北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索

    陈俐+姚行

    摘要：本文结合北京市档案馆北京地方民国档案文件级目录著录的具体实践，就民国档案文件级目录著录的三大难点问题，探索如何不断补充完善著录细则，提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求；探索如何组织著录工作，提出了科学合理的著录工作路径；探索如何适应著录工作需要，提出了有针对性地安排著录培训内容的要求。

    关键词：北京地方民国档案文件级目录目录著录

    北京地方民国档案，是指从1912年1月1日中华民国诞生开始，到1949年9月27日中国人民政治协商会议第一届全体会议决定成立中华人民共和国止，在这一历史时期内，北京地方历届政府（含日伪汉奸政权）及其所属机构、国民党驻北平机构、著名人物等在社会活动中直接形成的，有价值的各种历史记录。这些文件材料经北京市档案馆几十年精心组织、规范整理，各类档案数量近98万卷册，内容极为丰富，涉及领域非常广泛，其中不乏珍贵史料，成为人们研究北京近代政治、军事、经济、科技、文化、宗教、城市变迁等的知识宝库。

    民国档案文件级目录著录，是民国档案保护与开发项目的重要内容，其著录的质量和效率直接关系到民国档案目录基础体系建设的成败，直接关系到民国档案开发利用水平的高低。北京市档案馆对北京地方民国档案检索工具的编制工作直至20世纪末才最终完成，期间经历了比较艰苦的过程，从没有目录到编制手抄案卷目录，再到依据手抄案卷目录，录入机读案卷目录，建设案卷目录数据库。为了响应国家档案局建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”的号召，根据国家档案局档办发〔2013〕4号通知精神，从2013年起，北京市档案馆开始每年向国家档案局提交2万余件的民国时期开放档案文件级目录数据，至2015年底，已向“中国记忆”网络平台提交了文件级目录数据逾6万件。也就是说，从2013年开始，北京市档案馆正式开展了北京地方民国档案文件级目录著录的实践探索，不断补充完善北京地方民国档案文件级目录著录细则，合理组织著录工作，有针对性地安排著录培训内容等。现就以上三个方面的问题进行交流，敬请业内同仁批评指正。

    一、文件级目录著录细则编制问题

    按照全国民国档案资料目录中心规定，民国档案文件级目录著录项共计28个。其中，必要项为：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号（含全宗号、目录号、案卷号、文件号）、文件题名、责任者、形成时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、文件附注等13项（实为16项）；选择项为：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子档号、关键词或主题词（含人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数等9项（实为12项）。根据《民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999），每个著录项都有其特定的内涵和著录要求，但该标准过于宏观，实际工作中，我们会遇到各种各样的具体情况，每种情况都需要作出相应科学合理的处理。因此，为了更好地指导北京地方民国档案文件级目录著录工作，确保著录质量，北京市档案馆在总结实践经验的基础上，研究制定了《北京地方民国档案文件级目录著录细则》，提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求。因篇幅所限，本文仅以“文件题名”的著录为例。

    （一）文件题名的基本结构

    文件题名，是指直接表达档案文件中心内容和形式特征的名称，一般为文件标题。文件题名的著录是文件级目录著录的重点难点所在，也是最费时费力的著录项。因此，我们设置了文件题名的基本结构为：责任者+介词+事由+行为动词+受文者+文种。例如，行政院关于据呈“三一八”惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府给北平特别市政府的指令。“行政院”为责任者，“关于”为介词，“据呈‘三一八惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府”为事由，“给”是行为动词，“北平特别市政府”为受文者，“指令”为文种。在能够判定公文属于普发文性质时，即受文者超过5个机构，则受文者可以略去不予著录。

    如果档案原有文件题名规范完整，包含责任者、事由、文种等必要项，可以表现文件内容和形式特征的，也可不拘泥于此种形式。如北平市社会局救济院1941年职员姓名清册等。对于清册、花名册、章册、总册、调查表等类材料，一般要在文件题名中注明年份。

    （二）文件题名拟寫要求

    1.简洁表述。文件题名的表述要简洁明快，避免烦琐。民国档案有其特有的行文词汇，诸如“仰知照”“呈为呈报”“迳启者”等等，起到起承转合等作用，实际表达意义有限，在著录文件题名时可以删去此类词汇。例如，“北平市政府关于准国立暨南大学函校长何炳松于1935年7月16日到校视事仰知照的训令”，显然比较烦琐，利用者不易在第一时间提取有效信息，可以表达为：“北平市政府关于暨南大学校长何炳松于1935年7月16日就职的训令”。

    2.有机组合。民国时期文牍主义曾一度兴盛，政府机关收文、办文的数量巨大。为了某一事由，多个单位可能数次行文，而单个文件的独立检索意义并不大，因此，在文件内容前后联系十分紧密时，可遵循“一事一条”的原则组合著录，即呈与批、指令与呈、函与复函、正文与附件等进行有机组合。著录为一个条目，文件题名适当体现来文内容即可。例如，北平市社会局发布训令要求各区公所呈报某一表格，而内7、外5等12个区公所上报的表格基本一致，这种情况可组合为一个文件标题，著录为：“北平市社会局关于某一事件的训令及12个区公所的呈”。

    3.审慎考证。在著录文件题名时，经常会遇到个别词语无法辨认、无责任者、表格类统计表没有时间等情况，这时要采取审慎的态度，尽可能地从案卷中考证，做到有理有据。例如，北京在民国时期的名称曾经发生多次变化，1928年6月称北平特别市，1931年4月改称北平市，1938年1月再次改为北京特别市，1945年日本战败投降后，又恢复原名北平市。在责任者不能确定时，不能简单地将文件题名中的责任者都著录为北平市或北京市某机关，要根据案卷起止时间、档案内容、前后联系慎重推断机关名称。

    4.恰当概括。文件题名要准确揭示档案内容，有时需要提炼、修改、补充，甚至重新归纳，一是要尽量选用能准确表达事件时代特征的结论性原词，二是要理清行文层次，对档案主题内容进行恰当的概括，以有效地满足检索需要。例如，事由为“奉行政委员会令转奉临时政府令缜密调查设法平抑物价食粮燃料价防止奸商垄断操纵并应严定惩罚规程仰遵照切实施行等因自应遵照办理除由本署拟定取缔物价暴利惩罚规程即日公布施行并令警察社会两局遵照切实执行外呈复鉴核备案、呈报行政委员会备案及分令社会局警察局外仰遵照切实执行”，太过啰嗦，可著录为：“北京特别市公署关于为平抑物价拟定《取缔物价暴利惩罚规程》即日公布施行并令警察社会两局遵照切实执行给行政委员会的呈及给警察局、社会局的训令”。

    5.适当取舍。文件题名要突出重点、有所取舍，不能拖泥带水地把全部文件题名一一罗列。例如，档案中经常出现文秘人员向长官说明办文的意见和陈请长官核示的签注、签呈等。如果档案中有文件正本或定稿，因其意见已经包含在文中，在文件题名中就不需要体现此签注、签呈内容；如果没有正式文本，对于提出重要处理意见的签注应当单独著录为一个条目；如果文秘人员和长官的姓名、职位确定，还要将姓名、职位注明。

    二、文件级目录著录工作组织

    至“十二五”规划末期，北京市档案馆民国档案全部实现数字化，且各全宗的档案案卷级机读目录比较完善，基于此，我们组织开展民国档案文件级目录著录工作，可以避免调取档案实体的烦琐，并有效保护民国档案实体。通过每一卷的数字化副本，即可逐件开展著录工作。为此，我们设置了著录工作的组织程序，具体如下：

    （一）按全宗调取数据

    北京市档案馆设置了专门处室负责档案数据库和网络的管理与维护。作为档案编目部门，在组织开展文件级目录著录工作前，首先要按照既定的工作方案，从档案数据库中，按全宗调取原文数据。调取数据采用离线方式，两个处室之间严格履行调取手续。

    （二）导入《民国档案文件级目录著录系统》

    为了高效率、高质量地开展文件级目录著录工作，我们专门设置了专网，配置若干台较大屏幕的计算机，研制开发并应用《民国档案文件级目录著录系统》，将调取的原文数据导入该系统，形成一个封闭的、安全保密的专网著录工作平台和环境。

    （三）通过专网平台多人分段对照著录

    组建民国档案文件级目录著录团队。团队人数根据阶段著录工作量配备。著录团队通过专网平台，对一个全宗的案卷数据进行分配，每名著录人员负责一个区段。依托上述系统，著录人员在各自的操作平台上开展文件级目录著录工作；著录界面采用对照式，计算机屏幕左半侧为数字化副本的画面，右半侧为文件级目录著录项，完成一条随即提交。

    （四）第一次全面质检和校正

    在著录团队中设置一名质检员，负责对著录人员的著录成果进行第一次质量检查，同时填写《著录质检记录表》，以便对著录人员的工作进行绩效考核。质检员需要及时校正检查中发现的错误，如果错误率过高，应返还著录人员重新著录，确保错误率处于最低水平。

    （五）第二次按比例抽检和校正

    在著录团队中还要设置一名终极质检员，对通过第一次质检和校正后文件级目录数据进行第二次、也是最后的抽检和校正。抽检按照一定的比例进行，通常为该全宗总数的30%。在抽检的目录数据中，正确率必须达到100%，否则视为该全宗的著录质量不合格，著录人员要全面检查和校正。

    （六）打包归入数据库，提供网上检索利用

    在通过上述两次质检、目录数据合格后，我们将该全宗文件级目录数据打包、拷贝，同样通过离线方式，移交档案数据库管理部门，归入民国档案文件级目录数据库，双方严格履行交接手续。目录数据通过档案馆利用平台，供利用者网上检索利用，发挥民国档案应有的价值作用。

    三、文件级目录著录人员培训内容

    著录质量是民国档案文件级目录的生命。没有高质量的目录，档案提供利用的效果就会大打折扣。而决定文件级目录质量的关键因素是著录人员，是从事民国档案著录人员的历史知识感知度、历史人物知晓度、民国行文把握度、古文汉字辨识度，以及著录细则掌握度等。如何使著录人员的能力、水平满足工作需要，一直以来是困扰档案编目部门的难题。为此，我们做了如下实践探索：

    （一）民国时期北京地方历史沿革及变迁脉络情况

    了解民国时期北京地方历史沿革及变迁脉络，对于从事民国档案文件级目录的著录人员来说十分必要。民国时期，北京（北平）经历了许许多多举世瞩目的大事要事，如五四运动、三一八惨案、二次北伐、“一二·九”运动、卢沟桥事变、反饥饿反内战运动、和平解放等；从北洋军阀统治到国民党迁都后的城市管理，到沦陷于日寇铁蹄之下，到国民党光复，以及最后回到人民怀抱，这些重大历史事件和革命运动无不在档案中反映。了解这些情况，便于准确判断民国时期文件材料的主题内容，准确判断文件题名是否正确反映文件材料的主要内容等。

    （二）民国时期北京地方各类机构的背景情况

    北京地方民国档案共232个全宗。这些全宗基本上以相对独立的各类机构为管理单元。例如，北平广播电台全宗，其成立时间，职能任务，隶属关系变化，内部机构设置，历任台长姓名等。从事民国档案文件级目录的著录人员了解这些机构的背景情况，對于他们高质量、高效率地做好文件级目录著录工作具有较大帮助。

    （三）民国时期重要历史人物情况

    民国时期，在北京（北平）这个特定舞台上留下身影和足迹的历史人物不胜枚举，那些大大小小的新旧军阀，那些趾高气扬的国民党官员，那些奴颜婢膝的汪伪汉奸，那些誉满全国的文坛巨擘，那些蜚声中外的清流艺人，还有那些为了国家独立、人民解放的共产党人与革命志士。这些历史人物都或多或少地出现在民国时期文件材料之中，从事民国档案文件级目录的著录人员掌握他们的基本情况，并将其准确无误地著录到著录项之中，无疑为档案利用者的检索利用提供了便利。

    （四）民国档案特征及公文种类、常用行文词汇

    与现行纸质档案形态相比，民国档案有几个显著特征：一是大部分采用毛笔书写，有的书写潦草、涂改严重，难以辨认；二是文字为竖排版，没有断句的居多；三是行文风格、用语与现行文书差别极大，且均为繁体字；四是文件材料常常无明显的责任者、时间、文种、事由等，需要著录人员解读判断。这些特征，对著录人员的文言文识读及语言概括、分析能力是一个极大的考验，不仅需要日积月累坚持不懈地学习和研究，更需要经常性地组织培训。除此之外，还有一些基本知识需要掌握。例如，民国时期的公文文种，诸如“令、训令、密令、指令、任命状、布告、通告、批、呈、签呈、签注、咨、函、通知、代电、电报、手谕”等，需要知道这些文种的含义和用法，且不能转换成现行文种名称；民国时期的行文词汇也比较特别，诸如“案准、前奉、奉谕、交下、奉此、准此、此致、勋鉴、函达、钧属、钧鉴、咨请查照、恭祈鉴核、仰知照、呈为呈报、为咨行事、迳启者”等。只有掌握这些词汇的表达意义，才能正确研判每件档案的内容。

    （五）民国档案文件级目录著录细则

    《北京地方民国档案文件级目录著录细则》作为著录人员的培训内容，是题中应有之义。通过培训，要让从事民国档案文件级目录的著录人员熟练地掌握该细则，并运用该细则解决实际工作中更为复杂的著录问题；还要在不断的实践探索中，丰富和充实该细则，使其日臻完善。

    作者单位：北京市档案局（馆）