网络环境下档案信息资源利用方式的实践探索

    张秋燕

    摘要：如何更高效地实现档案的利用价值，是档案工作者在网络环境中面临新的挑战。本文以笔者所在单位为例，就档案信息资源利用方式中存在的问题，结合实践工作，提出构建档案信息资源目录中心、搭建综档系统共享平台、实现档案数据全文检索等有效的实践探索。

    关键词：网络环境档案利用信息孤岛

    在网络信息迅猛发展的数字时代，传统的档案信息提供及获得方式正在发生巨大的变化。在这样的背景下，档案工作者必须重新审视和创新档案信息资源提供利用的方式，在确保档案数据安全的情况下，整合数据资源，消除信息孤岛，以便更好地提高档案信息资源的利用服务水平。

    一、现有档案信息资源利用方式存在的问题

    档案利用工作主要包括两个方面，即利用者对档案数据的需求和档案工作者对需求者的提供利用。其中，利用需求是指通过档案信息解决自身工作困境而形成的实际需求，提供利用则是指档案工作者根据馆室藏信息，检索其所需信息的过程。纵观笔者所在单位档案利用工作的整体情况，其问题主要表现如下：

    （一）档案信息资源管理分散，导致利用主体单一

    笔者所在单位成立于1999年，下设两个集团性质的企业单位，其中一家为上市公司。目前，两家单位下设分子公司约80家。按照“统一领导、分级管理”的档案工作原则，各分子公司自行保管本单位形成的档案信息资源。虽然这种模式满足了笔者单位多所有制结构、多资产管理纽带、多区域分布的特点，但是在档案机构分散管理的模式下，各单位档案信息资源的库存数量和库存内容仅由各单位掌控，档案信息的价值也只能为本单位使用。档案信息资源共享利用仅局限于档案的形成单位，档案的利用方式也只能是利用者来馆后由人工进行档案实体的查询，档案利用价值未能得到最大实现，形成档案资源的信息孤岛，一定程度上影响了档案信息资源的有效利用。

    （二）尚未在集团范围内建立档案信息资源共享平台

    大数据时代的来临，使得许多以数据为核心的行业受到了冲击。笔者所在单位的许多运营、发展离不开档案信息资源的支持和提供服务，加之“各自为政”的档案信息管理模式，迫切需要建立信息共享平台来满足企业成员间多方面、多层次的管理需求。纵观笔者所在单位的档案信息管理模式，尚未在企业范围内建立档案信息共享的平台，一定程度上影响了档案信息资源跨部门、跨单位的综合利用和共享信息。

    （三）档案查询利用的效率和精确度较低

    在档案信息的查询利用过程中，档案利用者多是带着利用需求前往档案库房查询档案的。在传统的档案利用中，档案工作人员根据利用者的需求，通过手工翻阅全引目录、卷内目录等途径，提供档案原件或者复制件。对于查询信息明确，档案检索点精确的，档案工作者可以快速定位查找。而对于信息模糊、查找内容也不明确的，利用人员往往只能在查询区域等待档案工作人员变换不同的检索点，以匹配其利用需求，这样不仅耗费时间较长，而且档案查询工作的精准度也会受到影响。

    二、网络环境下档案信息资源利用方式的实践

    自“十一五”规划以来，北京市档案局就提出了“加快推进档案信息化建设”的工作目标，特别是在“十二五”规划期间，指出了实现科学实用的档案信息化建设体系的过程，即通过建立文件级（案卷级）的目录检索平台，搭建档案信息资源检索数据库，逐步实现档案信息资源全文数字化。在此推动下，笔者所在单位制定了分步实施馆藏档案信息资源目录查询和实现全文数字化查询的信息化发展战略，并以此作为在网络环境下实现档案信息资源利用的主要方式。

    （一）建设档案信息资源目录中心，汇集各单位分散管理模式下的档案信息资源目录，实现档案信息资源的初步整合

    档案信息资源目录中心建设，是在网络环境下探索实践档案信息资源利用的基础，其目的是逐步整合分散存储在各单位的档案信息资源。为建设档案目录中心，笔者所在单位的档案监督管理机构先是为所属的几十家分子公司都安装了数据库结构相同的档案管理软件，软件中各模块的输入方式也与集团保持一致，并适时开展软件操作培训，使其快速了解系统各模块和数据输入方法，强化档案信息资源内容信息输入的質量，保证了录入数据的准确性。同时，制定《档案电子目录实施细则》，明确规定目录的封装格式、管理方式和开发利用方法，为实现集团范围内档案信息资源的共享查阅奠定了基础。根据《实施细则》要求，对各单位档案信息资源目录进行收集，并陆续将馆藏可公布的文书档案、工程建设项目档案的目录信息在协同管理平台“资料中心—公共资料”上进行公布，利用者可通过检索开放档案目录的条目，对集团公司的档案目录进行在线查阅，然后再去档案馆室进行档案实体的查询。此外，还按照《实施细则》的要求，将各单位导出的数据目录信息进行汇总。档案监督管理机构通过阅览各单位的档案信息资源目录，即可掌握各单位的档案信息资源管理情况。可以说，档案信息资源电子目录的汇集和公布，使每个单位的档案信息资源在网络环境下相互补给，各单位原本分散的档案信息资源也得以集中，从而使各单位之间的档案信息资源得到互通，解决了分散管理带来的档案信息资源利用不便的问题。

    （二）集成档案信息资源数据，搭建综合档案管理系统平台，实现档案信息资源的共享

    在稳步推进档案信息资源电子目录中心后，为解决现代企业环境下档案工作的制度化、规范化和档案资源的整合、综合开发利用等业务管理所面临的问题，笔者所在单位分步实施了馆藏档案的目录和全文的数字化，建立数字化应用平台，开展档案信息的网上服务，全面提高档案工作质量和效率，满足档案信息利用需求。主要通过搭建综合档案管理系统（以下简称综档系统），对档案数据进行集成和共享，避免出现信息孤岛所产生的信息不对称和利用延迟等问题，以便更好地为集团各部门提供档案利用服务。

    综档系统实际上是依托馆藏资源构建的局域网下的档案查询界面。在该界面下，业务人员可自行查询系统中公开的档案信息。档案信息的公开与否由归档部门完成。归档部门在移交档案时需要根据文件内容、文件涉密程度决定这份档案是否公开。档案管理部门在对归档文件进行整理、数字化加工后，将可公开的档案数据通过综档系统进行发布。如图1所示。综档系统作为集约化管理平台，通过对各个档案管理部门的点状管理模式进行整合、优化，形成多点互通、辐射全网的集成共享平台，以实现档案数据的互通、共享，避免信息孤岛的出现。综档系统下的档案公开利用，可以满足多用户、多终端并发查询利用的需求，特别有利于全集团范围内跨地域共享检索和利用档案。

    （三）推行档案的全文检索功能，实现线上线下双重档案检索途径

    笔者所在单位在推行档案信息化建设的过程中，对馆藏档案进行了数字化处理，当利用者查询档案时，可根据利用需求，通过计算机检索定位档案查询内容，然后通过“原文阅览”的方式在线查询档案数字化成果。并在此基础上，引入全文检索。全文检索依托数据库，根据用户的需求获取原文的相关内容。它对文档中的每一段落、文字进行相应检索，从而将它们在文档中的位置及出现次数记录下来，形成新的索引库。一旦利用者提出新的查询请求，输入所要查询的关键字，系统便就在新的索引库中进行相应检索，最后将检索结果反馈给利用者。这种查询方式（如图2所示），因检索的档案类别范围广，检索匹配的内容会自动生成，考虑到档案信息安全性的问题，在笔者单位的档案查询利用工作中，一般是通过专线连接至服务器，不通过互联网和局域网连接，按线下申请的方式进行查档服务，以保证档案数据的安全利用。利用者可先通过综档系统的共享平台自行查找所需档案信息数据，在查找无果的情况下，再去档案馆室查询。档案人员根据利用者的查询需求，选择题名、文号、全文关键字检索等途径查找定位利用者所需档案，实现线上线下双重查询途径，不仅提高了检索的速度，而且提高了检索的查全率与准确率。

    参考文獻：

    [1]赵屹，宋晓颖.网络环境下档案信息利用服务常新研究[J].档案与建设，2013（7）：10-12.

    [2]马仁杰，蔡璇，孟璐.论网络环境下影响档案利用行为的因素[J].档案与建设，2016（6）：10-13.

    [3]刘洪，马仁杰.面向网络优化档案利用工作三要素[J].档案学通讯，2003（4）：26-28.

    [4]宗文萍.档案信息安全保障体系建设研究[J].档案学通讯，2006（1）：5l-54.

    [5]常青，田野.全文检索技术在档案系统中的研究与实现[J].兰台世界，2015（32）：112-113.