科技文件的预立卷管理
贾春兰
摘要：预立卷管理是在科研生产过程中，逐步形成的一种科技文件积累、整理、保管和利用的手段，是对科技文件实施有效管理的好方法。本文从制定科技文件预立卷的管理制度及应遵循的原则；预立卷范围及要求以及预立卷与档案的关系和应注意的问题等方面进行了分析和阐述。
关键词：预立卷 科技文件 管理制度 原则
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
随着社会的发展和时代的进步，科技文件的管理也不断地面临着新的挑战，由于有了预立卷这种管理形式，使科技文件能够完整地将科研生产的全过程实时地记录、整理和保存下来。加之合理准确的预立卷管理，使得科技文件的管理水平得到了进一步提升的同时，保证了科技文件完整性、准确性，也大大提高了科技文件的归档效率。
1 预立卷的含义和意义
1.1预立卷的含义
预立卷是指按照一定的原则和方法，将处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项业务工作。科技文件预立卷是将科技活动过程中产生的每一份文件进行适时收集、整理、排序。并对文件的内在质量加以控制，经评审和各级签署后，由档案管理机构代为保管的一种形式。
1.2预立卷的意义
科研单位每年都有许多研制任务和科研课题，其中大多数研制任务和科研课题都需要几年甚至更长时间周期才能完成。从开始论证、立项，到分析、设计，试验，直至最后的验收结题，每一环节都需要进行反复研究论证，在论证的过程中会产生大量的过程性文件，通过对其实施预立卷管理，可以预见性地做好平时文件材料暂存管理的工作。这是科技文件随时收集、积累最有效的方法。首先实现科技档案的超前控制，使科技文件的管理科学化和规范化。其次提高档案资料归档的齐全率、合格率和完整率，保证了科技文件正式归档时的完整性和准确性，同时也满足了使用者快速查询利用的需求。对提高科技文件质量也起到了重要的作用。
2 预立卷管理制度与基本原则
2.1预立卷管理制度
建立行之有效的预立卷管理制度，不仅为完整、准确地收集科技文件提供了依据和指导作用。也是开展预立卷管理工作的基础。预立卷管理制度包括的要素有：一是要明确预立卷制度实施的意义、目的。二是要明確预立卷工作中各个部门及人员的岗位职责。三是要知悉预立卷的工作流程和规则，四是要有严格的监督管理机制和保障措施。
预立卷制度使立卷工作规范化和制度化，确保了立卷文件的齐全、完整、准确、系统。它不仅是档案管理的基础工作之一，也是归档前的一个重要环节。
2.2预立卷的基本原则
预立卷是科技文件现行阶段管理模式的一个创新。科技文件预立卷首先应符合预立卷相关管理制度的要求和规定，根据科研工作的研制程序和档案工作的基本原理，遵循科技文件的形成规律，针对科技文件特点进行管理，并保持其卷内文件的连续性，且便于档案的保管和利用的原则进行预立卷管理。同时有目的、有计划地将整个科技项目的资料积累始终控制在档案部门的监督之下。根据不同产品研制程序和科技档案工作的基本原理，把科技文件收集工作贯穿于研制工作的全过程。并使科技文件收集工作成为科研工作的有机组成部分，这不仅是科技文件预立卷收集工作的重要特点之一，更是预立卷工作应遵循的基本原则。
3 预立卷管理的范围和要求
预立卷管理虽然不同于正式归档，但却是归档部门在文件资料正式归档前将其按规定类目预先分类、整理、存放的一个重要程序。是科研生产过程中一个不可缺少的环节。预立卷的对象是本部门已经处理完毕且具有保存、利用价值的所有文件材料。因此预立卷管理本身也具有一定的范围和要求。
3.1预立卷管理的范围
第一，在科研产品研制过程中形成的、记载有文字、图样、影像等正在形成和使用的各种信息和记录。
第二，在科研活动中形成的、在处理完毕后，已经齐备而具有借鉴、利用和保存价值的文件资料。
3.2预立卷管理要求
在产品研制的过程中会产生大量的过程性文件，而并非所有的过程性文件都具有保存价值。预立卷是归档的前身和基础，预立卷的质量关系着整个科技档案的质量。不能有文必归，造成科技文件保存价值有限，从而影响到归档后科技档案的质量。因此必须要有一定的控制措施，以便于预立卷工作能正常进行。因此，凡是预立卷的科技文件应符合以下要求：
第一，科技文件的形成必须符合有关规定和标准化的要求，要有统一的格式，各级签署完整，文件的载体便于长期保存。对在项目研制过程中产生的科技文件，要指定专人进行文件的预立卷管理工作，建立必要的登记制度。为保证科技文件的质量，要按档案工作制度的要求对科技文件的形成、积累、整理进行监督和指导。
第二，预立卷的科技文件必须完整、准确、系统。不同科研项目的科技文件有其特定的技术语言来表达设计人员的技术思想，是科研生产中进行指导、协调、交流的工具。因此预立卷的科技文件应根据研制的阶段、系统、专业，进行成套管理。不成套的科技文件不能指导生产，不能发挥其利用价值，因此科技文件预立卷必须完整、准确、系统。
第三，科技文件预立卷应通过鉴定或评审，只有经过技术鉴定或评审后才能基本上确定该项目的文件与生产实际相符，这样的科技文件预立卷才能有现实意义。
第四，科技文件预立卷要经过标准化检查和签署。对预立卷的科技文件进行标准化检查的目的，就是确保预立卷严格贯彻执行国家、部、行业或者企业标准的有关规定，使科技文件在形式上达到标准化和规范化的要求。
第五，科技文件的设计更改，由设计承制者（或由承制者指定代理人）提出并填写更改单，经有关人员和标准化管理部门签署批准后，到预立卷管理部门统一办理更改手续，并及时发放到相关使用单位，完成科技文件的闭环管理。
第六，当产品研制阶段性结束或产品研制完成后，应按规定的期限将预立卷的科技文件移交档案部门进行归档。归档的科技文件必须完整、准确、系统，能反映出产品研制的过程和结果，并与产品研制的实际状况保持一致。
4 预立卷在科技文件管理中的作用
4.1 预立卷使查詢文件更快捷
文件整理的目的之一是便于查找，预立卷是整理的一个重要环节，将文件组成案卷，从而实现对文件管理的系统化。查询文件时可以利用多种检索方法，方便、快捷、准确、快速的查找到预立卷中所需使用的文件，提高工作效率。
4.2预立卷管理能更好地体现科技文件的完整性
它通过将科技文件按研制项目的特点进行合理的、有序的排列，可以清楚地看出文件之间的相互关系及是否符合完整性要求，从而准确无误地将所有科技文件纳入受控管理中。
4.2 预立卷实现一体化管理
预立卷管理为实现文档一体、文档互补的目标奠定了坚实的基础。传统意义上文件生命周期理论认为，文件的“生命”过程可以划分为三个阶段，其中现行阶段即文件产生阶段或文件的处理阶段，是文件生命的“青春期”，文件的价值最大，现行作用最强，最富活力。实行预立卷管理，能使现行阶段文件更系统、更有效。
5 科技文件预立卷与档案的关系
5.1预立卷是科技档案的前身和基础
科技档案由科技文件转化而来，亦是科技文件的归宿。根据不同产品研制程序和科技档案工作的基本原理，按档案要求，对预立卷的系统性、完整性、准确性进行检查、管理。对科技档案的质量和归档的效率的影响不可小觑。
5.2预立卷管理保证了科技档案的质量
科技文件档案是否完整、准确、系统，基本上是由科技文件的质量而决定的。因此，对在科研生产过程中逐步形成的文件实行预立卷管理，使得科研生产过程中所需的调整、更改等程序可以得到比较严格的控制。这就保证了科技文件的质量，并与科研生产的技术状态相一致。一旦科技产品的研制转阶段完毕办理归档手续时，科技产品文件就直接转化为有保存价值的科技文件档案了。
5.3预立卷管理提高了档案的归档效率
科技文件在预立卷管理工程中，针对文件的特点，遵循其形成规律，随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料，按照所确定的归卷条款归入相应案卷中，真实、完整、有效、规范地反映了科研生产的全过程。为科技文件转化为科技档案节省了时间、奠定了基础，提高了归档效率。
6 预立卷管理中应注意的几个问题
6.1保证预立卷的完整性、及时性
科技项目和课题从论证研发到生产需要经过许多环节，涉及到众多部门、人员，研制周期长，多种原因导致相关件未及时归档，是影响预立卷质量的重要因素。为消除这种不利因素的影响，除了建立相关预立卷管理制度，还应该将文件的归档纳入到科研生产计划中，督促设计人员在要求的时间内完成文件图纸归档，并采取相应的考核机制。同时，预立卷管理人员，应协助并组织、指导设计人员完成科技文件的收集归档工作， 并将文件的及时性、完整性纳入管理范畴，这样可以大大提高科技文件预立卷的效率。
6.2预立卷管理的信息化
随着互联网等新技术和新应用的不断涌现、信息化的快速推进，档案管理信息化、现代化、网络化是必然的发展趋势。计算机和数码设备在工作中的大量运用，也为预立卷管理工作提供了便利。利用计算机进行辅助预立卷具有速度快、存储量大，能一次输入，多次、多种形式输出的特点，具有易于编辑、调用的优势。节省了人力的同时，提高了工作效率。由此可见，很好地开发利用现代化的工具会使预立卷管理工作有意想不到的奇迹发生。
6.3提高预立卷工作者素质
预立卷工作者首先要以提升自身先行思维和意识为出发点，提高对预立卷工作重要性的认识，掌握较系统的专业知识和工作技能，不断完善知识结构。在一切可能的情况下，挖掘和发现可前置的工作内容，先行介入到各项工作中，充分发挥预立卷工作为档案管理工作起头、开路、领跑的作用。不断探索新的方法，勇于进取、独立思考、开辟新途径。
当今社会已进入信息化时代，信息技术的飞速发展为科技文件预立卷管理工作注入了新的理念。计算机技术、网络技术等信息化手段的应用，完全改变了原有的工作模式，作为科技文件的预立卷管理也应跟上时代的脚步，建立统一的标准和规范，实现网上的在线预立卷归档管理，完成科技文件从纸质化到电子化的改变。
总之，预立卷工作是科技文件管理工作中的重要组成部分，是档案管理的最重要的基础工作，是科技文件与科技档案的重要纽带。预立卷管理能对研制阶段产生的科技文件的质量进行有效的控制，为今后提高科技档案的质量奠定了一个良好的基础。同时，对于科技产品的生产过程中的质量管理也起到了很好的效果。建立行之有效的预立卷管理制度，为完整、准确地收集科技文件提供了依据并具有指导作用，只有认真学习、不断尝试，才能不断提高预立卷的管理水平，为科技文件管理工作贡献力量。
参考文献：
[1] 陈壮主编.实用立卷方法指南[M].武汉：武汉大学出版社，1994.
[2] 董一男.浅谈科研单位项目档案预立卷管理[J]. 机电兵船档案，2017（5）：64- 65.
[3] 燕海荣，刘纯学.预立卷及预立卷制度推行的历史概述[J].黑龙江史志，2014（7）：173- 174.
[4] 陆安根.预立卷是保证科技档案齐全完整的有效办法[J].浙江档案工作，1985（12）：26- 27.
摘要：预立卷管理是在科研生产过程中，逐步形成的一种科技文件积累、整理、保管和利用的手段，是对科技文件实施有效管理的好方法。本文从制定科技文件预立卷的管理制度及应遵循的原则；预立卷范围及要求以及预立卷与档案的关系和应注意的问题等方面进行了分析和阐述。
关键词：预立卷 科技文件 管理制度 原则
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
随着社会的发展和时代的进步，科技文件的管理也不断地面临着新的挑战，由于有了预立卷这种管理形式，使科技文件能够完整地将科研生产的全过程实时地记录、整理和保存下来。加之合理准确的预立卷管理，使得科技文件的管理水平得到了进一步提升的同时，保证了科技文件完整性、准确性，也大大提高了科技文件的归档效率。
1 预立卷的含义和意义
1.1预立卷的含义
预立卷是指按照一定的原则和方法，将处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项业务工作。科技文件预立卷是将科技活动过程中产生的每一份文件进行适时收集、整理、排序。并对文件的内在质量加以控制，经评审和各级签署后，由档案管理机构代为保管的一种形式。
1.2预立卷的意义
科研单位每年都有许多研制任务和科研课题，其中大多数研制任务和科研课题都需要几年甚至更长时间周期才能完成。从开始论证、立项，到分析、设计，试验，直至最后的验收结题，每一环节都需要进行反复研究论证，在论证的过程中会产生大量的过程性文件，通过对其实施预立卷管理，可以预见性地做好平时文件材料暂存管理的工作。这是科技文件随时收集、积累最有效的方法。首先实现科技档案的超前控制，使科技文件的管理科学化和规范化。其次提高档案资料归档的齐全率、合格率和完整率，保证了科技文件正式归档时的完整性和准确性，同时也满足了使用者快速查询利用的需求。对提高科技文件质量也起到了重要的作用。
2 预立卷管理制度与基本原则
2.1预立卷管理制度
建立行之有效的预立卷管理制度，不仅为完整、准确地收集科技文件提供了依据和指导作用。也是开展预立卷管理工作的基础。预立卷管理制度包括的要素有：一是要明确预立卷制度实施的意义、目的。二是要明確预立卷工作中各个部门及人员的岗位职责。三是要知悉预立卷的工作流程和规则，四是要有严格的监督管理机制和保障措施。
预立卷制度使立卷工作规范化和制度化，确保了立卷文件的齐全、完整、准确、系统。它不仅是档案管理的基础工作之一，也是归档前的一个重要环节。
2.2预立卷的基本原则
预立卷是科技文件现行阶段管理模式的一个创新。科技文件预立卷首先应符合预立卷相关管理制度的要求和规定，根据科研工作的研制程序和档案工作的基本原理，遵循科技文件的形成规律，针对科技文件特点进行管理，并保持其卷内文件的连续性，且便于档案的保管和利用的原则进行预立卷管理。同时有目的、有计划地将整个科技项目的资料积累始终控制在档案部门的监督之下。根据不同产品研制程序和科技档案工作的基本原理，把科技文件收集工作贯穿于研制工作的全过程。并使科技文件收集工作成为科研工作的有机组成部分，这不仅是科技文件预立卷收集工作的重要特点之一，更是预立卷工作应遵循的基本原则。
3 预立卷管理的范围和要求
预立卷管理虽然不同于正式归档，但却是归档部门在文件资料正式归档前将其按规定类目预先分类、整理、存放的一个重要程序。是科研生产过程中一个不可缺少的环节。预立卷的对象是本部门已经处理完毕且具有保存、利用价值的所有文件材料。因此预立卷管理本身也具有一定的范围和要求。
3.1预立卷管理的范围
第一，在科研产品研制过程中形成的、记载有文字、图样、影像等正在形成和使用的各种信息和记录。
第二，在科研活动中形成的、在处理完毕后，已经齐备而具有借鉴、利用和保存价值的文件资料。
3.2预立卷管理要求
在产品研制的过程中会产生大量的过程性文件，而并非所有的过程性文件都具有保存价值。预立卷是归档的前身和基础，预立卷的质量关系着整个科技档案的质量。不能有文必归，造成科技文件保存价值有限，从而影响到归档后科技档案的质量。因此必须要有一定的控制措施，以便于预立卷工作能正常进行。因此，凡是预立卷的科技文件应符合以下要求：
第一，科技文件的形成必须符合有关规定和标准化的要求，要有统一的格式，各级签署完整，文件的载体便于长期保存。对在项目研制过程中产生的科技文件，要指定专人进行文件的预立卷管理工作，建立必要的登记制度。为保证科技文件的质量，要按档案工作制度的要求对科技文件的形成、积累、整理进行监督和指导。
第二，预立卷的科技文件必须完整、准确、系统。不同科研项目的科技文件有其特定的技术语言来表达设计人员的技术思想，是科研生产中进行指导、协调、交流的工具。因此预立卷的科技文件应根据研制的阶段、系统、专业，进行成套管理。不成套的科技文件不能指导生产，不能发挥其利用价值，因此科技文件预立卷必须完整、准确、系统。
第三，科技文件预立卷应通过鉴定或评审，只有经过技术鉴定或评审后才能基本上确定该项目的文件与生产实际相符，这样的科技文件预立卷才能有现实意义。
第四，科技文件预立卷要经过标准化检查和签署。对预立卷的科技文件进行标准化检查的目的，就是确保预立卷严格贯彻执行国家、部、行业或者企业标准的有关规定，使科技文件在形式上达到标准化和规范化的要求。
第五，科技文件的设计更改，由设计承制者（或由承制者指定代理人）提出并填写更改单，经有关人员和标准化管理部门签署批准后，到预立卷管理部门统一办理更改手续，并及时发放到相关使用单位，完成科技文件的闭环管理。
第六，当产品研制阶段性结束或产品研制完成后，应按规定的期限将预立卷的科技文件移交档案部门进行归档。归档的科技文件必须完整、准确、系统，能反映出产品研制的过程和结果，并与产品研制的实际状况保持一致。
4 预立卷在科技文件管理中的作用
4.1 预立卷使查詢文件更快捷
文件整理的目的之一是便于查找，预立卷是整理的一个重要环节，将文件组成案卷，从而实现对文件管理的系统化。查询文件时可以利用多种检索方法，方便、快捷、准确、快速的查找到预立卷中所需使用的文件，提高工作效率。
4.2预立卷管理能更好地体现科技文件的完整性
它通过将科技文件按研制项目的特点进行合理的、有序的排列，可以清楚地看出文件之间的相互关系及是否符合完整性要求，从而准确无误地将所有科技文件纳入受控管理中。
4.2 预立卷实现一体化管理
预立卷管理为实现文档一体、文档互补的目标奠定了坚实的基础。传统意义上文件生命周期理论认为，文件的“生命”过程可以划分为三个阶段，其中现行阶段即文件产生阶段或文件的处理阶段，是文件生命的“青春期”，文件的价值最大，现行作用最强，最富活力。实行预立卷管理，能使现行阶段文件更系统、更有效。
5 科技文件预立卷与档案的关系
5.1预立卷是科技档案的前身和基础
科技档案由科技文件转化而来，亦是科技文件的归宿。根据不同产品研制程序和科技档案工作的基本原理，按档案要求，对预立卷的系统性、完整性、准确性进行检查、管理。对科技档案的质量和归档的效率的影响不可小觑。
5.2预立卷管理保证了科技档案的质量
科技文件档案是否完整、准确、系统，基本上是由科技文件的质量而决定的。因此，对在科研生产过程中逐步形成的文件实行预立卷管理，使得科研生产过程中所需的调整、更改等程序可以得到比较严格的控制。这就保证了科技文件的质量，并与科研生产的技术状态相一致。一旦科技产品的研制转阶段完毕办理归档手续时，科技产品文件就直接转化为有保存价值的科技文件档案了。
5.3预立卷管理提高了档案的归档效率
科技文件在预立卷管理工程中，针对文件的特点，遵循其形成规律，随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料，按照所确定的归卷条款归入相应案卷中，真实、完整、有效、规范地反映了科研生产的全过程。为科技文件转化为科技档案节省了时间、奠定了基础，提高了归档效率。
6 预立卷管理中应注意的几个问题
6.1保证预立卷的完整性、及时性
科技项目和课题从论证研发到生产需要经过许多环节，涉及到众多部门、人员，研制周期长，多种原因导致相关件未及时归档，是影响预立卷质量的重要因素。为消除这种不利因素的影响，除了建立相关预立卷管理制度，还应该将文件的归档纳入到科研生产计划中，督促设计人员在要求的时间内完成文件图纸归档，并采取相应的考核机制。同时，预立卷管理人员，应协助并组织、指导设计人员完成科技文件的收集归档工作， 并将文件的及时性、完整性纳入管理范畴，这样可以大大提高科技文件预立卷的效率。
6.2预立卷管理的信息化
随着互联网等新技术和新应用的不断涌现、信息化的快速推进，档案管理信息化、现代化、网络化是必然的发展趋势。计算机和数码设备在工作中的大量运用，也为预立卷管理工作提供了便利。利用计算机进行辅助预立卷具有速度快、存储量大，能一次输入，多次、多种形式输出的特点，具有易于编辑、调用的优势。节省了人力的同时，提高了工作效率。由此可见，很好地开发利用现代化的工具会使预立卷管理工作有意想不到的奇迹发生。
6.3提高预立卷工作者素质
预立卷工作者首先要以提升自身先行思维和意识为出发点，提高对预立卷工作重要性的认识，掌握较系统的专业知识和工作技能，不断完善知识结构。在一切可能的情况下，挖掘和发现可前置的工作内容，先行介入到各项工作中，充分发挥预立卷工作为档案管理工作起头、开路、领跑的作用。不断探索新的方法，勇于进取、独立思考、开辟新途径。
当今社会已进入信息化时代，信息技术的飞速发展为科技文件预立卷管理工作注入了新的理念。计算机技术、网络技术等信息化手段的应用，完全改变了原有的工作模式，作为科技文件的预立卷管理也应跟上时代的脚步，建立统一的标准和规范，实现网上的在线预立卷归档管理，完成科技文件从纸质化到电子化的改变。
总之，预立卷工作是科技文件管理工作中的重要组成部分，是档案管理的最重要的基础工作，是科技文件与科技档案的重要纽带。预立卷管理能对研制阶段产生的科技文件的质量进行有效的控制，为今后提高科技档案的质量奠定了一个良好的基础。同时，对于科技产品的生产过程中的质量管理也起到了很好的效果。建立行之有效的预立卷管理制度，为完整、准确地收集科技文件提供了依据并具有指导作用，只有认真学习、不断尝试，才能不断提高预立卷的管理水平，为科技文件管理工作贡献力量。
参考文献：
[1] 陈壮主编.实用立卷方法指南[M].武汉：武汉大学出版社，1994.
[2] 董一男.浅谈科研单位项目档案预立卷管理[J]. 机电兵船档案，2017（5）：64- 65.
[3] 燕海荣，刘纯学.预立卷及预立卷制度推行的历史概述[J].黑龙江史志，2014（7）：173- 174.
[4] 陆安根.预立卷是保证科技档案齐全完整的有效办法[J].浙江档案工作，1985（12）：26- 27.
