航天行业档案工作标准建设初探
熊瑶
摘要：本文就航天行业档案工作标准建设存在的问题，提出充实标准内容建设；加强标准研制的全过程管控；注重标准的实际指导价值等建议。
关键词：档案工作航天档案标准建设
档案工作标准，是以档案工作领域中重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。目前，按照制定发布主体的不同，我国档案工作标准，可以分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。1991年，国家档案局发布《档案工作标准体系表》，从标准化对象的角度将档案工作标准划分为基础标准和业务技术标准两大部分。其中，基础标准是指对标准化工作有指导作用，并在制定标准时广泛应用的标准；而业务技术标准则是以档案业务工作的“六大环节”为依托制定的相关标准。结合上述规定，笔者认为航天行业档案工作标准是指由中国航天标准化研究所主导编制，适用于航天行业，对该领域内的档案工作具有指导意义的企业标准。航天档案工作标准作为航天标准化体系的重要组成部分，是实现档案工作科学化、规范化的重要工具和主要手段，有利于航天领域核心成果的长久保存，实现航天档案的科学有效管理。
一、航天行业档案工作标准概况
（一）航天行业档案工作标准建设稳步发展
航天档案工作标准建设涵盖组织管理、标准编制（含修订）、标准复审、规范编制、标准宣贯、实施效果监督等一系列活动。标准编制作为航天档案工作标准建设的中心环节，本文将就此做重点阐述。航天档案工作标准的发展，经历了三个阶段。一是编制工作相对集中时期（1986-1990年），编制标准共计16项，实现了航天行业档案工作的从无到有。二是编制工作的稳定时期（1991-1999年），档案工作标准基本上以一年一个标准的状态发布实施，并开始对部分已发布标准进行修订。三是进入21世纪，新增标准明显减少，开始注重对现有标准的修订工作。具体而言，自1986年由中国运载火箭技术研究院档案馆编制第一项航天档案工作标准《工艺文件使用与归档管理规定》以来，截至2016年底，航天档案工作标准共24项，其中有效标准23项，作废标准1项，已修订标准8项。此外，部分其他标准中也包含对档案工作的规范要求，如《航天文献编目规则》系列标准中设置《航天科技档案编目规则》部分，这类标准共有7项。其中，有效标准6项，作废标准1项，已修订标准1项。
（二）编制主体的多元化
目前，我国航天行业由中国航天科技与中国航天科工两大集团公司引领，建立了“集团公司——研究院——研究所（厂、公司）”为主体的三级到四级的机构体系，与此相对应建立的航天档案馆和各级档案馆（室）是保障档案工作的专门机构，更是航天档案标准的主要编制主体。航天档案馆作为集中管理航天行业档案工作的专门机构，承担着档案工作标准建设的主要职责，共参与制定21项航天行业档案工作标准。其中，以中国运载火箭技术研究院档案馆为代表的院级档案馆，是档案标准制定工作的重要组成部分，共参与10项档案工作标准的编制工作。
（三）标准内容建设的集中性
依据档案工作标准体系，航天档案工作标准从内容建设角度也可以分为基础标准与业务技术标准两大部分。基础标准建设方面基本一致，主要涉及档案类目划分、档案文献专用词汇、档案主题词、著录规则及数据元等方面。在业务技术标准方面，我国现有的档案工作标准主要适用主体为各级各类综合档案馆，标准内容涵盖基础业务、保护技术、信息化和数字化、系统维护、档案装具及档案馆建设等多个方面；涉及的档案类型多，文书、基建、地质、电子档案、会计、照片等均有对应标准。与档案工作标准相比，航天档案工作标准在内容建设方面具有一定的集中性：一是标准化对象的集中性。航天档案工作标准作为企业标准，其主要服务对象为企业的主要业务活动，因此围绕航天产品设计、试验、生产和制造等活动产生的各类件，建立了《工艺文件使用与归档管理规定》《研究试验文件使用与归档管理规定》《设计文件使用与管理规定》《卫星、运载火箭件归档规定》等系列标准。现有31项标准中，12项标准是以这些件为标准化对象的，占标准总量的39%，并且这12项标准中有8项都进行了修订。二是基础业务的集中性。航天档案业务技术标准主要是对档案收集整理、分类著录、保管利用等传统管理环节的规范，较少涉及保护技术、档案信息化与数字化、系统建设与维护等业务技术方面。
二、航天行业档案工作标准建设存在的主要问题
（一）标准内容建设发展不均衡
航天档案工作标准在航天产品档案上的倾斜，一定程度上造成了标准内容建设发展不均衡，主要体现在两个方面：一是业务单一，主要针对档案整理保管传统的基础业务，在保护技术、开发利用、档案信息化建设等方面则主要依据现有的国家或行业标准，未发展建设符合航天特色的企业标准。二是涵盖的档案类型较少，早在1994年发布的《航天档案类目划分与档案号编制规则》中便划分了航天行业的12大类专门档案。截至2016年，以航天产品档案为代表的6大类档案已形成比较完善的系列标准，并几经修订。而以经营档案为代表的6大类档案虽然已有院级标准，但是缺少行业级标准的指导。
（二）标准通用性与适用性有待提升
虽然航天标准化研究所是标准制定的归口单位，但是在实际执行过程中，54%的标准由标准化研究所分解到各院所，由各院所独立编制或少数院所联合编制。由于缺乏统一的交流平台与顺利的沟通渠道，标准编制时难以充分考虑各院所实际工作情况和标准需求。同时，标准编制人员往往受限于已有的工作环境和内容以及单位专业特性，容易使标准变成院所级标准甚至本单位标准，而非航天行业档案工作的通用标准，不利于标准的现实推广实行。
（三）标准实际指导效果不强
随着档案工作方式与流程、管理对象、技术手段的变化，再加上过长的标准修订周期，部分标准已与档案实际工作的客观需求严重脱节，极大地削弱了标准的实际指导效果。以航天设计工作为例，实际工作中设计方式已历经“人工手绘—CAD软件制图—三维模型设计”三个主要阶段，设计图纸也由纸质圖纸到电子文件再到现在的三维模型，而相应的标准《设计文件使用与归档管理规定》还停留在对纸质和CAD设计文件的规范要求上，无法指导三维模型数据文件的归档管理工作。此外，企业档案标准执行力有限，再加上受传统“重编轻用”观念的影响，只注重标准编制，缺乏对标准实施效果的考评办法，对实际工作的指导效果不佳。
三、对航天行业档案工作标准建设的建议
（一）多措并举，充实标准内容建设
1.构建档案工作标准体系。航天档案工作的开展仅靠一项或几项标准是不够的，应构建档案工作标准体系，对标准内容建设进行顶层设计、总体布局。航天标准化研究所在构建标准体系时，可参照2015年国资委办公厅发布的《中央企业档案工作对标管理指标体系》，从组织管理、基础业务管理、开发利用、档案信息化建设等方面，明确标准体系的建设内容，制定档案工作标准体系表。
2.鼓励各专门档案标准的建设。对于CAD设计文件、三维模型、试验数据等特殊格式的文件，航天标准化研究所可以以课题研究项目的形式，将各标准编制任务分解到各院所。通过提供项目研究资金，鼓励各院所开展各类专门档案标准的研究编制工作，完善档案标准门类。
（二）加强标准研制的全过程管控，提升标准通用性与适用性
1.建立标准管理系统平台，提供各方参与标准研制的统一渠道。通过建立档案标准共享交流平台，建设标准全文数据库、档案及标准专家库，定期发布标准研制的动态信息，打破院所时间、地域与系统限制，为标准编制提供在线交流、互通有无的平台。鼓励各院所积极参与标准研制过程并提供反馈信息，实现标准信息及时共享与反馈，为标准适用性的提升奠定系统管理基础。
2.建立标准试点反馈机制。档案工作标准编制完成后，在标准验收和正式使用前，设置试运行周期，在航天系统内选取不同的院所进行试点检验，充分征集标准试运行意见并组织编制主体及时整改调整，将最终整改情况作为标准编制工作的验收依据，以提升标准的适用性与通用性。
3.适当采用国家和行业标准。在数字化技术、电子文件、保护技术、开发利用等航天档案标准方面，基于优先采用原则，适当的全部或部分采用国家或行业标准。比如，采用《纸质档案数字化技术规范》《缩微胶片档案数字化技术规范》这类通用性、适用性较高的技术标准。
（三）轉变“重编轻用”观念，注重标准的实际指导价值
一是标准实施效果纳入绩效考核。将标准考核纳入档案工作评价考核指标体系，在指标体系中设置专门条款，考查标准实施情况及效果。年度考核评价时，通过单位自评、交差互评、现场检查等方式，综合考查档案实际工作否对标管理，依标执行。二是定期开展标准修订工作。档案标准编制工作应严格执行复审制度，对经复审鉴定需要组织修订的标准，编制标准修订名录，明确修订责任者，设置标准修订周期，定期提醒修订主体开展修订工作。同时，完善档案工作标准修订制度，从职责、流程、效果评价、时间周期等方面规范和考核标准修订工作。
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作者单位：北京临近空间飞行器系统工程研究所
