区级档案馆利用服务工作初探

    付永革

    摘要：本文以平谷区档案馆为例，就区级档案馆利用工作中存在跨区档案馆之间同类档案利用制度不统一、档案馆（室）之间的档案利用不同步以及跨部门之间档案利用不共享等问题，提出制订统一的档案利用制度、推动基础档案室档案数字化进程、构建档案利用平台等措施。

    关键词：综合档案馆档案利用档案数字化

    档案利用工作，是档案部门通过一定方式使档案资料直接为社会组织和公民服务的工作，是档案管理工作的重要环节，也是实现档案价值、发挥档案作用的途径。为进一步强化档案利用工作，更好地适应新形势的变化，满足各级政府和社会各界的需求，笔者对平谷区档案馆近五年来（2011～2015年）档案利用服务情况进行了具体分析，并对目前存在的问题，提出相应的解决对策。

    一、平谷区档案馆利用服务情况分析

    近五年来，平谷区档案馆全力推进馆藏档案数字化进程，不断提高档案提供利用服务水平，创新档案利用服务方式。在这种情况下，档案利用数量逐年增多，个人利用占全年总利用人数的95%；档案利用内容不断拓展，民生档案利用占总利用率的84%；档案利用效果在各行业、各部门逐渐凸显，档案惠民、利民成效显著。具体如下：

    （一）个人成为档案利用的主体，民生档案利用占主导地位

    2011至2015年，平谷区档案馆接待查档利用人员共计83954人次，提供利用档案共计105493卷次。其中，社会个人利用79598人次，占总利用人数的95%；利用68340卷次，占总利用卷次的65%，个人利用档案人数高于单位利用人数的现象较为突出。在此基础上，民生档案利用占主导地位，房产、婚姻、招工、知青等档案利用占重中之重。近五年来，民生档案利用占全年总利用人次的84%，卷次的54%。如表1所示。

    （二）档案服务社会功能逐步提升

    近五年来，随着社会各界对档案内容需求的日益多样化，档案服务社会的功能也在逐步提升。平谷区档案馆围绕区域建设，紧抓重点工作、专项工作、特色活动，主动提供各项档案利用服务。如针对夏各庄村、韩庄村拆迁、分房等重点工作，党费专项检查、土地房产确权、干部档案核实、单位公车改革等专项工作，以及纪念中国共产党成立95周年、中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年、纪念中国工农红军长征胜利80周年专题展览等特色活动，平谷区档案馆主动与相关部门联系，提前谋划，将档案利用服务工作前置，为相关部门查阅提供翔实、准确的档案资料，极大地满足了各方利用档案的需求。

    （三）档案数字化成果有效发挥，快捷查档成为常态

    近五年来，平谷区档案馆加大馆（室）藏档案数字化的转化力度。截至2016年9月底，平谷区档案馆已数字化161839卷/件，占馆藏档案的60.4%，未转化78981卷/件，占29.5%，不需要转化的占10.1%。并在此基础上，形成了知青、招工、婚姻、房产、二胎、革命历史、教学、收养等16个专题数据库。目前，据笔者了解，档案数字化副本在查档利用中占比达90%以上，查档时间也由原来的20分钟缩短至少于5分钟，调阅档案卷数比2011年减少了1.3倍。

    二、档案利用服务工作中存在的问题

    信息化时代，规范查档、便捷查档、高效查档与信息共建共享利用已经成为一种趋势。然而，目前区级档案馆在利用工作中存在跨区档案馆之间同类档案利用制度不统一、档案馆（室）之间档案利用不同步以及跨部门之间档案利用不共享等亟待解决的问题。

    （一）缺乏统一的档案利用制度

    目前，区级档案利用工作制度均由各区档案馆根据《中华人民共和国档案法》、北京市实施《中华人民共和国档案法》办法等法规规定，结合本区档案利用情况制定。由于全市范围内缺乏统一的档案利用规范性文件，导致各区档案馆查阅同类档案所需的手续不尽相同。这种情况在民生档案的利用中最为明显。据笔者了解，目前除了婚姻档案查阅有《婚姻登记档案管理办法》以外，其他像房产、招工、知青、独生子女、兵役档案等民生档案查阅都没有较为详细的档案利用规范性文件。例如，北京市共有10个区级档案馆藏涉及房产档案，由于各区查阅房产档案所需手续并不一致，导致利用者十分困惑，进而给查档利用工作带来了较大不便。

    （二）信息环境下馆（室）藏档案利用不同步

    虽然很多区级档案馆馆藏档案数字化程度较高，档案利用便捷高效，但是基层档案室室藏档案数字转化程度相对缓慢甚至没有开展，这种馆（室）藏档案信息不同步的现象，致使数字化档案资源不能有效共享，极大地影响了各机关档案信息和馆藏档案的综合开发利用。

    （三）缺乏各部门档案资源共建共享平台

    数字化時代，在最短的时间内找到全面准确的档案信息，需要建立高效的档案查询系统及资源平台。然而目前，各区缺乏区域档案资源共建共享平台，档案馆与同区的户籍、民政、计生、武装、乡镇、村等部门存在一定的信息壁垒，户籍、婚姻、房产、兵役、独生子女等民生档案资源信息并不能共享，导致老百姓查阅同类民生档案往往需要多次往返于不同部门，无形中增加了老百姓的查档负担。

    三、优化档案利用服务工作的对策

    （一）制定统一的档案利用制度

    为使档案利用服务工作更加规范，出台统一的档案利用制度标准，赋予其强制性与约束力，为档案利用服务工作健康发展提供保障。一是在全市范围内制定统一的档案利用规范性文件，解决全市跨区档案馆同类档案利用手续不一致的问题。二是实现档案馆（室）之间档案利用制度的统一和有效衔接，解决馆（室）之间档案利用手续不一致的问题。三是结合行业部门的专业要求，制定统一的专业档案特别是民生档案利用制度，解决同类档案利用手续不一致的问题。这样，通过制定统一的档案利用制度，可以有效减少查档纠纷，进而实现便捷查档、规范查档、高效查档。

    （二）推动基层档案数字转化

    1.实现馆（室）藏档案数字化协同发展。统筹部署室藏档案数字化与馆藏档案数字化工作，平谷区档案馆将基层单位室藏档案数字转化工作列入区档案事业“十三五”发展规划，提出“十三五”发展目标；下发《北京市平谷区档案局关于印发〈平谷区2017-2020年室藏档案数字转化工作计划〉的通知》，有计划地开展基层数字转化工作；制订每年基层数字转化工作方案，确定每年数字化转化工作重点，确保基层数字转化的同步完成；制订《平谷区基层档案室数字转化技术标准》，规范开展基层档案室数字转化工作。

    2.以“点”带“面”，逐步推动，用实际效果提高对室藏档案数字化的认识。2014年底，平谷区档案馆将刘家店镇和金海湖镇档案室作为创新工作的突破点，开展基层档案数字转化工作。2015年6月，上述两个乡镇已基本完成档案室藏需进馆档案的数字化扫描工作，实现不进库房即可查阅档案目录及原文，并在村委换届，村干部补贴发放和党员管理等实际工作中实现了档案快速查阅服务。2016年，平谷区档案馆将全部镇街室藏档案数字转化工作作为首要任务，列入工作计划。同时，平谷区档案馆预计在“十三五”期间将完成50%的一、二级立档单位室藏档案数字转化工作，并遵循“馆室衔接”“先后有序”“确保重点”的原则，将基层档案数字化推向深入，实现馆（室）藏数字化的有效衔接。

    （三）实现区域内民生档案资源共享

    1.构建信息资源共享体系。平谷区档案馆积极调整档案资源结构与布局，特别是将各类民生档案资源全部整合进区综合档案馆。与此同时，联合区发改委、卫计委、住建委、教委、区人力社保局、民政局、国土资源分局、规划分局、工商分局、地税局等涉民部门，充分利用网络媒体资源和现代化信息手段，实现馆内外民生档案资源的有效整合，以便在更大范围内实现资源的共建共享。比如对于公路局、工商分局、海关等不在档案接收进馆范围内的市属单位的档案，考虑到其中大部分都是涉及群众利益的民生档案，建议采用“实体分散保存，资源集中共享”的管理模式，即档案原件暂由本单位保管，区档案局指导建立民生档案专柜，并将专门目录报送档案馆备查，以便百姓查阅。

    2.建立行业目录检索体系。通过网络平台整合相关行业或者公共服务重点部门的民生档案资源，分行业、分种类建立统一的网络目录检索系统。利用者可以通过网络迅速获取民生档案所需目录信息，避免利用者因无法确定所需档案保存地而到处奔波的现象，最大限度地方便他们对民生档案的利用。为了更好地服务群众，平谷区档案馆还开发了“农村档案管理发布平台”，通过在网络平台上进行目录检索，将村级房产档案信息纳入档案馆民生档案资源的范圍，对相关的档案实现信息资源共享，极大地方便了群众查阅。