新时期档案管理工作管窥

    朱惠

    档案是什么？

    档案管理工作包括哪些内容？

    档案管理工作者需要哪些业务素养？

    面对这样的问题，可能不少人会茫然，也有一些人会有瞬间的恍惚。其实，作为各项工作和各方面情况的真实记录，档案是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据，职能性、原始性、价值性是其鲜明的特点。

    如果要在新形势下保障单位档案管理工作有序进行，就应当跟上时代的步伐，不断促进档案管理规范化的进程，提升档案工作人员的综合素质，提倡创新服务，加大档案基础设施的投入。

    本文就如何做好新形势下单位的档案管理工作，表达一些个人看法。

    毋庸讳言，基于很多人特别是部分单位领导的认识不到位，档案管理工作的现状并不尽如人意，诸如管理系统不完善，信息化管理系统建设滞后，档案工作人员业务素质不高——很多不是科班出身、多为兼职、流动性大、认知度不高、缺乏职业成就感，等等。

    基于上述情况，新形势下档案管理亟需采取有效措施。

    一、完善档案管理工作的管理体制

    1.在新形势下对档案管理工作时效性的要求越来越高，这就更需要一套完善的管理体制。那么，完善管理体制应该先从局领导着手，让“一把手”认识到档案管理工作的重要性，提高对档案管理的重视度，积极为单位的档案工作提供人、财、物的保障。

    2.构建完善的档案管理制度。应当明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度，将每一个工作制度进行细化，明确相关人员的工作职责，并落实到实处，保证工作能够细致规范化的开展。

    3.建立相应的监督体系，该体系监督者可以是高层管理人员，也可以是档案的使用人员，为档案工作有序进展提保驾护航。

    二、加快档案管理信息化的进程

    首先，加大对档案信息化相关的硬件设备的投入，如电脑、扫描仪、照相机等，积极推进数字档案室的建设；然后在软件方面，选择起点较高且便于掌握的软件，逐步实现档案数字化管理。在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点，强调信息化，如可以在网上发布工作动态、信息简报等，并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作。同时完善多媒体档案库，加大电子数据的收集，不断开展照片、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源。

    三、加强档案管理与服务的创新

    创新是民族不竭的动力。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且也要接收和管理电子形式的档案以及新型载体的档案。从服务方式上看，除要求提供档案原件摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制等服务。因此，新形势下的管理与服务的创新可以从以下几个方面着手。

    优化人力资源的结构。任何形势的创新都要靠人去实施与实现，所有的创新工作归根到底是人的观念、意识和素质的创新。破除档案工作人员的兼职现象，推行档案专业人才的配置，努力培养数字化和现代化档案需要的复合型人才。

    加强档案资源建设。随着社会经济的快速发展，档案管理服务方面要加强档案资源建设作为档案事业发展的基础。加强档案资源建设并不是要求收集的档案材料越多越好，而是要按照《档案法》、《档案工作实务》等法律法规和业务标准，结合单位自身的特点，重点收集具有代表性的资料，形成档案资源的集中集约优势。

    加强档案安全体系建设。既要加强档案基础设施的建设，也要提高档案网络与信息安全的水平，保障电子文件和电子档案长期保存和利用。对上网文件、档案进行严格把关，严防把涉密资料传输到非涉密网络上。

    四、提升档案管理工作人员的业务能力

    学会分门别类。首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的单位不同的岗位分类也是不一样的。

    学会巧用档案袋。档案袋肯定是必不可少的，因为档案袋上有明细，有的资料不是一份，根据时间有很多，有的是同一个事件有不同的資料集合，但是他们都是属于同类资料，难么档案袋的作用就显而易见了，档案袋不仅可以收纳资料，而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来，这样你需要的时候直接看档案袋就可以了，无需全都翻出来一个一个的找，学会对常用资料的归整。很多时候我们的资料是日常性的文件，经常用到，甚至是每天都用到，那么我们肯定是放在办公桌上，这时候就用到文件框了，文件框上每一看栏做好标识，每次使用时按照规定好的放好，假如有人要借阅你的资料，你又恰好不在，你就可以跟他说让他按照标识自己去找，总比他把所有资料都翻乱了要好，这样节省双方的时间，学会电脑资料的存档。现在公基本人手一台电脑，文档除了要做好本身的整理，电脑里一定要有存档，除了电脑存档以外，还应该有一份管理清单，这个清单要记录的内容有时间，用途。

    强化领导批复资料的回拿意识。档案除了保存，肯定还有在工作中，比如有的文档需要领导签字批复之类的，而领导不可能随时随地能帮你签字，得等领导有时间才能集中处理，这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框，上面标注，待处理，驳回，处理完毕，不论领导在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已经签字可行，哪些被驳回了，还有哪些没有处理，这样非常能提高工作效率。

    总而言之，档案管理工作千头万绪，面广量大，而且意义重大，对管理人员的要求其实也不低。要真正做好档案管理工作，要在认识水平、制度建设、人员素质提升诸方面下功夫。果如斯，新时期的档案管理工作一定会是一派新气象。