探讨医院档案管理问题与信息化建设
黎希文
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）4-089-02
摘 要 随着信息时代的来临，在信息技术的依托下，各行各业都获得了空前的发展空间，为经济社会的发展和进步奠定了坚实的基础。尤其在医院档案管理中，提升信息化管理程度，不仅能够提升档案管理的有效性和真实性，防止信息失真，更能够为提升医院服务质量提供动力。因此，档案管理单位应该认识到当前档案管理中存在的问题，采取信息化手段提升管理质量，从而帮助医院提升社会效益。本文主要研究医院档案管理中存在的问题和信息化建设策略。
关键词 医院建设 档案管理 问题 信息化对策
在医院档案管理的过程中，由于资源配置不足，信息化基础设施不完备以及档案管理制度存在缺失等问题，严重影响了医院档案的管理水平，信息失真、不完整的问题层出不穷，不仅严重影响了档案的利用效率也在一定程度上限制了医院的发展。因此，医院档案管理部门应该与时俱进，将信息化技术应用到档案管理当中，优化管理水平的同时，提升医院的整体服务质量。
一、医院档案信息化管理的基本概况
（一）医院档案信息化管理的基本内涵
档案的信息化管理，大体上分为两方面的内容，首先是利用信息技术和科学手段，对医院的各类档案信息包括人事调度资料、患者的基本信息以及设备储备等档案内容进行信息化和集成化的管理，同时由技术人员将这些档案内容进行编号并进行有序分类，从而提升查询和检索效率，为后续的保管和应用奠定基础。其次是实现信息档案的物流化管理，从传统的纸质化管理向信息化管理的方向转变，创新档案管理模式的同时，更新管理方法和管理效率。
（二）医院档案信息化管理的内容分析
在医院数据资料信息化管理的过程中，通过网络计算机、扫描仪的应用，将医院人事信息、患者资料等存档，以统一的格式和目录编排录入到计算机当中，以备后续的查询和管理。在推动工作流程化的过程中，可以适当对档案信息进行编目安排和分类排序，先确定医院档案管理的有效机制，再统筹优化档案管理人员，防止不必要支出造成的麻烦和危机。除此之外，為了促进医院档案信息的统一性管理，还应该加强医院办公系统的安全性和信息化，设定分级索引，以便用户能够第一时间登录存储网站进行信息检索和查询。
（三）医院档案信息化管理的条件
首先，想要提升现代化医院档案管理的有效性，医院管理者应该更新信息化管理理念，积极引进信息化高端档案管理设备，为信息的获取和档案的管理提供优质的平台条件。其次，要求医院的局域网络要发达，不仅能够满足信息的传播，同时还能够提升档案的上传和下载速度，节省时间的同时提升档案管理效率。最后，请专业技术人员建立合理化的医院档案管理资源库，针对医院中医护人员和非医护人员的分类化需求，建立多种资源搜索机制，从而提升医院档案的使用效率。
（四）促进医院档案信息化管理的重要性
首先，有利于传统医院档案管理机制的更新。当前，随着时代的发展和进步，信息化技术逐渐成为人们生产的重要载体。尤其在医院管理中，无论是医护人员还是普通民众，对于档案信息的获取需求和依赖逐渐加深，这就要求医院档案管理要摆脱传统纸质化管理向信息化方向转变，这样既能提升档案信息数据的共享率，同时也能及时更新档案的内容，提升档案管理的时效性。其次，有利于提升医院档案的管理和应用水平。从传统意义上来讲，医院档案管理的现代化和信息化程度不高，导致医院档案信息的落后，不仅无法为患者提供最先进的救治，甚至也影响了日常服务效率。但是通过信息化技术手段的应用，医护人员平时学习中可以随意调取电子档案信息，为学习提供了极大的帮助，并从根本上优化了医院档案的管理水平。最后，有利于优化医院的服务质量。推动医院档案的信息化管理，不仅能够剔除档案中陈旧腐朽的信息资源，同时还能在一定程度上将先进的救治手法和医院管理理念加入到其中，更新了医院的档案资源库，使档案信息得到了更有效的开发和利用，从而极大地增加了医院档案的使用寿命。
二、医院档案管理中存在的问题
（一）纸质化管理模式根深蒂固，缺乏专业化档案管理人才
当前，虽然大部分行业已经逐渐将科学技术融会到日常的加工生产中，为经济的建设提供了保障。而且医院在服务上，也将挂号取药、看病取单等流程上加入了信息化元素，既节省了患者的时间，也提升了救助效率。但是在档案管理方面，部分医院依然沿用传统的人力纸质化管理模式，不仅不向外界开放，而且相关从业人员想要查阅文献和资料，还需要自己翻找和查阅，严重浪费了时间，而且由于人力工作的局限性，还无法保障档案信息分类完整准确，档案失真或交叉管理的情况层出不穷，严重影响了档案应用效率。再加上部分医院并未为档案管理人员提供信息化的培训，其工作内容繁多而复杂，而且缺乏一定的理论和实践支撑，在长期闭塞的情况下对于档案的管理也缺乏耐心和责任心，档案管理记录、档案丢失以及失真等问题，都成为影响档案使用效率和医院管理水平发挥的最根本因素。
（二）档案管理机制不规范，配套基础设施严重不足
就目前来讲，我国医疗行业当中，高端医疗设备的普及程度还不高，而且部分偏远地区的医院，连基本的医护人员都相对匮乏，更谈不上医疗设备的更新和普及，医院档案信息化管理程度和水平随各地经济差异而具有极大的差距。归根结底是我国还没有出台与医疗设备或医院档案管理相契合的法律机制，在制度的制定上大多遵循的是普遍的档案管理方法，与医院实际的档案管理和运行效果存在明显偏差。再加上医院在日常运行的过程中，除了要进行档案管理之外，医疗救助和其他各项软硬件的开发都需要资金资源的支持，以及人力资源的统筹规划，在这些基础条件都相对不足的情况下，如果管理层再没有明确的档案信息化管理认知，在态度上不予以重视，最终只能导致档案管理的信息化水平和利用效率不足。
（三）档案资源管理调配不足，难以进行有效的资源共享
医院在未实行信息化档案管理之前，各类档案的存储大多密封，属于机密文件，在未经过上级许可的情况下不可随意翻阅和查找，防止越权和医院核心文件的泄露。但是随着时代的发展和进步，医院在运行的过程中，档案管理中的信息资源存储文件，除了部分机密文件被严密存储之外，还包括医院的人力资源信息、患者病例或住院信息，甚至一些医院将学术论文、救助实践方案和基本养生方法也纳入到档案管理当中，类型丰富的同时，也为档案管理者增加了工作的难度。虽然也有部分医院已经认识到档案信息化管理的重要性，对以上几类内容进行了分类管理，但是从根本上还是内部开放，未公开一些可供大众参考的档案信息，使得一些优质资源无法做到即时共享，既影响了档案资源的利用效率，同时也不利于医院树立良好的社会形象。
三、医院档案管理的信息化建设措施
（一）创新档案管理模式，吸纳优质信息化档案管理人才
在医院档案的管理工作中，相关部门应该认识到传统纸质化管理已经难以满足现代化医院的建设需求，需要从实际出发，创新研究管理模式，积极吸纳和培养出与时俱进的信息化档案管理人才。具体来讲，提升各环节的信息化管理水平，为档案信息化管理提供前提。要求医院网络互通，档案管理部门与各个部门的信息相互对接，例如患者在办理病历卡的时候，其个人信息资料能够统一及时地上传到档案信息部门，便于后续的信息查找和病例检索等，以为其提供最及时有效的治疗。其次，科学技术的进步，也应该从推动档案信息化管理出发，更新医院的档案信息存储系统、数据管理平台以及大数据存储机制等，为档案管理信息化水平的提升提供条件。最后，在档案管理人才优化领域中，一方面要积极吸纳刚毕业的信息化管理人才，使其能够用新思想、新观念进行档案管理工作，提升工作效率；另一方面要对以往档案管理员工进行培训指导，提升其信息化水平和计算机处理能力，进而提升医院档案信息化档案管理水平。
（二）优化资金资源的投入，完善信息化档案管理的配套工作
科学技术作为实现医院档案信息化管理的重要支撑，必须要强化科学技术的应用，加深资金资源的投入效率，才能提升医院档案管理水平，以实现电子化、智能化和系统化的档案信息管理。在具体的资金资源投入中，首先应该加强资金的投入力度，做好调控和预算管理工作，除了人才、设备引进等拨款之外，相关部门也应该加大对医院档案管理的资金支持力度，侧重对无纸化档案管理的引导，为医院提升服务质量奠定基础。其次，在配套工作完善的方面，医院中的各部门应该积极配合档案管理部门地工作，查阅档案的过程中要遵守纪律，保证节约查询的实名制，从而实现医院档案管理信息化、一体化办公。
（三）构建有效的档案资源管理制度，提升档案信息的共享效率
任何管理工作的实行，都需要在制度体系下进行。因此，想要提升医院档案管理工作的有效性，医院需要与其他档案管理部门联合建立相关的档案管理机制，包括对电子文檔存储方法的判定、信息记录原始凭证的判定以及电子文档搜集、保密和传输管理等机制。同时，针对当前信息化医院档案中不同的信息内容，要通过不同的渠道进行封闭管理和公开，其中机密性文件只有在相关部门签发的情况下才允许传阅；医护人员等人力信息和患者信息不能被公开；项目专利、学术论文和救助方法等内容要根据其等级进行不同的公开处理和管理；而针对一些医院日常的档案信息和基本养生、自救常识等档案，可以让用户随时在相关客户端或官网上查阅搜索，以拉近医院和群众之间的距离，提升信息资源的共享效率。
四、结语
推动医院档案的信息化管理，不仅能够提升档案管理效率，促进信息资源的共享，同时还能在一定程度上优化医院的服务质量。因此在实际的信息化建设中，档案管理部门应该更新思想，强化档案管理的信息化水平，积极引进相关技术和智能化平台对档案信息进行归正和分类，提升档案信息真实性、有效性和即时性的同时，为医院服务效率的提升奠定坚实的基础。
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