我国社交媒体文件归档中的鉴定问题研究

    高晨翔+黄新荣

    

    摘要：本文以社交媒体文件的类别划分为基础，对社交媒体文件归档的鉴定原则与基本方法进行分析，探讨与鉴定环节密切相关的社交媒体文件归档中的时间问题，提出了社交媒体文件的部分鉴定、前端鉴定方式及其应用条件，并结合实际阐述了不同类别社交媒体文件的归档周期。

    关键词：社交媒体文件归档价值鉴定归档时间

    作为网络时代电子文件的特殊形式，社交媒体文件的归档工作已经在英美等发达国家全面展开。近年来，社交媒体文件的归档问题逐渐引起我国档案界的重视，部分学者就国外社交媒体文件归档的政策内容、组织架构、归档方式及组织环境等问题进行了分析，部分省市的档案馆也已经对本馆所发布的社交媒体开展了实验性的保存工作。社交媒体内容庞杂，种类繁多，档案部门在归档与保存时如何对其进行甄别，确保社交媒体文件的基本质量与利用效果，以及如何确定归档的周期，确保归档工作的连续性与规律性，是社交媒体文件归档活动中亟须解决的问题。

    一、我国社交媒体文件的类别划分

    在阐述鉴定工作的基本原则与方法前，需要对社交媒体文件产生与归档的主体及客体进行分类。我国的社交媒体，依据冯惠玲教授的分类，大致有“创作发表型、资源共享型、协同编辑型、社交服务型、C2C商务网站”[1]五种类型。结合我国机关单位与档案馆平时在行使基本职能、进行业务活动以及与公众互动时较多采用新浪微博与腾讯微信两种社交媒体平台的实际情况，笔者分别对社交媒体中的微博与微信文件类型作如下划分。

    （一）政务性社交媒体文件

    政务性社交媒体文件包括与国家机关日常职能活动相关的微博与微信内容，分为政务微博、政务参与性微博与政务微信三种类型。

    1.政务微博。国家机关在其日常职能活动中发布的与本机构业务相关的微博，这类微博的发布主体是本机关内部的信息化办公室，而微博文件的采集与归档则由发文机关及该地区的公共档案馆联合负责，由公共档案馆负责政策制定与技术指导，由发文机关具体实施归档工作。

    2.政务参与性微博。个人、企业及社会组织利用微博行使公民基本权利、与国家机关进行互动时发布或评论且转发的微博。政务参与性微博的发文主体包括企业、个人、非政府组织等，这类微博的归档同样由本地区的公共档案馆统一负责。

    3.政务微信。政务微信的性质与内容类似于政务微博，指机关职能部门在其日常职能活动中利用官方认证的微信公众号发布的、与本单位业务相关的微信内容。二者的区别在于政务微信界面更为明晰，信息组织体现出明显的结构化、体系化特征。政务微信的发布主体是本机关内部的信息化办公室，发文机关与本地区的公共档案馆负责归档。

    （二）区域记忆性社交媒体文件

    区域记忆性社交媒体包括区域记忆性微博和区域记忆性微信。与政务性社交媒体文件不同的是，这类社交媒体一般不带有政务性。区域记忆性微博与微信分别由新浪和腾讯官方认证的微博账号和微信公众号发布与城市物质文明、精神文明、社会记忆相关的内容。其发布主体一般是经过官方认证的社会团体、组织及个人，而归档主体一般为承担本地区文化信息资源建设职能的公共图书馆。现阶段，在对此类社交媒体文件进行保存时，仅归档由官方认证的、文章整体质量较高的社交媒体所发布的内容，在进一步观察归档效果与质量后再逐步扩大归档范围，以避免美国国会图书馆归档全部Twitter内容而难以开发利用的窘境。

    二、我国社交媒体文件价值判断的基本原则

    “归档本质上就是价值选择的过程”[2]，而价值理论指导下的鉴定工作则是档案取舍的过程。鉴定工作是档案管理中难度较高、主观性较强的管理环节。相比真伪鉴定，决定档案存毁与保管期限的价值鉴定工作主观性更强。尽管位列档案学界三大理论之一，档案价值鉴定理论在实际工作中能够给予档案工作者的帮助十分有限，造成许多价值还未显现的档案被提前销毁。20世纪90年代，特里·库克和伊斯特伍德等加拿大知名档案学者提出档案的“宏观鉴定”思想，强调档案应体现文件形成的相互联系，档案的价值取决于社会结构。这一思想对北美地区档案鉴定工作产生了深远影响，并有效指导了加拿大政务档案鉴定方案的制定，该方案中提到“统一鉴定标准；针对不同责任者、不同的工作职能部门制定具体的文件处置实施方法；依据机构不同职能对文件进行类别划分；严格处理非法销毁档案行为”[3]等内容，明确的鉴定标准、严格的鉴定程序、始终以保护档案信息资源为原则的鉴定态度是社交媒体文件进行鉴定时必须考虑的内容。

    在我国现行档案工作体制下，鉴定工作一般由机关单位档案室完成，具有保存价值的档案在档案室保存一定年限后移交公共档案馆，没有价值的档案则予以销毁。鉴定机构通常是根据《中华人民共和国档案法实施办法》及地区、行业的档案管理办法制定本单位的鉴定制度，因此不同地区、不同机关的档案室所采取的鉴定方法也不统一。基于此，为了最大限度地对有价值的社交媒体文件实行长期保存，本文提出对社交媒体文件实行部分鉴定。部分鉴定，即对社交媒体文件进行类别划分，对其中的一部分进行鉴定，而另一部分则无需鉴定、直接保存。部分鉴定原则的依据有三点：一是信息时代，云计算技术极大地提升了人们的存储能力，打破了存储的时空限制，在宏观层面消除档案保存的空间障碍不再是一个伪命题，因此对部分社交媒体文件不进行鉴定而直接存储，在技术上具有很强的可行性。二是档案工作中既有的鉴定理论和原则内容具有一定的模糊性和主观性，操作性不强，对社交媒体文件进行归档后鉴定，其工作量必然成倍增长，即使是理论水平很高的专家组与经验丰富的工作者也很难保证在面对如此巨大的鉴定工作量时不出纰漏，因此必须以更高效、更稳健的方式来解决海量档案信息的鉴定问题。三是部分鉴定不代表完全不鉴定，鉴定的重点落在本文提出的政务参与性微博和区域记忆性社交媒体文件部分，这里利用的鉴定方法笔者将其定义为前端鉴定，即在归档行为之前利用一定的工具，制定特定的標准、列表来完成社交媒体文件的价值判断，之后再进行归档。

    三、我國社交媒体文件归档中的鉴定方法

    （一）政务性社交媒体文件的部分鉴定

    美国和澳大利亚国家档案部门在社交媒体文件归档政策中分别以“与政府机构职能、业务相关性”为核心提出了四个判断政务社交媒体文件的问题，如“社交媒体内容是否包含该机构政策、业务与职责的证据；这些信息是否只存在于社交媒体平台”[4]以及“机构使用社交媒体是否产生了业务活动的证据；这些社交媒体文件是否需要被输入文件管理系统中”[5]等。对于政务参与性微博，也可以使用类似的方法来进行判断。基于上述定义的政务参与性微博概念与主题组织的形式，笔者也提出四个问题以帮助综合档案馆进行价值判断：第一，个人、企业、社会组织等发布者发布的内容是否与本地区具有影响力的、社会关注度较高的重要事件相关，这些内容集群是否能够组成一个热点话题以建构主题；第二，发布的内容是否与国家机关的基本职能或业务相关；第三，发布的内容结构是否规范（至少应有语义明确的文字表述），内容的是否合法，是否是作者合理合规的诉求、评论、参与；第四，发布的内容是否牵涉发布者或其他主体的隐私。综合档案馆需要根据以上问题完成鉴定后再进行归档。虽然这样的问题仍然带有一定的模糊性，但是其中的客观标准更为明显，可以在很大程度上简化鉴定工作，以一定的模糊性来换取归档的全面性，进而比较完整地保存社会记忆。

    依据部分鉴定的原则，笔者建议政务微博与政务微信暂不进行鉴定，由各机关职能部门将本机关产生的政务微博及在归档范围讨论中提到的描述性信息一起归档。因为政务微博和微信的归档主体过于庞大，几乎涵盖了国家机关的所有部门，不同部门的文书工作人员知识水平与信息识别能力参差不齐，主观的判断标准难以统一。在归档主体泛在化的环境下，传统的鉴定理论难以利用，若贸然进行文件存毁的选择可能导致信息的永久丢失。机关发布的社交媒体内容普遍以文字和图片为主，现有的云计算体系与异构数据库系统可以完成对这些信息的全部存储。

    （二）区域记忆性社交媒体文件的前端鉴定

    前端控制是档案学界提出的针对电子文件质量控制层面的管理原则，指出档案人员应参与到电子文件系统的设计和运维活动中，电子文件的质量控制应始于文件制作与生成时期，这样后期的档案管理工作才能够建立在科学、完整的基础上。在社交媒体文件归档的鉴定工作中，可以借鉴前端控制思想，在鉴定工作开展之前先行制定明确可行的鉴定标准和执行框架，并将鉴定工作向前推进到社交媒体的采集阶段。这样，在进行社交媒体文件的采集时，便可以依据相关标准重点关注符合标准的、日常发布内容质量较高的官方微博和微信公众号，剔除那些更新频率低、文章质量有限的官方微博和微信公众号，有效降低鉴定工作的任务量与难度。因此，笔者建议对区域记忆性的微博与微信采用前端鉴定的方式进行价值鉴定。即在归档前依据微博与微信综合影响力的定量结果制定归档的列表，由公共图书馆根据归档列表对其中列出的微博账号、微信公众号内容进行统一归档，列表还可以根据社交媒体平台影响力的变化进行修正。清博大数据公司与清华大学新闻传播学院研究团队合作制定了关于微信与微博影响力的量化研究指标WCI（微信传播指数）与BCI（微博传播指数），可以成为归档列表制定的重要依据。以WCI指数为例，WCI指数以层次分析的形式确立，制定了2个一级指标（阅读指数、点赞指数）与6个二级指标（日均阅读量、篇均阅读量、最高阅读量；日均点赞数、篇均点赞数、最高点赞数）[6]，作为社交媒体文件价值判断的定量依据，很大程度降低了传统鉴定方式中的主观干扰。然而，该指数体系在指标选取的科学性与指标的全面性上还有待实践检验，因此应将其作为社交媒体文件归档价值判断的依据之一。此外，还需要图书馆、档案馆及其他信息、情报研究机构对区域内WCI指数较高的公众号按照政策标准和工具进一步筛选、删定，完成归档列表的制定。基于此，笔者提出了如图1所示的归档列表制定的技术路线。

    （三）社交媒体文件的归档时间

    传统的纸质文件归档是由国家机关的文书部门在每年的上半年将上一年度积累的、具有保存价值的文件经过初步整理后移交给本单位档案部门保管。然而，社交网络的易变性与内容的易失效性决定着社交媒体文件的归档需要以更科学、灵活的时间进行。

    1.政务微博、微信的归档时间。为了保证国家机关归档行动的统一性，同时遵循各机关政务信息工作的基本规律，笔者建议按照发文频率的不同制定归档周期。这样，职能相异、发文频率差异较大的机关部门可根据地区公共档案馆的政策要求以及本机关的实际情况，对本机关发布的微博、微信进行归档，所有发文机关应以月为单位组织、整理本机关归档的社交媒体文件，完善文件之间的联系，并于每年上半年随纸质文件一并向本单位档案部门移交，由档案部门负责提供利用。

    2.政务参与性微博、区域记忆性微博与微信归档时间。从发文的规律性来看，政务参与性微博的归档具有时间上的集中性和偶然性，相比之下区域记忆性微博和微信公众号的文章发布有着更强的规律性，因此归档时间应当具有明显的周期性。（1）政务参与性微博。应采用弹性时间，对具体的周期不作明确限定。档案馆工作人员首先应组织有价值的话题进而形成主题，再借助微博平台发起的话题与归档工具对相关内容进行集中采集，按主题的形式进行组织，将每个主题看作一个整体性的文件集，完善主题的元数据。以年为单位进行进一步的统一整理与保存，以达到对本地区年度重要事件进行明确记录的目的，完成整理后应及时向用户开放。（2）区域记忆性微博与微信。上文提到区域记忆性微博与微信按列表进行归档，归档列表的制定意味着在归档时间意义上的工作简化。由于列表中各认证微博及公众号的发文频率有差异，各级公共图书馆可以以周为单位对列表内的微博账号及微信公众号发布内容进行统一归档，按照一定的标引与著录方法对收集的内容进行类别划分与主题组织，并以年为单位进行总体性、回顾性的组织与整理，完成上述工作后应及时提供利用。

    *本文为2016年国家社会科学基金项目“社交媒体文件的归档与管理标准体系研究”（项目编号：16BTQ093）的阶段性成果。

    注释及参考文献：

    [1]孙洋洋.社交媒体在社会记忆建构中的介入机制探析[J].档案与建设， 2015（3）：4-7.

    [2]邢变变，孙大东.网络信息归档的模式与方法研究[J].北京档案，2016（2）：13-16.

    [3]张姬雯，薛春刚.加拿大政务档案的宏观鉴定法[J].档案与建设， 2002（5）：39-43.

    [4]NARA.Guidance on managing social media record[EB/OL].[2017-1-5].

    http：//www.archives.gov/records–mgmt/bulletins/ 2014/2014-02.html.

    [5]National Archives of Australia. Social Media：An？ other Type of Commonwealth Record[EB/OL].[2017-1-5].http：//naa.gov.au/records -management/agency/dig？ ital/socialmedia/index.aspx.

    [6]北京清博大数据科技有限公司.微信传播指数WCI（V12.0）[EB/OL].[2016- 12- 01]. http：// www.gsdata.cn/site/usage#WCI.