术和理论，打造开放网络环境下适应用户工作、学习、生活习惯的档案信息服务空间，实现对档案信息资源的充分整合及用户个性化需求与现行档案服务的匹配，促进档案信息服务质量水平的全面提升。

    二、当前档案信息服务存在的问题

    （一）档案服务机构跟不上用户需求步伐

    随着档案利用服务社会化的不断推进，用户档案需求呈现个性化、多元化、实时化、网络化等特点，传统以档案馆（室）为基地“提供什么就用什么”的利用模式无法满足需要。首先，档案资源保存在各级各类档案馆（室），分散程度高、缺乏有效的整合，受时间和空间限制，利用服务不便捷，程序繁琐，时间较长，方式单一，致使服务整体水平和效率低下，难以满足用户个性化利用需求。其次，开放网络环境下，档案服务以数字化资源为主，数字化档案资源又缺乏有效组织和深层次开发，满足不了用户多元化需求。最后，用户档案信息需求向多样化发展，用户主观喜好、知识背景、利用目的和客观环境等影响需求的因素增多，档案服务机构不易抓住用户需求和行为特点，难以研制新的档案服务和产品，导致利用服务缺乏针对性，降低了档案利用效果。

    （二）用户个体普遍为孤立的节点

    在传统的档案利用服务中，用户的档案信息需求往往表现为一种个体行为，用户个体之间彼此相互独立，未能形成一种联系，致使用户对档案信息资源的查找、研究、利用等无法协同合作。同时，也导致具有相同知识背景、研究方向、兴趣与关注点或者处于同一行业领域的用户不能聚合成有着同类档案信息服务需求的虚拟社区。由于没有完善的用户间档案信息资源共享机制，对于一些散存于社会或民间的档案得不到有效共享和充分利用，不能发挥社会价值，阻碍了档案事业的健康发展。

    （三）档案服务机构与用户之间信息不对称

    信息“不对称”主要表现在对档案信息资源了解掌握的差异上，大多数用户不具备档案专业相关知识，对馆（室）藏档案数质量了解甚少或不了解，且没有行之有效的查档策略，而档案服务机构对用户的知识背景、信息素养和需求实际等又不能较全地把握，缺乏对用户需求和利用行为的研究。此外，由于档案服务机构与用户之间没有建立畅通的交流机制，对用户需求表达、查档策略构建和利用服务问题等指导不足，用户对服务效果不能很好反馈，导致档案信息服务变成档案服务机构的主动服务或用户的被动接受。

    三、档案信息服务空间模型的构建

    （一）档案信息服务空间的特点

    档案信息服务空间是指开放网络环境下，以用户为中心的综合性、网络化档案利用服务环境，旨在提供个性化档案信息服务，用户可以对档案信息资源进行有效利用。档案信息服务空间的主要功能是满足用户个性化档案信息需求，为用户提供一个综合、高效、个性化的档案信息资源查找、管理、共享、利用的一体化平台，具有以下特点：

    1.互动性。档案信息服务空间是档案机构与用户、用户与用户间的互动平台。用户之间不再是单个孤立的节点，可以根据自身心理和行为建立起联系，针对档案领域内相互之间感兴趣的话题或服务中存在不足、工作学习生活中的问题等进行讨论交流，凝聚起与用户相关的档案信息资源，为用户营造了一个终身学习的环境；[1]同时，档案服务机构与用户之间建立了实时交流咨询及信息反馈通道，并针对用户特点提供相应的档案检索与利用服务。

    2.共享性。档案信息服务空间是个共享平台，主要表现在显性的“档案知识”共享，把经过系统组织、整理的档案知识资源通过各种方式为用户共享。[2]用户对档案信息资源的获取不再仅局限于档案服务机构的显性正式知识，不受限于时间空间及信息载体，而是借助开放的网络环境，实现对隐性非正式档案知识的共享。

    3.自主性。档案信息服务空间是用户自主利用的平台，充分体现“以用户为中心”的核心思想，服务围绕用户展开，用户可以建立适应个人心理和行为的档案信息活动环境，打造专属的信息获取、存储和利用通道，同时也可以自由操作、个性化定制档案信息资源。[3]

    （二）档案信息服务空间模型构建

    数字化、网络化、交互式、協作式、共享式已逐渐成为开放网络环境下用户获取档案信息资源的主要特点和发展趋势。档案信息服务空间模型的构建，以开放的网络环境为基础、档案机构为主体、用户为中心、档案信息共享为目的的思路，通过网络实现档案服务机构、档案信息、档案用户的有机对接，由五个部分构成，即档案社区、个性化服务、用户信息库、档案门户、咨询交流/效果反馈（见图1），图中的箭头代表档案信息资源的流向。

    1.档案社区。档案社区，是指建立在开放网络环境之上以档案信息资源检索查询、经验交流、知识共享等为目的，有着相同档案信息需求和共同志趣的用户聚合体。档案社区具有以下特点：用户通过交流产生足够强的情感并形成人际关系；[4]这种聚合体是由用户、用户关系、交流共享、虚拟空间聚合而成；[5]社区依赖于开放网络环境，围绕与档案信息资源相关的某种兴趣/需求进行在线交流与互动；[6]用户之间可以相互间建立联系，围绕档案需求或档案相关问题展开协同合作。

    （1）我的档案馆。为用户提供个性化的自主的“私人档案馆”，用户可以将网络上权威正式的和个人非正式的档案信息资源进行归类、存储、管理。主要包括以下功能：①书签收藏功能。收藏对自身有参考价值并档案相关的页面、网站、链接等，如常用的重要数字档案馆以及档案服务机构网站，用户可以方便快捷地搜集、组织、维护各种档案信息资源；②云档案功能。利用云计算技术，提供档案信息资源的云共享服务模式，用户可以随时随地对云端的档案信息资源进行独立的存储、管理、使用，从而实现利用服务的快捷高效；③科研学习功能。将有关档案文献、期刊、报纸、会议等数据库资源归类，对资源进行集成、整理和发掘，推进用户终身学习。

    （2）私人定制。用户根据自身档案需求，对档案服务机构提供的各种资源和服务进行定制，自主设定档案信息的资源类型、表现形式、业务类型、服务功能等。例如，教育档案、电子期刊、新增档案、前沿档案理论等，形成“我的教育档案”“我的电子期刊”“我的新增档案”“我的档案学习”。

    （3）交流共享。档案信息服务空间模型借鉴了信息共享空间（IC，Information Commons）中知识共享理念，提供了用户间传递、交流和共享档案信息、知识和经验的机制，也提供了基于网络的更开放的学习、交流、讨论模式，从而实现档案信息资源的共享交流。主要包括两部分功能：①档案交流。提供一个开放的公共交流空间，对具有相同兴趣爱好、专业行业、年龄背景、利用特点等的用户进行归类、聚合、推荐，根据需要建立连接，进行有关档案资源、知识、经验的交流。②档案共享。用户可以将自己“档案馆”中的知识向社区中其他用户共享，也可在已建立的用户节点关系中进行推荐，进而营造一个良性的共享氛围，不断创新档案知识，拓宽档案来源渠道，推进民间各类档案信息资源的共享。

    （4）协同合作。这种协同合作为用户提供了满足需求、解决问题的协作机制，体现了集体智慧，用户最大限度地创新并获得最有价值的档案知识。用户可以对相关档案信息、知识等自由地发表己见，并“点赞推荐”，共同推进结论的不断完善。此外，用户还能通过彼此间的协同合作，调动个体对档案信息资源的查询、开发、利用等能力，快捷高效地获取档案信息资源。

    2.个性化服务。档案信息服务空间下的个性化服务是以用户为中心，根据用户所提要求和用户信息库提供有针对性、符合用户需求和个性特点的档案信息资源、产品和服务的一种模式；核心在于通过用户个性、习惯的分析，主动向用户提供可能需要的档案信息和服务，也是培养个性，引导需求的服务模式。[7]主要实现以下功能：

    （1）信息推送。利用信息推送技术定期或不定期地主动向用户推送所需档案信息资源，这种推送围绕用户实际的和潜在的需求进行，即从用户的浏览行为、查找记录等出发，在对用户需求、利用行为和用户间相关关系等分析基础上，将各种用户可能感兴趣的、前沿的、大家共同关注的档案信息等推送给用户，从而确保推送信息的高相关度。同时也将关注了此类信息的用户所关注的其他信息进行推送，以尽可能地满足用户没有意识到、没有表现出来的档案需求。

    （2）智能代理。代理用户查询档案信息资源，是用户与档案服务机构间的中介，自动搜集、分类、筛选、整合可能满足用户需求的档案信息资源，尤其是对于没有实现的查询需求以及还没有来得及更新的档案信息，可以借助智能代理实现实时监控。同时进一步跟踪用户在空间中的信息活动，自动学习用户的兴趣、习惯、需求关注和行为特点等，自动调整查询策略，及时将结果反馈给用户。

    （3）新型资源和产品。对档案信息资源进行深层次开发，深度挖掘档案知识，积极开展档案编研、定题服务等，同时对零散无序、形式各异、内容交叉渗透的档案信息进行深度加工，形成新的档案信息资源产品以满足用户更高层次的需求，实现价值增值。

    3.用户信息库。用户信息库是整个档案信息服务空间模型框架的中心环节，一方面体现了“以用户为中心”的服务思想，涵盖用户相关的影响档案信息需求的全部信息，另一方面也体现了大数据思维理念，通过大数据技术分析用户信息，预测用户需求，挖掘潜在用户，拓宽服务视角和领域。

    国际档案界通常按照档案利用的目的，将档案利用者划分为：学术利用、实际利用、普遍利用三类（学术利用，主要是指智力的转化功能，是较高层次的利用，其主要对象是专家、学者以及从事学术研究的研究人员与教师；实际利用，目的十分明确，利用者查阅档案，主要不是为了获取知识，而是为了解决实际问题；普遍利用，目的是使更多的人了解档案与档案工作，使档案资源广泛服务于社会）。[8]笔者从三种利用目的出发，又将档案用户进一步细分为专家学者、研究人员、机关工作人员、特定需求者、社会公众等，增强了档案服务机构提供档案信息资源服务的目的性和针对性。用户信息库功能模块据此借助互联网技术、大数据技术等，对用户个人信息、从事岗位、工作经历、取得成果、职业规划、兴趣爱好等进行搜集整合，同时根据档案用户的知识背景、预期效果、社会环境等影响因素，进行加工整理、量化建模、数据挖掘、分析预测等，及时把握用户档案信息需求、行为特点、心理预期等，指导其他功能模块的管理运行。

    用户信息库的建立需要以服务用户为宗旨，利用计算机技术、网络技术等建立起用户信息存储中心，实时跟踪用户行为、适时更新用户信息。其内容除基本的用户背景信息外，主要针对用户对档案信息的需求和用户利用档案信息的行为记录，囊括了用户在“产生档案信息需求→利用档案信息→效果反馈”整个过程中用户的需求倾向、行為特点、兴趣偏好等信息。在数据的采集上，首先利用注册档案社区会员的方式，让用户录入个人信息，例如性别、年龄、专业、工作、职称等基本背景信息；其次利用当前的技术手段，跟踪用户在整个档案信息空间中的行为，包括利用档案信息时的行为偏好和倾向以及用户在除利用行为外参加活动、讨论交流、网上冲浪时的浏览记录等；最后是与其他机构合作，将档案用户在其他系统中的注册信息和行为记录作为用户信息库的补充。

    4.交流咨询/效果反馈。交流咨询，提供档案服务机构与用户的交流机制，搭建各种有关档案知识、利用服务、最新前沿动态等方面的咨询平台，解答用户存在问题，帮助构建查档策略，提供利用服务指导等。效果反馈，针对用户从产生档案需求到最终解决问题的过程，提供对有关档案规章制度、档案检索系统的科学性易用性、档案服务方式等的反馈机制，用户可以随时给出改进的意见建议。通过交流与反馈，用户能及时调整查档策略，更好地获取档案信息资源，档案服务机构也能及时对档案服务方式、内容等作出调整，以更好地对接用户档案信息需求。

    5.档案门户。档案门户是一种正式的官方的门户网站，指通向各类档案信息资源并提供有关档案服务的综合性网站系统。整合了各种档案信息资源，以科学的分类体系进行分类整理，广泛应用各种技术，提供档案的自然语言检索、在线浏览和下载、资源导航以及在线学习培养等，能够满足广大非专业用户需求，适应用户借助网络进行工作学习等的需要。此外，档案门户还有利于各种档案有关政策法规、前沿理论、科研成果、档案文化等的宣传，推进档案事业的全社会化发展。

    整个档案信息服务空间模型框架，共由以上五个功能模块组成，其中用户信息库为其余四个模块的基础，档案门户是面向用户的各功能的入口，用户通过注册后进一步搭建起档案社区，档案服务机构根据用户信息库提供个性化服务，用户通过交流咨询/效果反馈与档案服务机构进行交流、反馈意见建议，用户信息库又通过各种技术将另外四个模块中产生的用户数据进行搜集和挖掘，以提供更具针对性的档案服务，各个功能模块通过档案信息资源的流动紧密联系在一起，形成一个以用户为中心的档案服务有机体。

    四、模型构建应重点关注的问题

    （一）建立配套的激励机制

    开放的网络环境下，人们对档案服务的需求愈趋数字化、网络化、虚拟化，完善的激励机制对于增强用户在档案社区中的信息活动不可或缺。为此，应采取适当的物质激励和精神激励，建立起有助于用户提高获取档案资源效用性、娱乐性、归属感、认同感等的机制，形成一种良性互动的交流共享机制，并定期组织线上线下各类档案活动，浓厚档案事业氛围，从而提升档案事业的社会认同和社会档案意识。

    （二）保护用户隐私及知识产权

    用户隐私包括自身信息隐私和浏览行为隐私，在对用户信息进行采集整理、加工分析时，不可避免地会造成用户隐私风险，因而保护用户隐私必要而迫切。此外，在用户交流共享档案信息资源、发布自身有关档案知识经验以及成果时，常常涉及用户知识产权问题，只有建立确实可靠的知识产权保护机制才能有效保证用户权益和积极性，推进档案信息资源共享和档案事业的健康发展。

    （三）确保档案信息安全保密

    档案是党和国家极其珍贵的信息资源，确保档案信息安全保密是档案工作的基本要求。开放网络环境下，文档一体化、数字档案馆、档案论坛等对数字化档案资源的安全保密带来了巨大挑战。要确保档案信息的安全保密，就需要采取一定的网络安全、身份认证、授权等技术，对用户的权限进行相应限制，尤其是对于较高密级的档案信息，应严格管理使用，甚至采取只能实地实物查阅的方式，从而从源头上确保档案安全保密。

    五、结语

    档案作为一种资源为人们所广泛需求，档案服务的社会化将是一个不可阻挡的趋势。虽然目前我国纸质档案和电子档案并存，但随着档案信息化建设的不断推进，文档一体化和智慧档案将是一个新方向，档案利用服务作为档案工作的最终目的，也将深受影响。本文通过研究得出，开放网络环境下，要提升档案服务的质量水平，需要坚持以用户为中心，基于用户信息库开展个性化信息服务，建立交流与反馈机制，将众多的用户聚合起来形成档案社区，发挥用户的主体作用、创造作用，进而才能实现档案信息资源共享，推进档案利用服务的社会化。

    注释及参考文献：

    [1]杨之音，张立娜.基于个性化服务的信息资源组织方式——用户信息空间模型构建[J].现代情报，2009（9）：31.

    [2]贾玲，周晓林.论档案知识共享的方式[J].兰台世界，2012（2）：63.

    [3]胡昌平.面向用户的信息资源整合与服务[M].武汉：武汉大学出版社，2007：144.

    [4]RHEINGOLD H. The virtual community[M]. MA：Addison-Wesley，1993：10-12.

    [5]Jones.Virtualcommunities，virtualsettlements& cyber Archaeology：A theoretical outlines[J/OL].http：//onlinelibrary. wiley.com/doi/10.1111/j.1083-6101.1997.tb00075.x/full，1997.

    [6]范晓屏.非交易类虚拟社区成员参与动机：实证研究与管理启示[J].管理工程学报，2009（1）：1-6.

    [7]张淑芬.图书馆开展个性化信息服务之我见[J].科技情报开发与经济，2004（7）：6.

    [8]薛匡勇.档案利用服务[M].北京：解放军出版社，2004：92-93.

    作者单位：国防大学政治学院军事信息管理系