公众参与式档案信息资源共建模式探析

    寇京

    摘要：本文通过对国内公众参与式档案信息资源建设的典型案例进行分析，归纳出公众参与档案信息资源共建的主要类型和模式，指出当前公众参与档案信息资源建设遭遇的困境，并为解决这种困境提出了相应的解决措施。

    关键词：公众参与档案信息资源建设档案信息组织

    随着社会的发展，公众参与的思想被越来越多的学科引入，社会学、传播学、信息学、管理学、档案学都赋予公众参与特定的解释框架，拓展了其内涵外延。公众参与档案信息资源建设是公众参与思想在档案领域的重要体现，公众参与档案信息资源共建是指档案机构利用互联网将社会公众的力量引入到档案信息资源建设中，通过转移档案信息资源建设权限的方式实现档案信息资源的丰富化、有序化和最优化。通过公众参与档案信息资源共建，档案部门不仅能够将由于人力资源限制而无法充分开发的馆藏资源开放给公众，突破档案资源建设的瓶颈，而且能够有效地提高档案资源开发与档案资源需求的契合度，用户从档案信息资源建设的旁观者以及资源的被动接受者和消费者，转变为主动参与档案资源开发过程的“生产者”，而“参与生产的人就是最关心生产的人，他们最理解自己的需求。”[1]更为重要的是，通过公众参与档案信息资源共建，个人、家庭、组织都可以创建属于自己的档案，档案不再只是国家记忆史的载体，而是构建多元记忆的重要工具。目前，国内外已经出现了许多公众参与档案信息资源建设的实践，档案学界对其研究也越来越多，但是仍缺少对公众参与式档案信息资源共建主要类型以及模式的归纳。基于此，本文在对国内外公众参与档案信息资源建设实践案例进行分析以及梳理相关文献资料的基础上，归纳出公众参与档案信息资源共建的主要类型和模式，指出公众参与档案信息资源共建所遇到的阻碍因素，并提出相应的措施，以期推动公众参与档案信息资源共建事业的更好发展。

    一、公众参与式档案信息资源共建的主要类型及模式

    （一）公众参与式档案信息资源共建的主要类型

    1.意见征集类。意见征集类是指收集公众对于档案信息资源建设的意见和建议，包括对档案部门缺少档案资源的需求、现阶段档案资源建设的改进方法等，这是最常见的公众参与檔案信息资源建设的类型。许多档案部门都通过档案网站和社交媒体平台来收集公众的意见，例如浙江档案网开设了局馆长信息、档案论坛、档案博客、网络投票等公众参与板块，通过这种方式档案部门与公众进行讨论，让公众参与到档案信息资源建设的相关决策中。

    2.档案信息组织检索类。档案信息组织是将处于无序状态的特定档案信息，根据一定的原则和方法，使其有序化、系统化的过程，以便人们有效地传递和利用档案信息。[2]此类公众参与档案信息资源共建行为主要是指引入公众的力量，使其参与档案信息资源的著录、建立索引、添加标签以及添加描述等档案信息组织活动中来，以便促进档案信息资源的优化配置。英国国家档案馆在官网上开辟Discovery平台，Discovery平台有超过3200万的档案文件，英国国家档案馆为Discovery引入标记工具，允许用户为文件制定关键词和添加描述短语，以帮助其他用户找到他们以前不知道的文件。[3]另外，英国国家档案馆于2008年加入到Flickr站点，并在站点上公布大量图片档案，部分图片档案并非所有都经过准确描述，还有部分图片档案未经准确描述，这些图片档案详细情况还有待发现，因此英国国家档案馆对所有浏览者开放添加标签、描述等权限，充分发挥庞大的用户群的作用，对这些图片档案进行深度挖掘。美国国家档案馆的“公民档案工作者”项目，公民通过“Tag in Flickr”标记国家档案馆在Flickr上的图片，每个人贡献的档案标签都可以帮助下一个利用者去发现档案中的信息，例如为第二次世界大战的海报做标签。[4]荷兰“重在参与”项目的“为玛利亚奥地利研究图片添加标签”活动，新加坡的公民档案员计划中的“海峡殖民地时代的手写公文及信件标注”活动都是档案信息组织检索类的参与活动。[5]

    3.档案内容生产类。档案资源内容生产类是指公众参与到档案信息资源的征集、转录以及编研等活动中，这是公众参与式档案信息资源共建的最主要类型。辽宁省档案信息网开设的社会档案人专栏鼓励用户参与到“清圣训——崇谟阁本”等百度词条的编辑中，[6]沈阳市档案信息网开设“家庭档案”专栏，鼓励每个家庭建立自己的家庭档案，号召社会公众上传自己家族珍贵的照片、录音、录像、文章、老奖状等，[7]美国国家档案馆开展的“这里发生的历史”照片上传计划，“烟雾熊自然故事”转录计划等[8]就是其中的典型案例。

    （二）公众参与式档案信息资源共建的主要模式

    公众参与式档案信息资源共建将档案部门以外的外部主体引入到专业性档案信息资源建设工作中，以网络为媒介，使每个人都可以成为参与者，所有参与者构成一个虚拟的网络社区，最终实现档案馆与公众协同作用共建档案信息资源。

    1.“权限转移”模式。是指档案部门将原来由档案专业人员从事的档案信息资源开发工作的部分权限，通过一定方式转移给社会公众，档案部门开始接纳外部人员参与到档案信息资源开发中。该模式是汲取公众智慧来弥补档案工作者在知识能力和人力成本上的缺陷，动员公众参与大量档案信息加工和处理，这类档案信息往往难以依靠程序解决，而需要大量人力成本和智力成本投入来进行数据源处理。最典型的形式就是档案众包。

    2.“征询—接受”模式。是指个体或组织作为档案机构的服务用户，参与到档案信息资源建设的改善中。档案机构利用社交媒体或其他方式征询用户对档案信息资源建设的意见和建议，包括缺位资源的用户需求以及对已有或新建资源的用户体验等。这是公众参与档案信息资源建设的另一种模式，公众通过影响档案机构来达到影响档案信息资源建设工作，从而实现另一种参与。

    二、公众参与式档案信息资源共建的困境

    （一）档案部门角色定位的模糊

    国家政策以及资金的支持与公众参与档案信息资源共建事业的发展息息相关，如果能得到国家政策及资金的支持必将促进此项事业的快速和健康发展。但是国家政策的缺失以及资金的缺乏使得档案部门不能放开手脚来推进公众参与式的档案信息资源建设。这在一定程度上使得大多数档案部门的角色定位还是“控制者”，没有给予公众和组织足够的信任以及平等的地位，不利于公众参与档案信息资源建设事业的发展。

    （二）公众参与档案信息资源共建意识不强

    目前来说，我国的社会档案意识和公众参与意识还不是很强，公众没有认识到档案、档案工作对于社会发展进步的重要作用，对于参与档案资源建设以及参与档案信息资源建设的价值更没有清晰的认识。同时，公众参与档案信息资源共建的动力也是不足的，仅仅靠新鲜感吸引公众来参与一次或者是几次档案信息资源建设是没有意义的，如何吸引公众参与到档案信息资源共建行动中是摆在档案部门面前的一个问题。

    （三）公众参与档案信息资源共建的质量良莠不齐

    公众参与档案信息资源共建很大的一个特点就是开放性，任何公众都可以通过一定的方式参与到档案信息资源共建活动中。但是这同时也带来了一个很大的问题，由于公众参与档案信息资源建设前档案部门并不清楚参与者的参与动机、文化水平、社会背景等，就很容易导致公众参与档案信息资源建设的质量良莠不齐，如为档案文件添加错误的描述信息、图片标签描述不准确、翻译转录出错等。

    三、公众参与式档案信息资源共建的措施

    （一）争取政策资金支持，实现角色转变

    档案部门要组织专家学者展开对公众参与档案信息资源共建的必要性、可行性、具体实践内容、可获得效益、安全质量保证机制等一系列相关内容进行论证，并将论证成果汇集，积极向有关部门展示，为获得国家政策和资金的支持打下基础。另一方面，档案部门要正视新生事物，向“指导者”和“服务者”角色迈进，下放权力，引入公众力量參与到档案信息资源建设中来，努力为公众提供参与档案信息资源建设的机会和平台，并努力解决各种阻碍因素。

    （二）建立质量控制机制

    通过对公众参与成果和对参与者的质量控制，保障公正参与档案信息资源建设的质量。对于开发成果本身，要建立双层筛选机制，首先，制定一套完整有效的标准，让开发者进行自我评议及初次筛选。再次，将自我评议后的成果交由公众进行集体评议并再次筛选，如果遇到争议的内容则交由专家审议团再进行评议，最终筛选出最优资源。而对参与者的质量控制指的是完整记录参与者参与档案信息资源建设的成果，定期组织对参与者的参与成果进行质量评价，根据长期的质量评级对参与者进行评级。对不同的等级，给予不同的开发权限，但等级不是永恒不变的，而是定期重新评价。

    （三）建立激励机制

    为了激励公众参与档案信息资源建设，在建立健全对参与者绩效评价机制，科学公正动态地进行绩效考核的同时，还要结合外部激励和内部激励，运用多层次的激励手段实现对参与者的持续激励。例如，为参与档案信息资源的公众设定一定目标，引导个人目标和档案部门开发档案资源的目标一致，激励公众参与；给予参与档案信息资源建设的公众一定的奖品或者奖金，如荷兰的“重在参与”项目给予参与者积分奖励，积分可以兑换档案商品；给予参与者以精神嘉奖，如提供荣誉证书、树立榜样、设置荣誉墙等。

    注释及参考文献：

    [1]王水莲，苏慧文.商业模式管理[M].北京：经济管理出版社，2014：140.

    [2]洪漪.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社.1998：2

    [3]张学斌.国外档案信息资源开发的新方式探析——以英国国家档案馆为例[J].档案与建设，2014（3）： 17.

    [4][8]National Archives .Tagging Missions[EB/OL].[2016-11-20]. https：//www.archives.gov/citizen-archi？ vist/tag/missions.

    [5]联合早报网.“公民档案管理员”借助群体推动历史研究[EB/OL].[2015-03-10].http：//www.zaobao. com/realtime/singapore/story20150310-455271.

    [6]赵淑梅，杨婉悌，赵丹阳，王梓林.“社会档案人”的培育[J].中国档案，2014（11）：70.

    [7]沈阳市档案信息网.沈阳网微访谈——走进沈阳市档案馆[EB/OL].[2015-10-12.]http：//www.sydaw. gov.cn/sydaj/gzfw/zxft/content/ 8a81169d5059fbf1015059ff7f370003.html.