浅析文书档案管理中存在的问题及对策

    郝雷

    摘要：文书档案管理是企事业单位档案管理的重要内容，其管理水平的高低直接影响着企事业文书资料的完整性和质量。随着信息化时代的到来，企事业单位的文书档案管理也迎来了新的挑战，传统的文书档案管理的工作也逐渐呈现出一些问题。所以在新的社会背景下，提升文书档案的管理水平，实现文书档案的价值，是企事业单位文书档案管理工作的主要目的。本文通过分析文书档案管理中存在的问题，探讨企事业单位如何才能够提升自己的文书档案管理水平。

    关键词：文书档案；管理；问题和对策

    文书档案主要指的是企单位内部重要事件的文字资料，其能够客观的反映出企事业单位的活动状况，其管理水平的高低也直接反映着企事业单位整体的管理水平，也对企事业管理水平的一个重要的评价标准[1]。随着社会主义市场经济的发展，我国的企事业发展进入了一个新的阶段，但是文书档案管理工作却停滞不前，存在着许多的问题，比如领导不重视、工作内容不清晰、检索效率低下、人员素质不高等。对于这些问题，企事业单位的相关领导层要积极引起重视，充分认识到文书档案管理工作对企事业发展的重大作用，并能够积极采取策略提升文书档案管理水平，促进企事业单位的整体发展。本文通过分析现阶段企事业单位文书档案中存在的问题，探讨如何提高文书档案管理水平的策略。

    一、现阶段文书档案中存在的问题

    （一）领导缺乏对文书档案工作的重视。由于文书档案管理属于文职工作，在很多企事业单位，领导层对于这项工作的认识不充分，认为只要做好档案的存档和规整即可，和企事业单位的经济效益没有直接的关系，没有充分认识到档案管理工作对企事业单位的重要作用，从而导致工作人员在工作的过程中存在着敷衍了事的态度，导致文书档案管理工作效率低下，从而对整个档案管理工作造成一定的影响，阻碍了企事业单位的发展。

    （二）不清楚文书档案管理工作的具体内容。文书工作和档案管理工作是两种不同的工作内容，文书工作是档案管理工作的前提，所以只有充分做好文书工作才能够进一步促进档案管理工作的进行。但是目前不少企事业内部工作人员对于这两项工作时常混淆，不能够很好的协调管理，在文书工作的过程中忽视了和文秘工作的交接，从而导致文书档案管理工作难以进行。文书档案管理工作人员只有充分认识到文书工作和档案管理工作是相互联系的，才能够真正做好文书档案管理工作。

    （三）文书档案检索效率低。由于传统的文书档案管理都是通过纸质在进行存档和整理，在检索的过程中需要通过申请、签字、查找等一些列的手工操作，浪费了大量的时间，尽管进入信息化时代不少企事业单位已经引进了计算机检索的方式，但是还是沿用传统的手工检索方式，大大降低了文书档案的检索效率，使得文书档案没有发挥应用的作用。

    （四）管理人员素质不高。目前很多企事业单位中的文书档案管理人员大多学历较低，多为临时工，且跳槽严重，这和领导不重视文书档案管理工作有关，也是因为其对于档案管理团队的培训力度不足，一些工作人员往往入职第二天就开始负全责，且文书档案管理工作的人员较少，从而导致工作人员不能够应对档案的管理日常工作，造成文书档案管理工作效率低下。所以相关领导层要加大对文书档案管理人员的培训力度，从业务能力和思想素质方面加大提升管理人员的工作效率，有效促进文书档案管理工作的水平。

    二、提升文书档案管理水平的策略

    （一）改变观念，重视文书档案管理工作。要想真正提升事业单位内部文书档案管理的水平和效率，就必须有效转变对文书档案管理工作的既定思想，相关领导要积极通过业务培训和思想培训，树立工作人员的文书管理意识，明白管理流程，积极提升工作人员的工作待遇，让他们更有动力的进行文书档案管理工作的创新。除此之外，相关人员还要积极引进国外先进的档文书案管理理念，用现代化的思维进行文书管理工作。

    （二）引进先进管理体系，提升文书档案的检索效率。文书档案是一个事业单位发展的重要资料，通过文书档案可以有效的把握事业单位发展的历程，具有特定的文化价值和历史价值[2]，所以事业单位要对相关的文书档案进行妥善的保存，同时还要提高利用效率，不能够将档案放在档案室或者数据库中就不在光顾，要充分发挥档案管理在企事业单位发展过程中的作用，只有提升对档案的利用效率，才能够更好的体现出档案管理工作的意义和重要性。提高对档案的利用率不仅仅是要对文书档案进行定期的查阅，还要通过引进现代化的档案管理系统，实现档案管理的网络化和数据化，让每一个员工都能够在自己需要的时候随时查看所需的档案，减少档案利用的制约因素，凸显档案管理的实际意义和价值。

    （三）加强对工作人员的培训，提升管理团队素质。企事业单位内部文书档案档案管理人员缺乏专业的管理技能且流动性大是造成管理水平低下的重要原因，所以在新的社会背景下，是企业单位应当对相关的工作人员进行管理工作的定期培训，让他们能够充分意识到文书档案管理工作的意义和职责，从而能够重视和全身心的投入到文书档案管理工作中去。在出现人员变动的情况下，管理人员应该就自己所负责的内容进行交接，避免出现可能的纰漏和问题[3]。在出现岗位空缺的情况下，事业单位要积极招聘新的管理人才，避免档案管理工作出现空挡。在信息化时代，对于文书档案管理人员的培训工作还应该包括使用现代化的档案管理系统的技能，积极引进现代化的管理设备，实现档案管理工作的网络化。

    结束语：文书档案工作作为企事业单位档案管理工作的重要内容，对于企事业单位的整体发展具有非常重要的作用，具有特定的历史价值，所以企事业单位在发展的过程中要逐渐重视文书档案管理工作，加大对员工的培训力度，提升管理团队素质，引进先进的现代化管理系统和理念，提高文书档案的检索效率，只有这样才能够真正发挥档案管理工作的重要作用，凸显文书档案的中重要价值，更好更快的促进企事业单位的发展。

    参考文献

    [1]林岭春. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 办公室业务，2016，03：66+68.

    [2]谭禄. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 赤子（上中旬），2014，19：245.

    [3]柯慧. 浅析文书档案管理中存在的問题及对策[J]. 长江丛刊，2015，19：122.