机构知识库在高校科研管理中的应用
王新昊+姜慧+康振华
摘 要：本文在总结了高校科研管理工作内容的基础上，首先分析其中现存的问题并尝试提出解决对策——构建机构知识库。然后，通过回顾机构知识库的产生和发展过程，总结归纳出机构知识库的功能和特点。最后，针对科研管理部门的实际情况，从资源内容、功能体系结构和技术支持等方面进行了机构知识库的构建研究。
关键词：科研管理；机构知识库
中图分类号：G203，G526.3 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）01-0047-03
一、高校科研管理的现状分析
1.管理内容及意义
教学和科研是高等学校的两大核心职能。随着应用科学的发展和高校所承担的社会职能的扩展，高校既可以接受政府部门和社会各行业的委托，也可以与企业或其他科研机构实行跨学科的合作。由于科学研究在高等学校日常工作中所占比重的日益增加，我国高校的组织机构中均设立了相关部门并配备了专职人员，负责学校科学研究的领导、组织和管理工作，通过科研活动促进高校教学质量的提升并推动社会的发展进步。
高校科研管理主要是对科研信息资源进行收集、整理、统计、分析并最终发布形成可以利用的信息资源。[1]按照高校科研活动的主要流程，科研管理的内容包括：
（1）科研计划管理。通过对高校历史科研项目和科研成果的综合分析，实现对学校科研能力的充分认知，根据实际情况，提前制订下一阶段的科研计划，为后续科研管理工作的顺利开展提供依据和指导。
（2）项目管理。包括项目申报、项目结项、经费管理和设备管理等方面。为高校师生提供多种渠道的项目信息并组织和整合校内各项资源进行项目申报；协助项目负责人完成项目鉴定和结题的相关流程；对各种项目经费和科研设备进行统一管理和协调，提高利用率。
（3）科研成果管理。科研成果的表现形式多样，主要包括研究报告、论文、专著、专利、软件产品、获奖项目等。登记和鉴定是科研成果管理的基础，而科研成果的转化和推广应用则需要科研部门的积极参与和制度保障。
（4）人才管理。实施科研人才培养计划以加强高校教师的科研能力，为学校科研工作的可持续发展做好储备；制订并执行学校的科研奖励计划，激发教师的科研热情。
（5）科研机构管理。包括研究所、研究中心、研究基地、国家及省部级重点实验室的建设和管理，为高校的科研创新提供基础设施平台。
（6）科研文档管理。大部分科研资料和科研成果都表现为以文档为载体，而随着信息技术的发展，科研文档的数字化和电子化已成为主流趋势。
2.现状分析
我国高校科研管理的主体包括科研处和高校教师两类。目前，高校的科研管理过程中主要存在以下问题：
（1）科研平台的整合度不足。高校中的各科研组织通常拥有自己的实验基地和科研创新平台。不同科研平台选择的技术标准、表现形式和存储位置不尽相同，无形中为高校教师的科研资源获取设置了障碍。
（2）科研文档的利用率不高。数字化的科研文档由于缺乏统一的收集、整理、组织、存储和传递而分散于个人和各科研机构中，形成了科研文档高度丰富背景下的各自为营，增加了科研文档获取的困难，降低了科研文档的利用率。
（3）科研资源的共享意识不强。除了公开发表的论文和专著，项目申报书、研究报告、咨询建议书、获奖成果、项目结题报告等非公开科研资源往往归于个人，他人不易获得。
上述问题在国外高校中，早已纷纷通过建立机构知识库予以解决，而国内高校无论是在意识上还是在实践中仍是任重而道远。
二、机构知识库
1.产生及发展
近年来的统计数据表明，传统的印刷型书刊的出版成本和购买费用日益上涨，超出了研究机构科研经费所能承受的极限，既不利于学术成果的传播推广，也难以满足科研人员的信息需求。所幸信息技术的进步和网络环境的普及催生了大量的数字信息资源，大多分散掌握在个人和各组织机构手中。这一散乱状态非常不利于学术成果的获取、传递、组织、存储和利用，急需建立相应的机制对其进行统一管理。
基于上述原因，20世纪90年代末兴起了开放获取运动。2001年12月发表的“布达佩斯开放获取先导计划”提出了实现开放获取的两种途径——“绿色通道”和“金色通道”。“金色道路”的成本高昂，需要通过开放获取期刊来实现；而“绿色道路”是指建立开放获取知识库，投入费用较低。[2]自2002年开始，关于机构知识库的研究在世界发达国家纷纷展开，十几年来的实践表明，开放获取知识库的实现方式中，构建机构知识库具有较强的生命力和较好的发展前景。2004年，国内学者从国外引入机构知识库的概念，并开展相关研究探索。
2.功能及特点
机构知识库至今仍然没有统一的定义，参考其发展过程中影响力较大的多方观点，笔者认为，机构知识库是收集并存储学术机构所拥有的数字化知识资源，利用网络技术实现机构内部和外部用户的检索和共享。机构知识库为机构成员提供了一个高效的学术共享和交流平台，有助于用户快速准确地检索和获取与自己研究方向密切相关的信息资源，及时便捷地提交和存储自己的科研成果和智力知识资源，全面系统地了解机构科研水平和科研能力。机构知识库还有助于提升机构的知名度和声誉度，并促进组织的知识管理体系和全球的分布式学术共享体系的构建。
综合国内外多位学者的观点，[3，4]笔者认为机构知识库的特点包括学术性、开放共享性、动态性、长期累积性、互操作性等。
三、基于机构知识库的高校科研管理模式
1.机构知识库的资源内容
针对科研管理过程而构建的机构知识库，其收录的资源内容应该覆盖科研活动的各个环节。正式发表的学术论文、学术专著和专利文献，未公开出版的项目申请书、研究报告、结题鉴定书、学位论文等是最主要的内容组成部分。科研活动中其实还会伴生更为丰富的资源，包括实验记录、报告初稿、会议记录、工作规范、培训教程、分析文档、设计方案、程序源码、产品手册等，这些学术资源往往会由于不受重视而疏于管理。相较于前一类资源，后者更能真实且全面地反应科研活动的完整过程，对于其他机构成员而言具有较强的指导意义和参考价值。因此，科研管理机构知识库应该着眼于科研活动工作流，按照正常的学术信息资源的产生和发布流程，将科研项目的计划、申请、立项、半成品直至成果在机构知识库中收集并存储，既可以保证学术资源的时效性，又可以保持学术资源的完整性。此外，科研管理机构知识库中还应该考虑对高校的科研人才和科研组织的基本情况进行收集和存储，为高校绘制知识地图和实施知识管理提供基础支撑。
2.机构知识库的功能体系
科研管理机构知识库的功能体系可以概括为下列三大模块：信息收集、信息存储和信息共享，如图1所示。建立这一功能体系的前提是应用OAI-PMH元数据获取协议。信息收集模块的主要功能是分别为科研管理人员和科研人员提供方便快捷的内容提交和格式转换的途径，并支持大量数据的批量导入，实现个人知识向机构知识的转化；信息存储模块的主要功能是分层组织和管理用户提交的信息资源，并使用元数据对其进行统一标准的描述，实现机构内部学术资源的集中归档和长期保存；而信息共享模块的主要功能是按不同方式组织信息资源，为用户提供个性化的浏览和检索服务，并提供统计分析和数据导出等辅助功能，实现机构知识资产的充分展示和准确定位，挖掘出资源的相关性和继承性，促进高校科研能力的提升，彰显高校在社会发展过程中的价值。
3.机构知识库的技术平台
机构知识库的技术平台有四类实现方式：[5，6]一是选用专用系统，二是使用开放源代码的免费系统，三是选用商业系统，四是混合型系统。这四种方式都已经开发出了较为成熟的软件产品，高校可以根据实际情况进行选择。借鉴国内外现有的机构知识库的构建经验，考虑到高校科研管理部门的人、财、物等方面的资源，科研管理机构知识库的技术平台应优先选用开源的免费系统，常见的有DSpace、Eprints、Fedora、CDSware等。
从内容管理和信息描述的角度着眼，技术平台的构建还包括元数据标准的选择和规范的制定。例如，DSpace等均采用DC（Dublin Core）元数据标准作为系统的元数据框架，具有简单、通用等优点；[7]而我国北京大学图书馆和CALIS管理中心等机构也联合制定了数字对象描述元数据规范，并正逐步在我国高校中推广应用，以提升机构知识库的开放性和互操作性。
四、结语
高校是高等教育的主体，而科研成果则是高校对社会的另一大贡献。高校科研成果的转化和应用能够推动科学的进步和社会的发展，而在科研过程中，既会产生大量的科研资料，又会培养大量的科研人才。通过构建机构知识库，可以实现高校中分散存储于校内各科研组织和个人计算机中的大量科研资源的集中存储和充分利用，提升学校的科研能力和科研水平，加快学校科研成果的推广和应用，增强学校的知名度和竞争力。
参考文献：
[1]董成立.谈高校科研管理及其信息管理系统[J].科技管理研究，2009（5）： 274-276.
[2]Jean-Claude Guedon.Mixing and Matching the Green and Gold Roads to Open Access[J].Serials Review，2008（l）.
[3]洪梅，马建霞.机构知识库建设机制初探[J].情报杂志，2007（8）：37-39.
[4]田玉晶.机构知识库研究回顾与展望[J].大学图书情报学刊，2008（5）：87-90.
[5]朱咫渝，成建权.国内外机构知识库发展现状分析[J].图书馆学刊，2008（3）：132-133.
[6]杨晓菲.机构知识库在党校教学科研成果管理中的应用[J].科技情报开发与经济，2011（28）：122-123.
[7]吴玲芳. 用于机构知识库的元数据研究[J].现代情报，2009（8）：128-130，134.
（编辑：王天鹏）
摘 要：本文在总结了高校科研管理工作内容的基础上，首先分析其中现存的问题并尝试提出解决对策——构建机构知识库。然后，通过回顾机构知识库的产生和发展过程，总结归纳出机构知识库的功能和特点。最后，针对科研管理部门的实际情况，从资源内容、功能体系结构和技术支持等方面进行了机构知识库的构建研究。
关键词：科研管理；机构知识库
中图分类号：G203，G526.3 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）01-0047-03
一、高校科研管理的现状分析
1.管理内容及意义
教学和科研是高等学校的两大核心职能。随着应用科学的发展和高校所承担的社会职能的扩展，高校既可以接受政府部门和社会各行业的委托，也可以与企业或其他科研机构实行跨学科的合作。由于科学研究在高等学校日常工作中所占比重的日益增加，我国高校的组织机构中均设立了相关部门并配备了专职人员，负责学校科学研究的领导、组织和管理工作，通过科研活动促进高校教学质量的提升并推动社会的发展进步。
高校科研管理主要是对科研信息资源进行收集、整理、统计、分析并最终发布形成可以利用的信息资源。[1]按照高校科研活动的主要流程，科研管理的内容包括：
（1）科研计划管理。通过对高校历史科研项目和科研成果的综合分析，实现对学校科研能力的充分认知，根据实际情况，提前制订下一阶段的科研计划，为后续科研管理工作的顺利开展提供依据和指导。
（2）项目管理。包括项目申报、项目结项、经费管理和设备管理等方面。为高校师生提供多种渠道的项目信息并组织和整合校内各项资源进行项目申报；协助项目负责人完成项目鉴定和结题的相关流程；对各种项目经费和科研设备进行统一管理和协调，提高利用率。
（3）科研成果管理。科研成果的表现形式多样，主要包括研究报告、论文、专著、专利、软件产品、获奖项目等。登记和鉴定是科研成果管理的基础，而科研成果的转化和推广应用则需要科研部门的积极参与和制度保障。
（4）人才管理。实施科研人才培养计划以加强高校教师的科研能力，为学校科研工作的可持续发展做好储备；制订并执行学校的科研奖励计划，激发教师的科研热情。
（5）科研机构管理。包括研究所、研究中心、研究基地、国家及省部级重点实验室的建设和管理，为高校的科研创新提供基础设施平台。
（6）科研文档管理。大部分科研资料和科研成果都表现为以文档为载体，而随着信息技术的发展，科研文档的数字化和电子化已成为主流趋势。
2.现状分析
我国高校科研管理的主体包括科研处和高校教师两类。目前，高校的科研管理过程中主要存在以下问题：
（1）科研平台的整合度不足。高校中的各科研组织通常拥有自己的实验基地和科研创新平台。不同科研平台选择的技术标准、表现形式和存储位置不尽相同，无形中为高校教师的科研资源获取设置了障碍。
（2）科研文档的利用率不高。数字化的科研文档由于缺乏统一的收集、整理、组织、存储和传递而分散于个人和各科研机构中，形成了科研文档高度丰富背景下的各自为营，增加了科研文档获取的困难，降低了科研文档的利用率。
（3）科研资源的共享意识不强。除了公开发表的论文和专著，项目申报书、研究报告、咨询建议书、获奖成果、项目结题报告等非公开科研资源往往归于个人，他人不易获得。
上述问题在国外高校中，早已纷纷通过建立机构知识库予以解决，而国内高校无论是在意识上还是在实践中仍是任重而道远。
二、机构知识库
1.产生及发展
近年来的统计数据表明，传统的印刷型书刊的出版成本和购买费用日益上涨，超出了研究机构科研经费所能承受的极限，既不利于学术成果的传播推广，也难以满足科研人员的信息需求。所幸信息技术的进步和网络环境的普及催生了大量的数字信息资源，大多分散掌握在个人和各组织机构手中。这一散乱状态非常不利于学术成果的获取、传递、组织、存储和利用，急需建立相应的机制对其进行统一管理。
基于上述原因，20世纪90年代末兴起了开放获取运动。2001年12月发表的“布达佩斯开放获取先导计划”提出了实现开放获取的两种途径——“绿色通道”和“金色通道”。“金色道路”的成本高昂，需要通过开放获取期刊来实现；而“绿色道路”是指建立开放获取知识库，投入费用较低。[2]自2002年开始，关于机构知识库的研究在世界发达国家纷纷展开，十几年来的实践表明，开放获取知识库的实现方式中，构建机构知识库具有较强的生命力和较好的发展前景。2004年，国内学者从国外引入机构知识库的概念，并开展相关研究探索。
2.功能及特点
机构知识库至今仍然没有统一的定义，参考其发展过程中影响力较大的多方观点，笔者认为，机构知识库是收集并存储学术机构所拥有的数字化知识资源，利用网络技术实现机构内部和外部用户的检索和共享。机构知识库为机构成员提供了一个高效的学术共享和交流平台，有助于用户快速准确地检索和获取与自己研究方向密切相关的信息资源，及时便捷地提交和存储自己的科研成果和智力知识资源，全面系统地了解机构科研水平和科研能力。机构知识库还有助于提升机构的知名度和声誉度，并促进组织的知识管理体系和全球的分布式学术共享体系的构建。
综合国内外多位学者的观点，[3，4]笔者认为机构知识库的特点包括学术性、开放共享性、动态性、长期累积性、互操作性等。
三、基于机构知识库的高校科研管理模式
1.机构知识库的资源内容
针对科研管理过程而构建的机构知识库，其收录的资源内容应该覆盖科研活动的各个环节。正式发表的学术论文、学术专著和专利文献，未公开出版的项目申请书、研究报告、结题鉴定书、学位论文等是最主要的内容组成部分。科研活动中其实还会伴生更为丰富的资源，包括实验记录、报告初稿、会议记录、工作规范、培训教程、分析文档、设计方案、程序源码、产品手册等，这些学术资源往往会由于不受重视而疏于管理。相较于前一类资源，后者更能真实且全面地反应科研活动的完整过程，对于其他机构成员而言具有较强的指导意义和参考价值。因此，科研管理机构知识库应该着眼于科研活动工作流，按照正常的学术信息资源的产生和发布流程，将科研项目的计划、申请、立项、半成品直至成果在机构知识库中收集并存储，既可以保证学术资源的时效性，又可以保持学术资源的完整性。此外，科研管理机构知识库中还应该考虑对高校的科研人才和科研组织的基本情况进行收集和存储，为高校绘制知识地图和实施知识管理提供基础支撑。
2.机构知识库的功能体系
科研管理机构知识库的功能体系可以概括为下列三大模块：信息收集、信息存储和信息共享，如图1所示。建立这一功能体系的前提是应用OAI-PMH元数据获取协议。信息收集模块的主要功能是分别为科研管理人员和科研人员提供方便快捷的内容提交和格式转换的途径，并支持大量数据的批量导入，实现个人知识向机构知识的转化；信息存储模块的主要功能是分层组织和管理用户提交的信息资源，并使用元数据对其进行统一标准的描述，实现机构内部学术资源的集中归档和长期保存；而信息共享模块的主要功能是按不同方式组织信息资源，为用户提供个性化的浏览和检索服务，并提供统计分析和数据导出等辅助功能，实现机构知识资产的充分展示和准确定位，挖掘出资源的相关性和继承性，促进高校科研能力的提升，彰显高校在社会发展过程中的价值。
3.机构知识库的技术平台
机构知识库的技术平台有四类实现方式：[5，6]一是选用专用系统，二是使用开放源代码的免费系统，三是选用商业系统，四是混合型系统。这四种方式都已经开发出了较为成熟的软件产品，高校可以根据实际情况进行选择。借鉴国内外现有的机构知识库的构建经验，考虑到高校科研管理部门的人、财、物等方面的资源，科研管理机构知识库的技术平台应优先选用开源的免费系统，常见的有DSpace、Eprints、Fedora、CDSware等。
从内容管理和信息描述的角度着眼，技术平台的构建还包括元数据标准的选择和规范的制定。例如，DSpace等均采用DC（Dublin Core）元数据标准作为系统的元数据框架，具有简单、通用等优点；[7]而我国北京大学图书馆和CALIS管理中心等机构也联合制定了数字对象描述元数据规范，并正逐步在我国高校中推广应用，以提升机构知识库的开放性和互操作性。
四、结语
高校是高等教育的主体，而科研成果则是高校对社会的另一大贡献。高校科研成果的转化和应用能够推动科学的进步和社会的发展，而在科研过程中，既会产生大量的科研资料，又会培养大量的科研人才。通过构建机构知识库，可以实现高校中分散存储于校内各科研组织和个人计算机中的大量科研资源的集中存储和充分利用，提升学校的科研能力和科研水平，加快学校科研成果的推广和应用，增强学校的知名度和竞争力。
参考文献：
[1]董成立.谈高校科研管理及其信息管理系统[J].科技管理研究，2009（5）： 274-276.
[2]Jean-Claude Guedon.Mixing and Matching the Green and Gold Roads to Open Access[J].Serials Review，2008（l）.
[3]洪梅，马建霞.机构知识库建设机制初探[J].情报杂志，2007（8）：37-39.
[4]田玉晶.机构知识库研究回顾与展望[J].大学图书情报学刊，2008（5）：87-90.
[5]朱咫渝，成建权.国内外机构知识库发展现状分析[J].图书馆学刊，2008（3）：132-133.
[6]杨晓菲.机构知识库在党校教学科研成果管理中的应用[J].科技情报开发与经济，2011（28）：122-123.
[7]吴玲芳. 用于机构知识库的元数据研究[J].现代情报，2009（8）：128-130，134.
（编辑：王天鹏）
