非公开招标采购方式在企业的实施

    王玉辉

    摘要：为了规范企业采购行为，加强采购管理，有效控制采购过程，降低采购成本，确保采购设备、物资、服务的质量，维护企业的合法利益，组织实施的采购。

    关键词：非公开招标：采购：实施

    非公开招标采购是指以公开招标和邀请招标之外的方式取得设备、物资、服务所采用的采购方式。

    一、招标组织机构的建立与职责分工

    招标组织机构，包括领导小组、招标办公室及评标工作小组，其成员及职责如下。

    （一）领导小组及职责

    领导小组由公司总经理和副总经理组成，职责是负责确定公司招标政策和基本原则，决策重大事项：负责协调处理招标活动中出现的重大问题。

    （二）招标办公室由招标工作的归口部门、承办部门及监督部门组成

    1.归口部门：负责制定与招标活动有关的规章制度，组织开展招标活动；负责建立维护公司评标专家库：负责发布资格预审公告：负责发布招标公告或招标文件：组织招标相关会议、发布会议通知、会议纪要等工作：负责招标相关资料的整理、保存及归档等。

    2.承办部门：负责编制招标方案（使用部门、工艺部门等配合）：负责编制资格预审文件；负责编制招标文件（使用部门、工艺部门等配合）；组织踏勘现场等；问题澄清等工作：中标通知书的送达等工作：负责组织相关的市场调研（如果需要），调研时须邀请使用部门参加，必要时可邀请工艺技术等部门参加：如招标物资是职工福利及职工劳动防护用品等与职工直接相关的，须邀请专家库中职工代表参加：配合招标相关资料的整理、保存及归档等工作。

    3.监督部门：对招标工作的程序进行监督，对于不符合程序的工作有一票否决权：对招标过程中部门、工作人员违法、违纪、违规问题的查处；资格预审文件、投标文件等的接收、保管；标底的接收及密封阶段的保管等。

    （三）评标工作小组由业务分管领导（小组组长）、承办部门代表、相关领域技术、经济、法律等专业评标专家成员

    1.验标、开标、评标全部工作。

    2.提交书面评标报告，并推荐中标候选人或中标人。

    3.与供应商进行价格等谈判。

    二、招标方式

    招标方式包括竞争性谈判和单一来源两种。

    1.竞争性谈判是按国家法律法规规定，以投标邀请书的方式邀请不少于两家特定的法人或者其他组织投标，并按规定的程序、时间节点和要求，进行招标文件的发售、答疑和补遗、开标、评标、质疑处理、招标结果报告及签订采购合同等。应当公开招标的采购项目，有下列情形之一的，可采取竞争性谈判招标采购方式。

    （1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。

    （2）技术复杂、或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的：有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择。

    （3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

    （4）不能事先计算出价格总额的。

    （5）根据项目特点，适宜进行竞争性谈判采购的项目。

    2.单一来源：结合企业招标工作的具体业务，作为招标工作中的特殊情况，符合下列情形之一的，经批准的可以采用单一来源方式。

    （1）只能从唯一供应商处采购的。

    （2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

    （3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。

    （4）顾客指定及提出特殊要求的。

    （5）非标设备物资的采购。

    三、招标审批

    1.招标项目已纳入全面预算或预算外项目已通过审批。

    2.实施招标前，承办部门应将编制详细的招标方案上报归口部门，归口部门在1个工作日内对方案的完整性进行审核。招标方案包括但不限于：

    招标条件满足情况：招标项目概况：招标方式及理由；招标的范围、批次和包件划分原则；招标项目清单、概算：招标项目技术方案：对投标人的基本要求：承办部门代表及评标专家组成方案建议：评标评标方案建议：工作进度安排、联系方式等。

    3.招标方案可以按照金额划分由不同级别的企业领导进行审批。

    4.实施招标前，承办部门编制招标文件，招标文件包括但不限于：

    招标公告或邀请函；招标项目清单、技术标准和要求、图纸；评标的标准、方法；投标人须知、投标人资格要求、投标文件格式要求：合同、协议书条件及合同附件格式，

    5.招标文件编制完成后，承办部门应报归口部门，归口部门在1个工作日内对招标文件的完整性进行审核。

    四、招标程序

    （一）投标人的选择

    对投标人的资格进行审查，内容包括但不限于：具备独立法人资格：具备相应的资质证书、生产许可证或特许证等；没有不良记录：曾经合作过程中发生过法律诉讼的单位不得参与投标，且当事人不得以另外单位的名义参加投标等。

    （二）发售标书

    归口部门应按照邀请书载明的时间、地点发售标书并做好记录。

    （三）踏勘现场和招标答疑

    1.踏勘现场

    对于工程、建安类招标，承办部门可根据需要或应投标人的要求组织投标人对工程现场进行踏勘。

    2.招标答疑和问题澄清

    在发售招标文件后，招标办公室应按招标文件中规定的答疑日期组织召开招标答疑会，邀请投标人派代表出席，进行招标答疑，

    （四）抽取评标专家

    归口部门应在开标前1～3天办理专家抽取手续，在监督部门的监督下，按评标方案的要求从公司评标专家库中随机抽取所需专家。评标工作小组成员人数为单数，其中技术、经济、法律评标专家不得少于小組总数的2/3，承办部门代表不得多于小组总数的1/3，须职工代表参加的招标项目，职工代表的人数不能少于1人。

    有下列情形之一的，不得担任评标专家，已经进入的应当主动提出回避，更换：与投标入有利害关系：投标人或者投标人主要负责人的近亲属等情形的。

    （五）评标会议、定标

    评标会议由评标工作小组组长主持，归口部门负责召集并做好会议纪要。评标会议的主要内容如下：

    1.归口部门或评标小组组长对招标项目简要介绍，同时宣布评标工作小组专家名单。

    2.监督人员宣布评标会议纪律、实际收取投标标书情况等，

    3.所有投标人均参加，对所有投标文件进行查验。

    4.由开标人和投标人（可逐家）对经验证确认有效的投标文件开封并分发标书，开标时可当众予以拆封、宣读。

    5.评标工作小组对所有投标人的资质、资信等内容进行资格审查，确定该招标项目的合格投标人。

    6.评标工作小组对所有合格投标人的投标文件是否对招标文件的实质性要求做出了完全响应及响应程度进行审查、比较、评定。

    7.投标人响应文件符合招标文件要求的，评标工作小组应要求投标人进行最后报价。最后报价可以公开进行，也可以分别进行，最后报价应要求投标人签字确认。投标人的响应文件经过三轮以上谈判仍然不能满足要求的，评标工作小组可以终止该次谈判。谈判过程中，招标人发现或者知晓投标人存在违法、违纪行为的，评标工作小组应当将该投标人淘汰。

    8.评标专家对商务标文件和技术标文件进行评审，投标文件与招标文件有重大偏差的还需填写重大偏差描述表，如评审未通过则需要详细描述未通过原因，评审过程形成的评标记录须经评标工作小组成员签字。

    9.评标会议结束后，由归口部门负责整理会议纪要，评标工作小组成员配合完成：归口部门拟定中标通知书，加盖公章后。向中标人发送中标通知书。

    10.归口部门负责整理评标过程相关资料并负责存档。

    五、工作纪律

    1.招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

    2.招标可以不设标底，设有标底的，标底确定后应立即密封，待开标会上当场启封公布，标底必须保密。

    3.评标工作小组在参加评标活动过程中，应服从统一安排，因故不能参加评标时，必须向业组长请假。应遵守职业道德，客观、公正、严肃地进行评标，在评标过程中不得以任何方式向投标利害人透露有关情况。

    4.监督部门对招标、投标活动实施监督，依法查处招标、投标活动中的非法行为。招標、投标活动及其当事人应当接受依法实施的监督。